produtividade e eficiência

a maioria das empresas precisa de algum método de rastreamento de tempo para registrar e verificar quanto tempo cada empregado tem trabalhado diariamente, semanalmente ou mensalmente em projetos específicos.isto poderia ser para fazer pagamentos regulares e também para monitorar a produtividade e eficiência dos trabalhadores.

Timesheets vêm em várias formas., Enquanto, tradicionalmente, um timesheet era uma “folha” de papel onde você escrevia manualmente e calculava as horas trabalhadas, ele agora evoluiu para um documento online compartilhado no excel ou formato word que todos preenchem todos os dias, ou um software online automatizado que corre em segundo plano e rastreia o que seus funcionários estão trabalhando.

Se você quiser verificar o monitoramento automatizado de tempo, em vez de confiar na preparação manual de timesheets com Excel, em seguida, confira O Tempo Doutor livre por 14 dias., Você verá no que sua equipe está trabalhando, quanto tempo leva para completar cada tarefa, e os aplicativos e sites que eles visitam durante todo o dia.

benefícios do rastreamento de tempo

o rastreamento de tempo dos empregados é usado por grandes e pequenas empresas, agências, equipes remotas e startups em crescimento, uma vez que fornece uma maneira rápida e fácil de melhorar a produtividade de suas operações de Negócio.os Timesheets são uma forma de registar aquilo em que os funcionários trabalhavam a cada hora que estavam no escritório. Assim sabes o que toda a gente anda a fazer e onde as pessoas passam o seu tempo.como é que isso ajuda?,você não só pode detectar seus trabalhadores mais produtivos, mas também pode analisar quais projetos ou processos estão perdendo tempo e quais são mais rentáveis para o seu negócio.uma vez que você tenha esse conhecimento, você pode ser um melhor gerente e tomar decisões perspicazes para o crescimento de seu negócio.,

neste post, abordaremos os seguintes:

o Excel de controle de Tempo Modelos

Nós iremos fornecer-lhe com modelos dos seguintes quadros de horários:

1. horário Semanal
2. Bi-horário Semanal
3. Mensal de folha de horas
4. Acompanhamento do Projeto de quadro de Horários

Prós e Contras do Excel de controle de Tempo

Discutir Excel de controle de tempo de folhas que apesar de manual e demorado, tem certas vantagens.,

rastreamento automatizado de tempo – a alternativa ao Excel

finalmente, vamos mostrar – lhe como fazer o tempo muito mais fácil, preciso, evitar a fucking timesheet e tornar a sua equipa imensamente mais produtiva com o médico do tempo-uma ferramenta automatizada de rastreamento de tempo.

Why Excel Timesheets?

estes timesheets são simples de usar porque os funcionários só precisam fazer login no início e no fim do tempo de trabalho e o gerente pode usar fórmulas automatizadas do excel para calcular o pagamento total com base em taxas horárias e pagamento de horas extras.,além disso, muitos gestores e trabalhadores em empresas tradicionais, não técnicas, estão acostumados a trabalhar com Excel em vez de ferramentas de rastreamento de tempo SaaS.

Templates de Rastreio de tempo livre do Excel

Aqui estão 4 templates de rastreio de tempo livre do Excel que pode modificar para acompanhar eficazmente as horas de trabalho dos seus empregados:

Timesheet semanal

é necessária uma timesheet semanal se calcular as horas de trabalho dos seus empregados, o tempo pago e os salários numa base semanal.,

telecarregamento semanal gratuito

Timesheet bi-semanal

algumas empresas pagam aos seus empregados uma vez de duas em duas semanas. Este timesheet bi-semanal pode ser útil para calcular as horas de trabalho do seu empregado, tempo pago-off e salários para cada período de 14 dias.

descarregue a sua folha de horário Bi-semanal gratuita

horário mensal

Utilize esta folha de horário mensal se calcular as horas de trabalho dos seus empregados, o tempo pago e os salários uma vez por mês.,

descarregue a sua folha de horário mensal gratuita

hora do projecto

utilize este modelo se trabalhar com diferentes clientes e precisar de calcular as horas trabalhadas em projectos específicos. Ele também pode ser usado em empresas onde as horas factíveis precisam ser rastreadas para faturar os clientes corretamente ou onde o tempo de um empregado é rastreado contra projetos.,

descarregue a folha de registo de tempo do excel apropriada e modifique ou adicione quaisquer colunas como localização do empregado, número do empregado, código de trabalho ou qualquer outra coisa que seja necessária para registar qualquer aspecto específico da sua empresa.

