Produttività ed efficienza

La maggior parte delle aziende ha bisogno di un metodo di monitoraggio del tempo per registrare e verificare per quanto tempo ogni dipendente ha lavorato quotidianamente, settimanalmente o mensilmente su progetti specifici.

Questo potrebbe essere quello di effettuare pagamenti regolari e anche per monitorare la produttività e l’efficienza dei lavoratori.

Le schede attività sono disponibili in varie forme., Mentre, tradizionalmente, una scheda attività era un “foglio” di carta in cui scrivevi manualmente e calcolavi le ore lavorate, ora si è evoluta in un documento condiviso online in formato Excel o Word che tutti compilano ogni giorno o in un software online automatizzato che viene eseguito in background e tiene traccia di ciò su cui lavorano i tuoi dipendenti.

Se si desidera controllare il monitoraggio automatico del tempo, piuttosto che fare affidamento sulla preparazione di schede attività manuali con Excel, quindi controllare Time Doctor gratuito per 14 giorni., Vedrai su cosa sta lavorando il tuo team, quanto tempo ci vuole per completare ogni attività e le app e i siti Web che visitano durante il giorno.

Vantaggi del monitoraggio del tempo

Il monitoraggio del tempo dei dipendenti viene utilizzato da aziende grandi e piccole, agenzie, team remoti e startup in crescita, in quanto fornisce un modo semplice e veloce per migliorare la produttività delle operazioni aziendali.

Le schede attività sono un modo per registrare ciò che i dipendenti stavano lavorando per ogni ora in cui sono in ufficio. In questo modo si sa che cosa ognuno è fino a, e dove le persone stanno spendendo il loro tempo.

Come aiuta?,

Non solo puoi individuare i tuoi lavoratori più produttivi, ma puoi anche analizzare quali progetti o processi stanno perdendo tempo e quali sono più redditizi per la tua attività.

Una volta che avete questa conoscenza, si può essere un manager migliore e prendere decisioni penetranti per la crescita del vostro business.,

In questo post, parleremo di seguito:

Excel Monitoraggio in Tempo i Modelli

vi forniremo con i modelli delle seguenti schede:

1. Settimanale timesheet
2. Bi-Settimanale (Timesheet)
3. Timesheet Mensile
4. Progetto di Monitoraggio Timesheet

Pro e i Contro di Excel Monitoraggio in Tempo

Discutere Excel monitoraggio in tempo di fogli che, anche se manuale e richiede tempo, hanno alcuni vantaggi.,

Automated Time Tracking – L’alternativa a Excel

Infine, vi mostreremo come rendere il tempo molto più facile, preciso, prevenire fudging timesheet e rendere il vostro team immensamente più produttivo con Time Doctor – uno strumento di monitoraggio del tempo automatizzato.

Perché le schede attività di Excel?

Queste schede attività sono semplici da usare perché i dipendenti devono solo accedere all’ora di inizio e fine per le ore di lavoro e il manager può utilizzare formule Excel automatizzate per calcolare la retribuzione totale in base alle tariffe orarie e alla retribuzione straordinaria.,

Inoltre, molti manager e lavoratori in aziende tradizionali, non tecniche, sono abituati a lavorare con Excel piuttosto che con gli strumenti di monitoraggio del tempo SaaS.

Free Excel Time Tracking Templates

Qui ci sono 4 free Excel time tracking templates che è possibile modificare per monitorare le ore di lavoro dei dipendenti in modo efficace:

Timesheet settimanale

Un timesheet settimanale è necessario se si calcola le ore di lavoro dei dipendenti, paid-time-off e salari su base settimanale.,

Scarica la tua scheda attività settimanale gratuita

Scheda attività bi-settimanale

Alcune aziende pagano i loro dipendenti una volta ogni due settimane. Questa scheda attività bi-settimanale può tornare utile per calcolare le ore di lavoro dei dipendenti, pagato-time-off e salari per ogni periodo di 14 giorni.

Scarica la tua scheda attività bi-settimanale gratuita

Scheda attività mensile

Usa questa scheda attività mensile se calcoli le ore di lavoro dei dipendenti, il tempo di ferie e gli stipendi una volta al mese.,

Scarica la tua scheda attività mensile gratuita

Scheda attività del progetto

Usa questo modello se lavori con clienti diversi e devi calcolare le ore lavorate su progetti specifici. Può anche essere utilizzato in aziende in cui le ore fatturabili devono essere monitorate per fatturare correttamente i clienti o in cui il tempo di un dipendente viene monitorato rispetto ai progetti.,

Scarica la scheda attività del tuo progetto gratuito

Come utilizzare questi fogli di monitoraggio del tempo excel gratuiti

Scarica il foglio di monitoraggio del tempo Excel appropriato e modifica o aggiungi colonne come posizione dipendente, numero dipendente, codice lavoro o qualsiasi altra cosa necessaria per registrare qualsiasi aspetto specifico della tua attività.

