Che cos’è una politica della carta di credito aziendale?
Una politica della carta di credito fa parte dei criteri contabili di un’azienda. Chiarisce i termini di utilizzo di una carta aziendale emessa a nome dei dipendenti. Queste politiche mirano anche a proteggere l’azienda da un uso inappropriato e ad assicurarsi che le ripercussioni siano chiare.,
Come scrivere una politica della carta di credito aziendale
Prima di iniziare a creare la politica e le procedure della carta di credito aziendale, assicurati di sapere quali carte di credito desideri utilizzare, i requisiti del tuo fornitore di carte di credito e le esigenze della tua azienda. Una volta che hai tutte le informazioni necessarie, inizia a delineare i fattori più importanti., La maggior parte società di carta di credito, le politiche per i dipendenti comprendono i seguenti punti:
- Che i dipendenti hanno il diritto di tenere una carta dell’azienda
- Quali le responsabilità dei titolari di carta sono
- I limiti e le limitazioni di carte di credito
- Il processo di invio di spese
- Conseguenze per un uso improprio
Per ottenere un inizio capo, usare la nostra carta di credito aziendale, modello di criteri per definire le linee guida. Per perfezionare ulteriormente la politica in base alle proprie specifiche, consultare questa guida.,
Disclaimer: Questa politica è un esempio e ha lo scopo di fornire linee guida generali. Dovrebbe essere usato solo per riferimento e non tiene conto di tutte le leggi nazionali, federali o locali. Inoltre, questo campione non è un documento legale. Né l’autore né Workable si assumeranno alcuna responsabilità legale che possa derivare dall’uso di questa politica. Consultare sempre un avvocato o il vostro consulente legale prima di finalizzare le vostre politiche.,
Esempio di politica della carta di credito aziendale
Questa politica della carta di credito aziendale consente di impostare linee guida per i dipendenti che hanno il diritto di detenere una carta aziendale. Sentiti libero di modificare questa politica in base alle esigenze specifiche della tua organizzazione.
Informativa&scopo
La nostra azienda può fornire ai dipendenti carte di credito utilizzabili per spese aziendali. Avere queste carte ci aiuta a monitorare ed elaborare le nostre spese, prevenire le frodi ed effettuare i pagamenti in modo più efficiente., Vogliamo assicurarci che i dipendenti che detengono le carte di credito aziendali le utilizzino correttamente e conoscano i loro limiti e responsabilità.
Ambito
Questa politica si applica a tutti i dipendenti che hanno diritto a utilizzare una carta aziendale. Si applica anche ai dipendenti che hanno il diritto di approvare l’uso di una carta aziendale per i loro membri del team.
Elementi di policy
Qui vengono illustrate le nostre regole generali sulle carte di credito aziendali.
Come funziona una carta di credito aziendale?
Di solito, la nostra azienda prenderà una carta di credito a tuo nome., Sarete in grado di usarlo per le spese legate al business e la nostra azienda pagherà le bollette della carta.
Contratto con carta di credito dei dipendenti
Quando la nostra azienda ti fornisce una carta di credito, dovrai firmare e rispettare un contratto con carta di credito. Questo per riconoscere che la carta di credito appartiene alla nostra azienda e che possiamo elaborare e indagare le spese come riteniamo opportuno. Farà anche riferimento alle tue responsabilità e alle conseguenze per un uso scorretto.
Oltre all’accordo, puoi consultare questa politica ogni volta che hai bisogno di maggiori informazioni sull’uso della tua carta di credito aziendale.,
Chi può tenere una carta di credito aziendale?
Le carte di credito aziendali possono essere date a:
A volte, i dipendenti che non possiedono una carta di credito aziendale devono pagare grandi spese aziendali (ad esempio biglietti aerei per viaggi di lavoro). In questi casi, si prega di chiedere il vostro manager per l’approvazione e chiedere di pagare con la carta di credito aziendale per vostro conto. In alternativa, è possibile pagare per la carica da soli e la spesa tramite il nostro Se soddisfa i nostri requisiti, la spesa sarà rimborsata da .
Abbiamo il diritto di ritirare una carta di credito aziendale da un dipendente in qualsiasi momento.,
Quali spese sono consentite su una carta di credito aziendale?