estas folhas do excel irão lidar com todos os cálculos para si com base em fórmulas incluídas nas células da folha de cálculo.as horas totais são calculadas automaticamente. Você só precisa inserir seus dados de Tempo dentro e tempo fora.,

O salário Total também é calculado automaticamente com base na taxa por hora que você definir.

nos nossos modelos de excel livre, as células que contêm fórmulas utilizadas para calcular o total de horas e a remuneração total estão bloqueadas. Trata-se de evitar que lhes sejam introduzidas alterações acidentais. Se criar as suas folhas de tempo a partir do zero, indique quais as células que os utilizadores podem editar e bloquear as células que contêm cálculos de pagamento antes de gravar a sua folha de Excel.

Você também pode incorporar uma coluna de férias/horas de baixa., O empregado pode introduzir desta vez, e pode refletir no pagamento Total, dependendo da Política de sua empresa de pagar por pausas devido a doença, férias ou tempo de folga.Dica Rápida: receber e armazenar as folhas de tempo do excel como impressões ou emails separados de cada empregado pode ser complicado. Para torná-lo mais simples, use o Microsoft Sharepoint, para criar uma biblioteca de documentos e permitir a entrada de E-mail. Seus funcionários podem então enviar suas folhas de tempo para um endereço de E-mail central.,

Você pode usar essas folhas de rastreamento de tempo excel para registrar e monitorar horas de funcionários, pausas, horas extras, tempo de baixa, e tempo de férias ou tempo longe do computador.

Você também pode obter uma visão geral de como um empregado está trabalhando – se eles têm logado mais horas extras ou teve férias frequentes e dias de baixa-olhando para o seu horário. Embora uma vez mais de alguns meses de dados são acumulados em folhas de tempo do Excel, torna-se cada vez mais complicado obter uma visão geral ou analisar esses dados.,

benefícios das folhas de rastreamento de tempo do Excel

Aqui estão 3 benefícios das folhas de rastreamento de tempo do excel:

1. Excel é livre como ele vem junto com pacotes Microsoft Office. Você pode baixar os nossos modelos ou criar as suas folhas de tempo no excel a partir do zero. Você não tem que pagar um centavo extra para comprar qualquer novo software ou aplicativo.2. É seguro e simples de usar. Todos os funcionários precisam fazer log-in em seu tempo dentro e fora-tempo. Não têm de se preocupar com mais nada. Você como gerente também não tem que computar Pagamentos, uma vez que as fórmulas do excel fazem isso por você., É certamente mais simples do que usar um timesheet de papel. Além disso, todos os dados são salvos localmente em sua unidade de rede corporativa.3. Não é preciso treino. Como gerente ou empregado, você não precisa de nenhum treinamento adicional para começar a usar timesheets do Excel.

desvantagens das folhas de rastreamento de tempo do Excel

mas nem tudo é rosy no mundo do Excel.

Aqui estão 7 razões pelas quais o uso de folhas de rastreamento de tempo do Excel pode ser ruim para a sua empresa:

1. É suscetível ao erro humano., Se as fórmulas estão incorretas, ou cálculos de soma deixam de fora Números chave, ou você se esquece de introduzir dados no formato correto, tudo isso pode levar a erros de cálculo grosseiros e erros de folha de pagamento.

além disso, o erro humano mais comum que é enfrentado pelas folhas do excel é por engano deletado timesheets. Muitas vezes, é difícil recuperar dados ou timesheets inteiros excluídos por acidente. Isto poderia ter resultados desastrosos se não houver backups ou sistemas para recuperar dados apagados.2. Não é possível acompanhar as horas de trabalho reais versus as horas de trabalho relatadas., Você tem que depender da capacidade dos seus funcionários para cronometrar “dentro” e “fora” tempos. Ao relatar o tempo gasto em um projeto, uma discrepância de 5-10 minutos pode não ser excessivo, no entanto, mas se essas variações são mais significativas, pode custar ao seu negócio um monte de dinheiro. Não há como monitorar quanto tempo um trabalhador está realmente trabalhando em uma tarefa.3. Difícil de modificar ou atualizar os dados. Adicionar novos dados ou fazer correções às planilhas é demorado. Além disso, as correções podem nem ser vistas até que seja tarde demais para o período de pagamento e o trabalhador pode obter salários inadequados.,

