Så får du selv ligger på morgenen, åpner du e-posten din for å se tre ulike forespørsler om status oppdateringer på en av dine prosjekter. Din leder vil vite når budsjettet skal være ferdigstilt. Ett av medlemmene i teamet lurer på hvor mye tid hun bør planlegge å bruke på prosjektet. CMO er å spørre hvordan prosjektets siste forsinkelse vil få konsekvenser for første kvartal mål.,
Hyppige status forespørsler fra alle retninger kan føles overveldende, men det er en bedre måte å informere interessenter på prosjektet oppdateringer: prosjekt status-rapporter.
Hva er et prosjekt statusrapport, og hvorfor gjør det noe?
Prosjekt status-rapporter er rettidig oppdateringer (vi diskutere hvor ofte du bør gjøre for dem senere) på fremdriften av prosjektene. De svarer på spørsmål alle synes å være å spørre (før de faktisk spør dem). Skrevet presist, de tilbyr high-nivå informasjon om et prosjekt, snarere enn hver minste detalj.,
å Gjøre prosjektet status rapporter jevnlig er viktige fordi de hjelper deg å holde alle interessenter i loop og justert på hvordan prosjektet utvikler seg. Du vil få betydelig færre spørsmål om prosjektet status fordi du allerede i forkant av spillet. De viser og forteller at du er på rett spor, noe som gjør at du (og alle andre) føler seg trygg på.,
Prøv rapportering med Asana
Og hvis prosjektet ikke er på rett spor, status rapport vil la andre vite hva forsinkelsen er og hva du gjør for å løse eventuelle blokkeringer, slik at du kan vise frem din proaktiv tilnærming for å få ting tilbake til der de skal være. (Et prosjekt tidslinjen er et utmerket tillegg til å administrere dine prosjekter).
Hvordan å skrive et flott prosjekt statusrapport
Så, hvordan du går om å gjøre prosjektet status-rapporter? Sørg for å skape en klar struktur for oppdatering, og være konsekvent i å bruke det med fremtidige status rapporter og oppdateringer., Du bør også sørge for at det samsvarer med prosjektet ditt kort til å holde rapport om emnet.
Følg denne guiden for å forstå hva som skal inkluderes i prosjektet statusrapport, og se på mens vi satt hvert trinn i praksis med et eksempel på en Medarbeider Tilfredshet-prosjektet.
1. Navn rapporten
En flott mulighet er å bare bruke navnet på prosjektet for klarhet. Hvis du rapporterer på dette prosjektet regelmessig, kan du også ønsker å inkludere en dato eller tidsstempel.
Eksempel: februar 2020 – Ansattes tilfredshet initiativ
2., Viser om prosjektet er for tiden på sporet, er i fare, eller av spor
Finn en prosjektledelse verktøy som gir deg mulighet til å kommunisere prosjektets status og hvorvidt det er på sporet. En måte å gjøre dette på er å bruke farge-kodesystemet (grønn = på sporet, gul = i fare, rød = av spor).
Eksempel: Prosjekt status er på vei.
3. Gi en rask oppsummering av status rapport
Ditt prosjekt statusrapport sammendraget bør være kort—om 2-3 setninger., Målet her er å gi lesere som kanskje ikke har tid til å lese hele rapporten en rask TL;DR av de mest viktige fakta.
Eksempel: Vår undersøkelsen er i og blir anmeldt. Engasjement Komiteen arbeider med ledergruppen på det nye engasjement initiativ til å gjennomføre.
4. Velge to til tre viktige områder eller milepæler for å markere i rapporten
Velg hva du har arbeidet på de fleste, siden den siste oppdateringen. Du kan For eksempel bøtte ting ut i kronologisk rekkefølge—hva vi har gjort, hva vi jobber med, og hva som kommer opp neste—i en kalender., Det kan være brutt ut i ukentlige, månedlige og kvartalsvise segmenter. Et annet alternativ er å gruppere oppdateringer av rolle—design, kopiere, web developer. Prosjektets milepæler—gjennomføre engasjement undersøkelsen, resultatene fra undersøkelsen, implementere tilbakemelding—er en annen bucketing metode.
