Vad är en företags kreditkort politik?
en kreditkortspolicy ingår i ett företags redovisningsprinciper. Det klargör villkoren för användning av ett företagskort utfärdat i anställdas namn. Dessa policyer syftar också till att skydda företaget från olämplig användning och att se till att konsekvenserna är tydliga.,
hur man skriver ett företag kreditkort politik
innan du börjar tillverka ditt företags kreditkort politik och förfaranden, se till att veta vilka kreditkort du vill använda, kraven på ditt kreditkort leverantör och ditt eget företags behov. När du har all nödvändig information, börja skissera de viktigaste faktorerna., De flesta företag kreditkort politik för anställda inkluderar dessa punkter:
- vilka anställda är berättigade att inneha ett företagskort
- vad ansvar för kortinnehavarna är
- gränserna och begränsningarna av kreditkort
- processen för att lämna in kostnader
- konsekvenser för olämplig användning
för att få ett försprång, använd vårt företag kreditkort policy mall för att definiera dina riktlinjer. Mer information om policyn finns i den här handboken.,
Disclaimer: Denna policy är ett prov och det är tänkt att ge allmänna riktlinjer. Det bör endast användas som referens och det tar inte hänsyn till alla nationella, federala eller lokala lagar. Dessutom är detta prov inte ett juridiskt dokument. Varken författaren eller fungerande kommer att ta något rättsligt ansvar som kan uppstå vid användningen av denna policy. Kontakta alltid en advokat eller din juridisk rådgivare innan du slutför din politik.,
företagets kreditkort policy prov
detta företag kreditkort politik hjälper dig att ställa in riktlinjer för anställda som har rätt att hålla ett företag kort. Ändra gärna denna policy utifrån organisationens specifika behov.
Policy brief& syfte
vårt företag kan ge anställda kreditkort som kan användas för affärsrelaterade kostnader. Att ha dessa kort hjälper oss att spåra och bearbeta våra utgifter, förhindra bedrägerier och göra betalningar mer effektivt., Vi vill se till att anställda som innehar företagets kreditkort kommer att använda dem på rätt sätt och vet deras begränsningar och ansvar.
omfattning
denna policy gäller för alla anställda som är berättigade att använda ett företagskort. Det gäller även anställda som har rätt att godkänna användningen av ett företagskort för sina teammedlemmar.
policyelement
här beskriver vi våra allmänna regler om företagets kreditkort.
hur fungerar ett företag kreditkort?
vanligtvis tar vårt företag ut ett kreditkort i ditt namn., Du kommer att kunna använda den för affärsrelaterade utgifter och vårt företag kommer att betala korträkningar.
anställdas kreditkort avtal
När vårt företag ger dig ett kreditkort, måste du underteckna och följa ett kreditkort avtal. Detta är att erkänna att kreditkortet tillhör vårt företag och att vi kan bearbeta och undersöka avgifter som vi finner lämpligt. Det kommer också att hänvisa till ditt ansvar och konsekvenserna för felaktig användning.
förutom avtalet kan du konsultera denna policy varje gång du behöver mer information om användningen av ditt företags kreditkort.,
Vem kan hålla ett företags kreditkort?
företagets kreditkort kan ges till:
Ibland måste anställda som inte har ett företags kreditkort betala för stora affärsrelaterade kostnader (t.ex. flygbiljetter för arbetsresor). I dessa fall, fråga din chef för godkännande och be om att betala med företagets kreditkort för din räkning. Alternativt, du kan betala för avgiften själv och kostnad det via vår om det uppfyller våra krav, Kostnaden kommer att återbetalas av .
Vi har rätt att när som helst ta ut ett företags kreditkort från en anställd.,
vilka kostnader är tillåtna på ett företags kreditkort?
