oba muži konzultovali mnoho stejných společností, někdy pořádali semináře ve stejných hledištích v den zpět. Loni v létě pak Allen přišel na prezentaci, kterou Schwartz dával na veletrhu. Od té doby se několikrát sešli, aby hovořili o svých přístupech ke zlepšení výkonu znalostních pracovníků., V tomto upravovat rozhovor s HBR, že diskutovat o distractive vytáhnout z e-mailu, jak jsem byl ovlivněn navzájem, a proč byste měli udělat váš nejdůležitější úkol, první věc, kterou ráno (i když jen jeden z nich).
HBR: začněme něčím jednoduchým. Jak každý z vás definuje, co děláte?
Allen: pomáhám lidem a organizacím produkovat více s menším vstupem. Učím soubor osvědčených postupů a metodiku, která vytváří větší pocit koncentrace a kontroly.,
Schwartz: učíme jednotlivce a organizace, jak řídit energii obratněji, abychom získali více práce v kratším čase, udržitelněji. To vyžaduje nový způsob práce – ten, který vyrovnává období vysokého zaměření s přerušovanou obnovou.
oba jste napsali několik knih popisujících vaše techniky, ale dejte mi rychlé shrnutí.
Allen: říkám tomu, co jsem odhalil „strategickou hodnotu clear space.“Řekněme, že budete vařit večeři pro lidi, je 5: 00 PM, a přicházejí v 6:00. Chcete mít všechny správné ingredience., Chcete mít správné nástroje. Chcete, aby kuchyně byla pěkná a čistá. Potřebujete svobodu, abyste vytvořili kreativní nepořádek. Učím lidi, jak dosáhnout svobody tím, že velmi bezprostřední, konkrétní kroky: stažení všechny své závazky a projekty do seznamů, se zaměřením na „další akce“ a přemýšlet o kontextu—práce, která je třeba udělat ve vaší kanceláři, nebo na telefonu, nebo na počítači. Nemusíte měnit, kdo jste. Potřebujete jen některé jednoduché, ale velmi silné techniky.,
Schwartz: Zaměřujeme se na čtyři primární rozměry energie, které musíme všichni vykonávat v našich silách. Úroveň terénu je fyzická-fitness, spánek, výživa a odpočinek. Na emocionální úrovni jde o kultivaci pozitivních emocí-a jako vůdce o jejich komunikaci s ostatními. Na mentální úrovni jde o získání větší kontroly nad vaší pozorností-a to jak zvýšením schopnosti soustředit se na jednu věc najednou, tak učením se posunout na pravou hemisféru a dělat více-kreativní práci., A na duchovní úrovni jde o definování účelu, protože když na něčem opravdu záleží, přinesete mu mnohem více energie. Velmi málo vůdců C-suite, se kterými jsem se setkal, plně oceňuje, jak je splnění těchto potřeb-samy o sobě i pro ostatní—naprosto zásadní pro udržitelný vysoký výkon. Jsou dobří v tom, co dělají, a byli odměněni tím, že dostali více věcí na práci. Stále větší poptávka však převyšuje jejich kapacitu. Jsou přetížené e-mailem a texty a všechny informace, které přicházejí. Musíme je naučit, aby ustoupili a řekli: „co vlastně chci dělat?, Jaké jsou správné volby? Jaké jsou náklady této volby?“
promluvme si o některých konkrétních principech, které učíte. Tony, vysvětlete, proč si myslíte, že by lidé měli přistupovat k práci jako k řadě krátkých sprintů, ne k celodennímu maratonu.
