à medida que se instala de manhã, Abre o seu e-mail para ver três pedidos diferentes de actualizações de Estado num dos seus projectos. Seu gerente quer saber quando o orçamento será finalizado. Um dos membros da sua equipa está a perguntar-se quanto tempo ela deve planear dedicar ao projecto. A OCM pergunta como é que o atraso mais recente do projecto terá impacto nos objectivos do primeiro trimestre.,os pedidos de status freqüentes de todas as direções podem ser esmagadores, mas há uma melhor maneira de informar as partes interessadas sobre atualizações de projetos: relatórios de status de projeto.
o que é um relatório de Estado do projecto, e porque é que isso importa?
os relatórios de Estado do projecto são actualizações atempadas (discutiremos com que frequência os deverá fazer mais tarde) sobre o progresso dos seus projectos. Eles respondem às perguntas que todos parecem estar fazendo (antes de realmente fazê-las). Escritos de forma concisa, eles oferecem informações de alto nível sobre um projeto, em vez de todos os detalhes.,fazer relatórios de Estado do projecto regularmente é importante porque ajudam a manter todas as partes interessadas em linha e alinhadas na forma como o seu projecto está a progredir. Você terá consideravelmente menos perguntas sobre o status do projeto porque você já está à frente do jogo. Eles mostram e dizem que você está no caminho certo, fazendo você (e todos os outros) se sentir confiante.,
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E se o seu projecto não estiver no bom caminho, o seu relatório de estado irá informar os outros sobre o atraso e o que está a fazer para resolver quaisquer bloqueadores, permitindo-lhe mostrar a sua abordagem pró-activa para levar as coisas de volta para onde deveriam estar. (Uma linha do tempo do projeto é outra excelente adição à gestão de seus projetos).
como escrever um grande relatório de Estado do projecto
então, como é que faz os relatórios de Estado do projecto? Certifique-se de criar uma estrutura clara para a sua atualização, e ser consistente em usá-lo com futuros relatórios de estado e atualizações., Você também deve certificar-se de que ele corresponde com o seu projeto breve para manter o seu relatório sobre o tema.
siga este guia para compreender o que incluir no seu relatório de Estado do projecto, e veja como pomos cada passo em prática com um exemplo de um projecto de satisfação dos empregados.
1. Indique o seu relatório
uma grande opção é simplesmente usar o nome do projecto para maior clareza. Se você está relatando este projeto regularmente, você também pode querer incluir uma data ou hora.exemplo: fevereiro de 2020-iniciativa para a satisfação dos trabalhadores 2., Indique se o projecto está actualmente no bom caminho, em risco ou fora de linha
encontre uma ferramenta de gestão de projecto que lhe permita comunicar o estado do projecto e se está ou não no bom caminho. Uma maneira de fazer isso é usar um sistema de codificação de cores (verde = na faixa, amarelo = em risco, vermelho = fora de faixa).
exemplo: o estado do projecto está no bom caminho.
3. Dê um breve resumo do relatório de Estado
o seu relatório de Estado do projecto deve ser breve-cerca de 2-3 frases., O objetivo aqui é dar aos leitores que podem não ter tempo para ler todo o relatório um rápido TL;DR DOS fatos mais importantes.exemplo: os resultados da nossa pesquisa estão a ser revistos. O Comitê de engajamento está trabalhando com a equipe Executiva sobre as novas iniciativas de engajamento para implementar.
