a két férfi konzultált sok azonos cégek, néha szemináriumokat ugyanazon előadótermek back-to-back nap. Aztán tavaly nyáron Allen beugrott egy prezentációra, amelyet Schwartz adott egy kiállításon. Az azóta eltelt hónapokban többször találkoztak, hogy beszéljenek a tudásmunkások teljesítményének javítására irányuló megközelítéseikről., Ebben a szerkesztett beszélgetés HBR, megvitatják a zavaró húzza az e-mail, hogyan befolyásolták egymást, és miért kell csinálni a legfontosabb feladat első dolog reggel (bár csak egyikük nem).
HBR: kezdjük valami egyszerűvel. Hogyan határozza meg mindenki, hogy mit csinál?
Allen: segítek az embereknek és a szervezeteknek többet termelni kevesebb bemenettel. Olyan bevált gyakorlatokat és módszertant tanítok, amelyek nagyobb koncentrációt és kontrollt eredményeznek.,
Schwartz: megtanítjuk az egyéneket és a szervezeteket, hogyan kell ügyesen kezelni az energiát annak érdekében, hogy kevesebb idő alatt, fenntarthatóbb módon több munkát végezzenek. Ehhez új munkamódszerre van szükség—olyanra, amely egyensúlyba hozza a nagy fókuszú időszakokat az időszakos megújítással.
mindketten több könyvet írtak a technikáidról, de adj egy gyors összefoglalót.
Allen: azt hívom, amit felfedtem “a tiszta tér stratégiai értéke.”Mondd, hogy szakács vacsorát készítesz az embereknek, este 5:00 van, és 6:00-kor jönnek. Azt szeretné, hogy a megfelelő összetevőket., Azt szeretné, hogy a megfelelő eszközöket. Azt akarod, hogy a konyha tiszta legyen. Szükséged van a szabadságra, hogy kreatív rendetlenséget csinálj. Úgy tanítani az embereket, hogy elérjék ezt a szabadságot azáltal, hogy nagyon közvetlen, konkrét lépéseket: letöltése a kötelezettségvállalások, valamint a projektek a listák, amelynek középpontjában a “következő műveletek”, majd gondolni az összefüggésben a munkát, amit meg kell tenni, a hivatal, vagy a telefon, vagy a számítógép. Nem kell megváltoztatnod, hogy ki vagy. Csak néhány egyszerű, de nagyon erős technikára van szüksége.,
Schwartz: az energia négy elsődleges dimenziójára összpontosítunk, amelyeket mindannyiunknak a lehető legjobban kell teljesítenünk. A talajszint fizikai-fitness, alvás, táplálkozás, pihenés. Érzelmi szinten a pozitív érzelmek ápolásáról van szó-vezetőként pedig másokkal való kommunikációról. Mentális szinten arról szól, hogy jobban irányítsd a figyelmedet—mind azáltal, hogy növeled a képességet, hogy egyszerre egy dologra összpontosíts, mind pedig megtanulod, hogy a jobb féltekére válts, hogy több kreatív munkát végezz., Spirituális szinten pedig a cél meghatározásáról van szó, mert ha valami igazán számít, akkor sokkal több energiát hozsz hozzá. Nagyon kevés C-suite vezető, akivel találkoztam, teljes mértékben értékeli, hogy ezeknek az igényeknek a kielégítése—önmagukban és mások számára-feltétlenül kritikus a fenntartható nagy teljesítmény szempontjából. Jók a dolgokban, és megjutalmazták őket azzal, hogy több tennivalót kaptak. De a kereslet egyre inkább meghaladja kapacitásukat. Tele vannak e-mailekkel, sms-ekkel és minden információval, ami bejön. Meg kell tanítanunk őket, hogy lépjenek hátra, és mondják: “mit akarok valójában csinálni?, Melyek a helyes döntések? Milyen költségekkel jár ez a választás?”
beszéljünk néhány konkrét elvről, amelyeket tanít. Tony, magyarázd el, miért gondolod, hogy az embereknek rövid sprintek sorozataként kell megközelíteniük a munkát, nem egész napos maratonként.
