Kun saat itsesi sijaitsee aamulla, voit avata sähköpostin nähdä kolme eri pyyntöjä tilapäivityksiä yksi projekteja. Esimiehesi haluaa tietää, milloin budjetti viimeistellään. Yksi tiimisi jäsenistä miettii, kuinka paljon aikaa hänen pitäisi varata projektiin. YMJ kysyy, miten hankkeen tuorein viivästys vaikuttaa ensimmäisen neljänneksen tavoitteisiin.,
toistuvat tilapyynnöt joka suunnasta voivat tuntua ylivoimaisilta, mutta on parempi tapa tiedottaa sidosryhmille projektin päivityksistä: projektin tilanneraporteista.
mikä on hankkeen tilanneraportti, ja miksi sillä on väliä?
projektin tilanneraportit ovat ajankohtaisia päivityksiä (keskustelemme siitä, kuinka usein sinun pitäisi tehdä niitä myöhemmin) projektien etenemisestä. He vastaavat kysymyksiin, joita kaikki näyttävät kysyvän (ennen kuin he itse asiassa kysyvät niitä). Kirjallinen ytimekkäästi, ne tarjoavat korkean tason tietoa hankkeesta, eikä jokainen yksityiskohta.,
Teen projektin tilan raportoi säännöllisesti on tärkeää koska he auttaa sinua pitämään kaikki sidosryhmät ajan tasalla ja linjassa siitä, miten projekti etenee. Saat huomattavasti vähemmän kysymyksiä projektin tilasta, koska olet jo edellä peliä. He näyttävät ja kertovat, että olet raiteilla, mikä saa sinut (ja kaikki muut) tuntemaan itsesi itsevarmaksi.,
Yritä raportointi Asana
Ja jos projekti ei ole aikataulussa, tila-raportti antaa muiden tietää, miksi ja mitä olet tekemässä ratkaisemaan salpaajat, jonka avulla voit keuliminen ennakoiva lähestymistapa saada asiat takaisin missä niiden pitäisi olla. (Projektin aikajana on toinen erinomainen lisä projektien hallintaan).
miten kirjoittaa suuri projektin tilanneraportti
niin, miten tehdään projektin tilanneraportteja? Muista luoda selkeä rakenne päivityksellesi ja olla johdonmukainen sen käytössä tulevien tilaraporttien ja päivitysten kanssa., Sinun pitäisi myös varmistaa, että se sopii projektisi briefiin, jotta voit pitää raporttisi aiheesta.
Seuraa tätä opas ymmärtää, mitä sisällyttää projektin tilanneraportti, ja katsella kuin me laittaa jokainen askel osaksi käytännön esimerkki Työntekijöiden Tyytyväisyyttä hankkeeseen.
1. Nimi mietintö
hyvä vaihtoehto on yksinkertaisesti käyttää projektin nimeä selvyyden vuoksi. Jos raportoit tästä projektista säännöllisesti, saatat myös haluta sisällyttää päivämäärän tai aikaleiman.
Example: February 2020 – Employee satisfaction initiative
2., Ilmoita, onko projekti tällä hetkellä raiteillaan, vaarassa vai pois raiteilta
Etsi projektinhallintatyökalu, jonka avulla voit viestiä projektin tilasta ja onko se raiteillaan. Yksi tapa tähän on käyttää värikoodausjärjestelmää (vihreä = radalla, keltainen = vaarassa, punainen = pois raiteelta).
esimerkki: projektin tila on raiteillaan.
3. Anna tilanneraportista nopea yhteenveto
projektin tilanneraportin tiivistelmän tulee olla lyhyt – noin 2-3 lausetta., Tavoitteena on antaa lukijoille, jotka eivät ehkä ehdi lukea koko raporttia, nopea TL; DR tärkeimmät tosiasiat.
esimerkki: kyselytuloksemme ovat in ja niitä käydään läpi. Sitoutuminen Komitea työskentelee johtoryhmä, mitä uutta sitoutumista aloitteita toteuttaa.
4. Valitse kahdesta kolmeen keskeistä osa-aluetta tai virstanpylvästä korostaaksesi raportissasi
Valitse, mitä olet työstänyt eniten viimeisimmän päivityksesi jälkeen. Esimerkiksi, saatat ämpäri asioita kronologisesti—mitä olemme tehneet, mitä olemme tekemässä, ja mitä on tulossa seuraavaksi—kalenterin., Se voidaan jakaa viikoittain, kuukausittain ja neljännesvuosittain. Toinen vaihtoehto on ryhmitellä päivitykset roolisuunnittelun, kopioinnin, web-kehittäjän mukaan. Hankkeen välitavoitteet-tee sitouttamistutkimus, kyselyn tulokset, toteuta palaute-ovat toinen bucketing menetelmä.
