cei doi bărbați s-au consultat pentru multe dintre aceleași companii, oferind uneori seminarii în aceleași săli în zilele de spate. Apoi, vara trecută, Allen a renunțat la o prezentare pe care Schwartz o dădea la o expoziție comercială. În lunile de atunci, s-au reunit de mai multe ori pentru a vorbi despre abordările lor de îmbunătățire a performanței lucrătorilor din domeniul cunoașterii., În această conversație editată cu HBR, ei discută atracția distructivă a e-mailului, modul în care au fost influențați unul de celălalt și de ce ar trebui să faceți cea mai importantă sarcină primul lucru dimineața (chiar dacă doar unul dintre ei o face). HBR: să începem cu ceva simplu. Cum definește fiecare dintre voi ceea ce faceți? Allen: ajut oamenii și organizațiile să producă mai mult cu mai puțină contribuție. Predau un set de bune practici și o metodologie care produce un sentiment mai mare de concentrare și control., Schwartz: învățăm indivizii și organizațiile cum să gestioneze energia cu mai multă pricepere pentru a obține mai multă muncă în mai puțin timp, mai durabil. Acest lucru necesită un nou mod de lucru—unul care echilibrează perioadele de concentrare ridicată cu reînnoirea intermitentă. amândoi ați scris mai multe cărți care descriu tehnicile dvs., dar dați-mi un rezumat rapid. Allen: eu numesc ceea ce am descoperit „valoarea strategică a spațiului liber.”Spuneți că veți găti cina pentru oameni, este 5:00 PM și vin la 6: 00. Vrei să ai toate ingredientele potrivite., Vrei să ai instrumentele potrivite. Vrei bucătărie să fie frumos și clar. Ai nevoie de libertatea de a face o mizerie creativă. Îi învăț pe oameni să obțină această libertate luând măsuri foarte imediate și concrete: descărcând toate angajamentele și proiectele dvs. în liste, concentrându—vă pe „acțiunile următoare” și gândindu-vă la context-lucru care trebuie făcut în biroul dvs., la telefon sau pe computer. Nu trebuie să te schimbi. Ai nevoie doar de câteva tehnici simple, dar foarte puternice., Schwartz: ne concentrăm pe cele patru dimensiuni primare ale energiei pe care cu toții trebuie să le îndeplinim la maxim. Nivelul solului este fizic-fitness, somn, nutriție și odihnă. La nivel emoțional, este vorba despre cultivarea emoțiilor pozitive-și ca lider, comunicându-le altora. La nivel mental, e vorba de a castiga mai mult control de atenție—atât prin creșterea capacității de a se concentra pe un singur lucru la un moment dat și de învățare pentru a schimba în emisfera dreaptă a face mai mult-munca de creatie., Și la nivel spiritual, este vorba despre definirea scopului, pentru că atunci când ceva contează cu adevărat, îi aduci mult mai multă energie. Foarte puțini lideri C-suite pe care i—am întâlnit apreciază pe deplin modul în care satisfacerea acestor nevoi—în sine și pentru alții-este absolut esențială pentru performanța înaltă durabilă. Ei sunt buni la a face lucruri, și au fost răsplătiți de a fi dat mai multe lucruri de făcut. Dar din ce în ce mai mult cererea depășește capacitatea lor. Sunt supraîncărcate de e-mail și texte și toate informațiile care vine în. Trebuie să-i învățăm să se retragă și să spună: „ce vreau de fapt să fac?, Care sunt alegerile corecte? Care sunt costurile acestei alegeri? să vorbim despre câteva dintre principiile concrete pe care le predați. Tony, explică de ce crezi că oamenii ar trebui să abordeze munca ca o serie de sprinturi scurte, nu ca un maraton pe tot parcursul zilei. Schwartz: există o neînțelegere fundamentală cu privire la modul în care ființele umane operează la maximum. Cei mai mulți dintre noi presupunem în mod greșit că suntem meniți să rulăm ca niște computere—la