4. A análise de uma produtividade dos trabalhadores também é complicada com as folhas de tempo do excel. Como gerente, você pode olhar para um workers weekly timesheet para ver quanto tempo ele trabalhou em vários dias ou projetos específicos. No entanto, o volume de dados apresentados em uma única folha pode tornar difícil ver padrões ou fazer quaisquer insights úteis. Pode também conduzir a uma interpretação errada dos dados e a decisões erradas a serem tomadas com base nessas interpretações erradas.5. Os dados históricos não são seguros. As timesheets do Excel não são projetadas para armazenar dados históricos., Muitas vezes, esses arquivos são “atualizados” para manter o seu tamanho gerenciável, e no processo as empresas perdem dados históricos.sem dados históricos, é difícil identificar tendências a longo prazo ou traçar estratégias para construir sistemas de produtividade para a empresa e seus trabalhadores.6. Não foi concebido para trabalho em tempo real. Quando se tem uma grande equipa, é muito complicado saber quais os funcionários que apresentaram as suas folhas de tempo.,

muitas vezes, a timesheet que é compartilhada não é em tempo real, então os gerentes recebem informações atrasadas sobre as horas trabalhadas reais ou informações inadequadas sobre as circunstâncias alteradas. Se um empregado está em pausa por razões médicas ou de emergência, pode não refletir no timesheet.as folhas de acompanhamento são, na melhor das hipóteses, enviadas por e-mail uma vez por semana. Isso pode colocar o problema de os dados se perderem na caixa de entrada dos gerentes, duplicação de dados ou até mesmo obter a versão errada do arquivo.7. O Excel tende a cair., Quanto mais você atualizar e compartilhar uma folha de excel em particular, maior a chance de o arquivo ficar corrompido e os dados sendo perdidos.

rastreamento automático e não intrusivo de tempo

usando um aplicativo de rastreamento de tempo baseado em nuvem pode tornar mais fácil e eficaz monitorar as horas de trabalho dos funcionários, não só para o gerente, mas também para o empregado.

um aplicativo de rastreamento de tempo bom terá várias características para ajudá-lo a melhorar a produtividade dos funcionários, evitar o uso indevido do tempo da empresa por razões pessoais, ajudar no planejamento e alocação da força de trabalho, acompanhar o progresso do projeto, gerenciar a faturação do cliente e assim por diante.,além disso, eles são armazenados em uma única base de dados que facilita a geração de relatórios para indivíduos, pequenos grupos de funcionários, departamentos ou toda a empresa. Outro benefício é a facilidade de identificar quando alterações foram feitas em folhas de tempo e por que usuários. Além disso, as correções feitas em aplicativos de rastreamento de tempo são instantâneas, o que significa menos erros de folha de pagamento.porquê, Doutor do tempo?

Time Doctor é um aplicativo de rastreamento de tempo automatizado baseado em nuvem usado por empresas que gerem equipes remotas, agências digitais e muito mais.,

a ferramenta monitora as horas de trabalho em tempo real e até o segundo, para que eles não tenham que se lembrar se eles passaram 5.30 horas no projeto APPLE ontem ou 5.39 horas.

Você pode acompanhar o tempo gasto por cada funcionário em tarefas e projetos específicos. O aplicativo não só rastreia o tempo total de trabalho de cada membro de sua equipe, mas também fornece uma repartição de quanto tempo é gasto em projetos (ou clientes) e tarefas.no entanto, a ferramenta não controla a actividade dos empregados durante o seu tempo livre ou após o horário de expediente.,

o tempo total de trabalho em cada tarefa pode ser modificado manualmente, e o gerente pode ver se qualquer adição ou remoção manual foi feita.

Você pode usar o médico do Tempo em um ambiente de trabalho, bem como móvel. Relatórios detalhados estão disponíveis em sua conta baseada na web.

Aqui estão as principais características de rastreamento de tempo do médico:

rastreamento em tempo real

Uma vez que você terminou de trabalhar, pode ficar difícil de lembrar com precisão quanto tempo você gastou em que tarefas., Além disso, se você não preencher o seu manual timesheets regularmente, ele pode levar a uma contabilidade imprecisa do início e fim dos tempos. Ao usar o Doutor tempo, você não precisa se lembrar de nada, porque o tempo é rastreado automaticamente como você está trabalhando.

