Forespørsel om Informasjon-merknader eller RFIs er en av de mest vanlige, og uunngåelig, admin prosesser for et byggeprosjekt. Det er alltid viktig for entreprenører administrere et prosjekt som RFIs forvaltes effektivt for å minimere forsinkelser og kostnadsoverskridelser.
En Navigant Bygging Forum undersøkelsen studerte virkningen av RFIs på ca 1300 prosjekter over hele verden., Studien ble utført for å måle virkningen av RFIs ledelse på byggeprosjekter og tilbyr anbefalinger på hvordan å redusere antall RFIs og deres mulige innvirkning på prosjekter.
Innvirkning & Kontroll av RFIs på byggeprosjekter – Et Forsknings-Perspektiv Utstedt av Navigant Bygging Forum
rapporten fant at for hver $1 million i prosjektet verdi, det var ca 9.9 forespørsler, med et gjennomsnitt på 9,7 dager fra skapelsen til i nærheten av en RFI., Kostnaden for hver RFI var fast bestemt på å være ca. $1,080, og 21,9% av RFIs fra prøven ikke mottatt noe svar.
La oss se på RFI prosessen og noen tips om hvordan å håndtere denne prosessen effektivt til fordel for alle prosjektets interessenter.
Hva er Request for Information (RFI) i bygging?
For de fleste byggeprosjekter, avtalen, tegninger og spesifikasjoner kan ikke ta alle små aspekter av arbeidet. Derfor, når en presisering er nødvendig, en RFI dokumentet er utstedt som detaljer den ekstra informasjonen som er nødvendig.,
For eksempel, kan dette være den viktigste leverandøren ber arkitekt for avklaring av en spesifikasjon element, eller en sub-leverandøren ber den viktigste leverandøren for å få informasjon om deres bestemt del av verkene.
Vanligvis, RFIs er utstedt oftere i begynnelsen av et prosjekt, slik som design eller budgivning scenen. Inkonsekvenser som er adressert før arbeidet starter på nettstedet vil hjelpe å redusere forsinkelser under byggefasen.
RFIs fungerer også som en registrering av kommunikasjon mellom de involverte parter om de opplysninger som kreves, og gitt., Dette er til uvurderlig hjelp i tilfelle av en tvist. Det er viktig at alle RFIs er tilgjengelig og arkivert i prosjektet mapper eller innen konstruksjon management software. Mange RFIs når svar, kan føre til ekstra management prosesser slik Variasjon/Endre Bestillinger eller Forlengelse av Tid (EOT) hevder.
Hvordan er en RFI forskjellig fra en RFP, RFQ, RFT?
Hvis du er ny til bygg-og anleggsbransjen, kan det ta litt tid å lære alle de forskjellige forkortelser (det er mange)., Her er de vanligste for «Forespørsler» med en kort forklaring:
- Request for Proposal (RFP) – Brukes til å be om forslag fra entreprenører eller leverandører til alternative løsninger eller innovasjoner for å oppnå den nødvendige standard (f.eks. vesentlig endring eller alternative byggeprosessen).
- tilbudsforespørsel (RFQ) – En mulighet for entreprenører eller leverandører til å koste et bestemt produkt eller tjeneste.,
- Forespørsel for Anbud (RFT) – prosessen for entreprenører eller leverandører til konkurransedyktige send en detaljert anbudet/tilbudet forslag om å levere og utføre den nødvendige bygg-service.
RFIs er mest sannsynlig opprettet etter en RFQ eller RFT har blitt utgitt, men kan være utstedt før eller etter en RFP er gjort.
Hva er RFIs ofte brukt for?
En RFI kan utstedes for bokstavelig talt enhver type situasjon der avklaring eller ytterligere informasjon er nødvendig., Det kan brukes i alle faser av et prosjekt (design, anbud/budgivning, bygg). For det meste, RFIs er brukt for å klargjøre aspekter av design og/eller materiale utvalget i dokumenter som for eksempel:
- byggeplaner
- Spesifikasjoner
- kontraktklausuler
- Bygning-standarder
Innstilling RFI-standarder i ditt Bygg Firma
Den viktigste faktoren er at alle i bedriften må forstå viktigheten av RFI management-prosessen, og er klar over selskapets relaterte retningslinjer og prosedyrer.,
Det er lett å ha en muntlig samtale med en klient eller leverandøren for å få en forklaring. Imidlertid, hvis du ikke har denne informasjonen er dokumentert i sort / hvitt du kan være ansvarlig for de ekstra kostnadene som er involvert i tilfelle av en tvist over hva som ble avtalt.