Schwartz: existuje zásadní nedorozumění o tom, jak lidské bytosti fungují nejlépe. Většina z nás mylně předpokládá, že máme běžet jako počítače-při vysokých rychlostech, nepřetržitě, po dlouhou dobu, spouštět více programů současně. To prostě není pravda. Lidské bytosti jsou navrženy tak, aby byly rytmické., Srdeční pulzy; svaly se stahují a uvolňují. Jsme v nejlepším, když se rytmicky pohybujeme mezi utrácením energie a obnovováním. Musíme si uvědomit vhled sportovců, kteří zvládají poměry mezi prací a odpočinkem. Doporučujeme lidem intenzivně pracovat po dobu 90 minut a pak si odpočinout, aby se zotavili. Učíme je jíst malé, energeticky bohaté jídlo každých pár hodin, spíše než tři velká jídla denně. Věříme, že zdřímnutí pohání produktivitu,i když to ve většině společností zůstává těžké., Přesto realita je taková, že pokud člověk pracuje nepřetržitě po celý den, bude se vyrábět méně než osoby na stejných talent, který pracuje velmi intenzivně na krátkou dobu a pak se zotaví, než pracovat intenzivně znovu.
“ doporučujeme lidem intenzivně pracovat po dobu 90 minut a pak si odpočinout. Věříme, že zdřímnutí pohání produktivitu.“- Tony Schwartz
Allen: je to také otázka výběru správné práce. Peter Drucker řekl, že nejtěžší práce pro znalostní pracovníky je definování práce. Před sto lety 80% světa dělalo a stěhovalo věci., Pracoval jsi tak dlouho, jak to šlo, a pak jsi spal, a pak jsi vstal a znovu pracoval. Nemusel jste se soudit nebo dělat výkonná rozhodnutí. Dnes je těžší být produktivní, protože práce se stala mnohem složitější.
Tony, také jste psali o tom, jak kultury některých organizací povzbuzují lidi k práci způsobem, který je nezdravý a nakonec omezuje produktivitu. Proč to firmy dělají?
Schwartz: vzpomínám si, že jsem před několika lety mluvil v prestižní investiční bance. Na konci partner vstal a řekl, “ pan., Schwartzi, tohle je velmi zajímavé, ale na dveře klepe tisíc lidí, kteří se nemohou dočkat, až přijdou a nahradí lidi, které jsme vyhořeli. Proč bychom se měli starat o to, aby lidé měli čas na obnovu? Když vyhoří, přivedeme novou novou skupinu lidí, kteří jsou nadšeni, že dostanou práci.“Řekl bych, že ve znalostní práci získáte více z osoby ve třetím nebo pátém nebo sedmém roce než z náhrady, kterou jste přinesli, protože první pracovník zkolaboval ve druhém roce. Jedná se o širší problém, který si zaslouží pozornost., Nemůžeme stále tlačit lidi na jejich hranice a očekávat, že budou vyrábět na udržitelně vysoké úrovni excelence. Společnosti, které v následujících letech budují skutečnou konkurenční výhodu, budou ty, které se přesunou od snahy získat více z lidí k investování do lepšího uspokojení svých potřeb.
David, jaký je největší překážka produktivity, kterou obvykle pozorujete, když jdete do organizace poprvé?
Allen: lidé nezachycují věci, které mají svou pozornost. Neuznávají to ani to objektivizují., A stále se pohybuje v organizační psychice i v osobní psychice, odvádí energii a vytváří neuvěřitelné psychické zbytky. Lidé říkají: „Já to udělám,“ ale nenapíšou to, a to jde do černé díry. To by bylo v pořádku, kdyby to byla jen jedna věc, ale jsou to stovky věcí. A lidé nemají přesně určit, co je jejich závazek, že věci—jaký je výsledek, oni chtějí dosáhnout, jaký je další opatření, nutná k posunu kupředu. Vaše hlava je za to, že máte nápady, nedržíte je., Jen vyhození všeho z hlavy a externalizace je to obrovský krok a může to mít významný účinek.
“ vaše hlava je pro nápady, nedrží je. Vyhození všeho do seznamu může mít významný účinek.“- David Allen
Ďáblův obhájce je, že to má za následek gigantické seznamy úkolů, které jsou samy o sobě ohromující.
