productiviteit en efficiëntie

De meeste bedrijven hebben een time tracking methode nodig om te registreren en te controleren hoe lang elke werknemer dagelijks, wekelijks of maandelijks heeft gewerkt aan specifieke projecten.

Dit zou kunnen zijn om regelmatig betalingen te verrichten en ook om de productiviteit en efficiëntie van de werknemers te controleren.

Timesheets zijn er in verschillende vormen., Terwijl, traditioneel, een timesheet was een ‘blad’ van papier waar u handmatig schreef en berekende gewerkte uren, het is nu uitgegroeid tot ofwel een online gedeeld document in excel of word-formaat dat iedereen elke dag invult, of een geautomatiseerde online software die draait op de achtergrond en tracks waar uw medewerkers aan werken.

Als u geautomatiseerde tijdregistratie wilt controleren, in plaats van te vertrouwen op het voorbereiden van handmatige timesheets met Excel, check dan Time Doctor free voor 14 dagen., Je ziet waar je team aan werkt, hoe lang het duurt om elke taak te voltooien en welke apps en websites ze de hele dag bezoeken.

voordelen van Time Tracking

Employee time tracking wordt gebruikt door grote en kleine bedrijven, bureaus, remote teams en groeiende startups, omdat het een snelle en eenvoudige manier biedt om de productiviteit van uw bedrijfsvoering te verbeteren.

Timesheets zijn een manier om te loggen waar medewerkers aan werkten voor elk uur dat ze op kantoor zijn. Op deze manier weet je wat iedereen van plan is, en waar mensen hun tijd doorbrengen.

Hoe helpt het?,

u kunt niet alleen uw meest productieve werknemers herkennen, maar ook analyseren welke projecten of processen tijd verspillen en welke winstgevender zijn voor uw bedrijf.

zodra u deze kennis hebt, kunt u een betere manager zijn en inzichtelijke beslissingen nemen voor de groei van uw bedrijf.,

in dit bericht behandelen we het volgende:

Excel Time Tracking Templates

We zullen u sjablonen van de volgende timesheets geven:

1. wekelijks timesheet
2. tweewekelijks Timesheet
3. maandelijks Timesheet
4. Project Tracking Timesheet

voors en tegens van Excel Time Tracking

voors en tegens van Excel Time Tracking

bespreek Excel-Tijdregistratiebladen die, hoewel handmatig en tijdrovend, bepaalde voordelen hebben.,

Automated Time Tracking-Het Alternatief voor Excel

tenslotte zullen we u laten zien hoe u tijd veel gemakkelijker en accuraat kunt maken, tijdbladfudging kunt voorkomen en uw team enorm productiever kunt maken met Time Doctor – een geautomatiseerd tijdregistratieprogramma.

waarom Excel-Timesheets?

deze timesheets zijn eenvoudig te gebruiken omdat werknemers alleen de begin-en eindtijd voor werkuren hoeven in te loggen en de manager geautomatiseerde excel-formules kan gebruiken om het totale loon te berekenen op basis van uurtarieven en overuren.,

Bovendien zijn veel managers en werknemers in traditionele, niet-technische bedrijven gewend om met Excel te werken in plaats van met SaaS time tracking tools.

gratis Excel-Tijdregistratiesjablonen

hier zijn 4 gratis Excel – tijdregistratiesjablonen die u kunt wijzigen om de werkuren van uw werknemer effectief te volgen:

wekelijkse Timesheet

een wekelijkse timesheet is nodig als u uw werkuren, betaalde time-off en lonen per week berekent.,

Download uw gratis wekelijkse Timesheet

tweewekelijks Timesheet

sommige bedrijven betalen hun werknemers eens per twee weken. Deze tweewekelijkse timesheet kan van pas komen om uw werknemer werkuren, betaalde time-off en lonen te berekenen voor elke periode van 14 dagen.

Download uw gratis tweewekelijkse Timesheet

maandelijks Timesheet

Gebruik dit maandelijkse timesheet Als u eenmaal per maand de werkuren, betaalde vrije tijd en salarissen van uw werknemer berekent.,

Download uw gratis maandelijkse Timesheet

Project Timesheet

Gebruik dit sjabloon als u met verschillende clients werkt en het aantal gewerkte uren aan specifieke projecten moet berekenen. Het kan ook worden gebruikt in bedrijven waar factureerbare uren moeten worden gevolgd om klanten correct te factureren of waar de tijd van een werknemer wordt bijgehouden tegen projecten.,

download uw gratis Project Timesheet

Hoe kunt u deze gratis excel time tracking sheets gebruiken

Download het juiste Excel time tracking sheet en wijzig of voeg kolommen zoals de locatie van de werknemer, werknemer nummer, job code of iets anders dat nodig is om een specifiek aspect van uw bedrijf vast te leggen.

