I due uomini si sono consultati per molte delle stesse aziende, a volte tenendo seminari negli stessi auditorium nei giorni back-to-back. Poi la scorsa estate Allen è sceso in su una presentazione che Schwartz stava dando ad una fiera. Nei mesi successivi, si sono riuniti più volte per parlare dei loro approcci per migliorare le prestazioni dei lavoratori della conoscenza., In questa conversazione modificata con HBR, discutono l’attrazione distrattiva dell’e-mail, come sono stati influenzati l’uno dall’altro e perché dovresti fare il tuo compito più importante per prima cosa al mattino (anche se solo uno di loro lo fa).
HBR: Iniziamo con qualcosa di semplice. Come ognuno di voi definisce quello che fate?
Allen: Aiuto le persone e le organizzazioni a produrre di più con meno input. Insegno una serie di best practice e una metodologia che producono un maggiore senso di concentrazione e controllo.,
Schwartz: Insegniamo agli individui e alle organizzazioni come gestire l’energia in modo più abile al fine di ottenere più lavoro svolto in meno tempo, in modo più sostenibile. Ciò richiede un nuovo modo di lavorare—uno che bilancia i periodi di alta attenzione con il rinnovamento intermittente.
Entrambi avete scritto diversi libri che descrivono le vostre tecniche, ma datemi un breve riassunto.
Allen: Io chiamo quello che ho scoperto “il valore strategico dello spazio libero.”Dì che cucinerai la cena per le persone, sono le 5: 00 PM e arriveranno alle 6:00. Vuoi avere tutti gli ingredienti giusti., Vuoi avere gli strumenti giusti. Vuoi che la cucina sia bella e chiara. Hai bisogno della libertà di fare un pasticcio creativo. Insegno alle persone a raggiungere questa libertà prendendo misure molto immediate e concrete: scaricando tutti i tuoi impegni e progetti in elenchi, concentrandoti sulle “prossime azioni” e pensando al contesto—lavoro che deve essere fatto nel tuo ufficio, al telefono o al computer. Non devi cambiare chi sei. Hai solo bisogno di alcune tecniche semplici ma molto potenti.,
Schwartz: Ci concentriamo sulle quattro dimensioni primarie dell’energia che tutti abbiamo bisogno di eseguire al meglio. Il livello del suolo è la forma fisica, il sonno, la nutrizione e il riposo. A livello emotivo, si tratta di coltivare emozioni positive-e come leader, comunicandole agli altri. A livello mentale, si tratta di ottenere un maggiore controllo della vostra attenzione—sia aumentando la capacità di concentrarsi su una cosa alla volta e imparando a spostarsi nell’emisfero destro per fare di più-lavoro creativo., E a livello spirituale, si tratta di definire lo scopo, perché quando qualcosa conta davvero, porti molta più energia ad esso. Pochissimi leader di C-suite che ho incontrato apprezzano pienamente come soddisfare queste esigenze-in se stessi e per gli altri—sia assolutamente fondamentale per alte prestazioni sostenibili. Sono bravi a fare le cose, e sono stati premiati da essere dato più cose da fare. Ma sempre più la domanda sta superando le loro capacità. Sono sovraccarichi di e-mail, messaggi e tutte le informazioni che arrivano. Dobbiamo insegnare loro a fare un passo indietro e dire: “Cosa voglio davvero fare?, Quali sono le scelte giuste? Quali sono i costi di questa scelta?”
Parliamo di alcuni dei principi concreti che insegni. Tony, spiega perché pensi che la gente dovrebbe avvicinarsi al lavoro come una serie di brevi sprint, non una maratona di tutto il giorno.
