ahogy magad található reggel, nyissa meg az e-mailt, hogy három különböző kérések állapotfrissítések az egyik projekt. A menedzser azt akarja tudni, hogy mikor fejeződik be a költségvetés. Az egyik csapat tagjai kíváncsi, hogy mennyi időt kell terveznie, hogy fordítson a projekt. A KMH azt kérdezi, hogy a projekt legutóbbi késése hogyan befolyásolja az első negyedéves célokat.,
Gyakori állapot kéri, minden irányból nyomasztó lehet, de van egy jobb módja annak, hogy tájékoztassa az érintett projekt frissítések: projekt státusz jelentés.
mi a projekt állapotjelentése, és miért számít?
a projekt állapotjelentései időszerű frissítések (megbeszéljük, hogy milyen gyakran kell ezeket később elvégeznie) a projektek előrehaladásáról. Úgy tűnik, hogy válaszolnak azokra a kérdésekre, amelyeket mindenki feltesz (mielőtt ténylegesen feltennék őket). Tömören írva, magas szintű információkat kínálnak egy projektről, nem pedig minden részletről.,
a projekt állapotjelentéseinek rendszeres elvégzése azért fontos, mert segítenek abban, hogy az összes érdekelt fél a hurokban maradjon, és igazodjon a projekt előrehaladásához. Akkor kap lényegesen kevesebb kérdést projekt állapotát, mert te már megelőzve a játék. Azt mutatják, és azt mondják, hogy a pályán, így (és mindenki más) magabiztosnak érzi magát.,
Próbáld meg a jelentés Asana
ha a projekt nem a pályán, az állapot jelentés mások is tudják, mi a késedelem, illetve, hogy mit csinálsz, hogy megoldja minden blokkolók, amely lehetővé teszi, hogy megmutassák a proaktív megközelítés, hogy a dolgok vissza, ahol lenniük kellene. (A projekt idővonala egy másik kiváló kiegészítés a projektek kezeléséhez).
hogyan lehet írni egy nagy projekt állapotjelentést
Szóval, hogyan megy a projekt Állapotjelentések készítése? Győződjön meg róla, hogy világos struktúrát hoz létre a frissítéshez, és következetesen használja a jövőbeli állapotjelentésekkel és frissítésekkel., Azt is meg kell győződnie arról, hogy megegyezik a projekt rövid tartani a jelentést a témában.
kövesse ezt az útmutatót, hogy megértse, mit kell beillesztenie a projekt állapotjelentésébe, és nézze meg, ahogy minden lépést a gyakorlatba helyezünk egy alkalmazotti elégedettségi projekt példájával.
1. Nevezze meg a jelentést
nagyszerű lehetőség a projekt nevének egyszerű használata az egyértelműség érdekében. Ha rendszeresen jelentést tesz erről a projektről, érdemes lehet egy dátumot vagy időbélyeget is tartalmaznia.
példa: 2020. február-munkavállalói elégedettségi kezdeményezés
2., Jelölje meg, hogy a projekt jelenleg a pályán, veszélyben, vagy off track
Keressen egy projektkezelő eszközt, amely lehetővé teszi a projekt állapotának kommunikálását, függetlenül attól, hogy a pályán van-e. Ennek egyik módja egy színkódoló rendszer használata(zöld = pályán, sárga = veszélyben, piros = pályán kívül).
példa: a projekt állapota a pályán van.
3. Adjon gyors összefoglalót az állapotjelentésről
a projekt állapotjelentésének összefoglalójának rövidnek kell lennie-körülbelül 2-3 mondatban., A cél itt az, hogy az olvasók, akiknek nincs ideje, hogy olvassa el a teljes jelentést egy gyors TL; DR a legfontosabb tényeket.
példa: a felmérési eredményeinket itt tekintjük át. Az elkötelezettségi Bizottság együttműködik a végrehajtó csapattal arról, hogy milyen új kötelezettségvállalási kezdeményezéseket kell végrehajtani.
4. Válasszon két-három kulcsfontosságú területet vagy mérföldkövet, amelyeket kiemelhet a jelentésben
válassza ki, hogy mit dolgozott a legjobban az utolsó frissítés óta. Lehet például, hogy időrendi sorrendben vödrölöd ki a dolgokat-mit tettünk, min dolgozunk, és mi következik-egy naptárban., Ez heti, havi és negyedéves szegmensekben bontható ki. Egy másik lehetőség a frissítések csoportosítása szereptervezés, másolás, webfejlesztő szerint. Projekt mérföldkövek-magatartás elkötelezettség felmérés, felmérés eredményeit, végre visszajelzést – egy másik bucketing módszer.
