Come ti trovi al mattino, apri la tua email per vedere tre diverse richieste di aggiornamenti di stato su uno dei tuoi progetti. Il tuo manager vuole sapere quando il budget sarà finalizzato. Uno dei membri del tuo team si sta chiedendo quanto tempo dovrebbe pianificare di dedicare al progetto. L’OCM si sta chiedendo in che modo il ritardo più recente del progetto avrà un impatto sugli obiettivi del primo trimestre.,
Le frequenti richieste di stato da tutte le direzioni possono sembrare schiaccianti, ma c’è un modo migliore per informare le parti interessate sugli aggiornamenti del progetto: rapporti sullo stato del progetto.
Che cos’è un rapporto sullo stato di un progetto e perché è importante?
I rapporti sullo stato del progetto sono aggiornamenti tempestivi (discuteremo di quanto spesso dovresti eseguirli in seguito) sullo stato di avanzamento dei tuoi progetti. Rispondono alle domande che tutti sembrano chiedere (prima che in realtà chiedano loro). Scritti in modo conciso, offrono informazioni di alto livello su un progetto, piuttosto che su ogni dettaglio.,
Fare rapporti sullo stato del progetto regolarmente è importante perché aiutano a mantenere tutte le parti interessate nel ciclo e allineati su come il progetto sta procedendo. Riceverai molte meno domande sullo stato del progetto perché sei già in anticipo sul gioco. Mostrano e dicono che sei sulla buona strada, facendoti (e tutti gli altri) sentire sicuro.,
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E se il tuo progetto non è in pista, il tuo rapporto sullo stato farà sapere agli altri qual è il ritardo e cosa stai facendo per risolvere eventuali bloccanti, permettendoti di mostrare il tuo approccio proattivo per riportare le cose dove dovrebbero essere. (Una timeline del progetto è un’altra eccellente aggiunta alla gestione dei tuoi progetti).
Come scrivere un ottimo rapporto sullo stato del progetto
Quindi, come si fa a fare rapporti sullo stato del progetto? Assicurati di creare una struttura chiara per il tuo aggiornamento e di essere coerente nell’usarlo con futuri rapporti sullo stato e aggiornamenti., Dovresti anche assicurarti che corrisponda al tuo brief di progetto per mantenere il tuo rapporto sull’argomento.
Segui questa guida per capire cosa includere nel tuo rapporto sullo stato del progetto e guarda come mettiamo in pratica ogni passo con un esempio di un progetto di soddisfazione dei dipendenti.
1. Assegna un nome al tuo report
Un’ottima opzione è usare semplicemente il nome del progetto per chiarezza. Se stai segnalando regolarmente questo progetto, potresti anche voler includere una data o un timestamp.
Esempio: febbraio 2020-Employee satisfaction initiative
2., Indicare se il progetto è attualmente in pista, a rischio o fuori pista
Trovare uno strumento di gestione del progetto che consente di comunicare lo stato del progetto e se è in pista. Un modo per farlo è utilizzare un sistema di codifica a colori (verde = in pista, giallo = a rischio, rosso = fuori pista).
Esempio: lo stato del progetto è sulla buona strada.
3. Fornire un rapido riepilogo del rapporto sullo stato
Il riepilogo del rapporto sullo stato del progetto dovrebbe essere breve—circa 2-3 frasi., L’obiettivo qui è quello di dare ai lettori che non possono avere il tempo di leggere l’intero rapporto un rapido TL;DR dei fatti più importanti.
Esempio: I risultati del nostro sondaggio sono in fase di revisione. Il Comitato di impegno sta lavorando con il team esecutivo su quali nuove iniziative di impegno da implementare.
4. Scegli da due a tre aree chiave o pietre miliari da evidenziare nel tuo rapporto
Scegli su cosa hai lavorato di più dall’ultimo aggiornamento. Ad esempio, si potrebbe bucket cose fuori cronologicamente—quello che abbiamo fatto, quello che stiamo lavorando su, e quello che sta arrivando il prossimo—in un calendario., Può essere suddiviso in segmenti settimanali, mensili e trimestrali. Un’altra opzione è quella di raggruppare gli aggiornamenti per ruolo: progettazione, copia, sviluppatore web. Le pietre miliari del progetto-condurre un sondaggio di coinvolgimento, risultati del sondaggio, implementare il feedback—sono un altro metodo di bucketing.