4. Escolha duas a três áreas-chave ou marcos para destacar em seu relatório
escolha o que você tem trabalhado mais desde a sua última atualização. Por exemplo, você pode descartar as coisas cronologicamente—o que fizemos, o que estamos trabalhando, e o que vem a seguir—em um calendário., Pode ser distribuído em segmentos semanais, mensais e trimestrais. Outra opção é agrupar atualizações por role-design, copy, Web developer. Marcos do projeto-realizar um inquérito de engajamento, resultados do inquérito, implementar feedback—São outro método de bucketing.exemplo: estudo de engajamento de Conduta, resultados do inquérito, feedback de implementação
5. Adicione uma visão geral de alto nível de cada área-chave
para cada área-chave no relatório de Estado, adicione alguns pontos que dão uma atualização sobre o progresso, realizações e trabalhos futuros.,exemplo: os resultados do inquérito 70% dos trabalhadores tomaram o inquérito de satisfação 80% dos resultados do inquérito estão a ser revistos pela equipa executiva antes de o Comité de admissão se reunir novamente 6. Adicione links para outros documentos ou recursos
enquanto você não vai querer incluir todos os pequenos detalhes sobre como o seu projeto está indo, algumas pessoas vão querer saber mais. Para as partes interessadas que estão à procura de informações mais aprofundadas, fornecer links para documentos ou recursos, como a carteira de projetos.,exemplo: Incluir uma ligação ao inquérito de satisfação dos empregados
7. Prestar atenção a quaisquer questões ou desafios que o projecto tenha enfrentado em
todos os projectos que se encontrem em bloqueios de estradas. Manter os stakeholders informados quando surgirem questões ajudará todos a adaptar-se em conformidade para se manterem no bom caminho.exemplo: a equipe executiva quer olhar para os resultados antes que o Comitê de engajamento se reúna novamente, mas não será capaz de fazê-lo por mais três semanas. Isto vai atrasar a nossa linha do tempo do projecto.
8., Incluir notas adicionais ou destaques
estes podem ser uma lista de próximos passos, Parabéns que você quer dar a alguém, ou qualquer outra coisa que você deseja destacar.exemplo: Obrigado Sarah A. por enviar várias comunicações para os funcionários encorajando-os a participar da pesquisa!
modelo para criar o seu relatório de Estado do projecto
Se quiser colocar rapidamente tudo o que aprendeu na secção anterior para usar, escreva o seu próximo relatório de Estado do projecto usando este modelo fácil de preencher:
nome do relatório:
nome do seu relatório., Este pode ser o nome do seu projecto e a data.
Estado do projecto:
está no bom caminho, em risco ou atrasado?
resumo:
inclui uma breve descrição das mais importantes takeaways do seu relatório de Estado do projecto aqui.,
Tema/etapa 1:
- Visão geral do ponto
- Visão geral do ponto
- Visão geral do ponto
Tema/etapa 2:
- Visão geral do ponto
- Visão geral do ponto
- Visão geral do ponto
Tema/etapa 3:
- Visão geral do ponto
- Visão geral do ponto
- Visão geral do ponto
Problemas/desafios:
há desafios que você está enfrentando? Como vai resolvê-los?notas adicionais ou destaques: existem coisas adicionais que a sua equipa precisa de saber?,
exemplos de relatórios de Estado do projecto
enquanto um guia de como escrever relatórios de Estado do projecto é útil, por vezes ver um exemplo da vida real permite-lhe ver realmente como a sua própria actualização poderia ser, certo? Pensamos que você poderia concordar, então aqui está um exemplo que você pode achar útil.
dito isto, não há uma maneira de escrever um relatório de estado e o seu pode não se parecer exactamente com este. Mas desde que os relatórios de Estado do projecto dêem actualizações pertinentes, estás a fazê-lo bem.,
nome do relatório: lançamento do Ebook
estado do projecto: na faixa
resumo:
grande progresso esta semana! Ainda estamos na fase do conceito, mas o Avery Lomax vai escolher um tópico esta semana. As equipes de Conteúdo e Design estão prontas para começar assim que dermos o sinal verde.,Quinta-feira
Conteúdo:
- A equipe de Conteúdo está pronto para começar a escrever copiar assim que a nossa ideia é finalizado
- Eles estão se reunindo pertinentes empresa de informações que devem ser incluídas
Design:
- Design de revistas cinco e-book exemplos para determinar o estilo que gostou
- Que vai ser escolher um modelo que até a próxima terça-feira
notas Adicionais ou destaques:
- Jen está fora do escritório na próxima semana, então, por favor, envie quaisquer questões de conteúdo para Alegria
- Obrigado a Henry para a curadoria de uma enorme lista de temas para a gente escolher!,
questões/desafios:
O prazo limite do e-book é apertado, como todos sabem. É fundamental que todos nós estejamos trabalhando em nossa ferramenta de gerenciamento de projetos para manter todos organizados e no caminho certo. Obrigado!
estado do projecto comunicar as melhores práticas
Agora você sabe o que incluir no seu relatório de Estado do projecto, mas pode ainda ter algumas perguntas adicionais. Como você está criando relatórios de status para o seu projeto, essas melhores práticas irão ajudá-lo a formular uma atualização vencedora.com que frequência deve apresentar queixa?,entrar em uma cadência semanal de enviar relatórios de status é uma ótima maneira de ficar no topo dos projetos. Defina uma tarefa para si mesmo para enviar sempre relatórios de estado em um determinado dia a cada semana ou use uma plataforma com lembretes recorrentes. Os Stakeholders vão começar a esperar suas atualizações, o que significa check-in menos freqüentes deles (além de que eles vão apreciar sempre estar no loop).
