pe măsură ce te situezi în dimineața, vă deschideți e-mail pentru a vedea trei cereri diferite pentru actualizări de stare pe unul dintre proiectele tale. Managerul dvs. vrea să știe când va fi finalizat bugetul. Unul dintre membrii echipei dvs. se întreabă Cât timp ar trebui să planifice să dedice proiectului. OCP se întreabă cum va afecta cea mai recentă întârziere a proiectului obiectivele primului trimestru.,
solicitările frecvente de stare din toate direcțiile pot fi copleșitoare, dar există o modalitate mai bună de a informa părțile interesate cu privire la actualizările proiectului: rapoartele privind starea proiectului.
ce este un raport privind starea proiectului și de ce contează?
rapoartele de stare ale proiectului sunt actualizări în timp util (vom discuta cât de des ar trebui să le faceți mai târziu) cu privire la progresul proiectelor dvs. Ei răspund la întrebările pe care toată lumea pare să le pună (înainte de a le întreba de fapt). Scrise concis, ele oferă informații la nivel înalt despre un proiect, mai degrabă decât fiecare detaliu.,realizarea regulată a rapoartelor privind starea proiectului este importantă, deoarece acestea vă ajută să țineți toate părțile interesate la curent și să vă aliniați cu privire la modul în care progresează proiectul. Veți primi mult mai puține întrebări despre starea proiectului, deoarece sunteți deja înaintea jocului. Ei arată și spun că sunteți pe drumul cel bun, făcându-vă (și toți ceilalți) să vă simțiți încrezători.,încercați să raportați cu Asana și dacă proiectul dvs. nu este pe drumul cel bun, raportul dvs. de stare îi va informa pe ceilalți care este întârzierea și ce faceți pentru a rezolva blocanții, permițându-vă să vă prezentați abordarea proactivă pentru a readuce lucrurile acolo unde ar trebui să fie. (O cronologie a proiectului este un alt plus excelent pentru gestionarea proiectelor dvs.).
cum de a scrie un raport de stare proiect mare
Deci, cum te duci despre a face rapoarte de stare proiect? Asigurați-vă că creați o structură clară pentru actualizarea dvs. și fiți consecvent în utilizarea acesteia cu rapoartele și actualizările viitoare de stare., De asemenea, trebuie să vă asigurați că se potrivește cu proiectul dvs. scurt pentru a vă păstra raportul pe subiect.urmați acest ghid pentru a înțelege ce să includeți în raportul privind starea proiectului dvs. și urmăriți cum punem în practică fiecare pas cu un exemplu de proiect de satisfacție a angajaților.
1. Denumiți raportul
o opțiune excelentă este să utilizați pur și simplu numele proiectului pentru claritate. Dacă raportați în mod regulat la acest proiect, ați putea dori, de asemenea, să includeți o dată sau o marcă de timp.exemplu: februarie 2020-Inițiativa privind satisfacția angajaților
2., Indicați dacă proiectul este în prezent pe drumul cel bun, la risc, sau pe drumul cel bun
găsiți un instrument de management de proiect care vă permite să comunice starea proiectului și dacă este sau nu pe drumul cel bun. O modalitate de a face acest lucru este să utilizați un sistem de codificare a culorilor (verde = pe pistă, Galben = la risc, roșu = off track).
exemplu: starea proiectului este pe drumul cel bun.
3. Dați un rezumat rapid al raportului de stare
Rezumatul raportului de stare al proiectului dvs. ar trebui să fie scurt—aproximativ 2-3 propoziții., Scopul aici este de a oferi cititorilor care nu au timp să citească întregul raport un TL rapid;DR dintre cele mai importante fapte.
exemplu: rezultatele sondajului nostru sunt în curs de revizuire. Comitetul de implicare lucrează cu echipa executivă cu privire la noile inițiative de implicare care trebuie implementate.
4. Alege două-trei domenii cheie sau repere pe care să le evidențiezi în raport
alege la ce ai lucrat cel mai mult de la ultima actualizare. De exemplu, s—ar putea găleată lucrurile cronologic—ceea ce am făcut, ceea ce lucrăm, și ceea ce urmează-într-un calendar., Acesta poate fi rupt în segmente săptămânale, lunare și trimestriale. O altă opțiune este gruparea actualizărilor după rol-design, copiere, dezvoltator web. Etapele proiectului-realizarea sondajului de implicare, rezultatele sondajului, implementarea feedback—ului-sunt o altă metodă de bucketing.
