žádost o informační oznámení nebo RFIs je jedním z nejčastějších a nevyhnutelných admin procesů pro stavební projekt. Pro dodavatele, kteří řídí projekt, je vždy důležité, aby RFI byly řízeny efektivně, aby se minimalizovalo zpoždění a překročení nákladů.
průzkum Navigant Construction Forum zkoumal dopad RFIs na 1300 projektů po celém světě., Studie byla provedena za účelem měření dopadu Rfi řízení na stavební projekty a nabídnout doporučení, jak snížit počet Rfi a jejich potenciální dopad na projekty.
Dopad & Ovládání Rfi na Stavební Projekty – Výzkumné Perspektivy Vydané Navigant Stavbu Fóra
zpráva zjistila, že za každý $1 milionů v projektu hodnotu, tam bylo přibližně 9.9 požadavky, s průměrem 9,7 dnů od stvoření ke konci RFI., Cena každého RFI byla stanovena na cca. $1,080 a 21.9% RFIs ze vzorku nedostalo žádnou odpověď.
podívejme se na proces RFI a několik tipů, jak tento proces efektivně spravovat ve prospěch všech zúčastněných stran projektu.
Co je požadavek na informace (RFI) ve stavebnictví?
u většiny stavebních projektů nemusí smlouva, výkresy a specifikace řešit každý malý aspekt práce. Proto je-li vyžadováno objasnění, je vydán dokument RFI, který podrobně popisuje požadované další informace.,
například by to mohl být hlavní dodavatel, který žádá architekta o objasnění specifikační položky, nebo subdodavatel, který žádá hlavního dodavatele o informace týkající se jejich konkrétní části prací.
obecně se RFI vydávají častěji na začátku projektu, jako je fáze návrhu nebo nabídky. Nesrovnalosti, které jsou řešeny před zahájením prací na místě, pomohou snížit zpoždění během fáze výstavby.
RFIs také slouží jako záznam komunikace mezi zúčastněnými stranami ohledně požadovaných a poskytnutých informací., To je neocenitelné v případě sporu. Je důležité, aby všechny RFI byly přístupné a archivovány ve složkách projektů nebo v rámci softwaru pro správu výstavby. Mnoho RFIs při zodpovězení může vést k dalším procesům řízení, jako je změna/Změna objednávky nebo prodloužení doby (EOT) nároky.
jak se RFI liší od RFP, RFQ, RFT?
Pokud jste ve stavebnictví noví, může nějakou dobu trvat, než se naučíte všechny různé zkratky (existuje mnoho)., Zde jsou nejčastější pro „požadavky“ s krátkým vysvětlením:
- žádost o návrh (RFP) – Používá se k vyžádání návrhů od dodavatelů nebo dodavatelů alternativních řešení nebo inovací k dosažení požadovaného standardu (např.
- žádost o cenovou nabídku – RFQ) – příležitost pro dodavatele nebo dodavatele stát konkrétní produkt nebo službu.,
- Požadavek na Nabídku (RFT) – proces pro dodavatele nebo dodavatelů konkurenceschopné předložení podrobné nabídky/návrhu nabídky na dodávku a vyplňte požadované stavební služby.
RFIs jsou s největší pravděpodobností vytvořeny po vydání RFQ nebo RFT, ale mohou být vydány před nebo po provedení RFP.
k čemu se RFIs běžně používá?
RFI může být vydáno doslova pro jakýkoli druh situace, kdy je vyžadováno objasnění nebo další informace., Může být použit ve všech fázích projektu (návrh, výběrové řízení/nabízení, stavba). Většinou, Rfi jsou použity k objasnění aspektů návrhu a/nebo výběr materiálu v rámci dokumentů jako je:
- Stavební plány
- Specifikace
- ustanovení Smlouvy
- Stavební normy
Nastavení RFI standardy ve své Stavební Firmy
nejvýznamnější faktorem je, že každý ve vaší společnosti, musí pochopit význam RFI proces řízení, a je si vědom své společnosti související politiky a postupy.,
je snadné mít slovní rozhovor s klientem nebo dodavatelem, aby bylo možné požádat o objasnění. Pokud však nemáte tyto informace zdokumentované černobíle, můžete být odpovědní za dodatečné náklady spojené v případě sporu o to, co bylo dohodnuto.