Example: Conduct engagement survey, survey results, implement feedback
5. Lisää tilannekatsaukseen korkean tason katsaus kustakin avainalueesta
kunkin avainalueen osalta, lisää muutama luetelmakohta, jotka antavat tilannekatsauksen edistymisestä, saavutuksista ja tulevasta työstä.,
Esimerkki: Kyselyn tulokset,
- 70% työntekijöistä otti tyytyväisyystutkimuksen
- yleistä tyytyväisyyttä stä on 80%
- Tulokset ovat tarkastelleet johtoryhmän ennen sitoutumista valiokunta kokoontuu uudelleen
6. Lisää linkkejä toisiin dokumentteihin tai resursseihin
Vaikka et halua sisällyttää jokaista yksityiskohtaa siitä, miten projekti on menossa, jotkut ihmiset haluavat tietää enemmän. Sidosryhmille, jotka etsivät perusteellisempaa tietoa, tarjoavat linkkejä asiakirjoihin tai resursseihin, kuten hankesalkkuun.,
esimerkki: Sisällytä linkki työtyytyväisyystutkimukseen
7. Huomioi kaikki ongelmat tai haasteet, joihin hanke on törmännyt
kaikissa tiesulkuihin ajautuneissa hankkeissa. Sidosryhmien pitäminen ajan tasalla ongelmien ilmetessä auttaa kaikkia mukautumaan vastaavasti pysyäkseen ajan tasalla.
Esimerkki: johtoryhmä haluaa tarkastella tuloksia ennen sitoutumista komitea kokoontuu jälleen, mutta ei voi tehdä niin vielä kolme viikkoa. Tämä viivästyttää projektin aikataulua.
8., Sisältää lisää muistiinpanoja tai kohokohtia
Nämä voisi olla lista vaiheista, kudos haluat antaa joku, tai mitään muuta haluat korostaa.
Esimerkki: Kiitos Sarah A. lähettää pois useita viestinnän työntekijöitä, kannustamalla heitä osallistumaan kyselyyn!
Malli luoda projektin tilanneraportti
Jos haluat nopeasti laittaa kaiken olet oppinut edellisessä jaksossa käyttää, kirjoita seuraava projekti raportti käyttämällä tätä helppo täyttää-out malli:
Raportti nimi:
Nimi raportin., Tämä voi olla projektin nimi ja päivämäärä.
projektin tila:
onko se raiteillaan, vaarassa vai myöhässä?
Yhteenveto:
Sisällytä lyhyt kuvaus tärkeimmistä noutoruokapaikkoja projektin tilanneraportti täältä.,
Aihe/välitavoite 1:
- Katsaus kohta
- Katsaus kohta
- Katsaus kohta
Aihe/milestone 2:
- Katsaus kohta
- Katsaus kohta
- Katsaus kohta
Aihe/milestone 3:
- Katsaus kohta
- Katsaus kohta
- Katsaus kohta
Kysymyksiä/haasteita:
onko mitään haasteita olet edessään? Miten ratkaisette ne?
Lisähuomautuksia tai kohokohtia:
Onko joukkueesi tarpeen tietää muita asioita?,
Esimerkkejä projektin tilannekatsauksia
Kun miten-opas kirjallisesti projektin tilannekatsauksia on hyödyllistä, joskus nähdä tosielämän esimerkki voit todella nähdä, mitä oma päivitys voisi näyttää, eikö? Ajattelimme, että olet samaa mieltä, joten tässä on esimerkki, josta voi olla hyötyä.
Se sanoi, ei ole yksi tapa kirjoittaa raportin, ja sinun ei voi näyttää täsmälleen samalta kuin tämä yksi. Mutta niin kauan kuin projektin tilanneraporteissa annetaan asiaankuuluvia päivityksiä, teet sen oikein.,
Raportti nimi: Ebook käynnistää,
Hankkeen tila: raiteilleen
Yhteenveto:
Suurta edistystä tällä viikolla! Olemme vielä konseptivaiheessa, mutta Avery Lomax valitsee aiheen tällä viikolla. Sisältö – ja suunnittelutiimit ovat valmiina aloittamaan, kun annamme mennä eteenpäin.,Torstaina
Sisältö:
- Sisältö joukkue on valmis aloittamaan kirjallisesti kopio heti, kun idea on valmis
- Ne ovat kerääminen olennaisia yrityksen tiedot että olisi olla mukana
Design:
- Suunnittelu uudelleen viiden e-kirjan esimerkit määrittää tyyli he pitivät
- Ne tulee valita malli, jonka ensi tiistaina
Lisää muistiinpanoja tai kohokohtia:
- Jen on poissa toimistosta koko ensi viikko, joten ota suoraan mitään sisältöä, kysymyksiä, Iloa
- Kiitos Henry curating valtava luettelo aiheista meille valita!,
Issues/challenges:
e-kirjan takaraja on tiukka, kuten kaikki tietävät. On tärkeää, että työskentelemme projektinhallintatyökalussamme pitääksemme kaikki järjestyksessä ja raiteillaan. Kiitti!