Allen: lidé se dívají na všechny Mé seznamy a říkají: „Bože, máš příliš mnoho.“Ale pokud si nemyslíte, že seznamy jsou způsob, jak jít, vyhoďte svůj kalendář., Nebuď intelektuálně nepoctivý. Proč máš kalendář? Protože svět začal být trochu složitější, a proto potřebujete pomoci se správou tvůrčí energie, který nemůže být uzavřen, nebo skončil. Potřebujete seznamy, protože váš mozek není dobrý v jejich udržování. Vaše mysl je tento hloupý malý počítač, který vás probudí ve 3:00 a porazí vás krvavě kvůli věcem, o kterých nemůžete plivat, když tam ležíte. Vše, co dělá, je opakování věcí v otevřených smyčkách, a nasává vaši energii jako blázen.
Schwartz: je tu proces pokory, který je zde vyžadován., Je to trochu odbočka na 12-stupňovou představu o přiznání, že jste bezmocní nad svými závislostmi. V tomto případě je závislost na e-mailu a informacích. Problém je v tom, že naše vůle a sebekázeň jsou divoce přeceňovány. Myslíme si, že způsob, jak provést změnu, je tlačit těžší—odolat tomu čokoládovému čipu cookie, nebo se probudit brzy a dostat se do posilovny. Nefunguje to. Je ponižující zjistit, že jsme stvoření zvyku, a to, co jsme udělali včera, je to, co dnes uděláme., Chcete kooptovat proces, kterým vznikají negativní návyky bez vašeho úmyslu, a nahradit to, čemu říkáme „pozitivní rituály“, nebo úmyslné praktiky.
kolik toho víte o práci druhého-a kolik si navzájem používáte strategie?
Schwartz: vždycky jsem se držel seznamy, ale dokud jsem připojen s Davidem práci, neuvědomil jsem si, že něco, co jsem nemyslel stažení by potenciálně vytvořit rozptýlení—tak teď si seznamy všeho., Dalším rituálem, který je v souladu s Davidovou prací, je vždy udělat nejdůležitější úkol dne první věc ráno, když jsem nejvíce odpočatý a nejméně rozptýlený. Devadesát procent lidí zkontroluje svůj e-mail, jakmile se dostanou do práce. To změní jejich agendu na někoho jiného. Dělají to proto, že je to snadné—můžete se cítit efektivněji v kratším čase odpovědí na e-maily. Je také dobré být hledán, a e-maily potvrzují, že vás lidé chtějí. Lidské bytosti jsou navrženy tak, aby dělaly dvě základní věci: vyhýbaly se bolesti a směřovaly k potěšení., Jeden instinkt nás udržel naživu; druhý nám umožnil reprodukovat. To jsou stále impulsy, které nás pohánějí. Potřebujete vyšší část mozku, abyste mohli ustoupit a říct: „je tu lepší volba.“
Tony, existuje jeden test, který odděluje GTD dabblery od skutečných oddaných: máte výrobce štítků?
Schwartz: ne. Ale víš co? Jsem na začátku své kariéry u GTD, takže se necítím špatně.
Davide, jak ovlivnilo Tonyho myšlení způsob vaší práce?
Allen: kus, který udělal největší rozdíl, je jeho práce na energetických cyklech., Vlastně jsem přinesl polštář do práce. Pracuji ve skleněné kanceláři a teď mě lidé vidí ležet na podlaze a zdřímnout si 20 minut. To je přímo z Tonyho práce. Kéž bych měl disciplíně Tony má řešit nejtěžší úkoly jako první věc ráno, ale já ne.
Schwartz: není To tak, že nemáte disciplínu—je to, že nemusíte rituál. Pokud jste ten rituál vybudovali, nepochybuji o tom, že byste to mohli udělat. Je tu problém s rozhodnutím na základě toho, jak se cítíte v daném okamžiku. Obecně řečeno, to nefunguje., Psychologicky máme dvě různá já. Jeden je velmi primitivní a reaktivní. Druhá je více vyvinutá a reflexní. Lidé musí rozpoznat, kdy primitivní, reaktivní já přebírá a ovlivňuje je, aby se zabránilo věcem, které jsou nepříjemné. Nemůžeš se dočkat, až tě duch pohne.