È possibile utilizzare una carta aziendale per pagare solo le spese relative al lavoro. Ciò include:
A volte, possiamo emettere carte di credito che possono essere utilizzate solo per uno scopo specifico (ad esempio il pagamento per il gas).
Non è necessario utilizzare la carta di credito aziendale per spese non autorizzate o personali. Non prelevare mai contanti utilizzando la carta di credito aziendale. Inoltre, non ti è permesso acquistare grandi quantità di alcol, droghe, armi, pornografia o incorrere in spese per altri divertimenti per adulti.,
Eccezioni
È possibile richiedere un’eccezione se assolutamente necessario. Informare il nostro reparto contabilità e il vostro manager circa la spesa che si desidera fare-si potrebbe ricevere l’autorizzazione in casi particolari.
I limiti della carta di credito aziendale
I limiti della carta dipendono dal livello di anzianità, dal reparto e dalla frequenza o dal tipo di spese sostenute. Di solito i limiti della tua carta vengono visualizzati sul contratto di lavoro, ma, come regola generale, i limiti mensili sono:
Possiamo modificare questi limiti in base alle esigenze specifiche del tuo lavoro., Se non sei sicuro dei limiti della tua carta di credito aziendale, chiedi al nostro reparto contabilità.
Le tue responsabilità
Se hai una carta di credito aziendale, ti aspettiamo che tu:
- Proteggila al meglio delle tue capacità. Non lasciarlo incustodito o darlo a persone non autorizzate (ad esempio amici, familiari, colleghi) anche solo per tenerlo.
- Segnalalo rubato o perso il prima possibile. Se, ad esempio, c’è un’effrazione a casa tua e la tua carta aziendale viene presa, devi presentare un rapporto di polizia e chiamare immediatamente il nostro reparto contabilità.,
- Usalo solo per motivi approvati. Seguire le istruzioni contenute in questa politica e nel contratto di carta dei dipendenti e non utilizzare la carta per spese personali o non autorizzate, anche se si intende compensare le spese in seguito.
- Documentare tutte le spese di cui sopra e inviare rapporti mensili carta di credito. Si prega di conservare le ricevute e presentare la documentazione con la data e lo scopo della spesa.
Se sei responsabile per l’autorizzazione e l’approvazione delle fatture della carta di credito, si prega di farlo entro i limiti di tempo per evitare tasse in ritardo., Se sei costantemente responsabile per le tasse in ritardo, potremmo aver bisogno di sottrarle dal tuo stipendio.
Utilizzo della politica della carta di credito aziendale
Quando si utilizza la carta di credito aziendale, è necessario:
- Confermare che la spesa particolare è consentita ai sensi di questa politica.
- Mente il limite di carta di credito e il limite di transazione in modo da poter pianificare le spese aziendali correttamente.
- Mantenere il numero di carta di credito e carta fisica sicuro.
- Usa la carta in modo sensato ed evita spese inutili anche se sono consentite in base a questa politica.,
Violazione di questa politica
Ci aspettiamo che tu rispetti questa politica della carta di credito aziendale e il contratto dei dipendenti e potremmo dover agire in caso di violazione. Ad esempio:
- Se si sostengono spese personali o non autorizzate, è necessario pagarle da soli. Se si esegue questa operazione in modo coerente, si può affrontare un’azione disciplinare che potrebbe includere la perdita del diritto di avere una carta di credito o addirittura di terminazione a seconda della quantità e il tipo di spese.
- Se si perde una ricevuta, è necessario informare immediatamente il reparto contabilità., Potremmo trovare una soluzione se questo accade raramente, ma se non si riesce a presentare le ricevute in modo coerente, si rischia di perdere il diritto di tenere una carta aziendale.
- Se non si riesce a presentare le spese in tempo, e incorrere in tasse in ritardo, è necessario pagare da soli. Facendo questo ripetutamente significherà la perdita dei privilegi della carta di credito aziendale.
- Dare una carta di credito aziendale a persone non autorizzate o abusare dei limiti di spesa può comportare la sospensione o la risoluzione.
- Effettuare acquisti proibiti come accennato in precedenza (ad es., armi, droga) si tradurrà in cessazione immediata, ed eventualmente azioni legali.
La nostra azienda ha il diritto di rivedere l’uso della carta di credito e ritirarla in caso di uso inappropriato.