kaksi miestä on kuultu monia samoja yrityksiä, joskus seminaareja samassa auditoriot back-to-back-päivää. Sitten viime kesänä Allen laski esitys, että Schwartz oli antaa messuilla. Sen jälkeisinä kuukausina he ovat kokoontuneet useita kertoja puhumaan lähestymistavoistaan tietotyöntekijöiden suorituskyvyn parantamiseen., Tässä muokata keskustelun HBR, he keskustelevat distractive vetää e-mail, miten he ovat vaikuttaneet toisiinsa, ja miksi sinun pitäisi tehdä teidän tärkein tehtävä ensimmäinen asia aamulla (vaikka vain yksi heistä ei).
HBR: aloitetaan jostain yksinkertaisesta. Miten kukin määrittelee, mitä tekee?
Allen: I help people and organizations product more with less input. Opetan parhaita käytäntöjä ja menetelmiä, jotka tuottavat suuremman keskittymis-ja kontrollitajun.,
Schwartz: opetamme yksilöitä ja organisaatioita hallitsemaan energiaa taitavammin, jotta saadaan tehtyä enemmän työtä vähemmässä ajassa, kestävämmin. Tämä edellyttää uudenlaista työskentelytapaa, joka tasapainottaa keskittymiskausia ja ajoittaista uudistumista.
molemmat teistä ovat kirjoittaneet useita kirjoja, joissa kuvataan tekniikoitanne, mutta antakaa minulle nopea yhteenveto.
Allen: en soita, mitä minä olen paljastanut ”strateginen arvo tilaa.”Jos aiot kokata ihmisille, kello on viisi, ja he tulevat kuudelta. Haluat kaikki oikeat ainekset., Haluat oikeat työkalut. Haluat, että keittiö on siisti. Tarvitaan vapautta tehdä luova sotku. Opetan ihmisiä saavuttamaan että vapaus ottamalla hyvin välittömiä, konkreettisia toimia: ladata kaikki sitoumukset ja hankkeet, luettelot, keskittyen ”ensi toimia,” ja ajatella, että konteksti—työ, joka on tehtävä omassa toimistossa tai puhelimessa, tai tietokoneen. Sinun ei tarvitse muuttaa itseäsi. Tarvitset vain yksinkertaisia mutta tehokkaita tekniikoita.,
Schwartz: keskitymme energian neljään ensisijaiseen ulottuvuuteen, jotka meidän kaikkien on tehtävä parhaamme mukaan. Maanpinnan taso on fyysinen kunto, uni, ravinto ja lepo. Emotionaalisella tasolla kyse on positiivisten tunteiden kehittämisestä-ja johtajana niiden viestimisestä muille. At henkinen taso, se on noin saada enemmän valvontaa teidän huomiota—sekä lisäämällä kyky keskittyä yhteen asiaan kerrallaan ja oppimalla siirtyisivät oikean aivopuoliskon tehdä enemmän-luovaa työtä., Henkisellä tasolla kyse on tarkoituksen määrittelemisestä, sillä kun jollain on oikeasti merkitystä, siihen tuodaan paljon enemmän energiaa. Hyvin vähän C-suite johtajat olen tavannut täysin ymmärrä, miten näihin tarpeisiin—itselleen ja toisille—on ehdottoman tärkeää kestävän korkean suorituskyvyn. He ovat hyviä tekemään asioita, ja ne ovat olleet palkitaan annetaan enemmän asioita. Mutta yhä suurempi kysyntä ylittää heidän kapasiteettinsa. Ne ylikuormittuvat sähköpostilla, tekstareilla ja kaikilla sisään tulevilla tiedoilla. Meidän on opetettava heidät perääntymään ja sanomaan: ”mitä oikeastaan haluan tehdä?, Mitkä ovat oikeat valinnat? Mitkä ovat tämän valinnan kustannukset?”
puhutaan joistakin konkreettisista periaatteista, joita opetat. Tony, selitä, miksi ihmisten pitäisi lähestyä työntekoa lyhyinä sprintteinä, ei koko päivän maratonina.
