jak se dostanete ráno, otevřete svůj e-mail a uvidíte tři různé požadavky na aktualizace stavu na jednom z vašich projektů. Váš manažer chce vědět, kdy bude rozpočet dokončen. Jeden z vašich členů týmu se zajímá, kolik času by měla projektu věnovat. ČMFS se ptá, jak Poslední zpoždění projektu ovlivní cíle prvního čtvrtletí.,
časté požadavky na stav ze všech směrů se mohou cítit ohromující, ale existuje lepší způsob, jak informovat zúčastněné strany o aktualizacích projektu: zprávy o stavu projektu.
co je zpráva o stavu projektu a proč na tom záleží?
zprávy o stavu projektu jsou včasné aktualizace (budeme diskutovat o tom, jak často byste je měli dělat později) o průběhu vašich projektů. Odpovídají na otázky, které se všichni ptají (než se jich skutečně zeptají). Stručně řečeno, nabízejí informace na vysoké úrovni o projektu, spíše než každý detail.,
pravidelné podávání zpráv o stavu projektu je důležité, protože vám pomohou udržet všechny zúčastněné strany ve smyčce a sladit, jak váš projekt postupuje. Budete mít podstatně méně otázek o stavu projektu, protože jste již před hrou. Ukazují a říkají, že jste na dobré cestě, takže se cítíte (a všichni ostatní) sebejistě.,
Zkuste hlášení s Asana
A pokud váš projekt není na trati, vaše hlášení bude dát ostatním vědět, co zpoždění je a co děláš, aby vyřešit všechny blokátory, což vám umožní předvést svůj proaktivní přístup k získání věci tam, kde by měly být. (Časová osa projektu je dalším vynikajícím doplňkem pro správu Vašich projektů).
jak napsat skvělou zprávu o stavu projektu
tak, jak to děláte zprávy o stavu projektu? Ujistěte se, že vytvořit jasnou strukturu pro vaši aktualizaci, a být konzistentní v používání s budoucími zprávami o stavu a aktualizací., Měli byste se také ujistit, že odpovídá vašemu projektu brief, aby vaše zpráva o tématu.
postupujte podle této příručky, abyste pochopili, co zahrnout do zprávy o stavu projektu, a sledujte, jak každý krok uvádíme do praxe s příkladem projektu spokojenosti zaměstnanců.
1. Pojmenujte svou zprávu
skvělá volba je jednoduše použít název projektu pro přehlednost. Pokud o tomto projektu pravidelně informujete, možná budete chtít také zahrnout datum nebo časové razítko.
příklad: Únor 2020-iniciativa spokojenosti zaměstnanců
2., Uveďte, zda je projekt v současné době na trati, v ohrožení, nebo mimo trať
najděte nástroj pro správu projektů, který vám umožní sdělit stav projektu a zda je nebo není na správné cestě. Jedním ze způsobů, jak toho dosáhnout, je použít systém barevného kódování (green = on track, yellow = at risk, red = off track).
příklad: stav projektu je na dobré cestě.
3. Uveďte rychlé shrnutí zprávy o stavu
shrnutí zprávy o stavu projektu by mělo být stručné – asi 2-3 věty., Cílem je poskytnout čtenářům, kteří nemusí mít čas přečíst celou zprávu, rychlý TL; DR z nejdůležitějších skutečností.
příklad: naše výsledky průzkumu jsou a jsou přezkoumávány. Výbor pro zapojení spolupracuje s výkonným týmem na tom, jaké nové iniciativy pro zapojení je třeba realizovat.
4. Vyberte dvě až tři klíčové oblasti nebo milníky, které chcete zvýraznit ve své zprávě
vyberte, na čem jste od poslední aktualizace pracovali nejvíce. Například byste mohli chronologicky vykládat věci-co jsme udělali, na čem pracujeme a co přijde dál—v kalendáři., Může být rozdělena do týdenních, měsíčních a čtvrtletních segmentů. Další možností je seskupit aktualizace podle role—design, kopírovat, webový vývojář. Milníky projektu-provádět průzkum zapojení, výsledky průzkumu, implementovat zpětnou vazbu-jsou další metodou bucketingu.