viteze mari, continuu, pentru perioade lungi de timp, rulând mai multe programe simultan. Nu e adevărat. Ființele umane sunt concepute pentru a fi ritmice., Inima pulsează; mușchii se contractă și se relaxează. Suntem în cea mai bună măsură atunci când ne mișcăm ritmic între cheltuirea energiei și reînnoirea acesteia. Trebuie să recunoaștem înțelegerea sportivilor, care își gestionează raporturile de muncă-odihnă. Încurajăm oamenii să lucreze intens timp de 90 de minute și apoi să ia o pauză pentru a se recupera. Îi învățăm să mănânce mese mici, bogate în energie la fiecare câteva ore, mai degrabă decât trei mese mari pe zi. Credem că nappingul determină productivitatea, deși aceasta rămâne o vânzare dificilă în majoritatea companiilor., Totuși, realitatea este că dacă o persoană lucrează continuu pe tot parcursul zilei, va produce mai puțin decât o persoană cu talent egal care lucrează foarte intens pentru perioade scurte și apoi se recuperează înainte de a lucra din nou intens. „încurajăm oamenii să lucreze intens timp de 90 de minute și apoi să ia o pauză. Credem că somnul conduce productivitatea.”- Tony Schwartz
Allen: este, de asemenea, o problemă de a alege munca potrivită. Peter Drucker a spus că cel mai dificil loc de muncă pentru lucrătorii de cunoștințe este definirea muncii. Cu un secol în urmă, 80% din lume a făcut și mutat lucruri., Ai muncit cât ai putut, apoi ai dormit, apoi te-ai ridicat și ai lucrat din nou. Nu trebuia să triaj sau să ia decizii executive. Este mai greu să fii productiv astăzi, deoarece munca a devenit mult mai complexă. Tony, ai scris și despre modul în care culturile unor organizații încurajează oamenii să lucreze în moduri care nu sunt sănătoase și, în cele din urmă, limitează productivitatea. De ce fac companiile asta? Schwartz: îmi amintesc că am ținut o discuție la o bancă de investiții de prestigiu în urmă cu câțiva ani. La final, un partener s-a ridicat și a spus: „Mr., Schwartz, totul e foarte interesant, dar avem o mie de oameni care bat la ușă care abia așteaptă să vină și să-i înlocuiască pe cei pe care i-am ars. De ce ar trebui să ne facem griji pentru a le oferi oamenilor timp să se reînnoiască? Când se epuizează, aducem doar un nou grup de oameni, care sunt încântați să obțină slujbele.”Aș argumenta că în munca de cunoștințe, obțineți mai mult de la o persoană în al treilea sau al cincilea sau al șaptelea an decât din înlocuirea pe care ați adus-o, deoarece primul lucrător sa prăbușit în anul doi. Aceasta este o problemă mai largă care merită atenție., Nu putem continua să împingem oamenii la limitele lor și să ne așteptăm ca ei să producă la un nivel de excelență durabil ridicat. Companiile care construiesc un adevărat avantaj competitiv în anii următori vor fi cele care trec de la încercarea de a obține mai mult de la oameni la a investi în satisfacerea mai bună a nevoilor lor. David, care este cel mai mare obstacol în calea productivității pe care îl observi de obicei atunci când intri într-o organizație pentru prima dată? Allen: oamenii nu captează lucruri care le atrag atenția. Ei nu o recunosc sau o obiectivează., Și continuă să se rostogolească în psihicul organizațional, precum și în psihicul personal, drenând energia și creând reziduuri psihice incredibile. Oamenii spun, „Voi face asta,” dar ei nu-l scrie în jos, și merge într-o gaură neagră. Ar fi bine dacă ar fi doar un singur lucru, dar sunt sute de lucruri. Și oamenii nu determină exact care este angajamentul lor față de acele lucruri—care este rezultatul pe care vor să îl obțină, care este următoarea acțiune necesară pentru a avansa. Capul tău este pentru a avea idei, nu pentru a le ține., Doar dumping totul din cap și externalizarea este un pas imens, și poate avea un efect semnificativ. „capul tău este pentru a avea idei, nu pentru a le ține. Dumping totul într-o listă poate avea un efect semnificativ.”- David Allen