Du vil trenge for å sikre at RFI prosedyrer blir forstått og fulgt av hele selskapet, og at alle samtaler og avklaringer er støttet opp med formelle RFIs, og at svarene er logget på den for fremtidig referanse.
Hva skal en RFI se ut?,
ved Hjelp av en godt utformet RFI malen sikrer at den inneholder all relevant informasjon for prosjektet. Følgende er noen av de avgjørende elementer for å bli inkludert i din RFI mal:
- Prosjekt navn
- Dato av RFI
- Kronologisk rekke RFI
- Detaljer av mottakere og mottakere av kopier
- Emne navn eller RFI tittel
- ønskede Informasjonen, og hvorfor
- Dato svar kreves ved (dvs., ikke nok å bare si ASAP)
- Spesifikasjon, tegning og/eller detaljer antall referanse (hvis aktuelt)
- Navnet på RFI er utsteder
- Din Bedrift detaljer
- Dato for Reaksjon (når den er mottatt fra adressater)
WeBuild Programvare RFI Verktøy
ved Hjelp av teknologi for å forbedre effektivitet
Ny teknologi gir et flott verktøy for å forbedre effektiviteten av construction management prosesser, og nesten alle construction management programvare vil inneholde en funksjon for å administrere RFI prosessen., Det er viktig å sjekke at alle relevante opplysninger (se ovenfor punkt) er inkludert i noen potensielle programvare løsning.
Du bør også sørge for at samarbeidet prosessen for RFIs er effektive innenfor en potensiell programvare løsning. Ditt lag må være i stand til å bare sende, motta, besvare og i nærheten RFI merknader online, og å dele dem med sine workmates og andre prosjekt interessenter. Effektiv elektronisk samhandling vil hindre forsinkelser, feil, og generell frustrasjon.,
Det vil også være svært gunstig hvis parter utenfor organisasjonen kan få tilgang til informasjon om prosjektet, uten å måtte registrere deg på dine valgte programvare system. Det er også viktig å bruke en programvare-løsning som kan være lett tilgjengelig på alle mobile enheter, som gjør at laget ditt til å utstede nye RFI merknader fra hvor som helst på arbeidsplassen.
Les Konstruksjonen Kontrakt
Når du sender inn RFIs, bør du ha en god forståelse av den kontrakten som du arbeider med., Vær oppmerksom på hvordan du sender inn RFIs under bygging kontrakt, svar tidslinjen, og da kan du kreve for forsinkelser hvis de oppstår på grunn av mangelen/forsinkelsen av svarene til din RFIs.
Vanligvis, en byggekontrakt vil si at tiltak for å RFIs er å være gjort innen 10 virkedager fra mottak av anmodningen.
Konklusjon
å Sikre at ditt prosjekt-team er klar over viktigheten av RFIs og følg selskapet er standard prosedyrer vil føre til en reduksjon i risikoen for mulige uenigheter, noe som kan føre til uforutsette kostnader., I sammendraget av de følgende trinnene vil gjøre deg i stand til å administrere RFI prosessen vellykket for hvert prosjekt:
- Send RFIs så snart behov for ytterligere informasjon er anerkjent.
- Tillat for tiltak for å bli mottatt som nevnt i en byggekontrakt.
- Limit hver RFI til et bestemt emne, i motsetning til blant annet mange forskjellige spørsmål.
- Legg til all dokumentasjon som planer, spesifikasjoner, eller bilder.
- Ha en klar selskapet RFI mal og spille inn alle svar.
- Tett RFI-meldinger etter at de har blitt tilfredsstillende besvart.,
- sørger for lett tilgang til RFIs for hele prosjektgruppen.
Er du ute etter en RFI-løsning for dine byggeprosjekter? Føl deg fri til å bestille en time hos oss og lære mer om hvordan WeBuild løsning kan bidra til å effektivisere og automatisere arbeidsprosesser.