příklad: provádět průzkum zapojení, výsledky průzkumu, implementovat zpětnou vazbu
5. Přidejte přehled na vysoké úrovni každé klíčové oblasti
pro každou klíčovou oblast ve zprávě o stavu, přidejte několik odrážek, které poskytují aktualizaci o pokroku, úspěších a nadcházející práci.,
Příklad: výsledky Průzkumu
- 70% zaměstnanců vzal průzkum spokojenosti
- Naše celková spokojenost klientů je 80%
- Výsledky jsou přezkoumány výkonný tým před angažmá výbor se schází znovu
6. Přidat odkazy do jiných dokumentů nebo zdrojů
i Když nebudete chtít zahrnout každý malý detail o tom, jak váš projekt postupuje, někteří lidé budou chtít vědět více. Pro zúčastněné strany, které hledají podrobnější informace, poskytněte odkazy na dokumenty nebo zdroje, jako je portfolio projektů.,
příklad: zahrnout odkaz na průzkum spokojenosti zaměstnanců
7. Věnujte pozornost jakýmkoli problémům nebo výzvám, na které Projekt narazil
všechny projekty se dostanou do zátarasů. Udržování zúčastněných stran ve smyčce, když nastanou problémy, pomůže každému přizpůsobit se tak, aby zůstal na správné cestě.
Příklad: výkonný tým, chce se podívat na výsledky před angažmá výbor se znovu sejde, ale nebude moci dělat tak za tři týdny. Tím se zpozdí naše celková časová osa projektu.
8., Zahrňte další poznámky nebo zvýraznění
mohlo by to být seznam dalších kroků, kudos, které chcete někomu dát, nebo cokoli jiného, co chcete zvýraznit.
příklad: Děkuji Sarah a. za rozeslání více komunikací zaměstnancům, kteří je povzbuzují k účasti v průzkumu!
Šablony pro vytvoření vašeho projektu status report
Pokud chcete rychle dát vše, co jste se naučili v předchozí části, napsat svůj další projekt zpráva o stavu pomocí tohoto snadno-to-fill-out šablony:
Zprávy, název:
Název vaší zprávy., Může to být název vašeho projektu a datum.
stav projektu:
je na dobré cestě, v ohrožení nebo zpoždění?
souhrn:
uveďte stručný popis nejdůležitějších odběrů ze zprávy o stavu projektu zde.,
Téma/milník 1:
- Přehled bod
- Přehled bod
- Přehled bod
Téma/milestone 2:
- Přehled bod
- Přehled bod
- Přehled bod
Téma/milestone 3:
- Přehled bod
- Přehled bod
- Přehled bod
Problémy/výzvy:
Jsou tam nějaké výzvy, kterým čelíte? Jak je vyřešíte?
Další poznámky nebo zvýraznění:
existují nějaké další věci, které váš tým potřebuje vědět?,
Příklady zpráv o stavu projektu
Zatímco jak-na průvodce na psaní projektu zprávy o stavu je užitečné, někdy vidět real-život příklad umožňuje, aby skutečně vidět, co vaše vlastní aktualizace může vypadat, že? Mysleli jsme, že byste mohli souhlasit, takže zde je příklad, který vám může být užitečný.
to znamená, že neexistuje žádný způsob, jak napsat zprávu o stavu a vaše nemusí vypadat přesně takhle. Ale pokud vaše zprávy o stavu projektu poskytují relevantní aktualizace, děláte to správně.,
název sestavy: ebook launch
stav projektu: on track
souhrn:
velký pokrok Tento týden! Jsme stále ve fázi konceptu, ale Avery Lomax si tento týden vybere téma. Obsahové a designové týmy jsou připraveny a připraveny začít, jakmile se pustíme do toho.,Čtvrtek
Obsah:
- Obsah tým je připraven začít psát kopii, jakmile naše představa je dokončena
- shromažďují relevantní informace o společnosti, která by měla být součástí
Konstrukce:
- Návrh přezkoumán pět e-kniha příkladů určit styl se jim líbí
- budou výběru šablony příští úterý
Další poznámky nebo zvýraznění:
- Jen je v kanceláři celý příští týden, takže prosím směřujte jakékoliv dotazy ohledně obsahu pro Radost
- Děkuji Henrymu za kurátorství obrovský seznam témat pro nás z čeho vybírat!,
problémy/výzvy:
termín e-knihy je těsný, stejně všichni vědí. Je důležité, abychom všichni pracovali v našem nástroji pro řízení projektů, abychom udrželi všechny organizované a na správné cestě. Díky!
osvědčené postupy hlášení stavu projektu
nyní víte, co zahrnout do zprávy o stavu projektu, ale stále můžete mít několik dalších otázek. Při vytváření zpráv o stavu vašeho projektu vám tyto osvědčené postupy pomohou formulovat vítěznou aktualizaci.
jak často byste se měli hlásit?,
dostat se do týdenní kadence odesílání zpráv o stavu je skvělý způsob, jak zůstat na vrcholu projektů. Nastavte si úkol, abyste vždy posílali zprávy o stavu v určitý den každý týden nebo používali platformu s opakujícími se připomenutím. Zainteresované strany začnou očekávat vaše aktualizace, což znamená méně časté check-iny od nich (a navíc ocení, že jsou vždy ve smyčce).