exemplu: realizarea sondajului de implicare, a rezultatelor sondajului, implementarea feedback-ului
5. Adăugați o imagine de ansamblu la nivel înalt a fiecărei zone cheie
pentru fiecare zonă cheie din raportul de stare, adăugați câteva puncte marcante care oferă o actualizare a progresului, realizărilor și lucrărilor viitoare.,
Exemplu: rezultatele Sondajului
- 70% din angajați au luat sondaj de satisfacție
- Noastră generală de rating de satisfacție este de 80%
- Rezultatele sunt revizuite de către echipa executivă înainte de logodnă comitetul se întrunește din nou
6. Adăugați linkuri către alte documente sau resurse
deși nu veți dori să includeți toate detaliile despre cum merge proiectul dvs., unii oameni vor dori să afle mai multe. Pentru părțile interesate care caută informații mai aprofundate, furnizați link-uri către documente sau resurse, cum ar fi portofoliul de proiecte.,exemplu: includeți un link către Sondajul privind satisfacția angajaților
7. Acordați atenție oricăror probleme sau provocări pe care proiectul le-a întâmpinat
toate proiectele se confruntă cu blocaje rutiere. Menținerea părților interesate în buclă atunci când apar probleme va ajuta toată lumea să se adapteze în consecință pentru a rămâne pe drumul cel bun.
exemplu: echipa executivă dorește să analizeze rezultatele înainte ca comitetul de implicare să se reunească din nou, dar nu va putea face acest lucru timp de încă trei săptămâni. Acest lucru va întârzia calendarul general al proiectului.
8., Includeți note sau repere suplimentare
acestea ar putea fi o listă de pași următori, kudos pe care doriți să-i oferiți cuiva sau orice altceva pe care doriți să-l evidențiați.exemplu: Vă mulțumim Sarah A. Pentru că ați trimis mai multe comunicări angajaților, încurajându-i să participe la sondaj!dacă doriți să puneți rapid tot ce ați învățat în secțiunea anterioară pe care să o utilizați, scrieți următorul raport privind starea proiectului utilizând acest șablon ușor de completat:
nume raport:
Nume raport., Acesta ar putea fi numele proiectului dvs. și data.
starea proiectului:
Este pe drumul cel bun, la risc, sau întârziată?
rezumat:
Include aici o scurtă descriere a celor mai importante preluări din raportul de stare al proiectului tău.,
Topic/milestone 1:
- punct de vedere
- punct de vedere
- punct de vedere
- punct de vedere
- punct de vedere
- punct de vedere
punct de vedere
punct de vedere
probleme/provocări:
există provocări cu care vă confruntați? Cum le vei rezolva?
note suplimentare sau repere:
există lucruri suplimentare pe care echipa dvs. trebuie să le știe?,
Exemple de rapoarte de stare a proiectului
în timp ce un ghid despre scrierea rapoartelor de stare a proiectului este util, uneori văzând un exemplu din viața reală vă permite să vedeți cu adevărat cum ar putea arăta propria dvs. actualizare, nu? Ne-am gândit că ați putea fi de acord, așa că iată un exemplu pe care l-ați putea găsi util.
Asta a spus, nu există nici o modalitate de a scrie un raport de stare și a ta nu poate arata exact ca asta. Dar, atâta timp cât rapoartele de stare ale proiectului dvs. oferă actualizări pertinente, o faceți corect.,
nume raport: lansare Ebook
starea proiectului: pe drumul cel Bun
rezumat:
progrese mari în această săptămână! Suntem încă în faza de concept, dar Avery Lomax va alege un subiect săptămâna aceasta. Echipele de conținut și Design sunt pregătite să înceapă odată ce dăm drumul.,Joi
Conținut:
- Conținutul echipa este gata pentru a începe scris copie cât mai curând ideea noastră este finalizat
- sunt colectarea de pertinente informații despre companie, care ar trebui să fie incluse
Design:
- Design revizuit cinci e-book exemple pentru a determina stilul le-a plăcut
- vor fi alegerea unui șablon de marțea viitoare
note Suplimentare sau repere:
- Jen este tot săptămâna viitoare, așa că vă rugăm să adresați orice conținut întrebări de Bucurie
- vă Mulțumesc pentru Henry pentru curatoriat o lista mare de subiecte pentru noi pentru a alege de la!,
probleme / provocări:
termenul limită al cărții electronice este strâns, la fel de bine știu cu toții. Este esențial să lucrăm cu toții în instrumentul nostru de management de proiect pentru a menține toată lumea organizată și pe drumul cel bun. Mulțumesc!
raportarea stării proiectului cele mai bune practici
acum știți ce să includeți în raportul privind starea proiectului, dar este posibil să aveți în continuare câteva întrebări suplimentare. Pe măsură ce creați rapoarte de stare pentru proiectul dvs., aceste bune practici vă vor ajuta să formulați o actualizare câștigătoare.
