információs értesítések vagy rfi-K kérése az egyik leggyakoribb, elkerülhetetlen adminisztrációs folyamat egy építési projekthez. A projektet irányító vállalkozók számára mindig fontos, hogy az RFI-ket hatékonyan kezeljék a késedelmek és a költségtúllépések minimalizálása érdekében.
a Navigant Construction Forum felmérése tanulmányozta az RFI-k hatását az 1,300 projektekre szerte a világon., A tanulmányt az RFI-k irányításának az építési projektekre gyakorolt hatásának mérésére készítették, és ajánlásokat fogalmaztak meg az RFI-k számának és a projektekre gyakorolt lehetséges hatásának csökkentésére vonatkozóan.
Hatással & Control RFIs Építési Projektek – Egy Kutatási Perspektíva által Kibocsátott, a Navigant Építési Fórum
A jelentés megállapította, hogy minden $1 millió projekt érték, ott megközelítőleg 9.9 kéri, átlagosan 9.7 nap teremtés, hogy a közel egy RFI., Az egyes RFI-k költsége kb. 1080 dollár, a mintából származó rfi-K 21,9% – a nem kapott választ.
nézzük meg az RFI-folyamatot, valamint néhány tippet arról, hogyan lehet hatékonyan kezelni ezt a folyamatot a projekt összes érdekeltje javára.
mi az információkérés (rfi) az építőiparban?
a legtöbb építési projekt esetében a megállapodás, a rajzok és a specifikációk nem feltétlenül foglalkoznak a munka minden apró aspektusával. Ezért, amikor tisztázásra van szükség, kiadnak egy RFI dokumentumot, amely részletezi a szükséges további információkat.,
például ez lehet a fővállalkozó, aki egy specifikációs tétel tisztázását kéri az építésztől, vagy egy alvállalkozó, aki a fővállalkozót kéri a munkák konkrét részével kapcsolatos információkról.
általában az RFI-ket gyakrabban adják ki egy projekt elején, például a tervezési vagy ajánlattételi szakaszban. A helyszínen megkezdett munka előtt felmerülő következetlenségek segítenek csökkenteni a késéseket az építési szakaszban.
az RFIs az érintett felek közötti kommunikáció nyilvántartásaként is szolgál a kért és megadott információk tekintetében., Ez felbecsülhetetlen értékű vita esetén. Fontos, hogy az összes rfi-t hozzáférhetővé és archiválhatóvá tegye a projekt mappákban vagy az építési menedzsment szoftverén belül. Sok rfi, amikor válaszol vezethet további irányítási folyamatok ilyen variáció / változás megrendelések vagy meghosszabbítása idő (EOT) követelések.
hogyan különbözik az RFI az RFP, RFQ, RFT-től?
ha új vagy az építőiparban, eltarthat egy ideig, hogy megtanulják a különböző rövidítések (van egy csomó)., Itt vannak a leggyakoribbak a “kérések” rövid magyarázattal:
- Javaslatkérés (RFP) – a vállalkozóktól vagy beszállítóktól alternatív megoldásokra vagy innovációkra vonatkozó javaslatok kérésére a szükséges szabvány elérése érdekében (pl. anyagváltozás vagy alternatív építési folyamat).
- Ajánlatkérés (RFQ) – lehetőség a vállalkozók vagy beszállítók számára egy adott termék vagy szolgáltatás költségére.,
- pályázati felhívás (RFT) – a vállalkozóknak vagy beszállítóknak a szükséges építési szolgáltatás nyújtására és teljesítésére vonatkozó részletes pályázati/ajánlattételi javaslat benyújtására irányuló eljárás.
az RFI-K valószínűleg egy RFQ vagy RFT kiadása után jönnek létre, de kiadhatók az RFP elkészítése előtt vagy után.
mire használják általában az RFI-ket?
az RFI szó szerint bármilyen olyan helyzetre kiadható, ahol tisztázásra vagy további információkra van szükség., Ezt fel lehet használni minden szakaszában a projekt (tervezés, pályázat/ajánlattétel, Építés). Főleg, RFIs használni, hogy tisztázza szempontok a tervezés és/vagy anyag kiválasztása belül dokumentumok, mint például:
- Építési tervek
- műszaki adatok
- a Szerződés szerinti teljesítési feltételek
- Építési szabványok
Beállítás RFI szabványok az Építőipari Cég
A legfontosabb tényező az, hogy mindenki a cég, meg kell értenie annak fontosságát, hogy a RFI menedzsment folyamat, tisztában van a vállalat kapcsolatos politikájának eljárások.,
könnyű szóbeli beszélgetést folytatni egy ügyféllel vagy vállalkozóval, hogy tisztázást kérjen. Ha azonban nem rendelkezik fekete-fehérben dokumentált információkkal, akkor felelős lehet a megállapodással kapcsolatos vita esetén felmerülő többletköltségekért.