Pokud posíláte zprávy týdně, můžete se vyhnout více schůzkám souvisejícím s projektem (všichni víme, že zbytečná setkání mají svou vlastní pověst)., Přeskočit check-in schůzky a ušetřit čas pro důležitější práci.
kdo byste měli zahrnout?
záleží na projektu a na tom, kdo je zapojen ,ale obvykle zašlete aktualizaci všem zúčastněným stranám pracujícím na vašem projektu. Pokud máte dobrý projekt krátký, měli byste již vědět, kdo jsou vaše zúčastněné strany, protože jste to nastínili.
i když zpráva o stavu tohoto týdne neovlivní konkrétního člena týmu, měli byste ji stále sdílet se všemi. Je důležité, aby každý měl přehled na vysoké úrovni.
jak podrobně byste se měli dostat?,
zpráva o stavu projektu by neměla nabízet každý malý detail. Nechte práci vyprávět příběh – jednoduše zpracováváte informace a přidáváte malou barvu. Přemýšlejte o zprávě o stavu projektu jako o zprávě top line – měly by být zahrnuty jen ty nejdůležitější části vašeho projektu, které ovlivňují většinu zúčastněných stran.,
chcete vždy uveďte, zda projekt je na dobré cestě, v nebezpečí, nebo mimo trať, dát rychlý přehled o tom, co je kompletní a co je nadcházející, pak odkaz na další zdroje pro lidi, kteří se chtějí dozvědět více podrobností,
, Kde byste měli napsat svůj projekt zpráva o stavu?
nejlepší způsob, jak navrhnout a sdílet aktualizace stavu, je pomocí nástroje pro správu práce. Podívejte se na nástroj, který nabízí přehled o vašem projektu, takže váš tým má ústřední zdroj pravdy pro všechny práce související s projektem., Tímto způsobem, namísto řízení projektů v tabulkách, můžete mít vše—aktualizace stavu projektu, kalhotky, klíčové výstupy, a důležité milníky projektu—na jednom místě. Vaše zprávy budou snadno sdílet a zúčastněné strany se mohou kdykoli ohlédnout za předchozími zprávami a vyhnout se přetížení e-mailů na vašem konci.
Zkuste Asana zdarma
Balení vašeho projektu: shrnující práce
stav zprávy, o kterých jsme mluvili, jsou vždy zasílány v průběhu projektu, aby všichni ve smyčce., Jakmile je však projekt dokončen, je chytré poslat závěrečnou souhrnnou zprávu. Ber to jako „shrnutí“ pro váš projekt. To je vaše šance nabídnout zúčastněným stranám zábal do projektu. Využijete ho k oficiálnímu uzavření.
opět je to přehled na vysoké úrovni, ale místo zahrnutí aktualizací a stavů poskytnete shrnutí toho, jak celý projekt proběhl. Zde je několik otázek, na které byste mohli chtít odpovědět v souhrnné zprávě projektu:
- jaké byly cíle tohoto projektu a byly splněny?,
- byl projekt dokončen včas a na rozpočet (pokud je to možné)?
- jaké úspěchy by měly být zvýrazněny?
- na jaké výzvy jsme narazili?
- co se můžeme naučit z tohoto projektu, který nám může pomoci v budoucích projektech?
Udržujte všechny zúčastněné strany na správné cestě s úžasnými zprávami o stavu
Pokud chcete více doručit další projekt, zkuste použít týdenní aktualizace stavu. Udrží vás produktivní, efektivní a odpovědní, a zároveň poskytnou všem ostatním rychlý (a poutavý) pohled na to, co se děje., Použijte zdroje, které jsme poskytli, k vytvoření zpráv, které poskytují dostatek informací, aniž byste se ponořili do přílišných detailů. Najděte řešení pro správu projektů, jako je Asana, které má funkce navržené speciálně pro pomoc se zprávami o stavu. Ušetříte čas a budete co nejvíce organizováni.