Schwartz: alapvető félreértés van arról, hogy az emberek hogyan működnek a legjobban. A legtöbben tévesen feltételezik, mi azt jelentette, hogy fut, mint a számítógépek – nagy sebességgel, folyamatosan, hosszú ideig, futó több program egyszerre. Ez nem igaz. Az embereket ritmikusnak tervezték., A szív lüktet, az izmok összehúzódnak és ellazulnak. Akkor vagyunk a legjobbak, amikor ritmikusan haladunk az energiafelhasználás és a megújítás között. Fel kell ismernünk a sportolók betekintését, akik kezelik a munka-pihenési arányukat. Arra ösztönözzük az embereket, hogy intenzíven dolgozzanak 90 percig, majd szünetet tartsanak a gyógyuláshoz. Megtanítjuk őket, hogy enni kis, energia-gazdag ételek néhány óránként, ahelyett, hogy három nagy étkezés naponta. Hisszük, hogy a szundikálás ösztönzi a termelékenységet, bár ez a legtöbb vállalatnál továbbra is kemény eladás., Mégis, a valóság az, hogy ha valaki folyamatosan dolgozik egész nap, kevesebbet fog termelni, mint egy egyenlő tehetségű ember, aki nagyon intenzíven dolgozik rövid ideig, majd felépül, mielőtt újra intenzíven dolgozik.
” arra ösztönözzük az embereket, hogy intenzíven dolgozzanak 90 percig, majd szünetet tartsanak. Hisszük, hogy a szundikálás ösztönzi a termelékenységet.”- Tony Schwartz
Allen: ez is a megfelelő munka kiválasztásának kérdése. Drucker Péter szerint a tudásmunkások számára a legnehezebb feladat a munka meghatározása. Egy évszázaddal ezelőtt a világ 80% – a csinált és mozgatott dolgokat., Addig dolgozott, amíg tudott, aztán aludt, aztán felkelt és újra dolgozott. Nem kellett triage vagy vezetői döntéseket hozni. Ma nehezebb produktívnak lenni, mert a munka sokkal összetettebbé vált.
arról is írt, hogy egyes szervezetek kultúrái hogyan ösztönzik az embereket arra, hogy olyan módon dolgozzanak, amely nem egészséges, és végső soron korlátozza a termelékenységet. Miért csinálják ezt a vállalatok?
Schwartz: emlékszem, hogy néhány évvel ezelőtt egy rangos befektetési bankban beszélgettem. A végén egy partner felállt, és azt mondta: “Mr., Schwartz, ez mind nagyon érdekes, de ezer ember kopogtat az ajtón, akik alig várják, hogy bejöjjenek és kicseréljék a kiégett embereket. Miért kellene aggódnunk amiatt, hogy időt adunk az embereknek a megújulásra? Amikor kiégnek, csak egy új embercsoportot hozunk be, akik örülnek, hogy megkapják a munkát.”Azt állítanám, hogy a tudásmunkában többet kap ki egy személyből a harmadik vagy ötödik vagy hetedik évben, mint a helyettesítésből, amelyet behozott, mert az első munkavállaló a második évben összeomlott. Ez egy szélesebb kérdés, amely figyelmet érdemel., Nem tudjuk tovább erőltetni az embereket a saját határaikra, és elvárni tőlük, hogy fenntarthatóan magas szintű kiválóságot produkáljanak. Azok a vállalatok, amelyek valódi versenyelőnyt építenek az elkövetkező években, azok lesznek, amelyek elmozdulnak attól, hogy többet keressenek az emberekből, hogy jobban megfeleljenek igényeiknek.
David, mi a legnagyobb útlezárás a termelékenységhez, amelyet általában megfigyel, amikor először lép be egy szervezetbe?
Allen: az emberek nem ragadnak meg olyan dolgokat, amelyekre figyelmük van. Nem ismerik el vagy tárgyiasítják., És folyamatosan gurul a szervezeti pszichében, valamint a személyes pszichében, elvezetve az energiát, és hihetetlen pszichés maradványokat hozva létre. Az emberek azt mondják,” megteszem”, de nem írják le, és egy fekete lyukba kerül. Az jó lenne, ha csak egy dolog lenne, de ez több száz dolog. És az emberek nem határozzák meg pontosan, hogy mi az elkötelezettségük az iránt a dolog iránt—mi az a végeredmény, amit el akarnak érni, mi a következő lépés, ami szükséges az előrelépéshez. A fejed az, hogy ötleteid vannak, nem tartja őket., Csak kidobni mindent a fejéből, és kiszervezni egy hatalmas lépés, és ez jelentős hatással lehet.
“a fejed azért van, mert ötleteid vannak, nem tartva őket. Ha mindent egy listára dobunk, annak jelentős hatása lehet.”- David Allen
Az ördög ügyvédje álláspontja az, hogy ez óriási tennivalókat eredményez, amelyek önmagukban elsöprőek.
