La richiesta di informazioni o RFI è uno dei processi amministrativi più comuni e inevitabili per un progetto di costruzione. È sempre importante per gli appaltatori che gestiscono un progetto che le RFI siano gestite in modo efficiente per ridurre al minimo i ritardi e i superamenti dei costi.
Un sondaggio del Navigant Construction Forum ha studiato l’impatto delle RPI su 1.300 progetti in tutto il mondo., Lo studio è stato condotto al fine di misurare l’impatto della gestione delle RFIS sui progetti di costruzione e offrire raccomandazioni su come ridurre il numero di RFIS e il loro potenziale impatto sui progetti.
Impatto& Controllo delle RFI sui progetti di costruzione – Una prospettiva di ricerca pubblicata dal Navigant Construction Forum
Il rapporto ha rilevato che per ogni million 1 milione di valore del progetto, c’erano circa 9,9 richieste, con una media di 9,7 giorni dalla creazione alla chiusura di un RFI., Il costo di ogni RFI è stato determinato in ca. $1.080 e il 21,9% delle RFI del campione non ha ricevuto alcuna risposta.
Diamo un’occhiata al processo RFI e alcuni suggerimenti su come gestire tale processo in modo efficiente a beneficio di tutti gli stakeholder del progetto.
Che cosa è Richiesta di informazioni (RFI) in costruzione?
Per la maggior parte dei progetti di costruzione, l’accordo, i disegni e le specifiche potrebbero non affrontare ogni piccolo aspetto del lavoro. Pertanto, quando è richiesto un chiarimento, viene rilasciato un documento RFI che specifica le informazioni aggiuntive richieste.,
Ad esempio, questo potrebbe essere il contraente principale che chiede all’architetto chiarimenti su un elemento di specifica, o un subappaltatore che chiede al contraente principale informazioni sulla loro parte specifica dei lavori.
Generalmente, le RFI vengono emesse più spesso all’inizio di un progetto, ad esempio nella fase di progettazione o offerta. Le incongruenze che vengono affrontate prima dell’inizio dei lavori in loco contribuiranno a ridurre i ritardi durante la fase di costruzione.
RFIs serve anche come un record di comunicazione tra le parti coinvolte per quanto riguarda le informazioni richieste e fornite., Questo è inestimabile in caso di controversia. È importante che tutte le RFI siano accessibili e archiviate in cartelle di progetto o all’interno del software di gestione della costruzione. Molte RFI quando rispondono possono portare a processi di gestione aggiuntivi come ordini di variazione/modifica o richieste di estensione del tempo (EOT).
In che modo un RFI è diverso da un RFP, RFQ, RFT?
Se sei nuovo nel settore delle costruzioni, può volerci del tempo per imparare tutte le diverse abbreviazioni (ce ne sono molte)., Ecco i più comuni per le “Richieste” con una breve spiegazione:
- Request for Proposal (RFP) – Utilizzato per richiedere proposte da appaltatori o fornitori per soluzioni alternative o innovazioni per raggiungere lo standard richiesto (ad esempio cambio di materiale o processo di costruzione alternativo).
- Richiesta di preventivo (RFQ) – Un’opportunità per appaltatori o fornitori di costare un prodotto o un servizio specifico.,
- Richiesta di gara (RFT) – Il processo per appaltatori o fornitori di presentare in modo competitivo una proposta di gara/offerta dettagliata per fornire e completare il servizio di costruzione richiesto.
Le RFI sono probabilmente create dopo l’emissione di una RFQ o di una RFT, ma possono essere emesse prima o dopo l’emissione di una RFP.
A cosa servono comunemente le RFI?