poziția avocatului diavolului este că acest lucru duce la liste gigantice de rezolvat, care sunt copleșitoare în sine. Allen: oamenii se uită la toate listele mele și spun: „Doamne, ai prea multe.”Dar dacă nu credeți că listele sunt calea de urmat, aruncați calendarul., Nu fi necinstit intelectual despre asta. De ce ai un calendar? Pentru că lumea a început să devină puțin mai complexă și, prin urmare, aveți nevoie de ajutor în gestionarea energiei creative care nu poate fi închisă sau terminată. Ai nevoie de liste pentru că creierul tău nu este bun la păstrarea lor. Mintea ta este acest computer prost care te va trezi la 3: 00 și te va bate sângeros pentru lucruri pe care nu le poți scuipa în timp ce stai acolo. Tot ce face este să repete lucrurile în bucle deschise și îți suge energia ca o nebunie. Schwartz: există un proces de umilință care este necesar aici., Este un pic de un viraj pe noțiunea de 12-Pas de a admite că ești neputincios peste dependențele tale. În acest caz, dependența este de e-mail și informații. Problema este că voința noastră și auto-disciplina sunt supraevaluate sălbatic. Credem că modul de a face o schimbare este de a împinge mai greu—de a rezista acelei prăjituri cu ciocolată sau de a te trezi devreme și de a ajunge la sală. Nu merge. Este umilitor să descoperi că suntem creaturi obișnuite, iar ceea ce am făcut ieri este ceea ce vom face astăzi., Doriți să cooptați procesul prin care apar obiceiuri negative fără intenția dvs. și să înlocuiți ceea ce numim „ritualuri pozitive” sau practici deliberate.
cât de mult știți despre munca celuilalt-și cât de mult vă folosiți strategiile celuilalt? Schwartz: am păstrat întotdeauna liste, dar până când nu m—am conectat la munca lui David, nu mi-am dat seama că orice nu am descărcat ar putea crea distrageri-așa că acum păstrez liste cu tot., Un alt ritual pe care îl am care se aliniază cu munca lui David este să fac întotdeauna cea mai importantă sarcină a zilei primul lucru dimineața, când sunt cel mai odihnit și cel mai puțin distras. Nouăzeci la sută dintre oameni își verifică e-mailul imediat ce ajung la serviciu. Care se transformă agenda lor pe la altcineva. O fac pentru că este ușor—vă puteți simți mai eficient într-un timp mai scurt, răspunzând la e-mailuri. De asemenea, se simte bine să fii dorit, iar e-mailurile afirmă că oamenii te doresc. Ființele umane sunt concepute pentru a face două lucruri fundamentale: să evite durerea și să se îndrepte spre plăcere., Un instinct ne-a ținut în viață; celălalt ne-a permis să ne reproducem. Acestea sunt încă impulsurile care ne conduc. Aveți nevoie de o parte superioară a creierului pentru a putea face un pas înapoi și a spune: „există o alegere mai bună de făcut aici. Tony, există un test care separă DABBLERII GTD de adevărații adepți: aveți un producător de etichete?
Schwartz: nu. Dar știi ce? Sunt la începutul carierei mele cu GTD, așa că nu mă simt rău. David, cum a influențat gândirea lui Tony modul în care lucrezi? Allen: piesa care a făcut cea mai mare diferență este munca sa asupra ciclurilor energetice., Am adus o pernă la muncă. Lucrez într-un birou de sticlă, iar acum oamenii mă pot vedea întins pe podea, luând un pui de somn timp de 20 de minute. Asta e direct de la munca lui Tony. Aș vrea să am disciplina pe care Tony O face pentru a aborda cele mai grele sarcini la prima oră a dimineții, dar eu nu.
