Differenza tra ordine di acquisto e fattura

Gli ordini di acquisto e le fatture sono documenti che quasi ogni dipartimento finanziario si occupa su base giornaliera. Quindi, quali sono questi due documenti e perché sono una parte così importante del processo di contabilità fornitori?

Che cos’è un ordine di acquisto?

Un ordine di acquisto (PO) è la conferma ufficiale di un ordine. È un documento inviato da un acquirente a un fornitore che autorizza un acquisto.,

Ecco un ordine di acquisto di esempio:

Che cos’è una fattura?

Una fattura richiede il pagamento di un acquisto. Le fatture vengono inviate dal venditore all’acquirente.

Ecco una fattura di esempio:

Qual è la differenza tra un ordine di acquisto e una fattura?

La differenza fondamentale tra un ordine di acquisto e una fattura è che un ordine di acquisto conferma che un ordine è stato effettuato mentre una fattura richiede il pagamento per un ordine., o servizi

Descrizione e quantità dei beni o servizi

Prezzo

informazioni di Pagamento

indirizzo di Fatturazione

numero di ordine di Acquisto

indirizzo di Spedizione

data Prevista di consegna

Stesse informazioni sull’ordine di acquisto, di più:

• Un numero di fattura
• informazioni di contatto del Fornitore
• Crediti o sconti
• piano di Pagamento
• Totale importo dovuto al fornitore

Quali sono le somiglianze tra un ordine di acquisto e della fattura?,

Mentre questi documenti sono molto diversi, ci sono un paio di somiglianze.

Entrambi i documenti sono contratti legalmente vincolanti. Ciò significa che l’accordo è stato stipulato sia dall’acquirente che dal venditore e che sono necessarie le azioni che contengono.

Inoltre, sia il PO che la fattura includono i dettagli dell’ordine, le informazioni di invio e il prezzo. La fattura include anche un numero di fattura, le informazioni di contatto del fornitore, le rettifiche di pagamento (crediti o sconti), la pianificazione dei pagamenti e l’importo totale dovuto al fornitore., Il numero PO è spesso incluso nella fattura come riferimento.

Se stai cercando ulteriori informazioni sugli ordini di acquisto, leggi il nostro post sul blog sulla differenza tra una richiesta di acquisto e un ordine di acquisto.

Perché le aziende utilizzano gli ordini di acquisto?

Che si tratti di una piccola impresa o di una grande organizzazione con un reparto acquisti completo, gli ordini di acquisto vengono utilizzati per diversi motivi:

1. Stabiliscono aspettative chiare

   I POS consentono agli acquirenti di chiarire le loro esigenze ai fornitori., Entrambe le parti possono utilizzarli nel caso in cui gli ordini non vengano consegnati come previsto.

2. Aiutano a gestire gli ordini

   I POs forniscono ai team procurement, finance e operations la documentazione ufficiale delle consegne in entrata o in attesa, consentendo loro di monitorare e gestire gli ordini in modo più efficace.

3. Aiutano con il budgeting

   Una volta creato un PO, gli acquirenti possono calcolare questi costi nei budget aziendali e quindi spendere in modo più saggio.,

4. Sono legalmente vincolanti

   In assenza di un contratto formale, un PO può fungere da documento legalmente vincolante, ma solo dopo che è stato accettato dal venditore.

5. Sono una parte fondamentale degli audit trail

   Gli auditor sono alla ricerca di discrepanze finanziarie. L’emissione, l’elaborazione e la registrazione dei POs assicurano che tu abbia ciò di cui hai bisogno per respingere gli auditor.

I vantaggi di cui sopra sono orientati verso gli acquirenti, ma i POs sono documenti importanti anche per i fornitori. I fornitori li utilizzano per l’evasione degli ordini e l’elaborazione dei pagamenti.,

Leggi il nostro post sul blog Processo di acquisto per sapere come una richiesta di ordine di acquisto si trasforma in un ordine di acquisto, quando le aziende hanno bisogno di ordini di acquisto e quando non lo fanno.

Perché le aziende utilizzano le fatture?

Le aziende utilizzano le fatture per i seguenti motivi:

1. 1. Consentono ai fornitori di raccogliere denaro

      La maggior parte dei fornitori non riceve il pagamento per un bene o un servizio fino a quando non viene inviata una fattura all’acquirente. Una telefonata o e-mail di richiesta di pagamento non sarà sufficiente.,

   2. Forniscono visibilità sulla spesa aziendale

      Le fatture descrivono esattamente ciò che ottieni per i tuoi soldi, il che conferisce trasparenza ai dipartimenti finanziari in ciò che i diversi reparti acquistano.

   3. Aiutano a gestire i pagamenti

      Le fatture mostrano quali beni o servizi sono stati venduti, quanti soldi sono stati pagati fino ad oggi e qualsiasi addebito in sospeso. Aiutano le aziende a tenere traccia dei pagamenti in modo formale.

Alcuni dei vantaggi delle fatture sono simili a quelli degli ordini di acquisto.,

1. Come POs, sono legalmente vincolanti

   Una fattura mostra che un particolare bene o servizio è stato fornito e quando è previsto il pagamento. Le fatture dimostrano che le imprese pagano per un bene o un servizio nel caso in cui il pagamento non viene ricevuto.

2. Come i POs, sono una parte fondamentale degli audit trail

   Gli auditor richiedono la prova di tutti i soldi che entrano ed escono dalle aziende. Dal momento che le fatture mostrano esattamente ciò che un business è stato addebitato per un bene o un servizio, sono una parte cruciale di questa prova.,

Conclusione

Le fatture e gli ordini di acquisto sono una parte vitale del processo di acquisto di un’azienda. Comprendere i ruoli che le fatture e gli ordini di acquisto svolgono è importante per chiunque sia coinvolto nell’acquisto di beni o servizi per conto di un’organizzazione. La differenza fondamentale tra un ordine di acquisto e una fattura è che un ordine di acquisto viene inviato da un acquirente a un fornitore per effettuare un ordine mentre una fattura viene inviata da un fornitore a un acquirente per richiedere il pagamento di un ordine.,