Schwartz: on perustavanlaatuinen väärinkäsitys siitä, miten ihmiset toimivat parhaimmillaan. Useimmat meistä virheellisesti olettaa, että emme ole tarkoitus ajaa kuin tietokoneet—suurilla nopeuksilla, jatkuvasti, pitkiä aikoja, käynnissä useita ohjelmia samanaikaisesti. Se ei ole totta. Ihminen on suunniteltu rytmikkääksi., Sydän sykkii; lihakset supistuvat ja rentoutuvat. Olemme parhaimmillamme, kun liikumme rytmikkäästi energian kuluttamisen ja sen uudistamisen välillä. Meidän on tunnistettava niiden urheilijoiden oivallus, jotka hoitavat työ-lepo-suhdettaan. Kannustamme ihmisiä työskentelemään intensiivisesti 90 minuuttia ja sitten pitää tauon toipua. Opetamme heitä syömään pieniä, energiapitoisia aterioita muutaman tunnin välein, eikä kolmea isoa ateriaa päivässä. Uskomme, että torkkuminen ajaa tuottavuutta, vaikka se on edelleen kova myynti useimmissa yrityksissä., Silti, tosiasia on, että jos henkilö työskentelee jatkuvasti läpi päivän, hän tuottaa vähemmän kuin henkilö, tasa-lahjakkuus, joka toimii hyvin intensiivisesti lyhyen ajan ja sitten palauttaa ennen töitä intensiivisesti uudelleen.
”kannustamme ihmisiä työskentelemään intensiivisesti 90 minuuttia ja pitämään sitten taukoa. Uskomme, että päiväunet lisäävät tuottavuutta.”—Tony Schwartz
Allen: Se on myös kysymys oikean työn. Peter Druckerin mukaan tietotyöläisten kovin työ on työn määrittely. Sata vuotta sitten 80% maailmasta teki ja siirsi asioita., Teit töitä niin kauan kuin jaksoit, nukuit ja sitten heräsit ja teit taas töitä. Sinun ei tarvinnut tehdä päätöksiä. On vaikeampaa olla tuottelias tänään, koska työ on muuttunut paljon monimutkaisemmaksi.
Tony, olet kirjoittanut myös siitä, miten joidenkin järjestöjen kulttuurit kannustavat ihmisiä työskentelemään tavoilla, jotka ovat epäterveellisiä ja lopulta rajoittavat tuottavuutta. Miksi yritykset tekevät niin?
Schwartz: muistan esitelmän arvostettu investointipankki useita vuosia sitten. Lopussa kumppani nousi seisomaan ja sanoi: ”Herra., Schwartz, tämä on hyvin mielenkiintoista, mutta ovella koputtaa tuhat ihmistä, jotka eivät malta odottaa, että tulevat tilalle ihmisiä, jotka olemme palaneet loppuun. Miksi meidän pitäisi huolehtia siitä, että ihmisille annetaan aikaa uudistua? Kun ne palavat loppuun, me vain tuomme paikalle tuoreen uuden porukan, joka on innoissaan töiden saamisesta.”Olin sitä mieltä, että tieto työtä, saat enemmän irti henkilö, kolmas tai viides tai seitsemäs vuosi kuin vaihto toit koska ensimmäinen työntekijä romahti vuonna kaksi. Tämä on laajempi kysymys, johon on syytä kiinnittää huomiota., Emme voi työntää ihmisiä äärirajoilleen ja odottaa heidän tuottavan kestävästi korkeaa huippuosaamista. Todellisen kilpailuedun tulevina vuosina rakentavat yritykset ovat niitä, jotka siirtyvät siitä, että ihmiset pyrkivät saamaan enemmän irti ja investoivat parempaan tarpeidensa täyttämiseen.
