När du befinner dig på morgonen öppnar du din e-post för att se tre olika förfrågningar om statusuppdateringar på ett av dina projekt. Din chef vill veta när budgeten kommer att slutföras. En av dina gruppmedlemmar undrar hur mycket tid hon ska planera att ägna sig åt projektet. Den gemensamma organisationen av marknaden frågar hur projektets senaste försening kommer att påverka målen för första kvartalet.,
frekventa statusförfrågningar från alla håll kan kännas överväldigande, men det finns ett bättre sätt att informera intressenter om projektuppdateringar: projektstatusrapporter.
vad är en statusrapport för projektet, och varför spelar det någon roll?
statusrapporter för projekt är aktuella uppdateringar (vi diskuterar hur ofta du ska göra dem senare) om hur dina projekt fortskrider. De svarar på de frågor som alla verkar fråga (innan de faktiskt frågar dem). Skriftlig kortfattat erbjuder de information på hög nivå om ett projekt, snarare än varje detalj.,
det är viktigt att regelbundet göra statusrapporter för projekt eftersom de hjälper dig att hålla alla intressenter informerade om hur projektet fortskrider. Du får betydligt färre frågor om projektstatus eftersom du redan är före spelet. De visar och berättar att du är på rätt spår, vilket gör att du (och alla andra) känner dig trygg.,
försök att rapportera med Asana
och om ditt projekt inte är på rätt spår kommer din statusrapport att låta andra veta vad förseningen är och vad du gör för att lösa eventuella blockerare, så att du kan visa upp din proaktiva inställning för att få saker tillbaka till var de borde vara. (Ett projekt tidslinje är ett annat utmärkt komplement till att hantera dina projekt).
hur man skriver en bra projektstatusrapport
Så, hur går det med att göra projektstatusrapporter? Var noga med att skapa en tydlig struktur för din uppdatering och vara konsekvent i att använda den med framtida statusrapporter och uppdateringar., Du bör också se till att den matchar ditt projekt kort för att hålla din rapport om ämnet.
följ den här guiden för att förstå vad som ska inkluderas i din projektstatusrapport och se när vi genomför varje steg i praktiken med ett exempel på ett Medarbetarnöjdhetsprojekt.
1. Namnge din rapport
ett bra alternativ är att helt enkelt använda projektets namn för tydlighet. Om du rapporterar om det här projektet regelbundet, kanske du också vill inkludera ett datum eller tidsstämpel.
exempel: februari 2020 – Employee satisfaction initiative
2., Ange om projektet för närvarande är på rätt spår, i riskzonen eller utanför spår
hitta ett projekthanteringsverktyg som låter dig kommunicera projektets status och om det är på rätt spår. Ett sätt att göra detta är att använda ett färgkodningssystem (grön = på spår, gul = i riskzonen, Röd = av spår).
exempel: projektstatus är på rätt spår.
3. Ge en snabb sammanfattning av statusrapporten
sammanfattningen av projektstatusrapporten ska vara kortfattad-ca 2-3 meningar., Målet här är att ge läsare som kanske inte har tid att läsa hela rapporten en snabb TL; DR av de viktigaste fakta.
exempel: våra undersökningsresultat är i och granskas. Engagemangskommittén arbetar tillsammans med ledningsgruppen för vilka nya engagemangsinitiativ som ska genomföras.
4. Välj två till tre nyckelområden eller milstolpar för att markera i din rapport
Välj vad du har arbetat med mest sedan din senaste uppdatering. Till exempel kan du hinka ut saker kronologiskt—vad vi har gjort, vad vi arbetar med och vad som kommer upp nästa—i en kalender., Det kan delas ut i veckovisa, månatliga och kvartalsvisa segment. Ett annat alternativ är att gruppera uppdateringar efter rolldesign, kopiera, webbutvecklare. Projekt milstolpar-genomföra engagemang undersökning, undersökningsresultat, genomföra feedback – är en annan bucketing metod.
