innkjøpsordrer og fakturaer er dokumenter som nesten alle økonomiavdelingen tilbud med på en daglig basis. Så, hva er disse to dokumentene, og hvorfor er de slik en viktig del av leverandørgjeld prosessen?
Hva er en bestilling?
En innkjøpsordre (PO) er det offisielle bekreftelse av en bestilling. Det er et dokument som sendes fra en kjøper til en leverandør som autoriserer et kjøp.,
Her er et eksempel på en innkjøpsordre:
Hva er en faktura?
En faktura forespørsler betaling for kjøp. Faktura blir sendt fra selgeren til kjøperen.
Her er et eksempel på en faktura:
Hva er forskjellen mellom en bestilling og faktura?
Den største forskjellen mellom bestilling og faktura er at en innkjøpsordre bekrefter at en ordre er plassert, mens en faktura forespørsler betaling for en ordre., eller tjenester
- Et fakturanummer
- kontaktinformasjon for Leverandører
- Studiepoeng eller rabatter
- betalingsplan
- Totalt beløp som er forfalt til leverandøren
Hva er likhetene mellom bestilling og faktura?,
Selv om disse dokumentene er ganske forskjellige, det er et par av likheter.
Begge dokumenter er juridisk bindende kontrakter. Dette betyr at avtalen har blitt gjort av både kjøper og selger, og at handlingene de inneholder er nødvendig.
I tillegg, både PO og fakturaen omfatter for detaljer, post-informasjon og pris. Fakturaen inneholder også en faktura nummer, kontaktinformasjon for leverandører, betaling justeringer (studiepoeng eller rabatter), betalingsplan, og den totale mengden på grunn av leverandøren., IO-nummeret er også ofte inkludert i fakturaen som en referanse.
Hvis du er ute etter mer informasjon om bestillinger, les vårt blogginnlegg på forskjellen mellom en innkjøpsrekvisisjon og en innkjøpsordre.
Hvorfor bruker selskaper bestillinger?
Enten det er i en liten bedrift, eller en stor organisasjon med en full innkjøpsavdelingen, innkjøpsordrer som er brukt av flere grunner:
-
De setter klare forventninger
POs aktivere kjøpere å avklare deres behov for å leverandører., Begge parter kan bruke dem i tilfelle bestillinger er ikke levert som forventet.
-
De hjelpe til med å administrere bestillinger
POs gi innkjøp, økonomi og drift lag offisiell dokumentasjon av innkommende eller kommende leveranser, setter dem i stand til å spore og administrere bestillinger mer effektivt.
-
De hjelpe deg med budsjettering
Når en INNKJØPSORDREN er opprettet, innkjøpere kan faktor disse kostnadene i selskapet budsjetter og derfor bruke mer omhu.,
-
De er juridisk bindende
I fravær av en formell kontrakt, en PO kan tjene som et juridisk bindende dokument, men bare etter at den er godkjent av selger.
-
De er en viktig del av gjennomsyn
Revisorer er på utkikk etter finansielle avvik. Utstedelse, behandling, og opptaket POs sikrer at du har det du trenger for å avverge revisorer.
fordelene ovenfor er rettet mot kjøpere, men POs er viktige dokumenter for leverandører som godt. Leverandører bruker dem for ordre oppfyllelse og betaling behandling.,
Les våre Kjøpet Ordren Prosessen blogginnlegg for å lære hvordan en innkjøpsordre forespørsel blir til en innkjøpsordre, når bedrifter trenger for innkjøpsordrer og når de ikke gjør det.
Hvorfor bruker selskaper fakturaer?
Selskaper bruker fakturaer for følgende grunner:
-
-
De gjør leverandører for å samle inn penger
de Fleste leverandører ikke motta betaling for en god eller en tjeneste før etter at faktura er sendt til kjøperen. En telefonsamtale eller e-post som ber om betaling ikke er nok.,
-
De gir innsyn i selskapet utgifter
Fakturaer beskrive nøyaktig hva du får for pengene, noe som gir finance-avdelinger innsyn i hva de ulike avdelinger kjøpe.
-
De hjelpe til med å administrere betaling
Fakturaer som viser hvilke varer eller tjenester som er solgt, hvor mye penger har blitt utbetalt til dato, og eventuelle utestående gebyrer. De hjelper selskaper med å holde orden på betalinger i en formell måte.
-
Noen av fordelene av fakturaer er lik som innkjøpsordrer.,
-
Som POs, de er juridisk bindende
En faktura viser at et spesielt godt eller tjenesten ble gitt, og når betaling er forventet. Fakturaer bevise at bedrifter må betale for et gode eller en tjeneste i tilfelle betaling ikke er mottatt.
-
Som POs, de er en viktig del av gjennomsyn
Revisor kreve bevis fra alle penger som går inn og ut av bedrifter. Siden fakturaer viser nøyaktig hva en bedrift ble belastet for en god eller en tjeneste, de er en viktig del av dette beviset.,
Konklusjon
Fakturaer og innkjøpsordrer er en viktig del av et selskaps kjøpsprosessen. Forstå roller som fakturaer og innkjøpsordrer spille er viktig for alle som er involvert i å kjøpe varer eller tjenester på vegne av en organisasjon. Den største forskjellen mellom bestilling og faktura er at en bestilling er sendt fra en kjøper til en leverandør å plassere en ordre, mens en faktura er sendt fra en leverandør til en kjøper til å be om betaling for en ordre.,
Effektivisere og automatisere administrasjon av POs med PurchaseControl er innkjøpsordre programvare
Finn Ut Hvordan