Schwartz: nu este că nu ai disciplina—este că nu ai ritualul. Dacă ai construit acel ritual, nu am nicio îndoială că ai putea să-l faci. Există o problemă cu luarea unei decizii bazate pe modul în care vă simțiți la un moment dat. În general, asta nu funcționează., Psihologic avem două sinele diferite. Unul este foarte primitiv și reactiv. Celălalt este mai evoluat și mai reflectorizant. Oamenii trebuie să recunoască când sinele primitiv, reactiv îi preia și îi influențează pentru a evita lucrurile incomode. Abia aștepți să faci lucruri până când spiritul te mișcă. Allen: o parte din modul de a ataca această problemă este de a rupe sarcini mari în jos și să se concentreze pe mai mici „acțiuni următoare”, care pot părea mai ușor de gestionat. Ceea ce majoritatea oamenilor pun pe o listă de sarcini sunt lucruri vagi precum „mamă.”Grozav!, Deci, Tony va scrie „mama”, ceea ce înseamnă că trebuie să decidă dacă să-i aducă mamei sale un cadou de ziua de naștere și ce să cumpere și cum să-l livreze. El va rezista uita la lista, pentru că el știe că există o mulțime de muncă în această notație simplu. În schimb, lista ar trebui să specifice o acțiune mai mică următoare-spune, ” sora apel re ziua de naștere a mamei.”Oh, uite-pot face asta! Există de fapt o parte din noi care iubește să producă, care iubește să fie completă. Acum am creat motivația: văd un rezultat dorit, am încrederea că pot ajunge acolo și văd calea., O mulțime de ceea ce face GTD este configurat astfel încât trebuie doar să se gândească la lucruri o dată. Problema este că toată lumea este multitasking și obtinerea distras de cele mai recente și mai tare. Nu reușesc pentru că nu au capturat, clarificat, organizat sau construit într-un sistem de revizuire regulat în care au încredere. Schwartz: permiteți-mi să vă rog să difere puțin. Spuneți că lucrați la o sarcină principală și primiți un e-mail. Auzi acel mic bip Pavlovian și nu-i poți rezista. Deci, te întorci la e-mail și pierzi evidența sarcinii inițiale și îți ia timp să te reconectezi la ea după aceea., Cercetătorii au descoperit că, în timp și cu practica, oamenii devin mai buni la schimbarea sarcinilor, dar nu ajung niciodată la fel de bine cum ar fi dacă ar face un lucru la un moment dat. Allen: să facem un pas mai departe. De ce oamenii sunt deranjați de acel semnal sonor de e-mail? Este pentru că ei nu au încredere că le-am golit lor de e-mail la fiecare 24 de ore. Majoritatea oamenilor trăiesc într-un mod de scanare de urgență. Ei nu se ocupă niciodată de e-mail-ul lor, așa că se tem că mai există ceva acolo și își permit în mod constant să se distragă de el., Schwartz: înainte de următoarea întrebare—Cât timp am vorbit? Allen: optzeci și cinci de minute. Schwartz: putem face o pauză pentru o clipă? Mi-e sete, iar mintea mea începe să fie mai mică de 100% aici. Am construit acest ciclu de 90 de minute în corpul meu, și a devenit foarte bun la a-mi spune, „Dă-mi o pauză.”
Ce rol joacă liderii în a face lucrătorii mai productivi? Schwartz: rolul liderului este de a fi directorul energetic. Este de a mobiliza și de a se concentra și de a direcționa și de a inspira și de a reîncărca în mod regulat pe cei pe care îi conduce., Allen: dacă șefii nu gestionează în mod corespunzător sarcinile pentru care oamenii vin să lucreze, este imposibil ca angajații să obțină lățimea de bandă pentru a face ceea ce vorbește Tony. Dacă locurile de muncă nu sunt clare, dacă proiectele nu sunt bine definite, dacă rezultatele nu sunt focalizate, dacă pașii de acțiune și responsabilitățile și responsabilitățile nu sunt alocate, atunci liderul nu și-a făcut treaba.
