det är lätt för chefer att anta att deras personal förstår exakt vad de vill ha, även när de använder stenografi eller kommunicerar utan mycket detaljer. Men i praktiken är potentialen för missförstånd mycket högre än de flesta chefer inser., Därför är det viktigt att hitta sätt att göra det implicita explicit – med andra ord, ta de osynliga förväntningarna och antagandena som du har i ditt huvud och uttryckligen artikulera dem till din personal. När allt kommer omkring, du förmodligen kommer att hålla människor till dessa förväntningar om du formulera dem eller inte.,
detta gör dig till en effektivare chef för någon anställd, men det är särskilt viktigt när du hanterar någon som kan ha en annan referensram från dig, vare sig på grund av skillnader i ras, kön, ålder, kulturell bakgrund eller andra identiteter, eller helt enkelt på grund av olika erfarenheter och perspektiv. Ofta när man hanterar över denna typ av skillnad, känner människor sig obekväma (och agerar obehagligt!), och sluta oavsiktligt förstärka detta gap i referenspunkter och perspektiv., Men om du fokuserar på att göra det implicita explicit, kommer du att kunna överbrygga det gapet, ställa den andra personen upp för framgång och få bättre resultat.
Så här gör du det.
1. Dela playbook: gör det implicita explicit
det kan vara kristallklart för dig vad du menar när du säger till någon att ”köra mötet väl” eller ”vända i en någorlunda polerad utkast.”Men personen du pratar med kan ha en annan uppfattning om vad dessa termer betyder., Till exempel, genom att ”köra mötet väl,” du kan innebära att fokusera på relationer och lära känna människor långt innan du gör några förfrågningar om dem, men din anställd kanske tror att det innebär att få igenom alla punkter på dagordningen och slutar med tydliga nästa steg. På samma sätt, med” ett rimligt polerat utkast”, kan du betyda stavfelfri med korrekt formatering och nära redo att skicka ut … men din anställd kan anta att små fel är okej och poängen är bara att få linje på innehåll.,
så, när du delegerar arbete, var noga med att:
- vara så transparent som möjligt om vad som finns i ditt huvud. Err på sidan av att extrahera och verbalisera vad som helst i ditt huvud på projektet, även om det känns vagt eller inte fullt format. Om du till exempel delegerar en fundraising appeal kan du säga: ”Jag vet att det behöver uppnå X och Y, men vi har varit försiktiga med hur vi hanterar Z eftersom det är så känsligt” eller ”i picture ___ (major funder) läser det och tänker,” Wow, det här är fascinerande.””(Vårt Delegationsblad är ett sätt att gå igenom dessa detaljer.,)
- lita inte på stenografi. Lägga till en fras som ”… med vilken, jag menar XYZ ” när du använder termer som kanske inte är klart för alla kan gå långt. Till exempel, snarare än att ”skicka mig ett rimligt polerat utkast”, kan du säga ”Skicka mig ett utkast som är nära redo att gå ut – vilket innebär att det har korrekturlästs, faktisk kontrollerad och formaterat hur det kommer att se ut i sin slutliga form.”
- ge exempel. Prover av arbete som liknar vad du letar efter kan vara ett snabbt och direkt sätt att få i linje med en anställd om dina förväntningar., Till exempel, om din nya Kommunikationsassistent skriver ett pressmeddelande, visa dem några av kommunikationsteamets starkaste pressmeddelanden så att de har en tydlig vision om hur framgångsrika bitar ser ut. Eller, du kan peka din webbdesigner till flera webbplatser som visar känslan av att du vill att din nya webbplats att ha, snarare än bara hoppas att du har samma förståelse för ” gör det pop.”
- Om någon får något fel, pausa ett ögonblick och försök ta reda på om det finns en bit som du antar är uppenbar men har inte diskuterats., Om du till exempel är frustrerad över att din assistent kom till jobbet klädd på en dag skulle en viktig funder vara på kontoret, är det värt att fråga dig själv om du någonsin uttryckligen har förmedlat dina förväntningar till dem om att klä sig för VIPs.
2. Fråga om playbook: begära den andra personens perspektiv.
delegera väl bör vara en tvåvägssamtal, inte en enkelriktad diktering., Det kan vara särskilt kraftfullt när du hanterar olika linjer av skillnad, eftersom studier visar att en del av värdet av att ha en mångsidig personal är att mångfalden av perspektiv ofta kommer att ge starkare resultat än ett enda perspektiv ensam. (Se till exempel ”hur mångfald gör oss smartare”, Katherine W. Phillips, Scientific American, Sept. 16, 2014.) När du pratar om ett uppdrag, gör en punkt att bjuda in input (”jag är öppen, men – finns det något om målen här som du tycker att vi ska ändra?”) snarare än att bara utfärda en uppsättning mandat., Och om din anställd skjuter tillbaka på en idé eller förespråkar för ett annat tillvägagångssätt, se till att du inte får defensiv eller för rotad i dina egna idéer.även om du ber om inmatning ofta, kommer du i allmänhet inte att få det om du verkligen välkomnar det (och det kan vara särskilt sant när du hanterar över olika linjer, där förtroende kan ta längre tid att bygga).
3., Se över playbook: införliva nya perspektiv
genom att göra ovanstående, vara villig att överväga att genom att införliva andras synpunkter, du kanske kan skapa en ny förväntan som leder till bättre resultat än om du inte hade tagit sig tid att prata igenom det. Till exempel, i exemplet ovan om vad det innebär att köra ett möte väl (med fokus på relationer vs. få igenom agendan med tydliga nästa steg), kan du hitta att prata igenom dina olika perspektiv som införlivande båda metoderna kan hjälpa dig att få ännu bättre resultat., Faktum är att du kan sluta med en bredare riktlinje som” kör mötet för att återspegla vad du vet om klientens stil”, vilket kan vara en bättre riktlinje, period.
naturligtvis innebär det inte nödvändigtvis att du ändrar resultatet du letar efter när du lyssnar djupt på den andra personens perspektiv. Men även när det inte gör det, kommer diskussionen nästan säkert att ge er båda ytterligare hjälpsamma sammanhang., Om du, efter att ha pratat igenom det, inte ändrar din förväntan (”jag respekterar verkligen ditt perspektiv på detta, men här är varför vi ska använda detta tillvägagångssätt”), kommer din personalperson sannolikt att komma undan med en djupare förståelse för din rationale, ett starkare grepp om playbook och en känsla av att de har hörts och deras synvinkel respekteras. På samma sätt kanske du kan införliva kunskap om din anställdes perspektiv i hur du hanterar personen kring dessa förväntningar., Till exempel kan en förväntan vara ”rymma volontärernas upptagna scheman, även när det är obekvämt för oss.”Den förväntan kanske inte förändras, men att veta hur den sitter med din anställd kan leda till att du spenderar lite mer tid i din nästa incheckning, vilket förstärker hur mycket volontärer uppskattar din organisations rykte för att göra det (eller till och med bara kommenterar de utmaningar det kan orsaka).