productivitate și eficiență

majoritatea companiilor au nevoie de o metodă de urmărire a timpului pentru a înregistra și verifica cât timp a lucrat fiecare angajat zilnic, săptămânal sau lunar pe anumite proiecte.acest lucru ar putea fi pentru a efectua plăți regulate și, de asemenea, pentru a monitoriza productivitatea și eficiența lucrătorilor.fișele de pontaj vin sub diferite forme., În timp ce, în mod tradițional, un pontaj a fost o foaie de hârtie în cazul în care manual scris și calculat ore lucrate, acesta a evoluat într-un online împărțit documentul în excel sau word format care toată lumea se umple în fiecare zi, sau un automat on-line software-ul care rulează în fundal și piese ce angajații dumneavoastră sunt de lucru pe.dacă doriți să verificați urmărirea automată a timpului, în loc să vă bazați pe pregătirea foilor de pontaj manuale cu Excel, atunci consultați Time Doctor free timp de 14 zile., Veți vedea la ce lucrează echipa dvs., cât timp durează pentru a finaliza fiecare activitate și aplicațiile și site-urile web pe care le vizitează pe parcursul zilei.urmărirea timpului angajaților este utilizată de companii mari și mici, agenții, echipe la distanță și startup-uri în creștere, deoarece oferă o modalitate rapidă și ușoară de a îmbunătăți productivitatea operațiunilor dvs. de afaceri.fișele de pontaj sunt o modalitate de a înregistra la ce lucrau angajații pentru fiecare oră în care se află la birou. În acest fel știi ce toată lumea este de până la, și în cazul în care oamenii își petrec timpul lor.

cum ajută?,nu numai că puteți identifica cei mai productivi lucrători, dar puteți analiza și ce proiecte sau procese pierd timp și care sunt mai profitabile pentru afacerea dvs.odată ce aveți aceste cunoștințe, puteți fi un manager mai bun și puteți lua decizii inspirate pentru creșterea afacerii dvs.,

În acest post, vom acoperi următoarele:

Excel Template-uri de Urmărire în Timp

Noi vă va oferi cu template-uri de următoarele pontaj:

1. pontajul Săptămânal
2. Bi-Săptămânal Pontajul
3. Pontajul Lunar
4. Proiect de Urmărire Pontajul

Pro și Contra de Excel Urmărirea în Timp

Discuta Excel timp de urmărire foi care, deși manuală și consumatoare de timp, au anumite beneficii.,

Automat Timp De Urmărire – Alternativă la Excel

în cele din Urmă, ne va arăta cum să facă timp mult mai ușor, precis, pentru a preveni pontaj a falsifica și de a face echipa ta mult mai productiv cu Timpul Doctor – un sistem automat de instrument de urmărire timp.

De ce foi de pontaj Excel?

aceste pontaje sunt simple de utilizat, deoarece angajații trebuie doar să se conecteze la ora de început și de sfârșit pentru orele de lucru, iar managerul poate utiliza formule excel automate pentru a calcula salariul total pe baza tarifelor orare și a plăților suplimentare.,mai mult, mulți manageri și lucrători din companiile tradiționale, non-tehnice, sunt obișnuiți să lucreze cu Excel, mai degrabă decât cu instrumentele de urmărire a timpului Saas.

șabloane gratuite de urmărire a timpului Excel

Iată 4 șabloane gratuite de urmărire a timpului Excel pe care le puteți modifica pentru a urmări eficient orele de lucru ale angajaților:

foaie de pontaj Săptămânală

o foaie de pontaj săptămânală este necesară dacă calculați orele de lucru ale angajaților, timpul plătit și salariile săptămânal.,

Descarcă Gratuit Pontajul Săptămânal

Bi-Săptămânal Pontajul

Unele companii își plătesc angajații o dată la fiecare două săptămâni. Această foaie de pontaj bi-săptămânal poate fi utilă pentru a calcula orele de lucru ale angajaților, timpul plătit și salariile pentru fiecare perioadă de 14 zile.

Descarcă Gratuit Bi-Săptămânal Pontajul

Pontajul Lunar

Folosirea acestui pontajul lunar dacă vă calcula oră de muncă ale angajaților, plătite în timp și salariile o dată pe lună.,

Descarcă Gratuit Lunar Pontajul

Proiect de Pontaj

Utilizare acest șablon dacă lucrați cu clienți diferiți și au nevoie pentru a calcula numărul de ore lucrate pe proiecte specifice. De asemenea, poate fi utilizat în companii în care orele facturabile trebuie urmărite pentru a factura corect clienții sau în cazul în care timpul unui angajat este urmărit în funcție de proiecte.,

Descarcă Gratuit Proiect de Pontaj

Cum să folosească aceste excel gratuită timp de urmărire foi

Descărcare corespunzătoare excel time tracking sheet și modifica sau de a adăuga orice coloane ca angajat locație, numărul angajaților, cod sau orice altceva care este necesar pentru a înregistra orice aspect specific de afaceri.

aceste foi excel se vor ocupa de toate calculele pentru dvs. pe baza formulelor incluse în celulele foii de calcul.

orele totale sunt calculate automat. Trebuie doar să introduceți datele de timp și de timp.,plata totală este, de asemenea, calculată automat pe baza ratei pe oră pe care ați setat-o.

