pedidos de Compra e faturas são documentos que quase todos finanças departamento de negócios em uma base diária. Então, o que são esses dois documentos, e por que eles são uma parte tão importante do processo de pagamento de contas?o que é uma ordem de compra?
uma ordem de compra (PO) é a confirmação oficial de uma ordem. É um documento enviado de um comprador para um vendedor que autoriza uma compra.,
aqui está uma ordem de compra de amostra:
o que é uma factura?uma factura solicita o pagamento de uma compra. As facturas são enviadas pelo vendedor ao comprador.
aqui está uma fatura da amostra:
Qual é a diferença entre uma ordem de compra e uma fatura?
A principal diferença entre uma ordem de compra e uma fatura é que uma ordem de compra confirma que uma ordem foi colocada enquanto uma fatura pedidos de pagamento de uma encomenda., ou serviços
- Um número de nota fiscal
- informações de contato de fornecedores
- Créditos ou descontos
- calendário de Pagamento
- Total montante devido ao fornecedor
Quais são as semelhanças entre uma ordem de compra e uma fatura?,
embora estes documentos sejam bastante diferentes, existem algumas semelhanças.ambos os documentos são contratos juridicamente vinculativos. Isto significa que o Acordo foi feito pelo comprador e pelo vendedor, e que as acções que contêm são necessárias.
além disso, tanto o PO e a fatura incluem detalhes de encomenda, Informações de envio e preço. A fatura também inclui um número de fatura, informações de contato do vendedor, ajustes de pagamento (créditos ou descontos), calendário de pagamento, e o montante total devido ao vendedor., O número PO também é frequentemente incluído na factura como referência.
Se você está procurando mais informações sobre as ordens de compra, leia o nosso post no blog sobre a diferença entre uma requisição de compra e uma ordem de compra.por que as empresas usam as ordens de compra?quer se trate de uma pequena empresa ou de uma grande organização com um departamento de compras completo, As ordens de compra são utilizadas por várias razões:
-
estabelecem expectativas claras
POs permitem que os compradores esclareçam as suas necessidades aos vendedores., Ambas as partes podem utilizá-las no caso de as encomendas não serem entregues como previsto.
-
eles ajudam a gerenciar ordens
POs dar a aquisição, financiamento e operações equipes documentação oficial de entregas recebidas ou pendentes, permitindo-lhes rastrear e gerenciar as ordens de forma mais eficaz.uma vez criado um PO, os compradores podem ter em conta estes custos nos orçamentos das empresas e, por conseguinte, gastar mais sabiamente.,
-
eles são juridicamente vinculativos
na ausência de um contrato formal, um PO pode servir como um documento juridicamente vinculativo, mas apenas depois de ser aceite pelo vendedor.os auditores estão à procura de discrepâncias financeiras. Emitir, processar e gravar POs garante que você tem o que você precisa para afastar os auditores.
os benefícios acima são voltados para os compradores, mas POs são documentos importantes para os vendedores também. Os vendedores usam – nos para o processamento de Pedidos e pagamentos.,
Leia o nosso post do processo de pedido de compra para saber como um pedido de pedido de compra se transforma em uma ordem de compra, quando as empresas precisam de ordens de compra e quando não o fazem.
por que as empresas usam faturas?
as empresas utilizam facturas pelas seguintes razões:
-
-
permitem que os vendedores recolham dinheiro
a maioria dos vendedores não recebe pagamento por um bem ou serviço até que uma factura seja enviada ao comprador. Um telefonema ou e-mail a pedir o pagamento não será suficiente.,
-
eles fornecem visibilidade nas despesas da empresa
As facturas descrevem exatamente o que você está recebendo para o seu dinheiro, o que dá aos departamentos financeiros transparência no que os diferentes departamentos compram.
-
ajudam a gerir os pagamentos
As facturas mostram que bens ou serviços foram vendidos, quanto dinheiro foi pago até à data e quaisquer encargos pendentes. Eles ajudam as empresas a manter o controle dos pagamentos de uma forma formal.alguns dos benefícios das facturas são semelhantes aos das ordens de compra.,
-
tal como POs, são juridicamente vinculativos
uma factura mostra que um determinado bem ou serviço foi prestado e quando o pagamento é esperado. As facturas provam que as empresas são cobradas por um bem ou serviço no caso de o pagamento não ser recebido.os auditores exigem provas de todo o dinheiro que entra e sai das empresas. Uma vez que as faturas mostram exatamente o que um negócio foi cobrado por um bem ou serviço, eles são uma parte crucial desta evidência.,as facturas e as ordens de compra constituem uma parte vital do processo de aquisição de uma empresa. Compreender os papéis que faturas e ordens de compra desempenham é importante para qualquer um envolvido na compra de bens ou serviços em nome de uma organização. A principal diferença entre uma ordem de compra e uma fatura é que uma ordem de compra é enviada de um comprador para um vendedor para colocar uma ordem enquanto uma fatura é enviada de um vendedor para um comprador para solicitar o pagamento de uma ordem.,
Simplificar e automatizar o gerenciamento de seu POs com PurchaseControl ordem de compra do software
saiba Como
-
-