O médico do tempo gera automaticamente timesheets, e não é necessária nenhuma entrada manual de dados.

chamada de atenção para a hora de seguimento

a ferramenta lembra-o de começar a hora de Seguimento e também de parar o tempo de seguimento quando os funcionários visitam sites que podem não estar relacionados com o trabalho (como o Facebook).,

não acompanha as pausas para Café

no momento em que sai do seu computador, o médico do tempo pára automaticamente o tempo de rastreamento. Muitas vezes, quando os funcionários de rastreamento manual tempo esquecer de contar os numerosos pausas de café e casas de banho visitas causando acompanhamento impreciso de horas de trabalho.

no momento em que não há atividade de teclado ou mouse por um tempo, o médico do tempo pára de rastrear. Ele também dá aos usuários a opção de mostrar depois se eles estavam ou não trabalhando durante esse tempo.,

múltiplos métodos para verificar a precisão do tempo rastreado

a ferramenta utiliza vários métodos para confirmar se o tempo rastreado foi trabalho real. Estas incluem imagens tiradas em intervalos regulares, níveis de atividade do teclado e do mouse, e quais sites ou aplicações são usados.

Você também não pode “livro duplo” seu tempo. Por exemplo, se você alocar tempo para a atividade a às 3-5pm, você não pode atribuir uma segunda atividade para esse mesmo espaço de tempo.,

outras características do Time Doctor worth exploring:

Website and application monitoring

Time Doctor keeps track of all the applications and websites que os funcionários visitam durante o horário de trabalho. Gerentes e indivíduos recebem um relatório semanal descrevendo quais sites e aplicações foram usados, e por quanto tempo.este relatório ajuda a identificar questões de produtividade. Por exemplo, se você é um escritor de Conteúdo e você está gastando apenas 20% de seu tempo na escrita, você pode ver o que está ocupando o resto do seu tempo e fazer ajustes para voltar ao caminho certo.,esta é também uma característica extremamente útil se você trabalhar com funcionários remotos ou freelancers. Este recurso pode ajudar a garantir que eles estão realmente trabalhando e não fazendo trabalho pessoal no tempo da empresa. Se você usar o excel para rastreamento de tempo, isso teria sido impossível de verificar.

controlos de Privacidade

a ferramenta permite-lhe tirar imagens dos ecrãs dos empregados, mas apenas se optar por activar esta funcionalidade e com o consentimento dos empregados. Os funcionários também podem excluir screenshots se eles estavam acidentalmente executando Tempo Doutor ao fazer tarefas pessoais, como comentar no Facebook.,

rastreamento de tempo com screenshots é útil para monitorar funcionários remotos, e para alguns tipos de empresas, tais como lojas de design que podem usá-los para rever os processos de trabalho e melhorar a produtividade.

faturamento

você pode usar o Time Doctor para fazer pagamentos aos seus funcionários e freelancers diretamente, integrando-o com PayPal, Payone, TransferWise e vários outros aplicativos de pagamento. Os pagamentos podem ser feitos com base em horas trabalhadas.,

gerindo distrações

Se você abrir uma mídia social ou qualquer site de entretenimento enquanto trabalha em uma tarefa, o médico do tempo irá gerar um pop-up para perguntar se você ainda está em sua tarefa atual. É uma óptima maneira de evitar distracções.

a ferramenta também envia um relatório semanal de uso de tempo ruim para gerentes de equipe com uma lista de sites e aplicações que distraem e a duração que foram usados, durante o horário de trabalho.,

relatórios avançados

o médico do tempo tem a capacidade de criar vários tipos de relatórios, tais como Timesheets, tempo gasto em cada projeto/ tarefa e vários outros. Estes relatórios podem ser personalizados para diferentes parâmetros – para um determinado empregado, um grupo de Empregados, um projeto particular, intervalos de datas, etc.

Você pode usar esta informação para analisar que projeto ou clientes são mais rentáveis e onde você pode estar perdendo dinheiro.,

Conclusion

Se você é um solopreneur, tem uma equipe realmente pequena ou apenas começando a rastrear o tempo de empregado, pode ser simples e eficaz ir com as nossas folhas de rastreamento de tempo livre do excel.

no entanto, uma vez que o seu negócio cresce, e você está pronto para gastar em uma ferramenta de rastreamento de tempo realmente legal e eficiente que é completamente automatizado e leva todo o fardo de rastrear horas de trabalho dos funcionários de suas mãos, dê tempo médico uma chance.,