deze excel-bladen behandelen alle berekeningen voor u op basis van formules die zijn opgenomen in de spreadsheetcellen.

totale uren worden automatisch berekend. U hoeft alleen uw Time-In en Time-Out gegevens in te voeren.,

het totale loon wordt ook automatisch berekend op basis van het Tarief Per uur dat u instelt.

in onze gratis excel-sjablonen zijn de cellen met formules die worden gebruikt om het totale aantal uren en het totale loon te berekenen vergrendeld. Dit is om te voorkomen dat er toevallige wijzigingen worden aangebracht. Als u uw timesheets helemaal opnieuw maakt, geeft u op welke cellen de gebruikers de cellen met betalingsberekeningen kunnen bewerken en vergrendelen voordat u uw Excel-blad opslaat.

u kunt ook een kolom Vakantie/Ziekteuren opnemen., De werknemer kan input deze keer, en het kan reflecteren in de totale loon, afhankelijk van het beleid van uw bedrijf van het betalen voor pauzes als gevolg van ziekte, vakantie, of vrije tijd.

snelle Tip: het ontvangen en opslaan van excel-timesheets als afdrukken of als afzonderlijke e-mails van elke werknemer kan omslachtig zijn. Om het gestroomlijnd te maken, gebruikt u Microsoft Sharepoint om een documentbibliotheek te maken en inkomende e-mail in te schakelen. Uw medewerkers kunnen dan hun urenlijsten naar een centraal e-mailadres sturen.,

u kunt deze Excel-tijdregistratiebladen gebruiken om uren, pauzes, overuren, ziekte-en vakantietijd of tijd weg van de computer te loggen en te controleren.

u kunt ook een overzicht krijgen van hoe een werknemer werkt – of hij nu meer overuren heeft ingelogd of frequente vakanties en ziektedagen heeft genomen – door een blik te werpen op zijn timesheet. Hoewel eens meer dan een paar maanden aan gegevens wordt verzameld in Excel-timesheets, wordt het steeds ingewikkelder om een overzicht te krijgen of die gegevens te analyseren.,

voordelen van Excel Time Tracking Sheets

Hier zijn 3 voordelen van excel time tracking sheets:

1. Excel is gratis als het komt gebundeld met Microsoft Office-pakketten. U kunt onze sjablonen downloaden of uw timesheets op excel vanaf nul maken. U hoeft geen extra dubbeltje te betalen om nieuwe software of app te kopen.

2. Het is veilig en eenvoudig te gebruiken. Alle medewerkers moeten doen is Inloggen hun in-time en out-time. Ze hoeven zich nergens anders zorgen over te maken. U als manager hoeft ook geen betalingen te berekenen, omdat excel-formules dat voor u doen., Het is zeker eenvoudiger dan het gebruik van een papieren timesheet. Bovendien worden alle gegevens lokaal opgeslagen op uw bedrijfsnetwerk.

3. Geen training nodig. Als manager of medewerker heb je geen extra training nodig om Excel-timesheets te gebruiken.

nadelen van Excel – Tijdregistratiebladen

maar alles is niet rooskleurig in de Excel-wereld.

hier zijn 7 Redenen waarom het gebruik van Excel time tracking sheets slecht kan zijn voor uw bedrijf:

1. Het is vatbaar voor menselijke fouten., Als formules onjuist zijn, of somberekeningen belangrijke cijfers weglaten, of u vergeet om gegevens in het juiste formaat in te voeren, kan dit allemaal leiden tot grove misrekeningen en salarisfouten.

bovendien wordt de meest voorkomende menselijke fout waarmee excel-sheets worden geconfronteerd, per ongeluk verwijderd. Vaak is het een uitdaging om gegevens of hele timesheets per ongeluk verwijderd te herstellen. Dit kan rampzalige resultaten hebben als er geen back-ups of systemen om verwijderde gegevens te herstellen.

2. Kan werkelijke werkuren versus gerapporteerde werkuren niet bijhouden., Je moet afhankelijk zijn van het vermogen van je werknemers om’ in ‘en’ out ‘tijden te klokken. Bij het rapporteren van tijd besteed aan een project, een discrepantie van 5-10 minuten kan niet buitensporig zijn, echter, maar als deze variaties zijn belangrijker, het kan kosten uw bedrijf een hoop geld. Er is geen manier om te controleren hoe lang een werknemer daadwerkelijk aan een taak werkt.