Allen: součástí způsobu, jak tento problém napadnout, je rozdělit velké úkoly a zaměřit se na menší „další akce“, které se mohou zdát zvládnutelnější. To, co většina lidí dala na seznam úkolů, jsou vágní věci jako „máma“.“Skvělé!, Takže Tony zapíše „maminku“, což znamená, že se musí rozhodnout, zda dostane matce dárek k narozeninám a co koupit a jak ho doručit. Bude odolávat pohledu na seznam, protože ví, že v této jednoduché notaci je spousta práce. Místo toho by měl seznam specifikovat menší další akci-řekněme, “ zavolejte sestře re Maminčiny narozeniny.“Oh, Podívej-to zvládnu! Je tu vlastně část z nás, která miluje výrobu, která miluje být kompletní. Teď jsem vytvořil motivaci: vidím požadovaný výsledek, mám důvěru, že se tam dostanu, a vidím cestu., Hodně z toho, co GTD dělá, je nastavit tak, abyste o věcech museli přemýšlet jen jednou. Problém je v tom, že každý je multitasking a rozptylovat nejnovější a nejhlasitější. Selhávají, protože nezachytili, objasnili, organizovali nebo stavěli v pravidelném kontrolním systému, kterému důvěřují.
Schwartz: dovolte mi, abych se trochu odlišil. Řekněme, že pracujete na primární úkol a dostanete e-mail. Slyšíte, že malý Pavlovian pípá,a nemůžete odolat. Takže se obrátíte na e-mail a ztratíte přehled o počátečním úkolu a trvá vám čas, než se k němu znovu připojíte., Vědci zjistili, že v průběhu času as praxí se lidé zlepšují při přesunu úkolů, ale nikdy se nedostanou vzdáleně tak dobře, jako by byli, kdyby dělali jednu věc najednou.
Allen: pojďme to o krok dále. Proč jsou lidé tímto e-mailovým pípnutím znepokojeni? Je to proto, že nevěří, že vyprázdnili svůj e-mail každých 24 hodin. Většina lidí žije v nouzovém režimu skenování. Nikdy se nezabývají svým e-mailem, takže se obávají, že tam stále něco sedí, a neustále se tím nechávají rozptýlit.,
Schwartz: před další otázkou – jak dlouho jsme mluvili?
Allen: osmdesát pět minut.
Schwartz: můžeme se na chvíli pozastavit? Mám žízeň a moje mysl začíná být méně než 100%. Postavil jsem tento 90minutový cyklus do mého těla, a je to velmi dobré, když mi říká: „Dejte mi přestávku.“
jakou roli hrají vůdci při zvyšování produktivity pracovníků?
Schwartz: role vůdce je být hlavním energetickým důstojníkem. Je to mobilizovat a soustředit se a řídit a inspirovat a pravidelně dobíjet ty, které vede.,
Allen: Pokud šéfové nemají vhodně spravovat úkoly, pro které lidé přicházejí do práce, to je nemožné pro zaměstnance pásma k tomu, co Tony mluví. Pokud práce není jasné, pokud projekty nejsou dobře definovány, pokud výsledky nejsou zaměřena na, pokud akční kroky a odpovědnosti a povinnosti nejsou přiděleny, pak vůdce neudělal svou práci.
můžete mluvit o tom, proč organizace selhávají při pokusu o zvýšení produktivity znalostních pracovníků?,
Allen: je ironií, že lidé, kteří se nejvíce zajímají o naši práci—a pro které se nejvíce drží-jsou lidé, kteří ji potřebují nejméně. To, co naše práce dělá, je odstranit drag. Kdo si nejvíc uvědomuje Draga? Ti, kteří jsou již nejrychlejší. Závodní týmy formule jedna utratí miliony, aby ušetřily zlomek sekundy. Mnoho společností, které přijmou naši práci, je již velmi úspěšné. Je pro mě těžké poukázat na organizaci, která s naší prací skutečně selhala-pokud uděláte jen kus toho, co učíme, zlepší to produktivitu., Takže tam nejsou žádné obrovské katastrofy, kde společnosti vyzkoušely naši metodu a selhaly.