Schwartz: C’è un malinteso fondamentale su come gli esseri umani operano al meglio. La maggior parte di noi assume erroneamente che siamo destinati a funzionare come computer—ad alta velocità, continuamente, per lunghi periodi di tempo, eseguendo più programmi contemporaneamente. Non e ‘ vero. Gli esseri umani sono progettati per essere ritmici., Il cuore pulsa; i muscoli si contraggono e si rilassano. Siamo al nostro meglio quando ci muoviamo ritmicamente tra spendere energia e rinnovarla. Dobbiamo riconoscere l’intuizione degli atleti, che gestiscono i loro rapporti lavoro-riposo. Incoraggiamo le persone a lavorare intensamente per 90 minuti e poi fare una pausa per recuperare. Insegniamo loro a mangiare piccoli pasti ricchi di energia ogni poche ore, piuttosto che tre grandi pasti al giorno. Crediamo napping spinge la produttività, anche se che rimane una vendita difficile nella maggior parte delle aziende., Tuttavia, la realtà è che se una persona lavora continuamente per tutto il giorno, produrrà meno di una persona di pari talento che lavora molto intensamente per brevi periodi e poi si riprende prima di lavorare di nuovo intensamente.
“Incoraggiamo le persone a lavorare intensamente per 90 minuti e poi a fare una pausa. Crediamo che il sonnellino guidi la produttività.”- Tony Schwartz
Allen: È anche un problema di scegliere il lavoro giusto. Peter Drucker ha detto che il lavoro più duro per i lavoratori della conoscenza sta definendo il lavoro. Un secolo fa, l ‘ 80% del mondo ha fatto e spostato le cose., Hai lavorato il piu ‘ a lungo possibile, e poi hai dormito, e poi ti sei alzato e hai lavorato di nuovo. Non c’era bisogno di triage o prendere decisioni esecutive. È più difficile essere produttivi oggi perché il lavoro è diventato molto più complesso.
Tony, hai anche scritto su come le culture di alcune organizzazioni incoraggiano le persone a lavorare in modi che sono unhealthful e, infine, limitare la produttività. Perché le aziende lo fanno?
Schwartz: Ricordo di aver tenuto un discorso in una prestigiosa banca d’investimento diversi anni fa. Alla fine un partner si alzò e disse: “Sig., Schwartz, e ‘ tutto molto interessante, ma abbiamo un migliaio di persone che bussano alla porta che non vedono l’ora di entrare e sostituire le persone che abbiamo bruciato. Perché dovremmo preoccuparci di dare alle persone il tempo di rinnovare? Quando si esauriscono, portiamo solo un nuovo gruppo di persone, che sono entusiasti di ottenere i posti di lavoro.”Direi che nel lavoro di conoscenza, si ottiene di più da una persona nel terzo o quinto o settimo anno che dalla sostituzione che hai portato perché il primo lavoratore è crollato nel secondo anno. Questa è una questione più ampia che merita attenzione., Non possiamo continuare a spingere le persone ai loro limiti e aspettarci che producano a un livello di eccellenza sostenibile. Le aziende che costruiscono un vero vantaggio competitivo negli anni a venire saranno quelle che passano dal cercare di ottenere di più dalle persone a investire nel soddisfare meglio le loro esigenze.
David, qual è il più grande ostacolo alla produttività che si osserva in genere quando si entra in un’organizzazione per la prima volta?
Allen: Le persone non catturano cose che hanno la loro attenzione. Non lo riconoscono o lo oggettivano., E continua a rotolare nella psiche organizzativa e nella psiche personale, drenando energia e creando incredibili residui psichici. La gente dice: “Lo farò”, ma non lo scrivono, e finisce in un buco nero. Andrebbe bene se fosse solo una cosa, ma sono centinaia di cose. E le persone non determinano esattamente quale sia il loro impegno per quella roba-qual è il risultato che vogliono ottenere, qual è la prossima azione necessaria per portarla avanti. La tua testa è per avere idee, non tenerle., Basta scaricare tutto dalla tua testa e esternarlo è un passo enorme, e può avere un effetto significativo.
“La tua testa è per avere idee, non tenerle. Scaricare tutto in una lista può avere un effetto significativo.”- David Allen
La posizione dell’avvocato del diavolo è che questo si traduce in gigantesche liste di cose da fare, che sono schiaccianti di per sé.