példa: engagement survey, survey results, implement feedback
5. Adjon hozzá egy magas szintű áttekintést az egyes kulcsterületekről
az állapotjelentés minden egyes kulcsfontosságú területéhez, adjon hozzá néhány pontpontot, amelyek frissítik az előrehaladást, a teljesítményeket és a közelgő munkát.,
példa: a felmérés eredményei
- az alkalmazottak 70% – A vette át az elégedettségi felmérést
- általános elégedettségi besorolásunk 80%
- az eredményeket a végrehajtó csapat felülvizsgálja, mielőtt az eljegyzési Bizottság újra találkozik
6. Adjon hozzá linkeket más dokumentumokhoz vagy erőforrásokhoz
bár nem akar minden apró részletet belefoglalni a projekt menetébe,néhány ember többet szeretne tudni. Az érdekelt felek számára, akik mélyrehatóbb információkat keresnek, linkeket szolgáltatnak dokumentumokhoz vagy forrásokhoz, például a projektportfólióhoz.,
példa: adjon meg egy linket a munkavállalói elégedettségi felméréshez
7. Figyeljen minden olyan kérdésre vagy kihívásra, amelyet a projekt
– be vezetett, minden projekt útzárba kerül. Az érdekelt felek hurokban tartása, amikor problémák merülnek fel, segít mindenkinek ennek megfelelően alkalmazkodni ahhoz, hogy a pályán maradjon.
példa: a végrehajtó csapat meg akarja nézni az eredményeket, mielőtt az eljegyzési Bizottság újra találkozik, de még három hétig nem lesz képes erre. Ez késlelteti a projekt teljes ütemtervét.
8., Tartalmazzon további jegyzeteket vagy kiemeléseket
Ezek lehetnek a következő lépések listája, kudos, amelyet meg szeretne adni valakinek, vagy bármi mást, amelyet kiemelni szeretne.
példa: Köszönjük Sarah A. több kommunikációt küldött az alkalmazottaknak, ösztönözve őket a felmérésben való részvételre!
sablon létrehozása a projekt állapotjelentés
Ha azt szeretnénk, hogy gyorsan mindent megtanult az előző szakaszban használni, írja be a következő projekt állapotjelentés ezzel a könnyen kitölthető sablon:
Jelentés neve:
nevezze meg a jelentést., Ez lehet A Projekt neve és a dátum.
projekt állapota:
pályán van, veszélyben van,vagy késik?
összefoglaló:
itt talál egy rövid leírást a projekt állapotjelentéséből származó legfontosabb elvitelekről.,
a Témakör/milestone 1:
- Áttekintés ponthoz
- Áttekintés ponthoz
- Áttekintés ponthoz
a Témakör/milestone 2:
- Áttekintés ponthoz
- Áttekintés ponthoz
- Áttekintés ponthoz
a Témakör/milestone 3:
- Áttekintés ponthoz
- Áttekintés ponthoz
- Áttekintés ponthoz
Kérdések/kihívások:
Vannak olyan kihívásokkal nézel szembe? Hogyan fogja megoldani őket?
További megjegyzések vagy kiemelések:
vannak-e további dolgok, amelyeket a csapatnak tudnia kell?,
példák a projekt állapotjelentéseire
míg a projekt Állapotjelentések írásának útmutatója hasznos, néha egy valós példa látása lehetővé teszi, hogy valóban megnézze, hogyan nézhet ki a saját frissítése, igaz? Azt hittük, hogy egyetért, tehát itt van egy példa, amelyet hasznosnak találhat.
Ez azt jelenti, hogy nincs egyetlen módja annak, hogy írjon egy állapotjelentést, és a tiéd nem néz ki pontosan így. De amíg a projekt állapotjelentései releváns frissítéseket adnak, jól csinálod.,
Jelentés neve: Ebook launch
projekt állapota: a pályán
összefoglaló:
nagy előrelépés ezen a héten! Még mindig a koncepció fázisában vagyunk, de Avery Lomax ezen a héten választ egy témát. A tartalom-és tervezőcsapatok készen állnak az indulásra, ha már a folytatásban vagyunk.,Csütörtök
Tartalom:
- A Tartalom csapat készen áll, hogy kezdjük el írni másolni, amint az az elképzelésünk, véglegesítették
- gyülekeznek vonatkozó cég információkat kell tartalmaznia
Design:
- Design felül öt e-book példa, hogy meghatározza a stílus tetszett nekik
- lesznek válasszon egy sablont a jövő kedden
További megjegyzések vagy események:
- Jen a hivatal a jövő héten, ezért kérjük, közvetlen tartalmak kérdést, hogy Öröm
- Köszönöm, hogy Henry a rendezése egy hatalmas listát témák minket választani!,
kérdések / kihívások:
az e-könyv határideje szoros, mint mindenki tudja. Fontos, hogy mindannyian a projektmenedzsment eszközünkön dolgozzunk, hogy mindenki szervezett és jó úton haladjon. Kösz!