Allen: az emberek megnézik az összes listámat, és azt mondják: “Istenem, túl sok van neked.”De ha nem gondolja, hogy a listák az út, dobja el a naptárát., Ne légy intellektuálisan tisztességtelen róla. Miért van naptárad? Mivel a világ egy kicsit összetettebbé vált, ezért segítségre van szüksége a kreatív energia kezelésében, amelyet nem lehet bezárni vagy befejezni. Listákra van szükséged, mert az agyad nem tudja tartani őket. Az elméd egy hülye kis számítógép, ami felébreszt 3:00-kor, és Megver téged olyan dolgok miatt, amikről nem tudsz köpni, amíg ott fekszel. Csak annyit tesz, hogy dolgokat ismételget a nyitott hurkokban, és az energiádat szívja, mint egy őrült.
Schwartz: itt van egy alázatossági folyamat, amelyre szükség van., Ez egy kicsit bekapcsolja a 12 lépéses elképzelést, hogy beismerje, hogy te vagy tehetetlen a függőségeid felett. Ebben az esetben a függőség az e-mail és információ. A probléma az, hogy akaraterőnket és önfegyelmünket vadul túlértékelik. Úgy gondoljuk, hogy a változás módja az, hogy nehezebben nyomjuk meg-ellenállni a csokoládé chip cookie-nak, vagy korán felébredni, és eljutni az edzőterembe. Nem működik. Megalázó felfedezni, hogy a szokás teremtményei vagyunk, és amit tegnap tettünk, az az, amit ma fogunk csinálni., Együtt akarja választani azt a folyamatot, amellyel a negatív szokások szándék nélkül merülnek fel, és helyettesíti azt, amit “pozitív rituáléknak” vagy szándékos gyakorlatnak nevezünk.
mennyit tudtok egymás munkájáról—és mennyit használjátok egymás stratégiáit?
Schwartz: mindig listákat tartottam, de amíg nem kapcsolódtam David munkájához, nem vettem észre, hogy bármi, amit nem töltöttem le, zavaró tényezőket hozhat létre—tehát most mindent listázok., Egy másik rituálé, ami összhangban van David munkájával, az, hogy mindig a nap legfontosabb feladata az első dolog reggel, amikor a legpihentebb és legkevésbé zavart vagyok. Az emberek kilencven százaléka ellenőrzi e-mailjét, amint munkába áll. Ez viszont a napirend át valaki másnak. Azért csinálják, mert könnyű-rövidebb idő alatt hatékonyabbnak érezheti magát az e-mailek megválaszolásával. Az is jó érzés, hogy köröznek, és az e-mailek megerősítik, hogy az emberek téged akarnak. Az embereket két alapvető dologra tervezték: a fájdalom elkerülésére és az öröm felé való elmozdulásra., Az egyik ösztön életben tartott minket; a másik lehetővé tette számunkra, hogy reprodukáljunk. Még mindig ezek az impulzusok vezetnek minket. Az agynak nagyobb része kell ahhoz, hogy hátrébb léphessen, és azt mondja: “itt jobb választás lehet.”
Tony, van egy teszt, amely elválasztja a GTD dabblereket az igazi bhaktáktól: van címkekészítő?
Schwartz: No. De tudod mit? A karrierem elején vagyok a GTD-vel, így nem érzem magam rosszul.
David, hogyan befolyásolta Tony gondolkodása a munkádat?
Allen: a legnagyobb különbség az energiaciklusokon végzett munkája., Valójában hoztam egy párnát a munkába. Egy üvegirodában dolgozom, és most az emberek láthatják, ahogy a padlómon fekve szunyókálok 20 percig. Ez közvetlenül Tony munkájából származik. Azt kívánom, bárcsak a fegyelem Tony csinál kezelni a legnehezebb feladatok első dolog reggel, de én nem.
Schwartz: ez nem az, hogy nincs meg a fegyelem—ez az, hogy nem kell a rituális. Ha te építetted ezt a szertartást, nincs kétségem afelől, hogy meg tudod csinálni. Van egy probléma, hogy a döntés alapján, hogyan érzi magát egy adott pillanatban. Általánosságban elmondható, hogy ez nem működik., Pszichológiailag két különböző énünk van. Az egyik nagyon primitív és reaktív. A másik fejlettebb és visszatükrözőbb. Az embereknek fel kell ismerniük, amikor a primitív, reaktív én átveszi és befolyásolja őket, hogy elkerüljék a kellemetlen dolgokat. Alig várhatod, hogy megtedd a dolgokat, amíg a szellem meg nem mozdít.