Projektin tilan raportointi parhaita käytäntöjä
– Nyt tiedät, mitä sisällyttää projektin tilanneraportti, mutta sinulla voi silti olla muutamia lisäkysymyksiä. Kun luot projektillesi tilanneraportteja, nämä parhaat käytännöt auttavat sinua muodostamaan voittavan päivityksen.
kuinka usein raportoit?,
statusraporttien lähettämisen viikoittaiseen kadenssiin pääseminen on oiva tapa pysyä projektien päällä. Aseta itsellesi tehtävä lähettää tilaraportteja aina tiettynä päivänä viikossa tai käyttää alustaa, jossa on toistuvia muistutuksia. Sidosryhmät alkavat odottaa päivityksiä, mikä tarkoittaa harvemmin tarkistuksia heiltä (plus he arvostavat aina silmukka).
Jos lähetät raportteja viikoittain, voit ehkä välttää useita projektiin liittyviä tapaamisia (tiedämme kaikki, että tarpeettomilla tapaamisilla on oma maineensa)., Jätä lähtötapaamiset väliin ja säästä aikaa tärkeämpään työhön.
kuka sinun pitäisi olla mukana?
se riippuu projektista ja siitä, kuka on mukana, mutta tyypillisesti lähetät päivityksen kaikille hankkeessa työskenteleville sidosryhmille. Jos sinulla on hyvä hanke lyhyesti, sinun pitäisi jo tietää, keitä toimijat ovat, koska olet hahmotellut siellä.
vaikka kyseisen viikon tilanneraportti ei vaikuttaisi tiettyyn tiimin jäseneen, kannattaa se silti jakaa kaikille. On tärkeää, että kaikilla on korkeatasoinen yleiskuva.
kuinka yksityiskohtaista sinun pitäisi saada?,
hankkeen tilanneselvityksen ei pitäisi tarjota jokaista pientä yksityiskohtaa. Anna työn kertoa tarina-olet yksinkertaisesti kuratoimalla tietoa ja lisäämällä hieman väriä. Ajatelkaa hankkeen tilanneraporttia huippuviestinä—mukaan tulisi ottaa vain tärkeimmät projektisi osat, jotka vaikuttavat useimpiin sidosryhmiin.,
haluat aina ilmoitettava, onko hanke on tiellä, vaarassa, tai hakoteillä, antaa nopea yhteenveto siitä, mitä on tehty ja mitä on tuleva, sitten linkki ulos muita resursseja ihmisille, jotka haluavat oppia lisää yksityiskohtia
Jos sinun pitäisi kirjoittaa projektin tilanneraportti?
paras tapa laatia ja jakaa tilapäivityksiä on työn hallinnan työkalu. Etsi työkalu, joka tarjoaa yleiskuvan projektistasi, joten tiimilläsi on keskeinen totuuden lähde kaikkeen projektiin liittyvään työhön., Näin, sen sijaan, että hallinnoit hankkeita taulukkolaskenta, voit pitää kaiken tilan päivitykset, projektin briefs, Keskeiset tuotokset, ja tärkeitä projektin välitavoitteet—yhdessä paikassa. Raporttisi ovat helposti jaettavissa, ja sidosryhmät voivat muistella aiempia raportteja milloin tahansa välttäen sähköpostin ylikuormitusta omassa päässä.
Yritä Asana ilmaiseksi
Sidonta projektin up: yhteenveto työsi
– tilan raportoi olemme puhuneet lähetetään aina projektin aikana pitää jokainen silmukka., Kuitenkin, kun projekti on valmis, on järkevää lähettää lopullinen yhteenvetoraportti. Ajattele tätä projektisi ”tiivistelmänä”. Tämä on tilaisuutesi tarjota sidosryhmille pakettia hankkeeseen. Suljet sen sillä virallisesti.
taas se on korkean tason katsaus, mutta päivitysten ja statusten sijaan saat yhteenvedon siitä, miten kokonaisprojekti meni. Tässä muutama kysymys, joihin kannattaa vastata hankkeen yhteenvetoraportissa:
- mitkä olivat tämän projektin tavoitteet ja täyttyivätkö ne?,
- toteutuiko hanke ajallaan ja budjetilla (tarvittaessa)?
- Mitä onnistumisia tulisi korostaa?
- mihin haasteisiin törmäsimme?
- Mitä voimme oppia tästä hankkeesta, joka voi auttaa meitä tulevia hankkeita?
Pitää jokaisen sidosryhmän radalla hämmästyttävän tila-raportit
Jos etsit yli-aluksen seuraava projekti, kokeile viikoittain tilapäivitykset. He pitävät sinut tuottavana, tehokkaana ja tilivelvollisena, samalla kun he antavat kaikille muille nopean (ja mukaansatempaavan) katseen siihen, mitä on tapahtunut., Käyttää resursseja, olemme tarjonneet luoda raportteja, jotka antavat juuri tarpeeksi tietoa, ilman sukeltaa yksityiskohtiin. Löydä asanan kaltainen projektinhallintaratkaisu, jossa on ominaisuuksia, jotka on suunniteltu erityisesti auttamaan tilanneraporteissa. Säästät aikaa ja olet mahdollisimman järjestelmällinen.