– David, mikä on suurin este tuottavuuden että olet yleensä tarkkailla kun menet osaksi organisaation ensimmäistä kertaa?
Allen: People don ’ t capture stuff that have their attention. He eivät tunnusta tai esineellistäkään sitä., Ja se pitää liikkuvan ympäri organisaation psyyke sekä henkilökohtainen psyyke, tyhjennys energiaa ja luoda uskomattomia psyykkinen jäämiä. Ihmiset sanovat: ”Minä teen sen”, mutta he eivät kirjoita sitä ylös, ja se menee mustaan aukkoon. Se sopisi, jos se olisi vain yksi asia, mutta se on satoja asioita. Ja ihmiset eivät määritä tarkalleen, mikä heidän sitoutumisensa siihen on—mikä on tulos, jonka he haluavat saavuttaa, mikä on seuraava toimenpide, jota tarvitaan sen eteenpäin viemiseksi. Sinun pääsi on ideoiden hankkimisesta, ei niiden pitelemisestä., Jätä kaikki pois oman pään ja ulkoistaa se on valtava askel, ja se voi olla merkittävä vaikutus.
” pääsi on ideoiden pitämiseen, ei niiden pitämiseen. Kaiken pudottamisella listalle voi olla merkittävä vaikutus.”—David Allen
paholaisen asianajaja kanta on, että tämä johtaa jättimäinen to-do luettelot, jotka ovat ylivoimainen itseään.
Allen: People do look at all my lists and say, ”God, you’ ve got too many.”Mutta jos et usko listojen olevan oikea tapa, heitä kalenterisi pois., Älä ole älyllisesti epärehellinen. Miksi sinulla on kalenteri? Koska maailma alkoi muuttua hieman monimutkaisemmaksi, ja siksi tarvitset apua luovan energian hallintaan, jota ei voi sulkea tai viimeistellä. Tarvitset listoja, koska aivosi eivät pidä niitä. Mielesi on tämä typerä tietokone, joka herättää sinut klo 3.00 ja hakkaa sinut verisesti yli juttuja et voi tehdä sylkeä, kun makaat siellä. Se vain toistaa asioita avoimissa silmukoissa, ja se imee energiaasi kuin hullu.
Schwartz: tässä tarvitaan nöyryyden prosessia., Se on vähän päälle 12-askeleen käsite myöntää, että olet voimattomia riippuvuudet. Tällöin riippuvuus on sähköpostista ja tiedosta. Ongelmana on se, että tahdonvoimamme ja itsekurimme ovat hurjan yliarvostettuja. Me ajattelemme, että tapa tehdä muutos on työntää kovemmin—vastustaa sitä suklaakeksiä, tai herätä aikaisin ja päästä kuntosalille. Se ei toimi. On nöyryyttävää huomata, että olemme tottumuksen olentoja, ja mitä teimme eilen, on se, mitä teemme tänään., Haluat co-opt prosessi, jonka negatiivinen tottumukset syntyä ilman aikomusta, ja korvata se, mitä me kutsumme ”positiivinen rituaaleja,” tai tahallinen käytäntöjä.
kuinka paljon tiedätte toistenne työstä—ja kuinka paljon käytätte toistenne strategioita?
Schwartz: olen aina pitänyt listaa, mutta ennen kuin olen yhteydessä David on työtä, en tajunnut, että mitään en lataa, voisi mahdollisesti luoda häiriötekijöitä—niin nyt minun pitää luettelot kaiken., Toinen rituaali minulla on se osuu David työ on aina tärkein tehtävä päivässä ensimmäinen asia aamulla, kun olen hyvin levännyt ja ainakin hajamielinen. Yhdeksänkymmentä prosenttia ihmisistä tarkistaa sähköpostinsa heti töihin päästyään. Se kääntää heidän agendansa jollekin toiselle. He tekevät sen, koska se on helppoa—voit tuntea tehokkaammaksi lyhyessä ajassa vastaamalla sähköposteihin. Tuntuu myös hyvältä olla haluttu, ja sähköpostit vahvistavat, että ihmiset haluavat sinut. Ihmisillä on tarkoitus tehdä kaksi perustavaa asiaa: välttää kipua ja siirtyä kohti mielihyvää., Yksi vaisto piti meidät elossa, toinen salli meidän lisääntyä. Ne ovat edelleen impulsseja, jotka ajavat meitä. Tarvitaan korkeampi osa aivoista, jotta voi perääntyä ja sanoa, että tässä on parempi vaihtoehto.”