în șabloanele noastre excel gratuite, celulele care conțin formule utilizate pentru a calcula orele totale și plata totală sunt blocate. Acest lucru este pentru a preveni orice modificări accidentale care le sunt aduse. Dacă creați foile de pontaj de la zero, specificați celulele pe care utilizatorii le pot edita și bloca celulele care conțin calcule de plată înainte de a salva foaia Excel.

De asemenea, puteți încorpora o coloană de concediu / ore de boală., Angajatul poate introduce acest timp și se poate reflecta în salariul Total, în funcție de politica companiei dvs. de a plăti pauzele din cauza bolii, concediului sau timpului liber.

sfat rapid: primirea și stocarea foilor de pontaj excel ca imprimate sau ca e-mailuri separate de la fiecare angajat poate fi greoaie. Pentru a-l simplifica, utilizați Microsoft Sharepoint, pentru a crea o bibliotecă de documente și pentru a activa e-mailurile primite. Angajații dvs. pot trimite apoi fișele de timp la o adresă de e-mail centrală.,

puteți utiliza aceste foi de urmărire a timpului excel pentru a înregistra și monitoriza orele angajaților, pauzele, orele suplimentare, timpul medical și timpul de vacanță sau timpul departe de computer.de asemenea, puteți obține o imagine de ansamblu asupra modului în care lucrează un angajat – indiferent dacă s – a conectat la mai multe ore suplimentare sau și-a luat vacanțe frecvente și zile de concediu medical-aruncând o privire asupra fișei sale de pontaj. Deși o dată mai mult de câteva luni de date se acumulează în foile de pontaj Excel, devine din ce în ce mai complicat să obțineți o imagine de ansamblu sau să analizați aceste date.,

beneficiile foilor de urmărire a timpului Excel

Iată 3 beneficii ale foilor de urmărire a timpului excel:

1. Excel este gratuit, deoarece vine la pachet cu pachete Microsoft Office. Puteți descărca șabloanele noastre sau puteți crea foile de pontaj pe excel de la zero. Nu trebuie să plătiți niciun ban suplimentar pentru a cumpăra software sau aplicație nouă.

2. Este sigur și simplu de utilizat. Toți angajații trebuie să facă este log-in lor in-time și out-time. Nu trebuie să-și facă griji pentru nimic altceva. De asemenea, ca manager nu trebuie să calculați plățile, deoarece formulele excel fac asta pentru dvs., Este cu siguranță mai simplu decât utilizarea unui pontaj de hârtie. Mai mult, toate datele sunt salvate local pe unitatea de rețea corporativă.

3. Nu este nevoie de instruire. Ca manager sau angajat, nu aveți nevoie de nicio pregătire suplimentară pentru a începe să utilizați fișele de pontaj Excel.

dezavantaje ale foilor de urmărire a timpului Excel

dar totul nu este roz în lumea Excel.

Iată 7 motive pentru care utilizarea foilor de urmărire a timpului Excel poate fi proastă pentru afacerea dvs.:

1. Este susceptibil de eroare umană., În cazul în care formulele sunt incorecte, sau calcule suma lăsa cifre cheie, sau uitați să datele de intrare în formatul corect, toate ar putea duce la erori de calcul brut și erori de salarizare.mai mult, cea mai frecventă eroare umană cu care se confruntă foile excel este ștergerea eronată a foilor de pontaj. Adesea, este dificil să recuperați date sau foi de pontaj întregi șterse accidental. Acest lucru ar putea avea rezultate dezastruoase dacă nu există copii de rezervă sau sisteme pentru recuperarea datelor șterse.

2. Nu se poate urmări orele de lucru reale față de orele de lucru raportate., Trebuie să depindeți de capacitatea angajaților dvs. de a urmări orele de intrare și de ieșire. Atunci când raportați timpul petrecut într-un proiect, o discrepanță de 5-10 minute poate să nu fie excesivă, dar dacă aceste variații sunt mai semnificative, aceasta poate costa afacerea dvs. o mulțime de bani. Nu există nicio modalitate de a monitoriza cât timp lucrează efectiv un lucrător la o sarcină.