3. Moeilijk om gegevens te wijzigen of bij te werken. Het toevoegen van nieuwe gegevens of het maken van correcties aan spreadsheets is tijdrovend. Bovendien kunnen correcties niet eens worden gezien totdat het te laat is voor de loonperiode en de werknemer onvoldoende loon kan krijgen.,

4. Analyse van de productiviteit van een werknemer is ook omslachtig met excel-timesheets. Als manager kun je kijken naar een wekelijkse werkblad om te zien hoe lang hij heeft gewerkt op verschillende dagen of specifieke projecten. Echter, het volume van de gegevens gepresenteerd in een enkel blad kan het moeilijk maken om patronen te zien of nuttige inzichten te maken. Het kan ook leiden tot een verkeerde interpretatie van gegevens en tot verkeerde beslissingen op basis van die verkeerde interpretaties.

5. Historische gegevens zijn niet veilig. Excel timesheets zijn niet ontworpen om historische gegevens op te slaan., Heel vaak worden deze bestanden “bijgewerkt” om hun grootte beheersbaar te houden, en in het proces verliezen bedrijven Historische gegevens.

zonder Historische gegevens is het moeilijk om trends op lange termijn te herkennen of een strategie uit te stippelen voor de opbouw van productiviteitssystemen voor het bedrijf en zijn werknemers.

6. Niet ontworpen voor’ real time ‘ werk. Als je een groot team hebt, is het erg omslachtig om bij te houden welke medewerkers hun timesheets hebben ingediend.,

vaak is het tijdblad dat wordt gedeeld niet in real-time, zodat managers vertraagde informatie krijgen over werkelijk gewerkte uren of onvoldoende informatie over gewijzigde omstandigheden. Als een werknemer om medische of dringende redenen pauze heeft, kan dit niet worden weergegeven in de timesheet.

tijdregistratiebladen worden hoogstens één keer per week per e-mail verstuurd. Dit kan het probleem van de gegevens die verloren gaan in de managers Postvak, duplicatie van gegevens of zelfs het krijgen van de verkeerde versie van het bestand vormen.

7. Excel heeft de neiging om te crashen., Hoe meer u een bepaald excel-blad bijwerkt en deelt, hoe groter de kans dat het bestand beschadigd raakt en de gegevens verloren gaan.

Automatische, niet-opdringerige tijdregistratie

met behulp van een cloudgebaseerde time tracking-app kan het gemakkelijker en effectief zijn om de werkuren van werknemers te controleren, niet alleen voor de manager, maar ook voor de werknemer.

een goede time tracking app heeft meerdere functies om u te helpen de productiviteit van medewerkers te verbeteren, misbruik van bedrijfstijd om persoonlijke redenen te voorkomen, hulp bij personeelsplanning en toewijzing, projectvoortgang bij te houden, klantfacturering te beheren, enzovoort.,

bovendien worden ze opgeslagen in een enkele database, waardoor het gemakkelijker wordt om rapporten te genereren voor individuen, kleine groepen werknemers, afdelingen of het hele bedrijf. Een ander voordeel is het gemak van het identificeren wanneer wijzigingen werden aangebracht in de tijdbladen en door welke gebruikers. Ook, correcties gemaakt op time tracking apps zijn direct wat betekent minder payroll fouten.

waarom tijd Arts?

Time Doctor is een geautomatiseerde, cloud-gebaseerde time tracking app gebruikt door bedrijven die externe teams, digitale bureaus, en meer.,

de tool controleert werkuren in real-time en tot op de seconde, zodat ze niet hoeven te onthouden of ze 5.30 uur aan het APPLE-project hebben doorgebracht gisteren of 5.39 uur.

u kunt de tijd bijhouden die elke werknemer besteedt aan specifieke taken en projecten. De app houdt niet alleen de totale tijd bij die door elk lid van uw team wordt gewerkt, maar geeft ook een overzicht van hoeveel tijd wordt besteed aan welke projecten (of klanten) en taken.

de tool controleert echter niet de activiteiten van werknemers tijdens hun vrije tijd of na kantooruren.,

De Totale tijd die aan elke taak is gewerkt, kan handmatig worden gewijzigd, en de manager kan zien of er handmatig is toegevoegd of verwijderd.

U kunt Time Doctor zowel op een desktop als mobiel gebruiken. Gedetailleerde rapporten zijn beschikbaar op uw web-based account.

Hier zijn de belangrijkste kenmerken van Time Doctor:

bijhouden in real time

wanneer u klaar bent met werken, kan het moeilijk worden om nauwkeurig te onthouden hoeveel tijd u besteed aan welke taken., Bovendien, als u uw handmatige timesheets niet regelmatig invult, kan dit leiden tot een onjuiste boekhouding van begin-en eindtijden. Wanneer u Time Doctor gebruikt, hoeft u niets te onthouden, omdat de tijd automatisch wordt bijgehouden terwijl u werkt.