Allen: La gente guarda tutte le mie liste e dice: “Dio, ne hai troppi.”Ma se non pensi che le liste siano la strada da percorrere, butta via il tuo calendario., Non essere intellettualmente disonesto. Perché hai un calendario? Perché il mondo ha iniziato a diventare un po ‘ più complesso, e quindi hai bisogno di aiuto per gestire l’energia creativa che non può essere chiusa o finita. Hai bisogno di liste perché il tuo cervello non è bravo a tenerle. La tua mente è questo stupido piccolo computer che ti sveglierà alle 3:00 del mattino e ti picchierà sanguinosamente per cose che non puoi sputare mentre sei sdraiato lì. Tutto quello che sta facendo è ripetere cose in loop aperti, e succhia la tua energia come un matto.
Schwartz: C’è un processo di umiltà che è richiesto qui., È un po ‘ una svolta sulla nozione 12-step di ammettere che sei impotente sulle tue dipendenze. In questo caso, la dipendenza è quella di e-mail e informazioni. Il problema è che la nostra forza di volontà e autodisciplina sono selvaggiamente sopravvalutati. Pensiamo che il modo per fare un cambiamento è quello di spingere di più-per resistere a quel biscotto al cioccolato, o svegliarsi presto e andare in palestra. Non funziona. È umiliante scoprire che siamo creature abitudinarie, e quello che abbiamo fatto ieri è quello che faremo oggi., Vuoi cooptare il processo attraverso il quale le abitudini negative sorgono senza la tua intenzione e sostituire quelli che chiamiamo “rituali positivi” o pratiche deliberate.
Quanto sai del lavoro dell’altro—e quanto usi le strategie dell’altro?
Schwartz: Ho sempre tenuto le liste, ma fino a quando non mi sono collegato con il lavoro di David, non mi sono reso conto che tutto ciò che non ho scaricato avrebbe potenzialmente creato distrazioni—quindi ora tengo le liste di tutto., Un altro rituale che ho che si allinea con il lavoro di David è quello di fare sempre il compito più importante del giorno prima cosa al mattino, quando sono più riposato e meno distratto. Il novanta per cento delle persone controllare la loro e-mail, non appena arrivano al lavoro. Che trasforma il loro ordine del giorno a qualcun altro. Lo fanno perché è facile-si può sentire più efficace in un tempo più breve rispondendo alle e-mail. Ci si sente anche bene ad essere voluto, e le e-mail affermano che la gente ti vuole. Gli esseri umani sono progettati per fare due cose fondamentali: evitare il dolore e muoversi verso il piacere., Un istinto ci ha tenuti in vita, l’altro ci ha permesso di riprodurci. Questi sono ancora gli impulsi che ci guidano. Hai bisogno di una parte più alta del cervello per essere in grado di fare un passo indietro e dire: “C’è una scelta migliore da fare qui.”
Tony, c’è un test che separa i dabblers GTD dai veri devoti: hai un produttore di etichette?
Schwartz: No. Ma sai una cosa? Sono all’inizio della mia carriera con GTD, quindi non mi sento male.
David, in che modo il pensiero di Tony ha influenzato il tuo modo di lavorare?
Allen: Il pezzo che ha fatto la differenza più grande è il suo lavoro sui cicli energetici., In realtà ho portato un cuscino al lavoro. Lavoro in un ufficio di vetro, e ora la gente può vedermi sdraiato sul mio pavimento a fare un pisolino per 20 minuti. E ‘ direttamente dal lavoro di Tony. Vorrei avere la disciplina che Tony fa per affrontare i compiti più difficili prima cosa al mattino, ma non lo faccio.
Schwartz: Non è che non hai la disciplina-è che non hai il rituale. Se hai costruito quel rituale, non ho alcun dubbio che tu possa farlo. C’è un problema nel prendere una decisione in base a come ti senti in un dato momento. In generale, non funziona., Psicologicamente abbiamo due sé diversi. Uno è molto primitivo e reattivo. L’altro è più evoluto e riflessivo. Le persone hanno bisogno di riconoscere quando il sé primitivo e reattivo sta prendendo il sopravvento e influenzandoli per evitare cose che sono scomode. Non puoi aspettare di fare le cose finché lo spirito non ti muove.