Eksempel: Gjennomføre engasjement undersøkelsen, resultatene fra undersøkelsen, implementere tilbakemelding
5. Legg til en oversikt på høyt nivå på hver tast område
For hver enkelt tast-området i status-rapport, legge til et par kule poeng som gir en oppdatering på fremgang, prestasjoner, og kommende arbeid.,
Eksempel: resultatene av Undersøkelsen
- 70% av de ansatte tok satisfaction survey
- Våre total kundetilfredshet er 80%
- Resultater blir vurdert av ledelsen før engasjement komiteen møtes igjen
6. Legge til linker til andre dokumenter eller ressurser
Selv om du ikke ønsker å inkludere hver lille detalj om hvordan prosjektet er tenkt, noen mennesker vil ønske å vite mer. For interessenter som er ute etter mer dyptgående informasjon, lenker til dokumenter eller ressurser, som prosjektporteføljen.,
Eksempel: ta med en kobling til den ansattes tilfredshet undersøkelsen
7. Gi oppmerksomhet til noen problemer eller utfordringer prosjektet har kjørt inn
Alle prosjekter kjøre inn veisperringer. Å holde interessenter i loop når problemer oppstår vil hjelpe alle med å justere tilsvarende for å holde deg på sporet.
Eksempel: ledergruppen ønsker å se på resultater før engasjement komiteen møtes igjen, men vil ikke være i stand til å gjøre så etter ytterligere tre uker. Dette vil forsinke vår samlede prosjektets tidslinje.
8., Inkluderer ekstra notater eller høydepunkter
Dette kan være en liste av neste skritt, kudos du ønsker å gi noen, eller noe annet du ønsker å fremheve.
Eksempel: Takk, Sarah A. for å sende ut flere kommunikasjon til ansatte for å oppfordre dem til å delta i undersøkelsen!
Mal for å lage et prosjekt statusrapport
Hvis du ønsker å raskt sette alt du lærte i forrige avsnitt til å bruke, kan du skrive ditt neste prosjekt statusrapport med denne lett-å-å fylle ut malen:
Rapport navn:
Navn rapporten., Dette kan være navnet på prosjektet ditt og dato.
Prosjekt status:
Er det på rett spor, er i fare, eller forsinket?
Oppsummering:
ta med en kort beskrivelse av de viktigste takeaways fra prosjektet status rapporten her.,
Emne/milepæl 1:
- Oversikt punkt
- Oversikt punkt
- Oversikt punkt
Emne/milepæl 2:
- Oversikt punkt
- Oversikt punkt
- Oversikt punkt
Emne/milepæl 3:
- Oversikt punkt
- Oversikt punkt
- Oversikt punkt
Problemer/utfordringer:
Er det noen utfordringer du står overfor? Hvordan vil du løse dem?
Ekstra notater eller høydepunkter:
Er det noen andre ting laget ditt trenger å vite?,
Eksempler på prosjekt status rapporter
Mens en how-to guide på å skrive prosjekt status-rapporter er nyttig, noen ganger ser en real-life eksempel gir deg muligheten til å virkelig se hva din egen oppdateringen kan se ut som, ikke sant? Vi tenkte at du kanskje enig, så her er et eksempel som du kan finne nyttig.
når Det er sagt, det er ingen måte å skrive en statusrapport og ditt ser kanskje ikke nøyaktig ut som dette. Men så lenge prosjektet statusrapporter gi relevant oppdateringer, du gjør det riktig.,
Rapport navn: e-Bok lansering
Prosjekt status: På sporet
Oppsummering:
Stor fremgang denne uken! Vi er fortsatt i konseptfasen, men Avery Sikten vil være å velge et tema denne uken. Innhold og Utforming lagene står med og klar til å komme i gang når vi gir den gå videre.,Torsdag
Innhold:
- Innholdet team er klar til å begynne å skrive kopi som snart vår idé er fullført
- De samler relevant informasjon om selskapet som skal være med
Design:
- Design anmeldt fem e-bok eksempler for å bestemme stilen de likte
- De vil være å velge en mal ved neste tirsdag
Ekstra notater eller høydepunkter:
- Jen er ute av kontoret hele neste uke, så ta direkte innhold spørsmål til Glede
- Takk til Henrik for kuratering en enorm liste over emner for oss å velge fra!,
Problemer/utfordringer:
e-bok er fristen er stramt, som vel alle vet. Det er avgjørende at vi alle arbeider i vårt prosjekt styringsverktøy for å holde alle organisert og på sporet. Takk!