Time Doctor genereert automatisch timesheets, en er is geen handmatige invoer van gegevens vereist.

herinnering om de tijd bij te houden

De tool herinnert u eraan om de tijd bij te houden en ook om de tijd bij te houden wanneer werknemers websites bezoeken die niet aan het werk gerelateerd zijn (zoals Facebook).,

houdt koffiepauzes niet bij

op het moment dat u uw computer verlaat, stopt Time Doctor automatisch met het bijhouden van de tijd. Vaak, bij het handmatig bijhouden van de tijd werknemers vergeten om de talrijke koffiepauzes en badkamerbezoeken waardoor onnauwkeurige bijhouden van werkuren te tellen.

op het moment dat er een tijdje geen toetsenbord of muis activiteit is, stopt Time Doctor met het volgen. Het geeft gebruikers ook de mogelijkheid om daarna te laten zien of ze werkten tijdens die tijd.,

meerdere methoden om de nauwkeurigheid van de bijgehouden tijd te verifiëren

het gereedschap gebruikt verschillende methoden om te bevestigen of de bijgehouden tijd echt werk was. Deze omvatten screenshots genomen met regelmatige tussenpozen, niveaus van toetsenbord en muis activiteit, en welke websites of applicaties worden gebruikt.

u kunt uw tijd ook niet “dubbel boeken”. Als u bijvoorbeeld tijd toewijst aan activiteit A tot 15: 00-17: 00 uur, kunt u geen tweede activiteit toewijzen aan hetzelfde tijdslot.,

andere kenmerken van Time Doctor de moeite waard om te onderzoeken:

website en applicatiebewaking

Time Doctor houdt alle applicaties en websites bij die werknemers tijdens de werkuren bezoeken. Managers en particulieren ontvangen wekelijks een rapport waarin wordt aangegeven welke websites en applicaties werden gebruikt, en voor hoe lang.

Dit rapport helpt bij het identificeren van productiviteitsproblemen. Als je bijvoorbeeld een Content writer bent en je besteedt maar 20% van je tijd aan schrijven, kun je zien wat er de rest van je tijd in beslag neemt en aanpassingen maken om weer op de rails te komen.,

Dit is ook een zeer nuttige functie als u met externe medewerkers of freelancers werkt. Deze functie kan helpen ervoor te zorgen dat ze daadwerkelijk werken en niet doen persoonlijk werk op bedrijfstijd. Als u excel gebruikt voor tijdregistratie, was dit onmogelijk te verifiëren.

Privacy Controls

met het hulpprogramma kunt u schermafbeeldingen maken van de schermen van werknemers, maar alleen als u ervoor kiest om deze functie in te schakelen en met toestemming van werknemers. Werknemers kunnen ook screenshots verwijderen als ze per ongeluk running Time Doctor waren bij het doen van persoonlijke taken zoals commentaar op Facebook.,

tijdregistratie met schermafbeeldingen is nuttig voor het monitoren van werknemers op afstand, en voor sommige soorten bedrijven, zoals design shops, die ze kunnen gebruiken om werkprocessen te beoordelen en de productiviteit te verbeteren.

facturering

U kunt Time Doctor gebruiken om betalingen aan uw werknemers en freelancers rechtstreeks te doen door het te integreren met PayPal, Payoneer, TransferWise en verschillende andere betaalapps. Betalingen kunnen worden gedaan op basis van gewerkte uren.,

afleiding beheren

als u een sociale media-of entertainmentsite opent terwijl u aan een taak werkt, zal Time Doctor een pop-up genereren om u te vragen of u nog steeds bezig bent met uw huidige taak. Het is een geweldige manier om afgeleid te worden.

de tool stuurt ook een wekelijks rapport over slechte tijdgebruik naar teammanagers met een lijst van afleidende websites en applicaties die bekeken worden en de duur van het gebruik ervan tijdens de werkuren.,

geavanceerde rapportage

Time Doctor heeft de mogelijkheid om verschillende soorten rapporten aan te maken, zoals Timesheets, tijd besteed aan elk Project / taak en verschillende andere. Deze rapporten kunnen worden aangepast voor verschillende parameters-voor een bepaalde werknemer, een groep werknemers, een bepaald project, datumbereiken, enz.

u kunt deze informatie gebruiken om te analyseren welk project of klanten meer winstgevend zijn en waar u mogelijk geld verliest.,

conclusie

Als u een solopreneur bent, een heel klein team hebt of nog maar net begint met het bijhouden van werknemerstijd, kan het eenvoudig en effectief zijn om te gaan met onze gratis excel time tracking sheets.

echter, zodra uw bedrijf groeit, en u klaar bent om te besteden aan een echt coole en efficiënte time tracking tool die volledig geautomatiseerd is en neemt de volledige last van het bijhouden van werknemer werkuren uit uw handen, geef Time Doctor een schot.,