budete muset zajistit, aby vaše postupy RFI byly chápány a následovány celou společností a aby všechny konverzace a objasnění byly zálohovány formálními RFI a aby byly odpovědi zaznamenány pro budoucí použití.
jak by měla vypadat RFI?,
použití dobře navržené šablony RFI zajišťuje, že obsahuje všechny relevantní informace pro projekt. Následující jsou některé zásadní položky, které mají být zahrnuty ve vašem RFI šablony:
- název Projektu
- Datum RFI
- Chronologickém počet RFI
- Podrobnosti o adresátům a příjemcům kopií
- název Předmětu nebo RFI název
- požadované Informace a proč
- Datum reakci je vyžadována (tj., nestačí jen říct, že co NEJDŘÍVE)
- Specifikace, výkresu a/nebo detail, referenční číslo (je-li použitelné)
- Název RFI je emitent
- údaje o Firmě
- Datum Odpovědi (když je obdržel od adresátů)
WeBuild Software RFI Nástroj
Pomocí technologie s cílem zlepšit účinnost
Nová technologie poskytují skvělý nástroj pro zlepšení efektivity řízení stavebních procesů, a téměř všechny stavební management software bude obsahovat funkce pro správu RFI proces., Je důležité zkontrolovat, zda jsou všechny relevantní informace (viz výše uvedený bod) zahrnuty do jakéhokoli potenciálního softwarového řešení.
měli byste také zajistit, aby proces spolupráce pro RFIs byl účinný v rámci potenciálního softwarového řešení. Týmy musí být schopni jednoduše posílat, přijímat, reagovat a zavřete RFI oznámení on-line, a sdílet je se svými spolupracovníky a dalšími zúčastněnými stranami projektu. Efektivní online spolupráce zabrání zpoždění, chybám a celkové frustraci.,
bylo by také velmi výhodné, kdyby strany mimo vaši organizaci měly přístup k informacím o projektu, aniž by se musely registrovat ve zvoleném softwarovém systému. Je také důležité použít softwarové řešení, které lze snadno přistupovat na jakémkoli mobilním zařízení, což umožňuje vašemu týmu vydávat nová oznámení RFI odkudkoli na pracovišti.
Přečtěte si vaši stavební smlouvu
při předkládání RFIs byste měli mít řádné pochopení smlouvy, se kterou pracujete., Uvědomte si, jak předložit RFIs na základě vaší smlouvy o výstavbě, časové osy odezvy a kdy můžete požádat o zpoždění, pokud k nim dojde z důvodu nedostatku/zpoždění odpovědí na vaše RFI.
Obecně platí, že stavební smlouva stanoví, že odpovědi na RFI mají být provedeny do 10 pracovních dnů od obdržení žádosti.
Závěr
Zajistí, že vaše projektové týmy jsou si vědomi významu Rfi a postupujte podle společnosti standardní postupy povedou ke snížení rizika výskytu potenciální neshody, které mohou vést k nepředvídané náklady., Stručně řečeno, následující kroky vám umožní spravovat RFI proces úspěšně pro každý projekt:
- Odeslat Rfi, jakmile je třeba pro další informace je uznáván.
- umožňují přijímat odpovědi, jak je uvedeno ve stavební smlouvě.
- omezte každou RFI na konkrétní téma na rozdíl od mnoha různých otázek.
- přidejte veškerou podpůrnou dokumentaci, jako jsou plány, SPECIFIKACE nebo fotografie.
- mají jasnou firemní šablonu RFI a zaznamenávají všechny odpovědi.
- zavřete oznámení RFI poté, co byly uspokojivě zodpovězeny.,
- umožňují snadný přístup k RFIs pro celý projektový tým.
hledáte řešení RFI pro vaše stavební projekty? Neváhejte si s námi rezervovat čas a dozvědět se více o tom, jak řešení WeBuild může pomoci zefektivnit a automatizovat vaše pracovní postupy.