Prosjekt status rapportering beste praksis
Nå vet du hva du skal inkludere i prosjektet statusrapport, men du kan fortsatt ha et par ekstra spørsmål. Når du oppretter statusrapporter for prosjektet, disse beste praksis vil hjelpe deg med å formulere en vinnende oppdatering.
Hvor ofte bør du rapportere ut?,
Komme inn i en ukentlig tråkkfrekvens sende statusrapporter er en flott måte å holde på toppen av prosjekter. Angi en oppgave for deg å alltid sende statusrapporter på en bestemt dag hver uke eller bruk en plattform med regelmessige påminnelser. Interessenter vil begynne å forvente at oppdateringer, noe som betyr mindre hyppige innsjekking fra dem (pluss at de vil sette pris på å alltid være i loop).
Hvis du sender rapporter ukentlig, kan du være i stand til å unngå flere møter knyttet til et prosjekt (vi vet alle unødvendige møter har eget omdømme)., Hoppe over innsjekking møter og spar tiden din for å få mer viktig arbeid.
Hvem skal du ta med?
Det kommer an på prosjektet og hvem som er involvert, men vanligvis vil du sende en oppdatering til alle interessenter som arbeider på prosjektet ditt. Hvis du har en god prosjekt-kort, bør du allerede vet hvem interessentene er, siden du er skissert der.
Selv om den uken statusrapport ikke påvirke en bestemt team medlem, bør du dele den med alle. Det er viktig for alle å ha en oversikt på høyt nivå.
Hvor detaljert bør du få?,
Et prosjekt statusrapport ikke skal tilby hver lille detalj. La arbeidet fortelle historien—du er rett og slett kuratering informasjon og å legge til litt farge. Tenk på et prosjekt statusrapport som en topp linje melding—bare de viktigste delene av prosjektet som påvirker de fleste av interessenter bør være inkludert.,
Du alltid vil vise om prosjektet er på rett spor, er i fare, eller av spor, gi en rask oppsummering av hva som er gjennomført og hva som er kommende, deretter knytte seg til andre ressurser for folk som ønsker å lære mer detaljer
Hvor skal du skrive ditt prosjekt statusrapport?
Den beste måten å lage utkast og dele statusoppdateringer er med et arbeid management-verktøyet. Ser du etter et verktøy som gir en oversikt over prosjektet, slik at teamet har en sentral kilde til sannhet for alle prosjekt-relatert arbeid., På den måten, i stedet for å administrere prosjekter i regneark, kan du holde alt—status oppdateringer, prosjekt truser, – tasten for leveransen, og viktige milepæler prosjektet—på ett sted. Rapportene vil være lett delbare, og interessenter kan se tilbake på tidligere rapporter til enhver tid, å unngå e-post overbelastning på slutten.
Prøv Asana for gratis
Innpakning ditt prosjekt opp: å oppsummere arbeidet ditt
status-rapporter vi har snakket om er alltid sendt i løpet av et prosjekt for å holde alle oppdatert., Imidlertid, når prosjektet er ferdig, er det smart å sende ut en endelig sammendrag rapporten. Tenk på dette som «executive summary» for prosjektet. Dette er din sjanse til å tilby interessenter en wrap-up til prosjektet. Vil du bruke det til å offisielt lukke den ut.
Igjen, det er en oversikt på høyt nivå, men i stedet, inkludert oppdateringer og statuser, vil du gi en oppsummering av hvordan det samlede prosjektet gikk. Her er noen spørsmål du vil svare på et prosjekt sammendrag rapporten:
- Hva var målene med dette prosjektet, og ble de møtt?,
- Var prosjektet fullføres på tid og på budsjett (hvis aktuelt)?
- Hva suksesser skal være uthevet?
- Hvilke utfordringer hadde vi kjøre inn?
- Hva kan vi lære av dette prosjektet som kan hjelpe oss på fremtidige prosjekter?
Holder alle interessenter på banen med fantastiske status rapporter
Hvis du er ute etter å over-leverer på ditt neste prosjekt, kan du prøve å bruke ukentlige status-oppdateringer. De vil holde deg produktiv, effektiv og ansvarlig måte, samtidig som alle andre en rask (og engasjerende) se på hva som har skjedd., Bruk de ressursene vi har gitt for å skape rapporter som gir akkurat nok informasjon uten å gå inn i for mye detalj. Finn et project management løsning som Asana som har funksjoner som er utformet spesielt for å hjelpe til med statusrapporter. Du vil spare tid og være så sunt som mulig.