Allen: Parte del modo per attaccare quel problema è quello di abbattere grandi compiti e concentrarsi su “azioni successive” più piccole, che possono sembrare più gestibili. Ciò che la maggior parte delle persone messo su una lista di cose da fare sono cose vaghe come ” Mamma.”Grande!, Quindi Tony scriverà “Mamma”, a significare che deve decidere se ottenere a sua madre un regalo di compleanno, cosa comprare e come consegnarlo. Resisterà a guardare la lista, perché sa che c’è molto lavoro in quella semplice notazione. Invece l’elenco dovrebbe specificare una più piccola azione successiva—dire, “Chiama sorella re compleanno della mamma.”Oh, guarda-posso farlo! In realtà c’è una parte di noi che ama produrre, che ama essere completa. Ora ho creato la motivazione: vedo un risultato desiderato, ho la fiducia che posso arrivarci, e vedo il percorso., Un sacco di ciò che fa GTD è configurarlo in modo che tu debba solo pensare alle cose una volta. Il problema è che tutti sono multitasking e sempre distratto dal più recente e più forte. Falliscono perché non hanno catturato, chiarito, organizzato o costruito in un sistema di revisione regolare di cui si fidano.
Schwartz: Mi permetto di dissentire un po’. Diciamo che stai lavorando su un compito primario e si ottiene una e-mail. Senti quel piccolo bip pavloviano e non puoi resistergli. Quindi ti rivolgi all’e-mail e perdi traccia dell’attività iniziale, e ti ci vuole tempo per riconnetterti in seguito., I ricercatori hanno scoperto che nel tempo e con la pratica, le persone migliorano nello spostamento delle attività, ma non ottengono mai lontanamente quanto sarebbero se facessero una cosa alla volta.
Allen: Facciamo un ulteriore passo avanti. Perché la gente viene disturbata da quel bip di posta elettronica? È perché non si fidano di aver svuotato le loro e-mail ogni 24 ore. La maggior parte delle persone vive in una modalità di scansione di emergenza. Non hanno mai a che fare con le loro e-mail, quindi hanno paura che ci sia ancora qualcosa lì dentro, e si lasciano costantemente distrarre da esso.,
Schwartz: Prima della prossima domanda-quanto tempo abbiamo parlato?
Allen: Ottantacinque minuti.
Schwartz: Possiamo fermarci un attimo? Ho sete, e la mia mente sta iniziando ad essere inferiore al 100% qui. Ho costruito questo ciclo di 90 minuti nel mio corpo, ed è diventato molto bravo a dirmi: “Dammi una pausa.”
Che ruolo giocano i leader nel rendere i lavoratori più produttivi?
Schwartz: Il ruolo del leader è quello di essere il Chief energy officer. E ‘ di mobilitare e concentrarsi e dirigere e ispirare e ricaricare regolarmente quelli che lui o lei conduce.,
Allen: Se i capi non gestiscono in modo appropriato le attività per le quali le persone vengono a lavorare, è impossibile per i dipendenti ottenere la larghezza di banda per fare ciò di cui parla Tony. Se i lavori non sono chiari, se i progetti non sono ben definiti, se i risultati non sono focalizzati su, se i passaggi di azione e le responsabilità e le responsabilità non sono assegnati, allora il leader non ha fatto il suo lavoro.
Puoi parlare del perché le organizzazioni falliscono quando tentano di rendere i lavoratori della conoscenza più produttivi?,
Allen: Ironicamente, le persone che sono più interessate al nostro lavoro—e per le quali si attacca di più-sono le persone che ne hanno meno bisogno. Quello che il nostro lavoro fa è eliminare la resistenza. Chi è più consapevole della resistenza? Quelli che sono già i più veloci. I team di Formula Uno spendono milioni per risparmiare una frazione di secondo. Molte delle aziende che abbracciano il nostro lavoro hanno già molto successo. È difficile per me indicare un’organizzazione che ha veramente fallito con il nostro lavoro: se fai solo un pezzo di ciò che insegniamo, migliorerà la produttività., Quindi non ci sono enormi disastri in cui le aziende hanno provato il nostro metodo e hanno fallito.