Tony, yksi testi, joka erottaa GTD dabblers tosi harrastajia: Onko sinulla label maker?
Schwartz: ei. Mutta tiedätkö mitä? Olen etuajassa GTD: n kanssa, joten ei harmita.
David, miten Tonyn ajattelu on vaikuttanut työskentelytapaasi?
Allen: the piece that ’ s made the biggest difference is his work on energy cycles., Toin tyynyn töihin. Työskentelen lasitoimistossa, ja nyt ihmiset näkevät minun makaavan lattialla nokosten kanssa 20 minuuttia. Se on suoraan Tonyn töistä. Olisipa kurinalaisuutta Tony ei käsitellä vaikeimpia tehtäviä, ensimmäinen asia aamulla, mutta minä en.
Schwartz: Se ei ole, että sinulla ei ole kuria—se on, että sinulla ei ole rituaali. Jos rakensit rituaalin, epäilen, että pystyt siihen. Päätöksen tekemisessä on ongelma sen perusteella, miltä sinusta kulloinkin tuntuu. Yleisesti ottaen, se ei toimi., Psykologisesti meillä on kaksi eri itseä. Yksi on hyvin alkeellinen ja reaktiivinen. Toinen on kehittyneempi ja heijastavampi. Ihmisten on tunnistettava, milloin alkukantainen, reaktiivinen itse ottaa vallan ja vaikuttaa heihin välttääkseen epämukavia asioita. Et malta odottaa, kunnes henki liikuttaa sinua.
Allen: Osa tapa hyökätä, että ongelma on tauko suuria tehtäviä alas ja keskittyä pienempien ”seuraava toimet”, joka voi tuntua enemmän hallittavissa. Useimmat ihmiset laittavat tehtävälistalle epämääräisiä asioita, kuten ” äiti.”Hienoa!, Tony kirjoittaa ylös ”Äiti”, mikä merkitsee sitä, että hänen on päätettävä, saako hän äidilleen syntymäpäivälahjan, mitä ostaa ja miten toimittaa se. Hän vastustaa listan katsomista, koska tietää, että siinä yksinkertaisessa notaatiossa on paljon työtä. Sen sijaan luettelossa pitäisi määrittää pienempi seuraava toiminta-sano, ” Soita sisar re äidin syntymäpäivä.”Katso-pystyn siihen! Osa meistä rakastaa tuottamista ja täydellistä olemista. Nyt olen luonut motivaatiota: näen halutun tuloksen, minulla on se luottamus, että pääsen sinne ja näen polun., Suuri osa GTD: n teoista on sitä, että pitää miettiä asioita vain kerran. Ongelmana on, että kaikki on moniajo ja saada hajamielinen uusimmat ja äänekkäimmin. He epäonnistuvat, koska he eivät ole vanginneet, selventäneet, järjestäneet tai rakentaneet säännöllistä tarkistusjärjestelmää, johon he luottavat.
Schwartz: Let me beg to different a little. Sano, että sinulla on ensisijainen tehtävä ja saat sähköpostia. Kuulet Pavlovilaisen piippauksen, etkä voi vastustaa sitä. Käännyt siis sähköpostin puoleen ja menetät alkutehtävän seuraamisen, ja sen yhdistäminen jälkeenpäin vie aikaa., Tutkijat ovat havainneet, että ajan ja käytännössä, ihmiset saada paremmin task shifting, mutta he eivät koskaan saada etänä niin hyvä kuin he olisivat, jos he tekivät, yksi asia kerrallaan.
