als je je ‘ s ochtends op de juiste plek bevindt, open je je e-mail om drie verschillende verzoeken voor statusupdates van een van je projecten te zien. Uw manager wil weten wanneer het budget wordt afgerond. Een van uw teamleden vraagt zich af hoeveel tijd ze van plan is te besteden aan het project. De CMO vraagt zich af hoe de meest recente vertraging van het project de doelstellingen van het eerste kwartaal zal beïnvloeden.,
frequente statusverzoeken vanuit alle richtingen kunnen overweldigend aanvoelen, maar er is een betere manier om stakeholders te informeren over projectupdates: projectstatusrapporten.
Wat is een project status rapport, en waarom maakt het uit?
projectstatusrapporten zijn tijdige updates (we zullen later bespreken hoe vaak u ze moet doen) over de voortgang van uw projecten. Ze beantwoorden de vragen die iedereen lijkt te stellen (voordat ze hen daadwerkelijk vragen). Kort geschreven, ze bieden informatie op hoog niveau over een project, in plaats van elk detail.,
het regelmatig uitvoeren van projectstatusrapporten is belangrijk omdat ze u helpen alle stakeholders op de hoogte te houden en op één lijn te houden met de voortgang van uw project. Je krijgt aanzienlijk minder vragen over de status van het project, omdat je al een voorsprong op het spel. Ze laten zien en vertellen dat je op schema bent, waardoor jij (en iedereen) zelfverzekerd bent.,
probeer te rapporteren met Asana
en als uw project niet op schema ligt, zal uw statusrapport anderen laten weten wat de vertraging is en wat u doet om eventuele blokkers op te lossen, zodat u kunt pronken met uw proactieve aanpak om dingen terug te krijgen waar ze zouden moeten zijn. (Een project tijdlijn is een andere uitstekende aanvulling op het beheer van uw projecten).
Hoe schrijf je een geweldig project status rapport
dus, hoe doe je project status rapporten? Zorg ervoor dat u een duidelijke structuur voor uw update, en wees consistent in het gebruik ervan met toekomstige statusrapporten en updates., Je moet er ook voor zorgen dat het overeenkomt met uw projectbeschrijving om uw rapport over het onderwerp te houden.
volg deze handleiding om te begrijpen wat u moet opnemen in uw project status rapport, en kijk hoe we elke stap in de praktijk brengen met een voorbeeld van een Employee Satisfaction project.
1. Geef uw rapport een naam
een goede optie is om eenvoudig de naam van het project te gebruiken voor de duidelijkheid. Als je regelmatig verslag uitbrengt over dit project, wil je misschien ook een datum of tijdstempel toevoegen.
voorbeeld: februari 2020 – Employee satisfaction initiative
2., Geef aan of het project momenteel op schema ligt, risico loopt of off-track
zoek een projectbeheertool waarmee u de status van het project kunt communiceren en of het al dan niet op schema ligt. Een manier om dit te doen is het gebruik van een kleur codering systeem (groen = op het spoor, geel = in gevaar, rood = off track).
voorbeeld: projectstatus is op schema.
3. Geef een korte samenvatting van het statusrapport
de samenvatting van uw projectstatusrapport moet kort zijn-ongeveer 2-3 zinnen., Het doel hier is om lezers die geen tijd hebben om het hele rapport te lezen een snelle TL;DR van de belangrijkste feiten.
Voorbeeld: onze enquêteresultaten zijn in behandeling en worden beoordeeld. Het Engagement Committee werkt samen met het Executive team aan de implementatie van nieuwe engagement initiatieven.
4. Kies twee tot drie belangrijke gebieden of mijlpalen om te markeren in uw rapport
kies waaraan u het meest hebt gewerkt sinds uw laatste update. Bijvoorbeeld, je zou dingen chronologisch uit te emmeren-wat we hebben gedaan—waar we aan werken, en wat er volgt—in een kalender., Het kan worden uitgebroken in wekelijkse, maandelijkse en driemaandelijkse segmenten. Een andere optie is om updates te groeperen op Rol-ontwerp, kopiëren, webontwikkelaar. Project mijlpalen-uitvoeren engagement survey, enquêteresultaten, implementeren feedback-zijn een andere bucketing methode.