biztosítania kell, hogy az RFI-eljárásait az egész vállalat megértse és kövesse, valamint hogy minden beszélgetést és pontosítást hivatalos rfi-kkal alátámasszanak, és hogy a válaszok naplózásra kerüljenek a jövőbeli hivatkozás céljából.
mit kell kinéznie egy RFI-nek?,
egy jól megtervezett rfi sablon segítségével biztosítja, hogy tartalmazza a projekt összes releváns információját. Az alábbiakban néhány fontos elem tartalmazza a RFI sablon:
- Projekt neve
- Dátum RFI
- Időrendi száma RFI
- Részletek a címzetteket, illetve a címzettek másolatok
- Tárgy neve vagy RFI cím
- a kért Információkat, illetve, hogy miért
- Dátum válasz van szükség (pl., nem elég csak mondani, ASAP)
- Termékleírás, rajz és/vagy a részletes referencia szám (adott esetben)
- Neve a RFI van kibocsátó
- A Vállalat adatai
- Válasz Dátuma (amikor megkapta a címzettek)
WeBuild Szoftver RFI Eszköz
a technológia hatékonyságának javítása
Új technológiák kínálnak egy nagyszerű eszköz, hogy a hatékonyság javítása, az építési igazgatási folyamatok, valamint szinte az összes építési menedzsment szoftver tartalmazza a funkciót kezelni a RFI folyamat., Fontos ellenőrizni, hogy az összes releváns információ (lásd a fenti pontot) szerepel-e bármely lehetséges szoftvermegoldásban.
biztosítania kell azt is, hogy az RFI-k együttműködési folyamata hatékony legyen egy potenciális szoftvermegoldáson belül. A csapatoknak képesnek kell lenniük arra, hogy egyszerűen online küldjenek, fogadjanak, válaszoljanak és bezárják az RFI-értesítéseket, és megosszák azokat munkatársaikkal és a projekt más szereplőivel. A hatékony online együttműködés megakadályozza a késedelmeket, a hibákat és az Általános frusztrációt.,
az is nagyon hasznos lenne, ha a szervezeten kívüli felek hozzáférhetnek a projekt információihoz anélkül, hogy regisztrálniuk kellene a választott szoftverrendszeren. Fontos az is, hogy olyan szoftveres megoldást használjunk, amely bármely mobil eszközön könnyen elérhető, amely lehetővé teszi a csapat számára, hogy új rfi-értesítéseket adjon ki a munkaoldal bármely pontjáról.
olvassa el az építési szerződést
az RFI-k benyújtásakor alaposan meg kell értenie a szerződést, amellyel dolgozik., Legyen tisztában azzal, hogyan kell benyújtani rfi-k az építési szerződés, a válasz idővonal, és mikor lehet igényelni a késedelmek, ha azok előfordulnak hiánya miatt/késedelmes válaszok a rfi-k.
általában egy építési szerződés kimondja, hogy az RFI-kre adott válaszokat a kérelem kézhezvételétől számított 10 munkanapon belül kell megtenni.
következtetés
annak biztosítása, hogy a projektcsapatok tisztában legyenek az RFI-K fontosságával, és kövessék a vállalat szokásos eljárásait, a lehetséges nézeteltérések kockázatának csökkenéséhez vezet, ami előre nem látható költségekhez vezethet., Összefoglalva, a következő lépések lehetővé teszik az RFI folyamat sikeres kezelését minden projekt esetében:
- küldje el az RFI-ket, amint felismeri a további információk szükségességét.
- lehetővé teszi a válaszok fogadását az építési szerződésben foglaltak szerint.
- korlátozza az egyes RFI-ket egy adott témára, szemben a sok különböző kérdés beillesztésével.
- adjon hozzá minden alátámasztó dokumentációt, például terveket, specifikációkat vagy fényképeket.
- van egy világos vállalati rfi sablon, és rögzíti az összes választ.
- zárja be az RFI értesítéseket, miután kielégítő választ kaptak.,
- könnyű hozzáférést biztosít az RFI-khez a teljes projektcsapat számára.
RFI megoldást keres az építési projektekhez? Nyugodtan foglaljon velünk egy időpontot, és tudjon meg többet arról, hogy a WeBuild megoldása hogyan segíthet a munkafolyamatok egyszerűsítésében és automatizálásában.