pedido de avisos de informação ou RFIs é um dos processos de administração mais comuns e inevitáveis para um projeto de construção. É sempre importante para os CONTRATANTES que gerem um projecto que as RFIs sejam geridas de forma eficiente para minimizar atrasos e derrapagens de custos.
A Navigant Construction Forum survey studied the impact of RFIs on 1.300 projects across the world., O estudo foi realizado para medir o impacto da Gestão de RFIs em projetos de construção e oferecer recomendações sobre como reduzir o número de RFIs e seu potencial impacto em projetos.
Impacto & Controle de RFIs em Projetos de Construção – Uma Perspectiva de Investigação, Emitido pelo Navigant Construção do Fórum
O relatório concluiu que, para cada us $1 milhão no valor do projeto, havia cerca de 9,9 pedidos, com uma média de 9,7 dias desde a criação até o fechar de uma RFI., O custo de cada Fi foi determinado em aprox. $ 1.080 ,e 21.9% do RFIs da amostra não recebeu resposta.
vamos olhar para o processo RFI e algumas dicas sobre como gerenciar esse processo de forma eficiente para o benefício de todos os stakeholders do projeto.
Qual é o pedido de informações (RFI) na construção?
para a maioria dos projetos de construção, o acordo, desenhos e especificações não podem abordar todos os pequenos aspectos da obra. Por conseguinte, quando é necessário um esclarecimento, é emitido um documento RFI que especifica as informações adicionais necessárias.,por exemplo, este pode ser o contratante principal que solicita ao arquitecto que clarifique um elemento de especificação ou um subcontratante que solicite ao contratante principal informações sobre a sua parte específica das obras.
geralmente, RFIs são emitidos mais frequentemente no início de um projeto, como a fase de projeto ou licitação. As inconsistências que são abordadas antes do início dos trabalhos no local ajudarão a reduzir os atrasos durante a fase de construção.
RFIs também serve de registo de comunicação entre as partes envolvidas relativamente às informações solicitadas e fornecidas., Isto é inestimável em caso de litígio. É importante que todos os RFIs sejam acessíveis e arquivados em pastas de projetos ou dentro de seu software de gerenciamento de construção. Muitas RFIs quando Respondidas podem levar a processos de gestão adicionais tais ordens de variação / mudança ou extensão de tempo (EOT) reivindicações.
Como é um RFI diferente de um RFP, RFQ, RFT?
Se você é novo na indústria da construção, pode levar algum tempo para aprender todas as diferentes abreviaturas (existem muitas)., Aqui estão os mais comuns para “Pedidos” com uma breve explicação:
- Solicitação de Proposta (RFP) – Usado para solicitar propostas de empreiteiros ou fornecedores de soluções alternativas ou inovações para atingir o padrão exigido (e.g. mudança de material ou de construção alternativos processo).
- pedido de cotação (RFQ) – uma oportunidade para os contratantes ou fornecedores custarem um produto ou serviço específico.,pedido de concurso (TFR) – processo de apresentação, por parte de empreiteiros ou fornecedores, de uma proposta pormenorizada de concurso/proposta de fornecimento e de conclusão do serviço de construção necessário.
RFIs são provavelmente criados após a emissão de um RFQ ou RFT, mas podem ser emitidos antes ou depois de um RFP ser feito.para que é que o RFIs é habitualmente utilizado?
um RFI pode ser emitido para qualquer tipo de situação em que seja necessária clarificação ou informação adicional., Pode ser utilizado em todas as fases de um projecto (concepção, concurso/licitação, construção). Em sua maioria, pedidos de informação são usados para esclarecer aspectos do projeto e/ou seleção de materiais dentro de documentos, tais como:
- planos de Construção
- Especificações
- as cláusulas do Contrato
- padrões de Construção
Configuração de RFI padrões em sua Empresa de Construção civil
O fator mais significativo é que todos na sua empresa devem compreender a importância da RFI processo de gestão, e está ciente de sua empresa relacionados com a política e procedimentos.,é fácil ter uma conversa verbal com um cliente ou contratante para procurar esclarecimentos. No entanto, se você não tiver essa informação documentada em preto e branco você pode ser responsável pelos custos adicionais envolvidos em caso de uma disputa sobre o que foi acordado.
Você terá que garantir que seus procedimentos RFI são compreendidos e seguidos por toda a empresa, e que todas as conversas e esclarecimentos são apoiados com RFIs formais, e que as respostas são registradas para referência futura.como deve ser um RFI?,a utilização de um modelo RFI bem concebido garante que contém toda a informação relevante para o projecto. A seguir estão alguns dos itens cruciais a serem incluídos no seu modelo de RFI:
- Nome do projecto
- data da RFI
- número cronológico da RFI
- detalhes dos destinatários e destinatários das cópias
- Especificação, desenho e/ou detalhes de número de referência (se aplicável)
- Nome da RFI do emitente
- os detalhes da Sua Empresa
- Data de Resposta (quando é recebido de endereços)
Nome do assunto ou título da RFI informação solicitada e por que razão a resposta da data é exigida por (i.e., não basta apenas dizer o mais rápido possível)
WeBuild Software RFI Ferramenta
Usando a tecnologia para melhorar a eficiência
as Novas tecnologias fornecem uma grande ferramenta para melhorar a eficiência da construção de processos de gestão, e quase todos os trabalhos de construção de software de gestão incluirá um recurso para gerenciar a RFI processo., É importante verificar se todas as informações relevantes (ver o ponto acima) estão incluídas em qualquer solução de software potencial.
Você também deve garantir que o processo de colaboração para RFIs é eficaz dentro de uma solução de software potencial. Suas equipes devem ser capazes de simplesmente enviar, receber, responder e fechar avisos RFI on-line, e compartilhá-los com seus colegas de trabalho e outras partes interessadas do projeto. Uma colaboração on-line eficaz evitará atrasos, erros e frustração geral.,
também seria muito benéfico se as partes fora de sua organização podem acessar informações do projeto sem ter que se registrar em seu sistema de software escolhido. Também é importante usar uma solução de software que possa ser facilmente acessada em qualquer dispositivo móvel, o que permite a sua equipe emitir novos avisos RFI de qualquer lugar do site de trabalho.
Leia o seu contrato de construção
ao enviar RFIs, deve ter uma boa compreensão do contrato com o qual está a trabalhar., Esteja ciente de como submeter RFIs sob seu contrato de construção, a linha do tempo de resposta, e quando você pode reclamar por atrasos se eles ocorrem por causa de uma falta/atraso de respostas para o seu RFIs.em geral, um contrato de construção indicará que as respostas a RFIs devem ser dadas no prazo de 10 dias úteis a contar da recepção do pedido.a garantia de que as equipas do projecto estão cientes da importância das RFIs e seguem os procedimentos padrão da empresa conduzirá a uma redução do risco de potenciais desacordos, o que pode levar a custos imprevistos., Em resumo, os seguintes passos irão permitir que você gerencie o processo RFI com sucesso para cada projeto:
- submeta RFIs assim que a necessidade de mais informações for reconhecida.
- permitir que as respostas sejam recebidas como indicado no contrato de construção.
- limite cada RFI a um tópico específico, em oposição a incluir muitas perguntas diferentes.adicione toda a documentação de apoio, como planos, especificações ou fotos.
- tem um modelo RFI claro da empresa e regista todas as respostas.após terem sido respondidas satisfatoriamente.,
- Permite um acesso fácil a RFIs para toda a equipa do projecto.
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