voorbeeld: engagement survey uitvoeren, enquêteresultaten, feedback implementeren
5. Voeg een overzicht op hoog niveau toe van elk sleutelgebied
voor elk sleutelgebied in het statusrapport, voeg een paar opsommingstekens toe die een update geven over de voortgang, prestaties en aankomende werkzaamheden.,
voorbeeld: enquêteresultaten
- 70% van de werknemers nam deel aan het tevredenheidsonderzoek
- onze Algemene tevredenheidsbeoordeling is 80%
- Resultaten worden door het uitvoerend team beoordeeld voordat het engagement committee opnieuw bijeenkomt
6. Voeg links toe aan andere documenten of bronnen
terwijl u niet elk detail wilt opnemen over hoe uw project verloopt, zullen sommige mensen meer willen weten. Voor stakeholders die op zoek zijn naar meer diepgaande informatie, links naar documenten of middelen, zoals de projectportfolio.,
voorbeeld: voeg een link toe naar het employee satisfaction survey
7. Geef aandacht aan alle problemen of uitdagingen waarmee het project is geconfronteerd
alle projecten lopen tegen wegversperringen aan. Belanghebbenden op de hoogte houden wanneer er problemen ontstaan, zal iedereen helpen zich aan te passen om op koers te blijven.
voorbeeld: het executive team wil de resultaten bekijken voordat het engagement committee opnieuw bijeenkomt, maar zal dat pas over drie weken kunnen doen. Dit zal onze totale projecttijdlijn vertragen.
8., Voeg extra notities of hoogtepunten toe
dit kan een lijst zijn van volgende stappen, kudos die je iemand wilt geven, of iets anders dat je wilt markeren.
voorbeeld: Dank u Sarah A. Voor het verzenden van meerdere communicatie naar werknemers om hen aan te moedigen om deel te nemen aan de enquête!
sjabloon voor het maken van uw projectstatusrapport
als u snel alles wat u in de vorige sectie hebt geleerd wilt gebruiken, schrijf dan uw volgende projectstatusrapport met behulp van deze eenvoudig in te vullen sjabloon:
rapportnaam:
geef uw rapport een naam., Dit kan de naam van uw project en de datum zijn.
projectstatus:
is het op schema, in gevaar, of vertraagd?
samenvatting:
Geef hier een korte beschrijving van de belangrijkste afhaalpunten uit uw projectstatusrapport.,
Topic/mijlpaal 1:
- Overzicht
- Overzicht
- Overzicht
Topic/milestone 2:
- Overzicht
- Overzicht
- Overzicht
Topic/milestone 3:
- Overzicht
- Overzicht
- Overzicht
Problemen/uitdagingen:
Zijn er problemen waarmee u te kampen? Hoe ga je ze oplossen?
aanvullende opmerkingen of hoogtepunten:
zijn er nog andere dingen die uw team moet weten?,
voorbeelden van projectstatusrapporten
hoewel een handleiding voor het schrijven van projectstatusrapporten nuttig is, kunt u soms zien hoe uw eigen update eruit zou kunnen zien, toch? We dachten dat je het ermee eens zou zijn, dus hier is een voorbeeld dat je nuttig kan vinden.
Dat gezegd hebbende, er is geen enkele manier om een statusrapport te schrijven en de uwe lijkt misschien niet precies op deze. Maar zolang je project status rapporten relevante updates geven, doe je het goed.,
rapportnaam: Ebook start
Project status: On track
samenvatting:
grote vooruitgang deze week! We zitten nog in de conceptfase, maar Avery Lomax kiest deze week een onderwerp. Content en Design teams staan klaar om te beginnen zodra we het startsein geven.,Donderdag
Inhoud:
- Het Content team is klaar om te beginnen met het schrijven van een copy zodra ons idee is voltooid
- Ze zijn het verzamelen van relevante informatie die opgenomen dient te worden
Ontwerp:
- Ontwerp beoordeeld vijf e-book voorbeelden om te bepalen welke stijl ze graag
- Ze zullen het kiezen van een sjabloon door de volgende dinsdag
Aanvullende opmerkingen of hoogtepunten:
- Jen kantoor is al volgende week, dus gelieve alle inhoud vragen om Vreugde
- Bedankt Henry voor curating een enorme lijst van onderwerpen voor ons om uit te kiezen!,
Issues / challenges:
de deadline van het e-boek is krap, zoals iedereen weet. Het is van cruciaal belang dat we allemaal werken in onze project management tool om iedereen georganiseerd en op koers te houden. Bedankt!
best practices voor projectstatusrapportage
nu weet u wat u in uw projectstatusrapport moet opnemen, maar u kunt nog een paar extra vragen hebben. Terwijl u statusrapporten maakt voor uw project, helpen deze best practices u bij het formuleren van een winnende update.
hoe vaak moet u rapporteren?,
wekelijks statusrapporten versturen is een geweldige manier om op de hoogte te blijven van projecten. Stel een taak voor jezelf om altijd statusrapporten te verzenden op een bepaalde dag per week of gebruik maken van een platform met terugkerende herinneringen. Stakeholders zullen beginnen om uw updates te verwachten, wat betekent dat minder frequente check-ins van hen (plus ze zullen waarderen altijd in de lus).