Allen: Let ’ s take it a step further. Miksi se sähköpostiviesti häiritsee ihmisiä? He eivät luota siihen, että ovat tyhjentäneet sähköpostinsa 24 tunnin välein. Suurin osa ihmisistä elää hätäkuvaustilassa. He eivät koskaan käsittele sähköpostiaan, joten he pelkäävät, että siellä on vielä jotain, ja he antavat jatkuvasti häiritä itseään.,
Schwartz: ennen seuraavaa kysymystä-kuinka kauan olemme puhuneet?
Allen: kahdeksankymmentäviisi minuuttia.
Schwartz: Voimmeko pysähtyä hetkeksi? Minulla on jano, ja mieleni alkaa olla täällä alle 100-prosenttisesti. Olen rakentanut tämän 90-minuuttisen kierteen kehooni, ja siitä on tullut tosi hyvä sanonta: ”Älä viitsi.”
mikä rooli johtajilla on tehdä työntekijöistä tuottavampia?
Schwartz: johtajan tehtävä on olla energiapäällikkö. Se on mobilisoida ja keskittyä ja ohjata ja innostaa ja säännöllisesti ladata niitä hän johtaa.,
Allen: jos pomot eivät hoida asianmukaisesti tehtäviä, joihin ihmiset tulevat töihin, työntekijöiden on mahdotonta saada kaistaa tekemään sitä, mistä Tony puhuu. Jos työpaikat eivät ole selkeitä, jos hankkeet eivät ole hyvin määritelty, jos tulokset eivät ole keskittyneet, jos toiminnan vaiheet ja vastuualueet ja vastuut eivät ole osoitettu, sitten johtaja ei ole tehnyt työtään.
Osaatko puhua siitä, miksi järjestöt epäonnistuvat yrittäessään tehdä tietotyöntekijöistä tuottavampia?,
Allen: Ironista kyllä, ihmiset, jotka ovat kiinnostuneita meidän työ—ja joille se tarttuu eniten—ovat ihmisiä, jotka tarvitsevat sitä vähiten. Meidän työmme on poistaa drag. Kuka tietää dragista eniten? Ne, jotka ovat jo nopeimpia. Formula ykkösten tallit käyttävät miljoonia säästääkseen sekunnin murto-osan. Monet yritykset, jotka omaksuvat työmme, ovat jo hyvin onnistuneita. Minun on vaikea viitata organisaatioon, joka todella epäonnistui työssämme—jos teet vain osan siitä, mitä opetamme, se parantaa tuottavuutta., Ei siis ole mitään valtavia katastrofeja, joissa yritykset kokeilivat menetelmäämme ja epäonnistuivat.
Schwartz: aion olla rehellisiä: Meillä on ollut epäonnistumisia. Sillä tarkoitan, että organisaatio tuo meidät työskentelemään ihmisryhmän kanssa,mutta ryhmä ei syty palamaan. Tyypillisesti nämä yritykset ovat konservatiivisimpia, piilopaikkoja, joissa työntekijöiden tyytymättömyys on syvintä. He ovat niin sanotulla selviytymisalueella.
Allen: No, jos käytämme Tony on määritelmä, jonka mukaan organisaatio ei ota täysin siihen, mitä opetamme, sitten olen täydellinen epäonnistuminen, liian.,
Schwartz: huomaamme, että yhä useammalla yrityksellä on työnhalua, eikä kyse ole enää vain varhaisista adoptoijista. Esimerkiksi rahoituslaitokset ovat johdonmukaisesti hyväksyneet työmme. He eivät ole nähneet kuin edistyksellisiä organisaatioita, mutta ne ovat erittäin yrittäjyyteen, ja taloudellinen ylösalaisin henkilöille, jotka saada enemmän aikaan, on niin suuri, että ne kaikki käyttäytyvät, tavalla tai toisella, kuten urheilijoita. Paremmalla esiintyjällä on paljon suoria taloudellisia käänteitä tällä alalla., Perinteikkäimmistäkin yrityksistä löytyy ottajia, sillä todellisuudessa lähes kaikki tuntevat itsensä häkeltyneiksi.