Questi fogli Excel gestiranno tutti i calcoli per te in base alle formule incluse nelle celle del foglio di calcolo.

Le ore totali vengono calcolate automaticamente. Hai solo bisogno di inserire i dati di Time In e Time Out.,

La retribuzione totale viene calcolata automaticamente in base alla tariffa oraria impostata.

Nei nostri modelli Excel gratuiti, le celle contenenti le formule utilizzate per calcolare le ore totali e la retribuzione totale sono bloccate. Questo per evitare che vengano apportate modifiche accidentali a loro. Se si creano le schede attività da zero, specificare le celle che gli utenti possono modificare e bloccare le celle che contengono i calcoli di pagamento prima di salvare il foglio Excel.

È inoltre possibile incorporare una colonna Ferie/Ore di malattia., Il dipendente può inserire questa volta, e può riflettere nella retribuzione totale a seconda della politica della vostra azienda di pagare per le pause a causa di malattia, vacanza, o tempo libero.

Suggerimento rapido: ricevere e archiviare schede attività di Excel come stampe o come e-mail separate da ciascun dipendente può essere ingombrante. Per rendere più snella, utilizzare Microsoft Sharepoint, per creare una libreria di documenti e attivare e-mail in arrivo. I dipendenti possono quindi inviare i loro fogli di tempo a un indirizzo email centrale.,

È possibile utilizzare questi fogli di monitoraggio del tempo Excel per registrare e monitorare le ore dei dipendenti, le pause, gli straordinari, il tempo di malattia e il tempo di vacanza o il tempo lontano dal computer.

È inoltre possibile ottenere una panoramica di come un dipendente sta lavorando – se hanno effettuato più ore di straordinario o preso frequenti vacanze e giorni di malattia – dando un’occhiata alla sua scheda attività. Anche se una volta più di un paio di mesi di dati viene accumulato in schede attività di Excel, diventa sempre più complicato per ottenere una panoramica o analizzare i dati.,

Vantaggi dei fogli di monitoraggio del tempo Excel

Ecco 3 vantaggi dei fogli di monitoraggio del tempo Excel:

1. Excel è gratuito in quanto viene fornito in bundle con i pacchetti di Microsoft Office. È possibile scaricare i nostri modelli o creare le schede attività su Excel da zero. Non devi pagare un centesimo in più per acquistare qualsiasi nuovo software o app.

2. È sicuro e semplice da usare. Tutti i dipendenti devono fare è log-in loro in-time e out-time. Non devono preoccuparsi di nient’altro. Anche tu come manager non devi calcolare i pagamenti poiché le formule di Excel lo fanno per te., È certamente più semplice dell’utilizzo di una scheda attività cartacea. Inoltre, tutti i dati vengono salvati localmente sull’unità di rete aziendale.

3. Nessuna formazione necessaria. Come manager o dipendente, non è necessario alcun addestramento aggiuntivo per iniziare a utilizzare le schede attività di Excel.

Svantaggi dei fogli di monitoraggio del tempo Excel

Ma non tutto è roseo nel mondo Excel.

Ecco 7 motivi per cui l’utilizzo di fogli di monitoraggio del tempo di Excel può essere dannoso per la tua attività:

1. È suscettibile all’errore umano., Se le formule non sono corrette, o i calcoli delle somme tralasciano le cifre chiave, o si dimentica di inserire i dati nel formato corretto, tutto ciò potrebbe portare a errori di calcolo lordi e errori del libro paga.

Inoltre, l’errore umano più comune che viene affrontato dai fogli Excel viene erroneamente cancellato schede attività. Spesso è difficile recuperare dati o intere schede attività cancellate accidentalmente. Questo potrebbe avere risultati disastrosi se non ci sono backup o sistemi per recuperare i dati cancellati.

2. Impossibile tenere traccia delle ore di lavoro effettive rispetto alle ore di lavoro segnalate., Devi dipendere dalla capacità dei tuoi dipendenti di clock ‘ in ‘ e ‘ out ‘ volte. Quando si segnala il tempo trascorso su un progetto, una discrepanza di 5-10 minuti potrebbe non essere eccessiva, tuttavia, ma se queste variazioni sono più significative, può costare alla tua azienda un sacco di soldi. Non c’è modo di monitorare per quanto tempo un lavoratore sta effettivamente lavorando su un’attività.