Schwartz: Sarò onesto: abbiamo avuto dei fallimenti. Con questo intendo un’organizzazione ci porterà a lavorare con un gruppo di persone, ma il gruppo non riuscirà ad accendersi. In genere queste aziende sono i luoghi più conservatori e nascosti, dove l’infelicità tra i dipendenti è più profonda. Sono in quella che chiamiamo zona di sopravvivenza.
Allen: Beh, se usiamo la definizione di Tony, per cui un’organizzazione non riesce a prendere pienamente ciò che insegniamo, allora anch’io sono un fallimento totale.,
Schwartz: Stiamo scoprendo che sempre più aziende hanno un appetito per il nostro lavoro, e non è più solo i primi ad adottare. Ad esempio, le istituzioni finanziarie hanno avuto costantemente successo nell’adottare il nostro lavoro. Non sono viste come organizzazioni progressiste, ma sono altamente imprenditoriali, e il vantaggio finanziario per gli individui che fanno di più è così grande che tutti si comportano, in una misura o nell’altra, come atleti. Essere un esecutore migliore ha un sacco di rialzo finanziario diretto in quel settore., Stiamo anche trovando acquirenti nelle aziende più tradizionali, perché la realtà è che quasi tutti si sentono sopraffatti.
Hai qualche punto di vista sul tipo di aziende con cui lavori?
Schwartz: Sono sicuramente più felice di lavorare con aziende che realizzano prodotti che aggiungono chiaramente valore al mondo. Se stanno facendo le sigarette, non sono ansioso di aiutarli a diventare più produttivi in questo.
Allen: Che dire di Twinkies?
Schwartz: Sono più ambivalente riguardo ai Twinkies. Sono stato conosciuto per mangiare un Twinkie me stesso. Un Twinkie qua e là non ti farà male., Quello che spero è che le aziende alimentari ottenere più riflessivo su come imballare e commercializzare i loro prodotti. Stavo lavorando con una grande azienda alimentare ultimamente-non produce Twinkies, ma produce prodotti simili a Twinkie-e abbiamo finito per parlare se dovrebbero vendere pacchetti più piccoli, perché sarebbe meglio per la salute dei clienti. Questo era un gruppo di alti dirigenti, e non mi sembrava che avessero intrattenuto la domanda prima, ma sono stato incoraggiato che erano disposti a discuterne.,
David, quando lavori con un’azienda, come puoi capire se le tue idee hanno davvero messo radici?
Allen: Posso vederlo quando la cultura inizia a incorporare i principi come comportamenti attesi e li rende parte del lessico comune. Sentirai le persone costruirle nella lingua: “Qual è la prossima azione?””Ho tre’ attesa per yous ‘ qui-possiamo andare su di loro?”Stanno scrivendo le cose. Stanno iniziando incontri andando oltre ciò che si aspettano di realizzare. Quei rituali possono diventare inculturati.,
Ultima domanda: se le persone potessero prendere solo una cosa dal tuo lavoro, cosa dovrebbe essere?
Schwartz: Le organizzazioni devono riconoscere che gli esseri umani sono fondamentalmente organismi contenenti energia. E quell’energia viene rinnovata o dissipata nel tempo. Un’organizzazione deve rendersi conto che parte della sua responsabilità, che lo voglia o no, è garantire che le persone abbiano serbatoi pieni di energia. Questa è una delle grandi variabili che determineranno quali organizzazioni prosperano nei prossimi 10 o 20 anni.,
Allen: Pensaci in questo modo: mentre eravamo seduti qui a parlare, le cose si sono accumulate nei nostri in-box e nei nostri messaggi vocali. Alcuni di essi hanno il potenziale per spostare in modo significativo le nostre priorità. Quando ci rivolgiamo a questa roba accumulata, avremo bisogno di eliminare il vecchio business che ci sta tirando su, che sta prendendo la nostra attenzione, e riallocare le nostre risorse a queste nuove priorità. Puoi fare solo una cosa alla volta e hai solo così tante risorse. O ti senti BENE se stai seduto qui a parlare con noi, o ti senti in colpa per le altre 9.000 cose che non stai facendo., Tutti hanno bisogno di un sistema per fare queste scelte saggiamente.