verzoek om informatie of RFI ‘ s is een van de meest voorkomende en onvermijdelijke beheersprocessen voor een bouwproject. Voor contractanten die een project beheren is het altijd belangrijk dat RFI ‘ s efficiënt worden beheerd om vertragingen en kostenoverschrijdingen tot een minimum te beperken.
in een enquête van het Navigant Construction Forum werd de impact van RFI ‘ s op 1.300 projecten over de hele wereld bestudeerd., De studie werd uitgevoerd om het effect van RFI ‘s-beheer op bouwprojecten te meten en aanbevelingen te doen over de manier waarop het aantal RFI’ s en hun potentiële impact op projecten kunnen worden verminderd.
Impact & controle van RFI ‘ s op bouwprojecten – een Onderzoeksperspectief uitgegeven door het Navigant Construction Forum
uit het rapport bleek dat er voor elke $1 miljoen in projectwaarde ongeveer 9,9 aanvragen waren, met een gemiddelde van 9,7 dagen vanaf de oprichting tot het sluiten van een RFI., De kosten van elke RFI werden vastgesteld op ca. $ 1.080, en 21.9% van de RFI ‘ s uit het monster kreeg geen reactie.
laten we eens kijken naar het RFI proces en enkele tips over hoe dat proces efficiënt te beheren ten behoeve van alle Project belanghebbenden.
Wat is Request for Information (RFI) in de bouw?
voor de meeste bouwprojecten is het mogelijk dat de overeenkomst, tekeningen en specificaties niet op elk klein aspect van het werk betrekking hebben. Daarom wordt, wanneer verduidelijking vereist is, een RFI-document afgegeven waarin de vereiste aanvullende informatie wordt gespecificeerd.,
dit kan bijvoorbeeld de hoofdaannemer zijn die de architect om opheldering vraagt over een specifiek onderdeel van de werken, of een onderaannemer die de hoofdaannemer om informatie vraagt over hun specifieke deel van de werken.
in het algemeen worden RFI ‘ s vaker aan het begin van een project uitgegeven, zoals in de ontwerp-of aanbestedingsfase. De inconsistenties die worden aangepakt voordat de werkzaamheden ter plaatse beginnen, zullen de vertragingen tijdens de bouwfase helpen verminderen.
RFI ‘ s dienen ook als registratie van de communicatie tussen de betrokken partijen over de gevraagde en verstrekte informatie., Dit is van onschatbare waarde in geval van een geschil. Het is belangrijk dat alle RFI ‘ s toegankelijk zijn en gearchiveerd worden in projectmappen of in uw constructiebeheersoftware. Veel RFI ‘ s wanneer ze worden beantwoord, kunnen leiden tot extra beheerprocessen zoals Variation/Change Orders of Extension of Time (EOT) claims.
hoe verschilt een RFI van een RFP, RFQ, RFT?
Als u nieuw bent in de bouwsector, kan het enige tijd duren om alle verschillende afkortingen te leren (er zijn er veel)., Hier zijn de meest voorkomende voor “aanvragen” met een korte uitleg:
- Request for Proposal (RFP) – gebruikt om voorstellen van aannemers of leveranciers voor alternatieve oplossingen of innovaties aan te vragen om de vereiste norm te bereiken (bijvoorbeeld materiaalverandering of alternatief bouwproces).
- offerteaanvraag (RFQ) – een mogelijkheid voor aannemers of leveranciers om een bepaald product of dienst te kosten.,
- verzoek om inschrijving (RFT) – het proces voor aannemers of leveranciers om op competitieve wijze een gedetailleerde offerte / offerte in te dienen om de vereiste bouwdienst te leveren en te voltooien.
RFI ‘ s worden hoogstwaarschijnlijk aangemaakt nadat een RFQ of RFT is uitgegeven, maar kunnen worden uitgegeven voordat of nadat een RFP is gemaakt.
waarvoor worden RFI ‘ s gewoonlijk gebruikt?
een RFI kan worden afgegeven voor letterlijk elke situatie waarin verduidelijking of aanvullende informatie vereist is., Het kan worden gebruikt tijdens alle fasen van een project (ontwerp, aanbesteding/bieden, bouw). Meestal worden RFI ‘ s gebruikt om aspecten van het ontwerp en/of de materiaalselectie in documenten te verduidelijken, zoals:
- bouwplannen
- SPECIFICATIES
- contractclausules
- bouwnormen
Het instellen van RFI-normen in uw bouwbedrijf
de belangrijkste factor is dat iedereen in uw bedrijf het belang van het RFI-beheerproces moet begrijpen en op de hoogte is van het beleid en de procedures van uw bedrijf.,
Het is gemakkelijk om een mondeling gesprek te voeren met een cliënt of contractant om opheldering te vragen. Echter, als u niet beschikt over die informatie gedocumenteerd in zwart-wit kunt u aansprakelijk zijn voor de extra kosten in geval van een geschil over wat is overeengekomen.