Se você enviar relatórios semanalmente, você pode ser capaz de evitar várias reuniões relacionadas com um projeto (todos sabemos que reuniões desnecessárias têm sua própria reputação)., Salte as reuniões de check-in e poupe seu tempo para um trabalho mais importante.
quem deve incluir?
depende do projeto e de quem está envolvido, mas normalmente você vai enviar uma atualização para todas as partes interessadas que trabalham em seu projeto. Se você tem um bom resumo do projeto, você já deve saber quem são seus stakeholders, uma vez que você o delineou lá.mesmo que o relatório de estado dessa semana não afecte um determinado membro da equipa, deve partilhá-lo com todos. É importante que todos tenham uma visão geral de alto nível.
até que ponto deve ser detalhado?,
um relatório de Estado do projeto não deve oferecer todos os detalhes. Deixe o trabalho contar a história—você está simplesmente curando informações e adicionando um pouco de cor. Pense num relatório de Estado do projecto como uma mensagem de topo de gama—devem ser incluídas apenas as partes mais importantes do seu projecto que afectam a maioria das partes interessadas.,
Você sempre quer indicar se o projeto está no caminho certo, em situação de risco, ou fora da pista, dar um rápido resumo do que está completo e que da próxima, em seguida, um link para outros recursos para as pessoas que querem saber mais detalhes
, Onde você deve escrever o seu projecto de relatório de status?
a melhor maneira de rascunhar e compartilhar atualizações de status é com uma ferramenta de gerenciamento de trabalho. Procure uma ferramenta que ofereça uma visão geral de seu projeto, para que sua equipe tenha uma fonte central de verdade para todo o trabalho relacionado ao projeto., Dessa forma, em vez de gerenciar projetos em planilhas, você pode manter tudo—atualizações de status, resumos de projetos, entregas chave, e marcos importantes do projeto—em um só lugar. Seus relatórios serão facilmente compartilháveis, e os stakeholders podem olhar para trás em relatórios anteriores a qualquer momento, evitando sobrecarga de E-mail no seu final.
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Quebra automática de seu projeto: resumindo o seu trabalho
Os relatórios de status de que estamos falando são sempre enviadas durante um projeto para manter todos informados., No entanto, uma vez terminado o projeto, é inteligente enviar um relatório de resumo final. Pense nisto como o” resumo executivo ” do seu projecto. Esta é a sua oportunidade de oferecer aos stakeholders uma conclusão para o projeto. Vais usá-lo para fechá-lo oficialmente.
Mais uma vez, é uma visão geral de alto nível, mas em vez de incluir atualizações e estatutos, você vai fornecer um resumo de como o projeto global foi. Aqui estão algumas perguntas que você pode querer responder em um relatório de resumo do projeto:
- Quais foram os objetivos deste projeto e eles foram cumpridos?,o projecto foi concluído a tempo e no orçamento (se aplicável)?que sucessos devem ser destacados?que desafios tivemos?o que podemos aprender com este projecto que nos pode ajudar em futuros projectos?
Mantenha todas as partes interessadas no bom caminho com relatórios de Estado surpreendentes
Se estiver à espera de entregar em excesso o seu próximo projecto, tente usar actualizações semanais de Estado. Eles vão mantê-lo produtivo, eficiente e responsável, enquanto dar a todos os outros um rápido (e envolvente) olhar para o que está acontecendo., Use os recursos que fornecemos para criar relatórios que dão apenas informações suficientes sem mergulhar em muitos detalhes. Encontre uma solução de gerenciamento de projetos como a Asana que tenha recursos projetados especificamente para ajudar com relatórios de Estado. Poupará tempo e será o mais organizado possível.