puteți vorbi despre motivul pentru care organizațiile nu reușesc atunci când încearcă să facă lucrătorii din domeniul cunoașterii mai productivi?, Allen: în mod ironic, oamenii care sunt cei mai interesați de munca noastră—și pentru care se lipește cel mai mult—sunt cei care au nevoie cel mai puțin. Ceea ce face munca noastră este eliminarea drag. Cine este cel mai conștient de drag? Cei care sunt deja cei mai rapizi. Echipele de Formula 1 cheltuiesc milioane pentru a salva o fracțiune de secundă. Multe dintre companiile care îmbrățișează activitatea noastră sunt deja foarte de succes. Este greu pentru mine să subliniez o organizație care a eșuat cu adevărat în munca noastră—dacă faceți doar o parte din ceea ce predăm, va îmbunătăți productivitatea., Deci nu există Dezastre uriașe în care companiile au încercat metoda noastră și au eșuat. Schwartz: voi fi sincer: am avut eșecuri. Prin asta vreau să spun că o organizație ne va aduce să lucrăm cu un grup de oameni, dar grupul nu va reuși să se aprindă. De obicei, aceste companii sunt cele mai conservatoare, cele mai ascunse locuri, unde nefericirea în rândul angajaților se desfășoară cel mai adânc. Sunt în ceea ce noi numim zona de supraviețuire. Allen: Ei bine, dacă folosim definiția lui Tony, prin care o organizație nu reușește să ia pe deplin ceea ce predăm, atunci și eu sunt un eșec total., Schwartz: constatăm că din ce în ce mai multe companii au un apetit pentru munca noastră și nu mai sunt doar adoptatorii timpurii. De exemplu, instituțiile financiare au avut succes în adoptarea activității noastre. Nu sunt văzute ca organizații progresiste, dar sunt foarte antreprenoriale, iar avantajul financiar pentru persoanele care fac mai mult este atât de mare încât toate se comportă, într-o măsură sau alta, ca sportivii. A fi un performer mai bun are o mulțime de avantaje financiare directe în această industrie., De asemenea, găsim beneficiari în cele mai tradiționale afaceri, deoarece realitatea este că aproape toată lumea se simte copleșită.
aveți vreun punct de vedere despre tipurile de companii cu care lucrați? Schwartz: cu siguranță sunt mai fericit să lucrez cu companii care fac produse care adaugă în mod clar valoare în lume. Dacă fac țigări, nu sunt nerăbdător să-i ajut să devină mai productivi la asta.
Allen: Ce zici de Twinkies?
Schwartz: sunt mai ambivalent despre Twinkies. Am fost cunoscut de a mânca un Twinkie mine. Un Twinkie aici și acolo nu te va răni., Ceea ce sper este ca companiile alimentare să se gândească mai mult la modul în care își ambalează și își comercializează produsele. Am lucrat cu o mare companie de produse alimentare în ultima vreme-nu face Twinkies, ci face produse asemănătoare Twinkie—și am ajuns să vorbim dacă ar trebui să vândă pachete mai mici, pentru că ar fi mai bine pentru sănătatea clienților. Acesta a fost un grup de directori executivi, și nu mi s-a părut că ar fi distrat întrebarea înainte, dar am fost încurajat că erau dispuși să o discute., David, când lucrezi cu o companie, cum îți poți da seama dacă ideile tale au prins rădăcini? Allen: pot să-l văd atunci când cultura începe să includă principiile ca comportamente așteptate și le face parte din lexiconul comun. Veți auzi oamenii construindu-le în limba: „care este următoarea acțiune?””Am trei” de așteptare pentru tine ” aici-putem trece peste ele?”Ei scriu lucrurile în jos. Încep întâlnirile trecând peste ceea ce se așteaptă să realizeze. Aceste ritualuri pot deveni inculturate., ultima întrebare: dacă oamenii ar putea lua doar un singur lucru departe de munca ta, ce ar trebui să fie? Schwartz: organizațiile trebuie să recunoască faptul că ființele umane sunt în esență organisme care conțin energie. Și acea energie este fie reînnoită, fie disipată în timp. O organizație trebuie să realizeze că o parte din responsabilitatea sa, indiferent dacă o dorește sau nu, este să se asigure că oamenii au rezervoare pline de energie. Aceasta este una dintre variabilele mari care vor determina care organizații să prospere în următorii 10 sau 20 de ani., Allen: gandeste-te in felul urmator: in timp ce noi stam aici si discutam, lucrurile s-au strans in cutiile noastre si in mesajele vocale. Unele dintre ele au potențialul de a schimba în mod semnificativ prioritățile noastre. Când ne întoarcem la aceste lucruri acumulate, va trebui să eliminăm vechile afaceri care ne atrag atenția, care ne atrag atenția și să ne realocăm resursele pentru aceste noi priorități. Puteți face doar un singur lucru la un moment dat, și aveți doar atât de multe resurse. Ori te simți bine să stai aici și să vorbești cu noi, ori te simți prost pentru celelalte 9.000 de lucruri pe care nu le faci., Toată lumea are nevoie de un sistem pentru a face aceste alegeri cu înțelepciune.