Allen: a probléma támadásának egyik módja a nagy feladatok lebontása és a kisebb “következő műveletekre” való összpontosítás, amelyek kezelhetőbbnek tűnhetnek. Amit a legtöbb ember fel a To-do lista homályos dolgok, mint a ” anya.”Nagyszerű!, Tehát Tony írja le “Anya”, jelezve, hogy el kell döntenie, hogy az anyja egy születésnapi ajándék, és mit kell vásárolni, és hogyan kell szállítani. Nem fogja nézni a listát, mert tudja, hogy sok munka van ebben az egyszerű jelölésben. Ehelyett a lista meg kell adnia egy kisebb következő művelet-mondjuk, ” Call nővér újra anya születésnapja.”Ó, nézd-meg tudom csinálni! Van valójában egy részünk, hogy szeret termelni,hogy szeret teljes. Most motivációt hoztam létre: látom a kívánt eredményt, bízom benne, hogy odaérek, és látom az utat., Sok, amit a GTD csinál, úgy állítja be, hogy csak egyszer kell gondolkodnia a dolgokon. A probléma az, hogy mindenki multitasking és egyre figyelmetlen a legújabb és leghangosabb. Kudarcot vallanak, mert nem fogtak el, tisztáztak, szerveztek vagy építettek be egy olyan rendszeres felülvizsgálati rendszert, amelyben megbíznak.
Schwartz: hadd könyörögjek egy kicsit. Mondja, hogy egy elsődleges feladaton dolgozik, és kap egy e-mailt. Hallod azt a kis Pavlovi sípot, és nem tudsz ellenállni neki. Tehát az e-mailhez fordulva elveszíti a kezdeti feladat nyomon követését, és időbe telik, amíg utána újra csatlakozik hozzá., A kutatók azt találták, hogy az idő múlásával és a gyakorlással az emberek jobban teljesítenek a feladatváltásban, de távolról sem olyan jók, mint lennének, ha egyszerre egy dolgot tennének.
Allen: vessünk egy lépéssel tovább. Miért zavarja az embereket ez az e-mail hangjelzés? Azért, mert nem bíznak abban, hogy 24 óránként kiürítik az e-mailjeiket. A legtöbb ember sürgősségi szkennelési módban él. Soha nem foglalkoznak az e-mailjükkel, így attól tartanak, hogy még mindig van valami, ami ott ül, és folyamatosan hagyják, hogy eltereljék a figyelmüket.,
Schwartz: a következő kérdés előtt – mióta beszélünk?
Allen: nyolcvanöt perc.
Schwartz: megállhatunk egy pillanatra? Szomjas vagyok, és az elmém kezd 100% alatt lenni. Ezt a 90 perces ciklust építettem a testembe, és nagyon jó volt azt mondani nekem: “adj egy kis szünetet.”
milyen szerepet játszanak a vezetők a munkavállalók termelékenyebbé tételében?
Schwartz: a vezető szerepe az, hogy az Energiaügyi vezérigazgató legyen. Mozgósítani, koncentrálni, irányítani, inspirálni és rendszeresen feltölteni azokat, akiket vezet.,
Allen: Ha a főnök nem kezeli megfelelően a feladatok, amelyek az emberek dolgozni, lehetetlen, alkalmazottak, hogy a sávszélesség, amit Tony beszél. Ha a munkahelyek nem egyértelműek, ha a projektek nincsenek jól meghatározva, ha az eredmények nem összpontosítanak, ha cselekvési lépéseket, elszámolásokat és felelősségeket nem osztanak ki, akkor a vezető nem végezte el a munkáját.
tud beszélni arról, hogy miért szervezetek nem, amikor megpróbálja, hogy a tudás dolgozók termelékenyebb?,
Allen: ironikus módon azok az emberek, akiket leginkább érdekel a munkánk—és akik számára a legjobban ragaszkodik -, a legkevésbé szükségük van rá. Amit a munkánk végez, az a húzás megszüntetése. Ki ismeri a legjobban a drag-ot? Azok, akik már a leggyorsabbak. A Forma-1-es csapatok milliókat költenek a másodperc töredékének megtakarítására. Sok olyan vállalat, amely magában foglalja a munkánkat, már nagyon sikeres. Nehéz nekem rámutatni egy olyan szervezetre, amely valóban kudarcot vallott a munkánkban—ha csak egy darabot csinálsz abból, amit tanítunk, javítja a termelékenységet., Tehát nincsenek olyan hatalmas katasztrófák, ahol a vállalatok kipróbálták a módszerünket, és kudarcot vallottak.