3. Difficile da modificare o aggiornare i dati. Aggiungere nuovi dati o apportare correzioni ai fogli di calcolo richiede molto tempo. Inoltre, le correzioni potrebbero non essere viste fino a quando non è troppo tardi per il periodo di paga e il lavoratore potrebbe ottenere salari inadeguati.,

4. L’analisi di una produttività dei lavoratori è anche ingombrante con le schede attività di Excel. Come manager, puoi guardare una scheda attività settimanale dei lavoratori per vedere quanto tempo ha lavorato in vari giorni o progetti specifici. Tuttavia, il volume di dati presentati in un singolo foglio può rendere difficile vedere i modelli o fare qualsiasi intuizione utile. Può anche portare a un’interpretazione errata dei dati e a decisioni sbagliate prese sulla base di tali interpretazioni errate.

5. I dati storici non sono sicuri. Le schede attività di Excel non sono progettate per memorizzare dati storici., Molto spesso, questi file vengono “aggiornati” per mantenere la loro dimensione gestibile, e nel processo le aziende perdono i dati storici.

Senza dati storici, è difficile individuare tendenze a lungo termine o strategie su come costruire sistemi di produttività per l’azienda e i suoi lavoratori.

6. Non progettato per il lavoro ‘in tempo reale’. Quando si dispone di una grande squadra, è molto ingombrante per tenere traccia che i dipendenti hanno presentato le loro schede attività.,

Spesso, la scheda attività condivisa non è in tempo reale, quindi i manager ricevono informazioni ritardate sulle ore effettive lavorate o informazioni inadeguate sulle mutate circostanze. Se un dipendente è in pausa per motivi medici o di emergenza, potrebbe non riflettersi nella scheda attività.

I fogli di monitoraggio del tempo vengono, nella migliore delle ipotesi, inviati via email una volta alla settimana. Questo può porre il problema dei dati perdersi nella casella di posta manager, la duplicazione dei dati o anche ottenere la versione sbagliata del file.

7. Excel tende a bloccarsi., Più si aggiorna e si condivide un particolare foglio Excel, maggiore è la possibilità che il file venga danneggiato e che i dati vengano persi.

Monitoraggio automatico e non intrusivo del tempo

L’utilizzo di un’app di monitoraggio del tempo basata su cloud può rendere più facile ed efficace il monitoraggio delle ore di lavoro dei dipendenti, non solo per il manager ma anche per il dipendente.

Una buona app di monitoraggio del tempo avrà più funzionalità per aiutarti a migliorare la produttività dei dipendenti, prevenire l’uso improprio del tempo aziendale per motivi personali, aiutare nella pianificazione e nell’allocazione della forza lavoro, monitorare i progressi del progetto, gestire la fatturazione dei clienti e così via.,

Inoltre, sono memorizzati in un unico database che rende più facile generare report per individui, piccoli gruppi di dipendenti, dipartimenti o l’intera azienda. Un altro vantaggio è la facilità di identificare quando sono state apportate modifiche ai fogli temporali e con quali utenti. Inoltre, le correzioni apportate sulle app di monitoraggio del tempo sono istantanee, il che significa un minor numero di errori di paghe.

Perché Time Doctor?

Time Doctor è un’app di monitoraggio del tempo automatizzata basata su cloud utilizzata dalle aziende che gestiscono team remoti, agenzie digitali e altro ancora.,

Lo strumento monitora le ore di lavoro in tempo reale e fino al secondo, quindi non devono ricordare se hanno trascorso 5.30 ore sul progetto APPLE ieri o 5.39 ore.

È possibile tenere traccia del tempo trascorso da ciascun dipendente su attività e progetti specifici. L’applicazione non solo tiene traccia del tempo totale lavorato da ogni membro del team, ma fornisce anche una ripartizione su quanto tempo viene speso quali progetti (o clienti) e le attività.

Tuttavia, lo strumento non monitora l’attività dei dipendenti durante il tempo libero o dopo l’orario di ufficio.,

Il tempo totale lavorato su ogni attività può essere modificato manualmente e il gestore può vedere se è stata eseguita un’aggiunta o una cancellazione manuale.

È possibile utilizzare Time Doctor su un desktop e mobile. Rapporti dettagliati sono disponibili sul tuo account web-based.

Ecco le caratteristiche chiave di monitoraggio del tempo di Time Doctor:

Monitoraggio in tempo reale

Una volta che hai finito di lavorare, può diventare difficile ricordare con precisione quanto tempo hai speso per quali attività., Inoltre, se non si riempiono regolarmente le schede attività manuali, può portare a una contabilità imprecisa degli orari di inizio e fine. Quando si utilizza Time Doctor, non è necessario ricordare nulla, perché il tempo viene tracciato automaticamente mentre si lavora.

Time Doctor genera automaticamente schede attività e non è richiesta alcuna immissione manuale dei dati.