3. Dificil de modificat sau actualizat datele. Adăugarea de date noi sau corectarea foilor de calcul necesită mult timp. În plus, corecțiile nu pot fi văzute până când nu este prea târziu pentru perioada de plată, iar lucrătorul poate obține salarii inadecvate.,

4. Analiza productivității lucrătorilor este, de asemenea, greoaie cu foile de pontaj excel. În calitate de manager, vă puteți uita la o foaie de pontaj săptămânală a lucrătorilor pentru a vedea cât timp a lucrat în diferite zile sau proiecte specifice. Cu toate acestea, volumul de date prezentate într-o singură foaie poate face dificilă vizualizarea tiparelor sau realizarea unor informații utile. De asemenea, poate duce la o interpretare greșită a datelor și la luarea unor decizii greșite pe baza acestor interpretări greșite.

5. Datele istorice nu sunt sigure. Foile de pontaj Excel nu sunt concepute pentru a stoca date istorice., Foarte des, aceste fișiere sunt „actualizate” pentru a-și menține dimensiunea gestionabilă, iar în proces companiile pierd Date istorice.fără Date istorice, este dificil să se identifice tendințele pe termen lung sau să se strategizeze modul de construire a sistemelor de productivitate pentru companie și lucrătorii săi.

6. Nu este proiectat pentru munca „în timp real”. Când aveți o echipă mare, este foarte greoaie pentru a urmări care angajații au prezentat pontajul lor.,adesea, foaia de pontaj partajată nu este în timp real, astfel încât managerii primesc informații întârziate cu privire la orele efectiv lucrate sau informații inadecvate cu privire la circumstanțele schimbate. Dacă un angajat este în pauză din motive medicale sau de urgență, este posibil să nu se reflecte în foaia de pontaj.fișele de urmărire a timpului sunt, în cel mai bun caz, trimise prin e-mail o dată pe săptămână. Acest lucru poate pune problema pierderii datelor în inbox-ul managerilor, duplicarea datelor sau chiar obținerea unei versiuni greșite a fișierului.

7. Excel tinde să se prăbușească., Cu cât actualizați și partajați mai mult o anumită foaie excel, cu atât este mai mare șansa ca fișierul să fie corupt și datele să fie pierdute.

urmărirea automată, non-intruzivă a timpului

folosind o aplicație de urmărire a timpului bazată pe cloud poate facilita și eficient monitorizarea orelor de lucru ale angajaților, nu numai pentru manager, ci și pentru angajat.o aplicație bună de urmărire a timpului va avea mai multe caracteristici care vă vor ajuta să îmbunătățiți productivitatea angajaților, să preveniți utilizarea necorespunzătoare a timpului companiei din motive personale, să ajutați la planificarea și alocarea forței de muncă, să urmăriți progresul proiectului, să gestionați facturarea clienților și așa mai departe.,mai mult, acestea sunt stocate într-o singură bază de date, ceea ce facilitează generarea rapoartelor pentru persoane fizice, grupuri mici de angajați, departamente sau întreaga companie. Un alt beneficiu este ușurința de a identifica când s-au făcut modificări în fișele de timp și prin care utilizatorii. De asemenea, corecțiile efectuate pe aplicațiile de urmărire a timpului sunt instantanee, ceea ce înseamnă mai puține erori de salarizare.

de ce timp Doctor?

Time Doctor este o aplicație automată de urmărire a timpului bazată pe cloud, utilizată de companii care conduc echipe la distanță, agenții digitale și multe altele.,instrumentul monitorizează orele de lucru în timp real și până la al doilea, astfel încât nu trebuie să-și amintească dacă au petrecut 5, 30 ore pe proiectul APPLE ieri sau 5, 39 ore.puteți urmări timpul petrecut de fiecare angajat pentru sarcini și proiecte specifice. Aplicația nu numai că urmărește timpul total lucrat de fiecare membru al echipei dvs., dar oferă și o defalcare a timpului petrecut care proiecte (sau clienți) și sarcini.cu toate acestea, instrumentul nu monitorizează activitatea angajaților în timpul liber sau după orele de program.,timpul total lucrat la fiecare sarcină poate fi modificat manual, iar managerul poate vedea dacă a fost făcută o adăugare sau o ștergere manuală.puteți utiliza Time Doctor atât pe desktop, cât și pe mobil. Rapoarte detaliate sunt disponibile pe contul dvs. bazat pe web.iată caracteristicile cheie de urmărire a timpului ale Time Doctor:

urmărirea în timp real

după ce ați terminat de lucrat, poate fi dificil să vă amintiți cu exactitate cât timp ați petrecut pentru ce sarcini., În plus, dacă nu completați fișele de pontaj manuale în mod regulat, aceasta poate duce la o contabilitate inexactă a timpului de început și de sfârșit. Când utilizați Time Doctor, nu trebuie să vă amintiți nimic, deoarece timpul este urmărit automat pe măsură ce lucrați.timpul Doctor generează automat fișe de pontaj și nu este necesară introducerea manuală a datelor.