Esempio: condurre un sondaggio di coinvolgimento, risultati del sondaggio, implementare un feedback
5. Aggiungi una panoramica di alto livello di ogni area chiave
Per ogni area chiave nel rapporto sullo stato, aggiungi alcuni punti elenco che forniscono un aggiornamento sui progressi, i risultati e il lavoro imminente.,
Esempio: Risultati del sondaggio
- Il 70% dei dipendenti ha partecipato al sondaggio
- La nostra valutazione di soddisfazione complessiva è dell ‘ 80%
- I risultati vengono esaminati dal team esecutivo prima che il comitato per l’impegno si riunisca di nuovo
6. Aggiungi link ad altri documenti o risorse
Mentre non vorrai includere ogni piccolo dettaglio su come sta andando il tuo progetto, alcune persone vorranno saperne di più. Per le parti interessate che sono alla ricerca di informazioni più approfondite, fornire collegamenti a documenti o risorse, come il portfolio del progetto.,
Esempio: includere un link al sondaggio sulla soddisfazione dei dipendenti
7. Prestare attenzione a eventuali problemi o sfide che il progetto ha incontrato
Tutti i progetti si imbattono in blocchi stradali. Mantenere le parti interessate nel ciclo quando sorgono problemi aiuterà tutti ad adattarsi di conseguenza per rimanere in pista.
Esempio: Il team esecutivo vuole esaminare i risultati prima che il comitato di impegno si riunisca di nuovo, ma non sarà in grado di farlo per altre tre settimane. Questo ritarderà la nostra tempistica complessiva del progetto.
8., Includi note o highlights aggiuntivi
Questi potrebbero essere un elenco di passi successivi, complimenti che vuoi dare a qualcuno o qualsiasi altra cosa che vuoi evidenziare.
Esempio: Grazie Sarah A. per l’invio di più comunicazioni ai dipendenti incoraggiandoli a partecipare al sondaggio!
Modello per la creazione del rapporto sullo stato del progetto
Se vuoi mettere rapidamente tutto ciò che hai imparato nella sezione precedente da usare, scrivi il tuo prossimo rapporto sullo stato del progetto usando questo modello facile da compilare:
Nome del rapporto:
Dai un nome al tuo rapporto., Questo potrebbe essere il nome del progetto e la data.
Stato del progetto:
È in pista, a rischio o in ritardo?
Sommario:
Includere una breve descrizione dei take away più importanti dal rapporto sullo stato del progetto qui.,
Topic/milestone 1:
- Panoramica del punto
- Panoramica del punto
- Panoramica del punto
Topic/milestone 2:
- Panoramica del punto
- Panoramica del punto
- Panoramica del punto
Topic/milestone 3:
- Panoramica del punto
- Panoramica del punto
- Panoramica del punto
Problemi/sfide:
ci Sono sfide che dovete affrontare? Come li risolverete?
Note aggiuntive o highlights:
Ci sono altre cose che il tuo team deve sapere?,
Esempi di report sullo stato del progetto
Mentre una guida su come scrivere report sullo stato del progetto è utile, a volte vedere un esempio di vita reale ti permette di vedere davvero come potrebbe essere il tuo aggiornamento, giusto? Abbiamo pensato che potresti essere d’accordo, quindi ecco un esempio che potresti trovare utile.
Detto questo, non esiste un modo per scrivere un rapporto sullo stato e il tuo potrebbe non essere esattamente come questo. Ma finché i rapporti sullo stato del progetto forniscono aggiornamenti pertinenti, lo stai facendo bene.,
Nome del report: Ebook launch
Stato del progetto: In pista
Riepilogo:
Grandi progressi questa settimana! Siamo ancora in fase di concept, ma Avery Lomax sceglierà un argomento questa settimana. I team di progettazione e contenuti sono pronti a iniziare una volta dato il via libera.,Giovedì
Contenuto:
- Il Contenuto team è pronto per iniziare a scrivere la copia non appena la nostra idea è finalizzato
- sono la raccolta di pertinenti informazioni di società che dovrebbero essere inclusi
Design:
- Design rivedendo cinque e-book esempi per determinare lo stile che piaceva
- sarà la scelta di un modello da martedì prossimo
note Aggiuntive o mette in evidenza:
- Jen è fuori ufficio tutto la prossima settimana, quindi, si prega di indirizzare qualsiasi contenuto domande di Gioia
- Grazie a Enrico per la curatela di un enorme elenco di argomenti per noi a scegliere!,
Problemi / sfide:
La scadenza dell’e-book è stretta, come tutti sanno. È fondamentale che stiamo tutti lavorando nel nostro strumento di gestione del progetto per mantenere tutti organizzati e in pista. Grazie!
Stato del progetto reporting best practice
Ora sai cosa includere nel rapporto sullo stato del progetto, ma potresti avere ancora alcune domande aggiuntive. Mentre crei rapporti sullo stato per il tuo progetto, queste best practice ti aiuteranno a formulare un aggiornamento vincente.