Schwartz: őszinte leszek: voltak kudarcaink. Ez alatt azt értem, hogy egy szervezet bevisz minket dolgozni egy embercsoporttal, de a csoport nem fog meggyulladni. Jellemzően ezek a cégek a legkonzervatívabb, legelvetemültebb helyek, ahol a munkavállalók boldogtalansága a legmélyebb. Az úgynevezett túlélési zónában vannak.
Allen: Nos, ha Tony definícióját használjuk, amely szerint egy szervezet nem veszi teljes mértékben azt, amit tanítunk, akkor én is teljes kudarc vagyok.,
Schwartz: azt tapasztaljuk, hogy egyre több cégnek van étvágya a munkánkra, és már nem csak a korai alkalmazóknak. Például a pénzintézetek következetesen sikeresek voltak munkánk elfogadásában. Ők nem tekintik progresszív szervezetek, de ők nagyon vállalkozói, és a pénzügyi fejjel az egyének, akik többet tenni olyan nagy, hogy mindegyikük úgy viselkedik, bizonyos mértékig, mint a sportolók. Jobb előadónak lenni sok közvetlen pénzügyi előnnyel jár ebben az iparágban., Mi is találni elfogadók a legtöbb hagyományos vállalkozások, mert a valóság az, hogy szinte mindenki érzi túlterheltek.
van-e véleménye arról, hogy milyen típusú vállalatokkal dolgozik?
Schwartz: minden bizonnyal boldogabb vagyok olyan vállalatokkal dolgozni, amelyek olyan termékeket gyártanak, amelyek egyértelműen hozzáadott értéket képviselnek a világon. Ha cigarettát készítenek, nem szívesen segítek nekik abban, hogy termelékenyebbek legyenek.
Allen: mi a helyzet a Twinkies-szel?
Schwartz: ambivalensebb vagyok a Twinkies-ről. Tudom, hogy én magam is eszem egy Kacsintót. Egy pislogás itt-ott nem fog bántani., Azt remélem, hogy az élelmiszeripari cégek jobban odafigyelnek arra, hogyan csomagolják és forgalmazzák termékeiket. Az utóbbi időben egy nagy élelmiszeripari céggel dolgoztam-nem sütikről van szó, hanem Twinkie-szerű termékekről -, és végül arról beszéltünk, hogy kisebb csomagokat kellene eladniuk, mert az jobb lenne az ügyfelek egészségére. Ez egy felsővezetők csoportja volt, és nekem nem tűnt úgy, hogy korábban szórakoztatták volna a kérdést,de bátorítottak, hogy hajlandóak megvitatni.,
David, amikor egy céggel dolgozik, hogyan tudja megmondani, hogy ötletei valóban gyökeret vertek-e?
Allen: látom, amikor a kultúra elkezdi beépíteni az elveket a várt viselkedésbe, és a közös lexikon részévé teszi őket. Hallani fogja az emberek építeni őket a nyelv: “Mi a következő lépés?””Itt van három” vár rád ” – átmehetünk rájuk?”Leírják a dolgokat. Azzal kezdik a találkozókat, hogy átnézik,mire számítanak. Ezek a rituálék bekerülhetnek.,
utolsó kérdés: ha az emberek csak egy dolgot vehetnek el a munkájától, mi legyen?
Schwartz: a szervezeteknek fel kell ismerniük, hogy az emberek alapvetően energiát tartalmazó szervezetek. És ez az energia vagy megújul, vagy idővel eloszlik. A szervezetnek fel kell ismernie, hogy felelősségének egy része, akár akarja, akár nem, annak biztosítása, hogy az emberek teljes energiatartalommal rendelkezzenek. Ez az egyik nagy változó, amely meghatározza, hogy mely szervezetek gyarapodnak a következő 10 vagy 20 évben.,
Allen: gondoljunk csak bele: miközben itt ültünk és beszélgettünk, a cuccok felhalmozódtak a dobozainkban és a hangpostáinkban. Némelyiknek lehetősége van arra, hogy értelmesen megváltoztassa prioritásainkat. Amikor ehhez a felhalmozott dolgokhoz fordulunk, ki kell iktatnunk azokat a régi üzleteket, amelyek ránk húzódnak, ami felhívja a figyelmünket, és átcsoportosítjuk erőforrásainkat ezekre az új prioritásokra. Egyszerre csak egy dolgot tehetsz, és csak annyi erőforrásod van. Vagy jól érzed magad, hogy itt ülsz és beszélsz velünk, vagy rosszul érzed magad a 9000 másik dolog miatt, amit nem csinálsz., Mindenkinek szüksége van egy rendszerre, hogy bölcsen hozza meg ezeket a döntéseket.