exempel: utför engagemangsundersökning, undersökningsresultat, implementera feedback
5. Lägg till en översikt på hög nivå över varje nyckelområde
för varje nyckelområde i statusrapporten, Lägg till några punkter som ger en uppdatering om framsteg, prestationer och kommande arbete.,
exempel: undersökningsresultat
- 70% av de anställda tog satisfaction survey
- vår totala tillfredsställelse rating är 80%
- resultaten granskas av det verkställande laget innan uppdragskommittén möts igen
6. Lägg till länkar till andra dokument eller resurser
medan du inte vill inkludera varje liten detalj om hur ditt projekt går, vill vissa människor veta mer. För intressenter som söker mer djupgående information, tillhandahålla länkar till dokument eller resurser, som projektportföljen.,
exempel: inkludera en länk till medarbetarnöjdhetsundersökningen
7. Uppmärksamma eventuella problem eller utmaningar som projektet har stött på
alla projekt stöter på vägspärrar. Att hålla intressenter i gång när problem uppstår kommer att hjälpa alla att anpassa sig för att hålla sig på rätt spår.
exempel: ledningsgruppen vill titta på resultaten innan engagemangskommittén träffas igen, men kommer inte att kunna göra det på ytterligare tre veckor. Detta kommer att fördröja vår övergripande projekttidslinje.
8., Inkludera ytterligare anteckningar eller höjdpunkter
dessa kan vara en lista över nästa steg, beröm du vill ge någon, eller något annat du vill markera.
exempel: tack Sarah A. För att skicka ut flera meddelanden till anställda uppmuntra dem att delta i undersökningen!
mall för att skapa din projektstatusrapport
om du snabbt vill lägga allt du lärt dig i föregående avsnitt för att använda, Skriv din nästa projektstatusrapport med hjälp av denna enkla att fylla i Mall:
rapportnamn:
namnge din rapport., Detta kan vara namnet på ditt projekt och datum.
projektstatus:
är det på rätt spår, i riskzonen eller försenat?
sammanfattning:
inkludera en kort beskrivning av de viktigaste takeaways från din projektstatusrapport här.,
ämne/milstolpe 1:
- Översiktspunkt
- Översiktspunkt
- Översiktspunkt
ämne/milstolpe 2:
- Översiktspunkt
- Översiktspunkt
- Översiktspunkt
Översiktspunkt
ämne/milstolpe 3:
- Översiktspunkt
- Översiktspunkt
- Översiktspunkt
- Översiktspunkt
- Översiktspunkt
- översikt punkt
Översiktspunkt
Översiktspunkt
frågor / utmaningar:
finns det några utmaningar du står inför? Hur ska du lösa dem?
ytterligare anteckningar eller höjdpunkter:
finns det några ytterligare saker som ditt team behöver veta?,
exempel på projektstatusrapporter
medan en guide för att skriva projektstatusrapporter är till hjälp, kan du ibland se ett exempel i verkligheten för att verkligen se hur din egen uppdatering kan se ut, eller hur? Vi trodde att du kanske håller med, så här är ett exempel som du kan hitta användbar.
som sagt finns det inget sätt att skriva en statusrapport och din kanske inte ser exakt ut som den här. Men så länge dina projektstatusrapporter ger relevanta uppdateringar, gör du det rätt.,
rapportnamn: ebook launch
projektstatus: on track
sammanfattning:
stora framsteg den här veckan! Vi är fortfarande i konceptfasen, men Avery Lomax kommer att välja ett ämne den här veckan. Innehålls-och designteam står redo att komma igång när vi ger klartecken.,Torsdag
innehåll:
- innehållsteamet är redo att börja skriva kopia så snart vår idé är färdig
- de samlar relevant företagsinformation som ska inkluderas
Design:
- Design granskade fem e-bok exempel för att bestämma stilen de gillade
- de kommer att välja en mall nästa tisdag
ytterligare anteckningar eller höjdpunkter:
- jen är ute på kontoret hela nästa vecka så vänligen rikta innehåll frågor till glädje
- tack till Henry för curating en enorm lista över ämnen för oss att välja mellan!,
problem/utmaningar:
e-bokens deadline är stram, liksom alla vet. Det är viktigt att vi alla arbetar i vårt projekthanteringsverktyg för att hålla alla organiserade och på rätt spår. Tackar!