Onko sinulla mitään näkökulmaa siihen, millaisten yritysten kanssa työskentelet?
Schwartz: olen varmasti onnellisempi työskennellä yritysten kanssa, jotka tekevät tuotteita, jotka selvästi lisäarvoa maailmassa. Jos he valmistavat tupakkaa, en halua auttaa heitä siinä.
Allen: What about Twinkies?
Schwartz: I ’ m more ambivalent about Twinkies. Olen itsekin tiettävästi syönyt Tuikkua. Tuikku siellä täällä ei satuta sinua., Toivon, että elintarvikealan yritykset miettivät tarkemmin, miten ne pakkaavat ja markkinoivat tuotteitaan. Olin töissä, jossa on suuri elintarvikealan yritys viime aikoina—se ei tee Leivoksia, mutta se tekee Twinkie-kuten tuotteiden ja päädyimme keskustelemaan siitä, onko ne pitäisi myydä pienempiä paketteja, koska se olisi parempi asiakkaiden terveyttä. Tämä oli ryhmän ylimmän johdon, ja se ei näytä minulle, että he viihdyttivät kysymys ennen, mutta oli rohkaisevaa, että he olivat valmiita keskustelemaan siitä.,
David, kun työskentelet yrityksen kanssa, miten voit tietää, ovatko ideasi todella juurtuneet?
Allen: voin nähdä sen, kun kulttuuri alkaa sisällyttää periaatteet, kuten odotettua käyttäytymistä ja tekee niistä osa yhteisen sanaston. Kuulet ihmisten rakentavan niitä kielelle: ”mikä on seuraava toiminta?””Minulla on kolme’ odottaa teitä ’ täällä-voimmeko käydä ne läpi?”He kirjoittavat asioita ylös. He aloittavat tapaamiset käymällä läpi sitä, mitä he odottavat saavansa aikaan. Nuo rituaalit voivat tulla eristetyiksi.,
viimeinen kysymys: Jos ihmiset voisivat ottaa vain yhden asian pois työstäsi, mitä sen pitäisi olla?
Schwartz: järjestöjen on tunnustettava, että ihmiset ovat pohjimmiltaan energiaa sisältäviä eliöitä. Ja se energia joko uudistuu tai haihtuu ajan myötä. Organisaation on ymmärrettävä, että osa sen vastuulla, haluaako se sitä tai ei, on varmistaa, että ihmiset ovat täynnä säiliöt energiaa. Tämä on yksi suurista muuttujista, joka määrittää mitkä organisaatiot menestyvät seuraavien 10 tai 20 vuoden aikana.,
Allen: Ajattele sitä tällä tavalla: Vaikka olemme olleet istuu täällä puhumassa, tavaraa on ollut kasaantuu meidän in-laatikot ja voice viestit. Joillakin niistä on mahdollisuus muuttaa tarkoituksellisesti prioriteettejamme. Kun me käännymme tätä kertynyt kamaa, meidän täytyy poistaa vanha liike, joka vetää meidät kun meidän huomiota, ja kohdentaa resurssimme nämä uudet painopisteet. Voit tehdä vain yhden asian kerrallaan, ja sinulla on vain niin paljon resursseja. Joko tuntuu hyvältä istua täällä puhumassa meille, tai sitten tuntuu pahalta 9 000 muustakin, mitä et tee., Jokainen tarvitsee järjestelmän tehdäkseen nuo valinnat viisaasti.