Promemoria per tenere traccia del tempo

Lo strumento ti ricorda di iniziare a monitorare il tempo e anche di interrompere il tempo di monitoraggio quando i dipendenti visitano siti Web che potrebbero non essere legati al lavoro (come Facebook).,

Non tiene traccia delle pause caffè

Nel momento in cui si lascia il computer, Time Doctor interrompe automaticamente il tempo di tracciamento. Spesso, quando i dipendenti del tempo di monitoraggio manualmente dimenticare di contare le numerose pause caffè e visite in bagno causando il monitoraggio impreciso delle ore di lavoro.

Nel momento in cui non vi è alcuna attività della tastiera o del mouse per un po’, Time Doctor interrompe il monitoraggio. Offre inoltre agli utenti la possibilità di mostrare in seguito se stavano lavorando o meno durante quel periodo.,

Metodi multipli per verificare l’accuratezza del tempo tracciato

Lo strumento utilizza vari metodi per confermare se il tempo tracciato era un lavoro reale. Questi includono screenshot presi a intervalli regolari, livelli di attività della tastiera e del mouse e quali siti Web o applicazioni vengono utilizzati.

Non puoi anche “raddoppiare” il tuo tempo. Ad esempio, se si assegna il tempo per l’attività A a 3-5pm, non è possibile assegnare una seconda attività allo stesso intervallo di tempo.,

Altre caratteristiche di Time Doctor vale la pena esplorare:

Sito Web e monitoraggio delle applicazioni

Time Doctor tiene traccia di tutte le applicazioni e siti web che i dipendenti visitano durante l’orario di lavoro. I manager e gli individui ricevono un rapporto settimanale che delinea quali siti web e applicazioni sono stati utilizzati, e per quanto tempo.

Questo rapporto aiuta a identificare i problemi di produttività. Ad esempio, se sei uno scrittore di contenuti e stai spendendo solo il 20% del tuo tempo per scrivere, puoi vedere cosa sta occupando il resto del tuo tempo e apportare modifiche per tornare in pista.,

Questa è anche una funzione estremamente utile se si lavora con dipendenti remoti o liberi professionisti. Questa funzione può aiutare a garantire che essi sono effettivamente lavorando e non fare il lavoro personale in tempo di società. Se si utilizza Excel per il monitoraggio del tempo, questo sarebbe stato impossibile da verificare.

Controlli sulla privacy

Lo strumento consente di prendere screenshot degli schermi dei dipendenti, ma solo se si sceglie di abilitare questa funzione e con il consenso dei dipendenti. I dipendenti possono anche eliminare screenshot se sono stati accidentalmente in esecuzione Tempo medico quando si fanno compiti personali come commentare su Facebook.,

Il monitoraggio del tempo con screenshot è utile per monitorare i dipendenti remoti e per alcuni tipi di aziende come i negozi di design che possono utilizzarli per rivedere i processi di lavoro e migliorare la produttività.

Fatturazione

Puoi utilizzare Time Doctor per effettuare pagamenti ai tuoi dipendenti e liberi professionisti direttamente integrandolo con PayPal, Payoneer, TransferWise e diverse altre app di pagamento. I pagamenti possono essere effettuati in base alle ore lavorate.,

Gestione delle distrazioni

Se apri un social media o un sito di intrattenimento mentre lavori su un’attività, Time Doctor genererà un pop-up per chiederti se sei ancora impegnato nell’attività corrente. È un ottimo modo per evitare di distrarsi.

Lo strumento invia anche un rapporto settimanale sull’uso del tempo scadente ai team manager con un elenco di siti Web e applicazioni che distraggono e la durata in cui sono stati utilizzati, durante le ore di lavoro.,

Reporting avanzato

Time Doctor ha la capacità di creare diversi tipi di report come Schede attività, Tempo trascorso su ogni progetto / attività e molti altri. Questi report possono essere personalizzati per diversi parametri: per un determinato dipendente, un gruppo di dipendenti, un particolare progetto, intervalli di date, ecc.

È possibile utilizzare queste informazioni per analizzare quale progetto o clienti sono più redditizi e dove si può perdere denaro.,

Conclusione

Se sei un solopreneur, hai una squadra davvero piccola o solo agli inizi il monitoraggio del tempo dei dipendenti, può essere semplice ed efficace andare con i nostri fogli di monitoraggio del tempo Excel gratuiti.

Tuttavia, una volta che il vostro business cresce, e si è pronti a spendere per un tempo davvero fresco ed efficiente strumento di monitoraggio che è completamente automatizzato e prende l’intero onere di monitoraggio ore di lavoro dei dipendenti dalle vostre mani, dare Tempo medico un colpo.,