projektstatus rapportering av bästa praxis
nu vet du vad du ska inkludera i din projektstatusrapport, men du kan fortfarande ha några ytterligare frågor. När du skapar statusrapporter för ditt projekt hjälper dessa bästa metoder dig att formulera en vinnande uppdatering.
hur ofta ska du rapportera ut?,
att komma in i en veckovis kadens för att skicka statusrapporter är ett bra sätt att hålla koll på projekt. Ställ in en uppgift för dig själv att alltid skicka statusrapporter på en viss dag varje vecka eller använda en plattform med återkommande påminnelser. Intressenter kommer att börja förvänta sig dina uppdateringar, vilket innebär mindre frekventa incheckningar från dem (plus att de kommer att uppskatta att alltid vara i slingan).
om du skickar rapporter varje vecka kanske du kan undvika flera möten relaterade till ett projekt (vi vet alla att onödiga möten har sitt eget rykte)., Hoppa över incheckningsmötena och spara tid för viktigare arbete.
vem ska du inkludera?
det beror på projektet och vem som är inblandad, men vanligtvis skickar du en uppdatering till alla intressenter som arbetar med ditt projekt. Om du har ett bra projekt kort, bör du redan veta vem dina intressenter är, eftersom du skisserade det där.
även om veckans statusrapport inte påverkar en viss teammedlem, bör du fortfarande dela den med alla. Det är viktigt för alla att ha en överblick på hög nivå.
hur detaljerad ska du få?,
en statusrapport för projektet bör inte ge alla detaljer. Låt arbetet berätta historien-du är helt enkelt curating information och lägga till lite färg. Tänk på en projektstatusrapport som ett toppmeddelande-bara de viktigaste delarna av ditt projekt som påverkar de flesta intressenter bör inkluderas.,
du vill alltid ange om projektet är på rätt spår, i riskzonen eller utanför spåret, ge en snabb sammanfattning av vad som är komplett och vad som kommer, länka sedan ut till andra resurser för personer som vill lära sig mer information
Var ska du skriva din projektstatusrapport?
det bästa sättet att utarbeta och dela statusuppdateringar är med ett arbetshanteringsverktyg. Leta efter ett verktyg som ger en översikt över ditt projekt, så ditt team har en central källa till sanning för allt projektrelaterat arbete., På så sätt, i stället för att hantera projekt i kalkylblad, kan du hålla det all-status uppdateringar, projektgenomgångar, viktiga resultat och viktiga projekt milstolpar—på ett ställe. Dina rapporter kommer att vara lätt att dela, och intressenter kan se tillbaka på tidigare rapporter när som helst, undvika e-post överbelastning på slutet.
prova Asana gratis
packa upp ditt projekt: sammanfatta ditt arbete
de statusrapporter vi har pratat om skickas alltid under ett projekt för att hålla alla i slingan., Men när projektet är klart är det smart att skicka ut en slutlig sammanfattningsrapport. Tänk på detta som” sammanfattning ” för ditt projekt. Detta är din chans att erbjuda intressenter en wrap-up till projektet. Du använder den för att stänga den.
återigen är det en översikt på hög nivå, men i stället för att inkludera uppdateringar och statuser ger du en sammanfattning av hur det övergripande projektet gick. Här är några frågor som du kanske vill svara på i en projektöversikt rapport:
- vilka var målen för detta projekt och var de uppfyllda?,
- slutfördes projektet i tid och budget (om tillämpligt)?
- vilka framgångar bör lyftas fram?
- vilka utmaningar stötte vi på?
- vad kan vi lära av det här projektet som kan hjälpa oss med framtida projekt?
Håll alla intressenter på rätt spår med fantastiska statusrapporter
om du vill över leverera på ditt nästa projekt, försök använda veckovisa statusuppdateringar. De kommer att hålla dig produktiv, effektiv och ansvarig, samtidigt som du ger alla andra en snabb (och engagerande) titt på vad som har hänt., Använd de resurser vi har tillhandahållit för att skapa rapporter som ger tillräckligt med information utan att dyka in för mycket detaljer. Hitta en projektledning lösning som Asana som har funktioner som utformats speciellt för att hjälpa till med statusrapporter. Du kommer att spara tid och vara så organiserad som möjligt.