Du kan endast använda ett företagskort för att betala för arbetsrelaterade utgifter. Detta inkluderar:
Ibland kan vi utfärda kreditkort som endast kan användas för ett specifikt ändamål (t.ex. betalning för gas).
du får inte använda företagets kreditkort för icke-auktoriserade eller personliga utgifter. Ta aldrig ut pengar med företagets kreditkort. Du är inte heller tillåtet att köpa stora mängder alkohol, eller några droger, vapen, pornografi eller ådra sig avgifter för annan vuxenunderhållning.,
undantag
Du kan ansöka om ett undantag om det är absolut nödvändigt. Informera vår bokföringsavdelning och din chef om den kostnad du vill göra – du kan få tillstånd i speciella fall.
gränserna för företagets kreditkort
kortgränserna beror på din senioritetsnivå, din avdelning och frekvensen eller typen av de utgifter du ådrar dig. Du ser vanligtvis kortets gränser för anställningsavtalet, men som regel är de månatliga gränserna:
Vi kan justera dessa gränser baserat på ditt jobbs specifika behov., Om du inte är säker på gränserna för ditt företags kreditkort, fråga vår bokföringsavdelning.
ditt ansvar
om du har ett företags kreditkort förväntar vi oss att du:
- skyddar det så gott som möjligt. Lämna den inte obevakad eller ge den till obehöriga (t.ex. vänner, familj, kollegor) även bara för att hålla.
- rapportera det stulet eller förlorat så snart som möjligt. Om det till exempel finns en inbrott i ditt hem och ditt företagskort tas, måste du lämna in en polisrapport och ringa vår bokföringsavdelning omedelbart.,
- använd den endast av godkända skäl. Följ instruktionerna i den här policyn och medarbetarkortet och använd inte kortet för personliga eller obehöriga utgifter, även om du tänker kompensera avgifterna senare.
- dokumentera alla kostnader ovan och skicka månatliga kreditkortsrapporter. Behåll kvitton och skicka dokumentation med datum och syfte för kostnaden.
om du är ansvarig för att godkänna och godkänna kreditkortsfakturor, gör det inom tidsfristerna för att undvika förseningsavgifter., Om du är konsekvent ansvarig för förseningsavgifter, kan vi behöva subtrahera dem från din lön.
användning av företagets kreditkortspolicy
När du använder företagets kreditkort bör du:
- bekräfta att den särskilda kostnaden är tillåten enligt denna policy.
- Tänk på kreditkortsgränsen och transaktionsgränsen så att du kan planera affärskostnader korrekt.
- Håll kreditkortsnumret och det fysiska kortet säkert.
- använd kortet förnuftigt och undvik onödiga utgifter även om de är tillåtna enligt denna policy.,
bryter mot denna policy
vi förväntar oss att du följer företagets kreditkortspolicy och anställningsavtalet och vi kan behöva vidta åtgärder om du bryter mot dem. Till exempel:
- Om du ådrar Dig personliga eller obehöriga utgifter måste du betala dem själv. Om du gör detta konsekvent, du kan möta disciplinära åtgärder som kan inkludera förlust av rätten att ha ett kreditkort eller till och med uppsägning beroende på belopp och typ av kostnader.
- Om du förlorar ett kvitto måste du omedelbart informera bokföringsavdelningen., Vi kan hitta en lösning om detta händer sällan, men om du misslyckas med att skicka in kvitton konsekvent kan du förlora rätten att hålla ett företagskort.
- Om du misslyckas med att skicka in kostnader i tid och drabbas av förseningsavgifter måste du betala dem själv. Att göra detta upprepade gånger kommer att innebära förlust av företagets kreditkort privilegier.
- att ge ett företags kreditkort till obehöriga eller missbruka utgiftsgränserna kan resultera i avstängning eller uppsägning.
- gör förbjudna inköp som tidigare nämnts (t. ex., vapen, droger) kommer att resultera i omedelbar uppsägning, och eventuellt rättsliga åtgärder.
vårt företag har rätt att granska din kreditkortsanvändning och ta ut den om det finns någon olämplig användning.