Un RFI può essere rilasciato letteralmente per qualsiasi tipo di situazione in cui siano richiesti chiarimenti o informazioni aggiuntive., Può essere utilizzato durante tutte le fasi di un progetto (progettazione, gara/offerta, costruzione). Soprattutto, Rfi sono usati per chiarire gli aspetti della progettazione e/o di scelta del materiale interno di documenti quali:
- piani di Costruzione
- Specifiche tecniche
- clausole Contrattuali
- standard
Impostazione di RFI standard nella vostra Azienda di Costruzione
Il fattore più significativo è che tutti nella vostra azienda deve capire l’importanza di RFI processo di gestione, ed è a conoscenza della vostra azienda, normativa e delle procedure.,
È facile avere una conversazione verbale con un cliente o un appaltatore per chiedere chiarimenti. Tuttavia, se non si dispone di tali informazioni documentate in bianco e nero si può essere responsabili per i costi aggiuntivi coinvolti in caso di controversia su quanto concordato.
È necessario assicurarsi che le procedure RFI siano comprese e seguite dall’intera azienda e che tutte le conversazioni e i chiarimenti siano sottoposti a backup con RFI formali e che le risposte siano registrate per riferimenti futuri.
Come dovrebbe essere un RFI?,
L’utilizzo di un modello RFI ben progettato garantisce che contenga tutte le informazioni rilevanti per il progetto. I seguenti sono alcuni cruciali che devono essere incluse nel vostro RFI modello:
- nome del Progetto
- Data di RFI
- numero Cronologico di RFI
- Dettagli di destinatari e i destinatari delle copie
- nome del Soggetto o RFI titolo
- Informazioni di richiesta e perché
- Data risposta sia obbligatoria (es., non basta dire al più presto)
- Specifica, disegno e/o di dettaglio numero di riferimento (se applicabile)
- Nome di RFI dell’emittente
- i dati della Vostra Azienda
- Data della Risposta (quando viene ricevuto da parte dei destinatari)
WeBuild Software RFI Strumento
usare la tecnologia per migliorare l’efficienza
le Nuove tecnologie forniscono un ottimo strumento per migliorare l’efficienza della gestione della costruzione dei processi, e quasi tutte le costruzioni software di gestione includono una funzionalità per gestire la richiesta di informazioni di processo., È importante verificare che tutte le informazioni pertinenti (vedere il punto precedente) siano incluse in qualsiasi potenziale soluzione software.
È inoltre necessario assicurarsi che il processo di collaborazione per le RFI sia efficace all’interno di una potenziale soluzione software. I tuoi team devono essere in grado di inviare, ricevere, rispondere e chiudere gli avvisi RFI online e di condividerli con i loro colleghi di lavoro e altri stakeholder del progetto. Un’efficace collaborazione online eviterà ritardi, errori e frustrazione generale.,
Sarebbe anche molto utile se le parti esterne alla tua organizzazione possano accedere alle informazioni del progetto senza dover registrarsi sul sistema software scelto. È anche importante utilizzare una soluzione software facilmente accessibile da qualsiasi dispositivo mobile, che consente al team di emettere nuovi avvisi RFI da qualsiasi punto del sito di lavoro.
Leggi il tuo contratto di costruzione
Quando invii le RFI, dovresti avere una buona comprensione del contratto con cui stai lavorando., Essere consapevoli di come inviare RFIS sotto il vostro contratto di costruzione, la tempistica di risposta, e quando si può richiedere ritardi se si verificano a causa di una mancanza/ritardo di risposte alle vostre RFIS.
Generalmente, un contratto di costruzione indicherà che le risposte alle RFI devono essere effettuate entro 10 giorni lavorativi dal ricevimento della richiesta.
Conclusione
Garantire che i team di progetto siano consapevoli dell’importanza delle RPI e seguano le procedure standard dell’azienda porterà a una riduzione del rischio di potenziali disaccordi, che possono portare a costi imprevisti., In sintesi, i seguenti passaggi consentono di gestire correttamente il processo RFI per ogni progetto:
- Inviare le RFI non appena viene riconosciuta la necessità di ulteriori informazioni.
- Consentono di ricevere risposte come indicato nel contratto di costruzione.
- Limita ogni RFI a un argomento specifico invece di includere molte domande diverse.
- Aggiungi tutta la documentazione di supporto come piani, specifiche o foto.
- Avere un chiaro modello di società RFI e registrare tutte le risposte.
- Chiudere gli avvisi RFI dopo aver ricevuto una risposta soddisfacente.,
- Consentono un facile accesso a RFI per l’intero team di progetto.
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