Als u wekelijks rapporten verzendt, kunt u mogelijk meerdere vergaderingen met betrekking tot een project vermijden (we weten allemaal dat onnodige vergaderingen hun eigen reputatie hebben)., Sla de check-in vergaderingen en bespaar je tijd voor belangrijker werk.
wie moet u opnemen?
Het hangt af van het project en wie er bij betrokken is, maar meestal stuur je een update naar alle stakeholders die aan je project werken. Als je een goede projectopdracht hebt, moet je al weten wie je stakeholders zijn, omdat je het daar hebt geschetst.
zelfs als het statusrapport van die week geen invloed heeft op een bepaald teamlid, moet u het toch met iedereen delen. Het is belangrijk voor iedereen om een overzicht op hoog niveau te hebben.
hoe gedetailleerd moet u zijn?,
een project status rapport zou niet elk klein detail moeten bieden. Laat het werk vertellen het verhaal-Je bent gewoon curating informatie en het toevoegen van een beetje kleur. Denk aan een project status rapport als een top line bericht-alleen de belangrijkste stukken van uw project die invloed hebben op de meeste stakeholders moeten worden opgenomen.,
u wilt altijd aangeven of het project op schema ligt, risico loopt of off-track is, een kort overzicht geven van wat compleet is en wat er gaat komen, en vervolgens linken naar andere bronnen voor mensen die meer details willen leren
waar moet u uw projectstatusrapport schrijven?
de beste manier om statusupdates op te stellen en te delen is met een werkbeheerprogramma. Zoek naar een tool die een overzicht biedt van uw project, zodat uw team een centrale bron van waarheid heeft voor al het projectgerelateerde werk., Op die manier kunt u in plaats van het beheren van projecten in spreadsheets, alles—statusupdates, projectinstructies, belangrijke deliverables en belangrijke projectmijlpalen—op één plek bewaren. Uw rapporten kunnen gemakkelijk worden gedeeld en belanghebbenden kunnen op elk gewenst moment terugkijken op eerdere rapporten, waardoor e-mailoverbelasting aan uw kant wordt vermeden.
probeer Asana gratis
uw project afsluiten: uw werk samenvatten
De statusrapporten waar we het over hadden worden altijd verzonden tijdens een project om iedereen op de hoogte te houden., Echter, zodra het project is voltooid, is het slim om een definitief samenvattend rapport te sturen. Zie dit als de “samenvatting” voor uw project. Dit is uw kans om stakeholders een afsluiting van het project te bieden. Je gebruikt het om het officieel te sluiten.
nogmaals, het is een overzicht op hoog niveau, maar in plaats van updates en statussen op te nemen, geeft u een samenvatting van hoe het totale project ging. Hier zijn een paar vragen die u misschien wilt beantwoorden in een projectsamenvatting:
- Wat waren de doelstellingen van dit project en werden ze bereikt?,
- is het project op tijd en binnen het budget voltooid (indien van toepassing)?
- welke successen moeten worden benadrukt?
- welke uitdagingen kwamen we tegen?
- Wat kunnen we leren van dit project dat ons kan helpen bij toekomstige projecten?
houd elke stakeholder op het spoor met verbazingwekkende statusrapporten
Als u op zoek bent naar over-leveren op uw volgende project, probeer dan wekelijkse statusupdates te gebruiken. Ze houden je productief, efficiënt en verantwoordelijk, terwijl ze iedereen een snelle (en boeiende) blik geven op wat er gebeurt., Gebruik de middelen die we hebben verstrekt om rapporten te maken die net genoeg informatie geven zonder in te veel detail te duiken. Zoek een project management oplossing zoals Asana met functies die speciaal zijn ontworpen om te helpen met statusrapporten. U bespaart tijd en bent zo georganiseerd mogelijk.