cererea de anunțuri de informare sau RFIs este unul dintre cele mai comune și inevitabile procese de administrare pentru un proiect de construcție. Este întotdeauna important pentru contractorii care gestionează un proiect ca RFIs să fie gestionate eficient pentru a minimiza întârzierile și depășirea costurilor.un sondaj Navigant Construction Forum a studiat impactul RFIs asupra proiectelor 1,300 din întreaga lume., Studiul a fost realizat pentru a măsura impactul managementului RFIs asupra proiectelor de construcții și a oferi recomandări cu privire la modul de reducere a numărului de RFIs și impactul potențial al acestora asupra proiectelor.
Impact & Control de RFIs asupra Proiectelor de Construcții – O Perspectivă de Cercetare Emise de către Navigant Construcție Forum
raportul A constatat că pentru fiecare 1 milion de dolari in valoarea proiectului, au fost aproximativ 9,9 solicitări, cu o medie de 9,7 zile de la crearea până la aproape de RFI., Costul fiecărui RFI a fost determinat să fie de aprox. $1,080 și 21,9% din RFIs din eșantion nu au primit niciun răspuns.
Să analizăm procesul RFI și câteva sfaturi despre cum să gestionăm eficient acest proces în beneficiul tuturor părților interesate din proiect.
ce este cererea de informații (RFI) în construcții?pentru majoritatea proiectelor de construcție, acordul, desenele și specificațiile pot să nu abordeze fiecare aspect mic al lucrării. Prin urmare, atunci când este necesară clarificarea, se emite un document RFI care detaliază informațiile suplimentare necesare.,de exemplu, acesta ar putea fi contractantul principal care solicită arhitectului clarificarea unui element de specificație sau un subcontractant care solicită contractantului principal informații cu privire la partea lor specifică a lucrărilor.
În general, RFIs sunt emise mai des la începutul unui proiect, cum ar fi etapa de proiectare sau de licitare. Inconsecvențele care sunt abordate înainte de începerea lucrărilor la fața locului vor contribui la reducerea întârzierilor în timpul fazei de construcție.RFIs servește, de asemenea, ca o înregistrare a comunicării între părțile implicate cu privire la informațiile solicitate și furnizate., Acest lucru este de neprețuit în cazul unei dispute. Este important ca toate RFI-urile să fie accesibile și arhivate în dosarele de proiect sau în software-ul dvs. de gestionare a construcțiilor. Multe RFIs atunci când a răspuns poate duce la procese de management suplimentare, cum ar fi o variație/schimbare comenzi sau prelungire a timpului (EOT) creanțe.
cum este un RFI diferit de un RFP, RFQ, RFT?
Dacă sunteți nou în industria construcțiilor, poate dura ceva timp pentru a afla toate abrevierile diferite (există multe)., Aici sunt cele mai comune pentru „cereri”, cu o scurtă explicație:
- cerere de propuneri (RFP) – folosit pentru a solicita propuneri de la contractori sau furnizori pentru soluții alternative sau inovații pentru a atinge standardul cerut (de exemplu, schimbarea materialelor sau procesul de construcție alternativă).
- cerere de ofertă (RFQ) – o oportunitate pentru contractori sau furnizori de a costa un anumit produs sau serviciu.,
- cerere de ofertă (RFT) – procesul prin care contractorii sau furnizorii pot depune în mod competitiv o ofertă detaliată de ofertă / ofertă pentru a furniza și finaliza serviciul de construcție necesar.
RFIs sunt cel mai probabil create după o RFQ sau RFT a fost emis, dar pot fi emise înainte sau după o RFP se face.pentru ce se utilizează frecvent RFIs?