Quanto spesso si dovrebbe segnalare fuori?,
Entrare in una cadenza settimanale di invio di rapporti di stato è un ottimo modo per rimanere in cima dei progetti. Imposta un’attività per inviare sempre rapporti sullo stato in un determinato giorno ogni settimana o utilizzare una piattaforma con promemoria ricorrenti. Le parti interessate inizieranno ad aspettarsi i tuoi aggiornamenti, il che significa check-in meno frequenti da loro (in più apprezzeranno sempre di essere nel ciclo).
Se invii report settimanalmente, potresti essere in grado di evitare più riunioni relative a un progetto (sappiamo tutti che le riunioni non necessarie hanno la loro reputazione)., Salta le riunioni di check-in e risparmia tempo per lavori più importanti.
Chi dovresti includere?
Dipende dal progetto e da chi è coinvolto, ma in genere si invierà un aggiornamento a tutte le parti interessate che lavorano al progetto. Se hai un buon brief di progetto, dovresti già sapere chi sono i tuoi stakeholder, dal momento che lo hai delineato lì.
Anche se il rapporto sullo stato di quella settimana non influisce su un particolare membro del team, dovresti comunque condividerlo con tutti. È importante per tutti avere una panoramica di alto livello.
Come dettagliato si dovrebbe ottenere?,
Un rapporto sullo stato del progetto non dovrebbe offrire ogni piccolo dettaglio. Lascia che il lavoro racconti la storia: stai semplicemente curando le informazioni e aggiungendo un po ‘ di colore. Pensa a un rapporto sullo stato del progetto come a un messaggio di prima linea: dovrebbero essere inclusi solo i pezzi più importanti del tuo progetto che riguardano la maggior parte delle parti interessate.,
Vuoi sempre indicare se il progetto è in pista, a rischio o fuori pista, dare un breve riassunto di ciò che è completo e ciò che è imminente, quindi collegarsi ad altre risorse per le persone che vogliono saperne di più dettagli
Dove si dovrebbe scrivere il rapporto sullo stato del progetto?
Il modo migliore per redigere e condividere gli aggiornamenti di stato è con uno strumento di gestione del lavoro. Cerca uno strumento che offra una panoramica del tuo progetto, in modo che il tuo team abbia una fonte centrale di verità per tutto il lavoro relativo al progetto., In questo modo, invece di gestire i progetti nei fogli di calcolo, puoi mantenere tutto—aggiornamenti di stato, brief di progetto, risultati chiave e pietre miliari importanti del progetto—in un unico posto. I rapporti saranno facilmente condivisibili, e le parti interessate possono guardare indietro sui rapporti precedenti in qualsiasi momento, evitando il sovraccarico di posta elettronica da parte vostra.
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Avvolgendo il tuo progetto: riassumendo il tuo lavoro
I rapporti di stato di cui abbiamo parlato vengono sempre inviati durante un progetto per mantenere tutti nel ciclo., Tuttavia, una volta che il progetto è finito, è intelligente inviare un rapporto di sintesi finale. Pensate a questo come il “sommario esecutivo” per il vostro progetto. Questa è la tua occasione per offrire alle parti interessate una conclusione del progetto. Lo userai per chiuderlo ufficialmente.
Ancora una volta, è una panoramica di alto livello, ma invece di includere aggiornamenti e stati, fornirai un riepilogo di come è andato il progetto complessivo. Ecco alcune domande a cui potresti voler rispondere in un rapporto di sintesi del progetto:
- Quali erano gli obiettivi di questo progetto e sono stati raggiunti?,
- Il progetto è stato completato nei tempi e nel budget (se applicabile)?
- Quali successi dovrebbero essere evidenziati?
- Quali sfide abbiamo incontrato?
- Cosa possiamo imparare da questo progetto che può aiutarci nei progetti futuri?
Tenere ogni stakeholder in pista con report di stato sorprendenti
Se stai cercando di over-consegnare il vostro prossimo progetto, provare a utilizzare gli aggiornamenti di stato settimanali. Ti manterranno produttivo, efficiente e responsabile, dando a tutti gli altri uno sguardo rapido (e coinvolgente) su ciò che sta accadendo., Utilizzare le risorse che abbiamo fornito per creare report che forniscono informazioni sufficienti senza immergersi in troppi dettagli. Trovare una soluzione di gestione del progetto come Asana che ha caratteristiche progettate specificamente per aiutare con i rapporti di stato. Risparmierai tempo e sarai il più organizzato possibile.