u moet ervoor zorgen dat uw RFI-procedures worden begrepen en gevolgd door het hele bedrijf, en dat alle gesprekken en verduidelijkingen worden ondersteund met formele RFI ‘ s, en dat reacties worden geregistreerd voor toekomstig gebruik.
hoe moet een RFI eruit zien?,
het gebruik van een goed ontworpen RFI-sjabloon zorgt ervoor dat het alle relevante informatie voor het project bevat. Het volgende zijn enkele cruciale items die in uw RFI-sjabloon moeten worden opgenomen:
- Projectnaam
- Datum van RFI
- chronologisch aantal RFI
- Details van geadresseerden en ontvangers van kopieën
- onderwerpnaam of RFI-Titel
- gevraagde informatie en waarom
- Datumrespons vereist is door (d.w.z., niet genoeg om alleen te zeggen ASAP)
- Specificatie, tekening en/of detail, nummer referentie (indien van toepassing)
- Naam van de RFI ‘ s emittent
- de gegevens van Uw Onderneming
- Datum van Antwoord (als het ontvangen van de geadresseerden)
WeBuild Software RFI-Tool
het Gebruik van technologie om de efficiëntie te verbeteren
Nieuwe technologieën bieden een geweldig hulpmiddel voor het verbeteren van de efficiëntie van de bouw management processen, en bijna alle bouw-management-software bevat een functie voor het beheren van de RFI-proces., Het is belangrijk om te controleren of alle relevante informatie (zie het bovenstaande punt) is opgenomen in een potentiële software-oplossing.
u moet er ook voor zorgen dat het samenwerkingsproces voor RFI ‘ s effectief is binnen een potentiële softwareoplossing. Uw teams moeten eenvoudig online RFI-berichten kunnen verzenden, ontvangen, reageren en sluiten en deze kunnen delen met hun collega ‘ s en andere projectstakeholders. Effectieve online samenwerking voorkomt vertragingen, fouten en algehele frustratie.,
Het zou ook zeer nuttig zijn als partijen buiten uw organisatie toegang kunnen krijgen tot projectinformatie zonder zich te hoeven registreren op uw gekozen software systeem. Het is ook belangrijk om een software-oplossing te gebruiken die gemakkelijk toegankelijk is op elk mobiel apparaat, waarmee uw team nieuwe RFI-kennisgevingen kan uitgeven vanaf elke locatie op de bouwplaats.
Lees uw bouwcontract
wanneer u RFI ‘ s indient, moet u een goed begrip hebben van het contract waarmee u werkt., Wees u bewust van hoe u RFI ’s kunt indienen in het kader van uw bouwcontract, de reactietijdlijn en wanneer u vertragingen kunt claimen als deze zich voordoen als gevolg van een gebrek/vertraging van reacties op uw RFI’ s.
in het algemeen zal in een bouwcontract worden vermeld dat antwoorden op RFI ‘ s binnen tien werkdagen na ontvangst van het verzoek moeten worden ingediend.
conclusie
ervoor zorgen dat uw projectteams zich bewust zijn van het belang van RFI ‘ s en de standaardprocedures van het bedrijf volgen, zal leiden tot een vermindering van het risico op mogelijke meningsverschillen, wat kan leiden tot onvoorziene kosten., Samengevat, de volgende stappen zullen u in staat stellen om het RFI-proces met succes te beheren voor elk project:
- stuur RFI ‘ s zodra de behoefte aan verdere informatie wordt herkend.
- laat toe dat antwoorden worden ontvangen zoals vermeld in het bouwcontract.
- beperk elke RFI tot een specifiek onderwerp, in tegenstelling tot het opnemen van veel verschillende vragen.
- voeg alle ondersteunende documentatie toe, zoals plannen, specificaties of foto ‘ s.
- een duidelijk RFI-sjabloon van het bedrijf hebben en alle antwoorden registreren.
- sluit de aankondigingen af nadat zij bevredigend zijn beantwoord.,
- maak gemakkelijke toegang tot RFI ‘ s voor het gehele projectteam mogelijk.
zoekt u een RFI-oplossing voor uw bouwprojecten? Voel je vrij om een tijd bij ons te boeken en meer te leren over hoe WeBuild ‘ s oplossing kan helpen bij het stroomlijnen en automatiseren van uw workflows.