Un RFI poate fi emis pentru orice fel de situație în care sunt necesare clarificări sau informații suplimentare., Acesta poate fi utilizat în toate fazele unui proiect (proiectare, licitație/licitație, construcție). Cea mai mare parte, RFIs sunt folosite pentru a clarifica aspectele legate de proiectarea și/sau selectarea materialelor în documente cum ar fi:
- planurile de Construcție
- Caietul de sarcini
- clauzele Contractului
- standardele de Construcție
Setare RFI standardele în Compania de Construcții
Cel mai important factor este faptul că toată lumea în compania dumneavoastră trebuie să înțeleagă importanța RFI procesul de management, și este conștient de companie sunt legate de politici și proceduri.,este ușor să aveți o conversație verbală cu un client sau contractant pentru a solicita clarificări. Cu toate acestea, dacă nu aveți aceste informații documentate în alb și negru, puteți fi răspunzător pentru costurile suplimentare implicate în cazul unei dispute asupra a ceea ce sa convenit.va trebui să vă asigurați că procedurile dvs. RFI sunt înțelese și urmate de întreaga companie și că toate conversațiile și clarificările sunt susținute cu RFIs formale și că răspunsurile sunt înregistrate pentru referințe viitoare.
cum ar trebui să arate un RFI?,
folosind un șablon RFI bine conceput asigură că acesta conține toate informațiile relevante pentru proiect. RFI:
- numele proiectului
- data RFI
- Numărul cronologic al RFI
- detalii despre destinatari și destinatari ai copiilor
- numele subiectului sau titlul RFI
- informații solicitate și de ce
- data răspunsului este solicitată de (adică., nu este suficient să spunem ACUM)
- caietul de sarcini, desen și/sau de detaliu numărul de referință (dacă este cazul)
- Numele de RFI emitent
- datele Companiei
- Data a Răspuns (atunci când este primit de destinatari)
WeBuild Software-ul RFI Instrument
Utilizarea tehnologiei pentru a îmbunătăți eficiența
Noile tehnologii oferă un instrument de mare pentru a îmbunătăți eficiența de management de construcții procese, și aproape toate software de management de construcție va include o caracteristică pentru a gestiona RFI proces., Este important să verificați dacă toate informațiile relevante (a se vedea punctul de mai sus) sunt incluse în orice soluție software potențială.de asemenea, trebuie să vă asigurați că procesul de colaborare pentru RFIs este eficient în cadrul unei potențiale soluții software. Echipele dvs. trebuie să poată trimite, primi, răspunde și închide online notificările RFI și să le împărtășească colegilor de muncă și altor părți interesate din proiect. Colaborarea online eficientă va preveni întârzierile, greșelile și frustrarea generală.,de asemenea, ar fi foarte benefic dacă părțile din afara organizației dvs. pot accesa informațiile despre proiect fără a fi nevoie să vă înregistrați pe sistemul software ales. De asemenea, este important să utilizați o soluție software care poate fi ușor accesată pe orice dispozitiv mobil, care permite echipei dvs. să emită noi notificări RFI de oriunde de pe site-ul de lucru.când trimiteți RFIs, ar trebui să aveți o înțelegere solidă a contractului cu care lucrați., Fiți conștienți de cum să trimiteți RFIs în baza contractului dvs. de construcție, a cronologiei răspunsului și a momentului în care puteți solicita întârzieri dacă apar din cauza lipsei/întârzierii răspunsurilor la RFIs.în general, un contract de construcție va indica faptul că răspunsurile la RFIs trebuie făcute în termen de 10 zile lucrătoare de la primirea cererii.asigurarea faptului că echipele dvs. de proiect sunt conștiente de importanța RFIs și urmează procedurile standard ale companiei va duce la o reducere a riscului de dezacorduri potențiale, ceea ce poate duce la costuri neprevăzute., Pe scurt, următorii pași vă vor permite să gestionați cu succes procesul RFI pentru fiecare proiect:
- trimiteți RFIs de îndată ce este recunoscută nevoia de informații suplimentare.
- să permită primirea răspunsurilor conform prevederilor din contractul de construcție.
- limitați fiecare RFI la un anumit subiect, spre deosebire de a include multe întrebări diferite.
- adăugați toate documentele justificative, cum ar fi planuri, specificații sau fotografii.
- aveți un șablon RFI clar al companiei și înregistrați toate răspunsurile.
- închideți notificările RFI după ce au primit un răspuns satisfăcător.,
- permite accesul facil la RFIs pentru întreaga echipă de proiect.
căutați o soluție RFI pentru proiectele dvs. de construcție? Nu ezitați să rezervați un timp cu noi și să aflați mai multe despre modul în care soluția WeBuild vă poate ajuta să vă eficientizați și să vă automatizați fluxurile de lucru.