projekt állapota a legjobb gyakorlatok jelentése
most már tudja, mit kell tartalmaznia a projekt állapotjelentésében, de még mindig van néhány további kérdése. Amint állapotjelentéseket hoz létre a projekthez, ezek a legjobb gyakorlatok segítenek egy nyerő frissítés megfogalmazásában.
milyen gyakran kell jelentenie?,
az Állapotjelentések küldésének heti kadenciája nagyszerű módja annak, hogy a projektek tetején maradjon. Állítson be egy feladatot magának, hogy minden héten egy adott napon mindig küldjön állapotjelentéseket, vagy használjon ismétlődő emlékeztetőket tartalmazó platformot. Az érdekelt felek elvárják a frissítéseket, ami kevésbé gyakori bejelentkezést jelent tőlük (plusz értékelni fogják, hogy mindig a hurokban vannak).
ha hetente küld jelentéseket, előfordulhat, hogy elkerülheti a projekthez kapcsolódó több találkozót (mindannyian tudjuk, hogy a felesleges találkozóknak saját hírnevük van)., Hagyja ki a check-in ülések, és időt takaríthat meg a fontosabb munka.
kit kell felvennie?
Ez a projekttől és az érintett személytől függ, de általában frissítést küld a projekten dolgozó valamennyi érdekelt félnek. Ha van egy jó projekt rövid, akkor már tudja, hogy kik az érdekelt felek, mivel felvázolta ott.
még akkor is, ha az adott heti állapotjelentés nem érinti az adott csapattagot, akkor is meg kell osztania azt mindenkivel. Fontos, hogy mindenki magas szintű áttekintést kapjon.
milyen részletes legyen?,
a projekt állapotjelentése nem kínál minden apró részletet. Hagyja, hogy a munka elmondja a történetet—egyszerűen kurátor információkat, majd adjunk hozzá egy kis színt. Gondolj egy projekt állapotjelentésre, mint egy felső sor üzenetére—csak a projekt legfontosabb darabjait, amelyek a legtöbb érdekelt felet érintik, be kell vonni.,
Te mindig azt jelzi, hogy a projekt jó úton halad, veszélybe, vagy az útról, adj egy gyors összefoglaló, hogy mit is teljes, mi a közelgő, majd a linket, más források számára, akik szeretnék tanulni további részletek
Hova kell írni a projekt státusz jelentés?
az állapotfrissítések tervezésének és megosztásának legjobb módja egy munkakezelő eszköz. Keressen egy olyan eszközt, amely áttekintést nyújt a projektről, így a csapatának központi igazságforrása van az összes projekttel kapcsolatos munkához., Így ahelyett, hogy kezelné a projekteket táblázatokban, megtarthatja az összes állapotfrissítést, a projekt rövidnadrágot, a kulcsfontosságú megvalósításokat, valamint a fontos projekt mérföldköveket—egy helyen. A jelentések könnyen megoszthatók lesznek, az érdekelt felek bármikor visszatekinthetnek a korábbi jelentésekre, elkerülve az e-mail túlterhelését a végén.
próbálja Asana ingyen
csomagoló a projekt up: összegezve a munkát
az állapot jelentések beszéltünk mindig küldött a projekt során, hogy mindenki a hurok., Azonban, ha a projekt befejeződött, okos, hogy küldjön ki egy végső összefoglaló jelentést. Gondolj erre a projekt “vezetői összefoglalójaként”. Ez az esélyed arra, hogy az érdekelt feleknek a projekt lezárását kínáld. Arra használod, hogy hivatalosan is bezárd.
ismét magas szintű áttekintés, de a frissítések és állapotok beillesztése helyett összefoglalja, hogyan ment a teljes projekt. Íme néhány kérdés, amit érdemes megválaszolni egy projekt összefoglaló jelentésben:
- mik voltak a projekt céljai és teljesültek?,
- a projekt időben és költségvetéssel készült (adott esetben)?
- milyen sikereket kell kiemelni?
- milyen kihívásokba ütköztünk?
- Mit tanulhatunk ebből a projektből, amely segíthet nekünk a jövőbeli projektekben?
tartsa minden érdekeltet a pályán csodálatos állapotjelentésekkel
Ha a következő projekten túlteljesítésre törekszik, próbáljon meg heti állapotfrissítéseket használni. Ők fogják tartani, produktív, hatékony, és elszámoltatható, miközben mindenki más egy gyors (és vonzó) vizsgálja meg, hogy mi történik., Használja az általunk biztosított erőforrásokat olyan jelentések készítéséhez, amelyek elegendő információt nyújtanak anélkül, hogy túl sok részletbe merülnének. Keressen egy olyan projektmenedzsment-megoldást, mint például az Asana, amelynek olyan funkciói vannak, amelyek kifejezetten segítenek az állapotjelentésekben. Időt takarít meg, és a lehető legszervezettebb lesz.