Schwartz: budu upřímný: měli jsme selhání. Tím myslím, že nás organizace přivede do práce se skupinou lidí, ale skupina se nezapálí. Typicky jsou tyto společnosti nejkonzervativnějšími, nejskrytějšími místy,kde neštěstí mezi zaměstnanci probíhá nejhlubší. Jsou v tom, čemu říkáme zóna přežití.
Allen: no, pokud použijeme Tonyho definici, kdy organizace nedokáže plně přijmout to, co učíme, pak jsem totální selhání, také.,
Schwartz: zjišťujeme, že stále více společností má chuť na naši práci a už to nejsou jen první osvojitelé. Například finanční instituce byly trvale úspěšné při přijímání naší práce. Nejsou vnímána jako progresivní organizace, ale jsou vysoce podnikatelské a finanční hlavou pro jednotlivce, kteří získat více práce je tak velký, že všechny z nich chovat, aby se jeden nebo jiného rozsahu, jako sportovci. Být lepším umělcem má v tomto odvětví mnoho přímých finančních výhod., Nacházíme také odběratele v nejtradičnějších podnicích, protože realita je taková, že se téměř každý cítí ohromen.
máte nějaký názor na druhy společností, se kterými pracujete?
Schwartz: jsem určitě šťastnější, když pracuji se společnostmi, které vyrábějí produkty, které jasně přidávají hodnotu na světě. Pokud vyrábějí cigarety, tak jim v tom nechci pomáhat, aby byli produktivnější.
Allen: a co Twinkies?
Schwartz: jsem více ambivalentní ohledně Twinkies. Bylo o mně známo, že jsem jedl Twinkie sám. Záblesk tady a tam ti neublíží., Doufám, že potravinářské společnosti budou více přemýšlet o tom, jak balí a prodávají své výrobky. V poslední době jsem pracoval s velkou potravinářskou společností-nedělá to Twinkies, ale vyrábí produkty podobné Twinkie—a nakonec jsme mluvili o tom, zda by měli prodávat menší balíčky, protože by to bylo lepší pro zdraví zákazníků. To byla skupina vedoucích pracovníků, a nezdálo se mi, že bych se bavil otázku dříve, ale byl jsem rozhodnut, že jsou ochotni o tom diskutovat.,
David, když pracujete se společností, jak můžete zjistit, zda se vaše nápady skutečně zakořenily?
Allen: vidím to, když kultura začne začleňovat principy podle očekávaného chování a činí je součástí společného lexikonu. Uslyšíte, jak je lidé staví do jazyka: „jaká je další akce?““Mám tu tři“ čekající na vás “ —můžeme je projít?“Zapisují si věci. Začínají schůzky tím, že si projdou, co očekávají. Tyto rituály mohou být uzavřeny.,
poslední otázka: pokud by lidé mohli vzít jen jednu věc z vaší práce, co by to mělo být?
Schwartz: organizace musí uznat, že lidské bytosti jsou v podstatě organismy obsahující energii. A tato energie se buď obnovuje, nebo se časem rozptýlí. Organizace si musí uvědomit, že součástí její odpovědnosti, ať už to chce nebo ne, je zajistit, aby lidé měli plné nádrže energie. To je jedna z velkých proměnných, které určí, které organizace se daří v příštích 10 nebo 20 letech.,
Allen: Přemýšlejte o tom takto: zatímco jsme tu seděli a mluvili, věci se hromadí v našich schránkách a našich hlasových e-mailech. Některé z nich mají potenciál smysluplně posunout naše priority. Když se obrátíme na tyto nahromaděné věci, budeme muset odstranit staré podnikání, které nás táhne, to nás upoutá pozornost, a přerozdělit naše zdroje na tyto nové priority. Můžete dělat jen jednu věc najednou a máte jen tolik zdrojů. Buď se cítíš dobře, když tady sedíš a mluvíš s námi, nebo se cítíš špatně kvůli 9000 dalším věcem, které neděláš., Každý potřebuje systém, aby tyto volby moudře.