memento pentru a urmări timpul

Instrumentul vă reamintește să începeți timpul de urmărire și, de asemenea, să opriți timpul de urmărire atunci când angajații vizitează site-uri web care pot să nu fie legate de muncă (cum ar fi Facebook).,

nu urmărește pauzele de cafea

în momentul în care părăsiți computerul, Time Doctor oprește automat timpul de urmărire. Adesea, atunci când urmărirea manuală a timpului, angajații uită să numere numeroasele pauze de cafea și vizite la baie, provocând urmărirea inexactă a orelor de lucru.în momentul în care nu există nici o tastatură sau mouse-ul de activitate pentru un timp, timp medicul se oprește de urmărire. De asemenea, oferă utilizatorilor opțiunea de a arăta după aceea dacă lucrează sau nu în acea perioadă.,

metode Multiple pentru a verifica acuratețea timpului urmărit

instrumentul utilizează diferite metode pentru a confirma dacă timpul urmărit a fost real. Acestea includ capturi de ecran realizate la intervale regulate, niveluri de activitate a tastaturii și mouse-ului și care site-uri web sau aplicații sunt utilizate.de asemenea, nu vă puteți „dubla” timpul. De exemplu, dacă alocați timp pentru activitatea A la 3-5pm, nu puteți atribui oa doua activitate aceluiași interval de timp.,alte caracteristici ale time Doctor merită explorate:

monitorizarea site-ului web și a aplicațiilor

Time Doctor ține evidența tuturor aplicațiilor și site-urilor web pe care angajații le vizitează în timpul orelor de lucru. Managerii și persoanele fizice primesc un raport săptămânal care prezintă site-urile web și aplicațiile utilizate și pentru cât timp.acest raport ajută la identificarea problemelor de productivitate. De exemplu, dacă ești un scriitor de conținut și îți petreci doar 20% din timp scriind, poți vedea ce ocupă restul timpului și poți face ajustări pentru a reveni pe drumul cel bun.,aceasta este, de asemenea, o caracteristică extrem de utilă dacă lucrați cu angajați la distanță sau freelanceri. Această caracteristică poate ajuta să se asigure că acestea sunt de fapt de lucru și nu face munca personală pe timp de companie. Dacă utilizați excel pentru urmărirea timpului, acest lucru ar fi fost imposibil de verificat.

controale de Confidențialitate

Instrumentul vă permite să faceți capturi de ecran ale ecranelor angajaților, dar numai dacă alegeți să activați această caracteristică și cu acordul angajaților. Angajații pot șterge, de asemenea, capturi de ecran în cazul în care au fost difuzate accidental timp Doctor atunci când faci sarcini personale, cum ar fi comentarea pe Facebook.,urmărirea timpului cu capturi de ecran este utilă pentru monitorizarea angajaților la distanță și pentru unele tipuri de companii, cum ar fi magazinele de proiectare, care le pot utiliza pentru a revizui procesele de lucru și pentru a îmbunătăți productivitatea.puteți utiliza Time Doctor pentru a efectua plăți către angajații și freelancerii dvs. direct, integrându-l cu PayPal, Payoneer, TransferWise și alte câteva aplicații de plată. Plățile pot fi efectuate pe baza orelor lucrate.,dacă deschideți un social media sau orice site de divertisment în timp ce lucrați la o sarcină, Time Doctor va genera un pop-up pentru a vă întreba dacă sunteți încă pe sarcina dvs. curentă. Este o modalitate foarte bună de a evita obtinerea distras.instrumentul trimite, de asemenea, un raport săptămânal de utilizare a timpului slab managerilor de echipă, cu o listă de site-uri web și aplicații care distrag atenția și durata în care au fost utilizate, în timpul orelor de lucru.,Time Doctor are capacitatea de a crea mai multe tipuri de rapoarte, cum ar fi fișele de pontaj, timpul petrecut pentru fiecare proiect/ sarcină și multe altele. Aceste rapoarte pot fi personalizate pentru diferiți parametri – pentru un anumit angajat, un grup de angajați, un anumit proiect, intervale de date etc.puteți utiliza aceste informații pentru a analiza care Proiect sau clienți sunt mai profitabili și unde este posibil să pierdeți bani.,

Concluzie

Dacă sunteți un solopreneur, au o foarte mică echipă sau doar la început urmărirea timp angajat, acesta poate fi simplu și eficient de a merge cu nostru gratuit excel timp de urmărire foi.cu toate acestea, odată ce afacerea dvs. crește și sunteți gata să cheltuiți pe un instrument de urmărire a timpului foarte cool și eficient, care este complet automatizat și ia întreaga povară de urmărire a orelor de lucru ale angajaților din mâinile dvs., dați timp Doctor o lovitură.,