cât de des ar trebui să raportați?,
Noțiuni de bază într-o cadență săptămânală de a trimite rapoarte de stare este o modalitate foarte bună de a rămâne pe partea de sus a proiectelor. Setați o sarcină pentru dvs. pentru a trimite întotdeauna rapoarte de stare într-o anumită zi în fiecare săptămână sau pentru a utiliza o platformă cu mementouri recurente. Părțile interesate vor începe să se aștepte la actualizările dvs., ceea ce înseamnă check-in-uri mai puțin frecvente de la ei (plus că vor aprecia întotdeauna să fie în buclă).dacă trimiteți rapoarte săptămânal, este posibil să puteți evita mai multe întâlniri legate de un proiect (știm cu toții că întâlnirile inutile au propria lor reputație)., Săriți întâlnirile de check-in și economisiți timp pentru o muncă mai importantă.
pe cine ar trebui să includeți?
depinde de proiect și de cine este implicat, dar, de obicei, veți trimite o actualizare tuturor părților interesate care lucrează la proiectul dvs. Dacă aveți un scurt proiect bun, ar trebui să știți deja cine sunt părțile interesate, deoarece l-ați prezentat acolo.chiar dacă raportul de stare din săptămâna respectivă nu afectează un anumit membru al echipei, ar trebui să îl partajați cu toată lumea. Este important ca toată lumea să aibă o imagine de ansamblu la nivel înalt.
cât de detaliat ar trebui să obțineți?,
un raport de stare a proiectului nu ar trebui să ofere fiecare mic detaliu. Lăsați lucrarea să spună povestea—pur și simplu curățați informațiile și adăugați puțină culoare. Gândiți—vă la un raport de stare a proiectului ca la un mesaj de top-ar trebui incluse doar cele mai importante piese ale proiectului dvs. care afectează majoritatea părților interesate.,
întotdeauna doriți să indicați dacă proiectul este pe drumul cel bun, la risc, sau pe drumul cel bun, da un rezumat rapid a ceea ce este complet și ce urmează, apoi link-ul de la alte resurse pentru persoanele care doresc să afle mai multe detalii
unde ar trebui să scrie raportul starea proiectului?
cel mai bun mod de a schița și partaja actualizările de stare este cu un instrument de gestionare a muncii. Căutați un instrument care oferă o imagine de ansamblu a proiectului dvs., astfel încât echipa dvs. să aibă o sursă centrală de adevăr pentru toate lucrările legate de proiect., În acest fel, în loc să gestionați proiectele în foi de calcul, puteți să le păstrați pe toate—actualizări de stare, rezumate de proiect, rezultate cheie și repere importante ale proiectului—într-un singur loc. Rapoartele dvs. vor fi ușor de distribuit, iar părțile interesate pot privi înapoi la rapoartele anterioare în orice moment, evitând supraîncărcarea e-mailurilor la sfârșitul dvs.
Încercați Asana gratuit,
Ambalaj proiectul dumneavoastră la: rezumând munca
rapoarte de stare despre care am vorbit sunt întotdeauna trimise la un proiect pentru a păstra toată lumea în bucla., Cu toate acestea, odată ce proiectul este terminat, este inteligent să trimiteți un raport sumar final. Gândiți-vă la acest lucru ca la „rezumatul executiv” pentru proiectul dvs. Aceasta este șansa dvs. de a oferi părților interesate o încheiere a proiectului. Îl vei folosi pentru a-l închide oficial.din nou ,este o imagine de ansamblu la nivel înalt, dar în loc să includeți actualizări și stări, veți oferi un rezumat al modului în care a decurs proiectul în ansamblu. Iată câteva întrebări la care ați putea dori să răspundeți într-un raport de sinteză al proiectului:
- care au fost obiectivele acestui proiect și au fost îndeplinite?,
- proiectul a fost finalizat la timp și în buget (dacă este cazul)?
- ce succese ar trebui evidențiate?
- cu ce provocări ne-am confruntat?
- ce putem învăța din acest proiect care ne-ar putea ajuta în proiectele viitoare?
păstrați fiecare parte interesată pe drumul cel bun cu rapoarte uimitoare de stare
Dacă sunteți în căutarea de a supra-livra la următorul proiect, încercați să utilizați actualizări de stare săptămânale. Acestea vă vor menține productiv, eficient și responsabil, oferind în același timp tuturor celorlalți o privire rapidă (și captivantă) asupra a ceea ce se întâmplă., Utilizați resursele pe care le-am furnizat pentru a crea rapoarte care oferă suficiente informații, fără a vă scufunda în prea multe detalii. Găsiți o soluție de management de proiect, cum ar fi Asana, care are caracteristici concepute special pentru a vă ajuta cu rapoartele de stare. Veți economisi timp și veți fi cât mai organizat posibil.