produktivitet och effektivitet

de flesta företag behöver lite tidspårningsmetod för att spela in och verifiera hur länge varje anställd har arbetat dagligen, veckovis eller månadsvis på specifika projekt.

detta kan vara att göra regelbundna betalningar och även att övervaka arbetstagarnas produktivitet och effektivitet.

Tidtabeller finns i olika former., Medan traditionellt en tidrapport var ett ” ark ” av papper där du manuellt skrev och beräknade arbetade timmar, det har nu utvecklats till antingen en online delat dokument i excel eller word-format som alla fyller ut varje dag, eller en automatiserad online-programvara som körs i bakgrunden och spårar vad dina anställda arbetar med.

om du vill kolla in automatisk tidsspårning, snarare än att förlita sig på att förbereda manuella tidrapporter med Excel, kolla sedan Time Doctor free i 14 dagar., Du får se vad ditt team arbetar med, hur lång tid det tar att slutföra varje uppgift, och de appar och webbplatser som de besöker hela dagen.

fördelar med tidsspårning

Personaltidsspårning används av stora och små företag, byråer, fjärr lag och växande startups, eftersom det ger ett snabbt och enkelt sätt att förbättra produktiviteten i din affärsverksamhet.

tidrapporter är ett sätt att logga vad anställda arbetade på för varje timme de är på kontoret. På så sätt vet du vad alla håller på med, och var människor spenderar sin tid.

hur hjälper det?,

Du kan inte bara upptäcka dina mest produktiva arbetare men kan också analysera vilka projekt eller processer som slösar tid och som är mer lönsamma för ditt företag.

När du har denna kunskap, kan du vara en bättre chef och ta insiktsfulla beslut för tillväxten av ditt företag.,

i det här inlägget täcker vi följande:

Excel-Tidspårningsmallar

Vi kommer att ge dig mallar för följande tidrapporter:

1. veckotidrapport
2. varannan vecka tidrapport
3. Månadstidrapport
4. Projektföljningstidrapport

fördelar och nackdelar med Excel-tidspårning

diskutera Excel tidspårningsblad som även manuell och tidskrävande, har vissa fördelar.,

automatiserad tidsspårning-alternativet till Excel

slutligen kommer vi att visa dig hur du gör tiden mycket enklare, korrekt, förhindra tidrapport fudging och göra ditt team oerhört mer produktiv med Time Doctor – ett automatiserat tidspårningsverktyg.

Varför Excel Tidrapporter?

dessa tidrapporter är enkla att använda eftersom anställda bara behöver logga in på start – och sluttiden för arbetstid och chefen kan använda automatiserade excel-formler för att beräkna den totala lönen baserat på timtal och övertidslön.,

dessutom används många chefer och arbetare i traditionella, icke-tekniska företag, för att arbeta med Excel snarare än Saas-tidspårningsverktyg.

gratis Excel-Tidspårningsmallar

här är 4 gratis Excel-tidspårningsmallar som du kan ändra för att spåra dina anställdas arbetstider effektivt:

Veckotidrapport

en veckotidrapport är nödvändig om du beräknar dina anställdas arbetstid, betald ledighet och löner varje vecka.,

ladda ner din kostnadsfria Veckotidrapport

varannan vecka tidrapport

vissa företag betalar sina anställda en gång varannan vecka. Denna varannan vecka tidrapport kan komma till nytta för att beräkna dina anställdas arbetstid, betald ledighet och löner för varje 14-dagarsperiod.

ladda ner din gratis tvåveckors Tidrapport

Månadstidrapport

Använd denna månatliga tidrapport om du beräknar dina anställdas arbetstid, betald ledighet och löner en gång i månaden.,

ladda ner din kostnadsfria månatliga Tidrapport

projektets Tidrapport

använd den här mallen om du arbetar med olika klienter och behöver beräkna arbetade timmar på specifika projekt. Det kan också användas i företag där fakturerbara timmar måste spåras för att fakturera kunder korrekt eller där en anställds tid spåras mot projekt.,

ladda ner din gratis Projekttidlista

hur du använder dessa gratis excel tid spårningsblad

ladda ner lämplig excel tid spårningsblad och ändra eller lägga till några kolumner som anställd plats, anställd nummer, jobbkod eller något annat som är nödvändigt för att spela in någon specifik aspekt av ditt företag.

dessa excel-ark kommer att hantera alla beräkningar för dig baserat på formler som ingår i kalkylbladscellerna.

totala timmar beräknas automatiskt. Du behöver bara ange din tid i och Time Out data.,

Total lön beräknas också automatiskt baserat på den hastighet per timme som du anger.

i våra gratis excel-mallar är cellerna som innehåller formler som används för att beräkna totala timmar och total lön låst. Detta är för att förhindra att oavsiktliga ändringar görs till dem. Om du skapar dina tidrapporter från början, ange vilka celler användarna kan redigera och låsa cellerna som innehåller betalningsberäkningar innan du sparar ditt Excel-ark.

Du kan också inkludera en semester / sjuk timmar kolumn., Arbetstagaren kan mata in den här gången, och det kan reflektera i den totala lönen beroende på företagets policy att betala för raster på grund av sjukdom, semester eller ledighet.

Snabbtips: att ta emot och lagra excel-tidrapporter som utskrifter eller som separata e-postmeddelanden från varje anställd kan vara besvärligt. För att göra den strömlinjeformad, använd Microsoft Sharepoint, för att skapa ett dokumentbibliotek och aktivera inkommande e-post. Dina anställda kan sedan skicka sina tidtabeller till en central e-postadress.,

Du kan använda dessa excel-tidspårningsblad för att logga och övervaka anställdas timmar, raster, Övertid, sjuktid och semestertid eller tid bort från datorn.

Du kan också få en översikt över hur en anställd arbetar – oavsett om de har loggat in mer övertid eller tagit frekventa semester och sjukdagar – genom att titta på hans tidrapport. Även om en gång mer än några månader av data blir ackumulerade i Excel tidrapporter, blir det allt mer komplicerat att få en översikt eller analysera dessa data.,

fördelar med Excel Time Tracking Sheets

här är 3 Fördelar med excel time tracking sheets:

1. Excel är gratis eftersom det levereras med Microsoft Office-paket. Du kan ladda ner våra mallar eller skapa dina tidrapporter på excel från början. Du behöver inte betala en extra krona för att köpa någon ny programvara eller app.

2. Det är säkert och enkelt att använda. Alla anställda behöver göra är att logga in i tid och utetid. De behöver inte oroa sig för något annat. Du som chef behöver inte heller beräkna betalningar eftersom excel-formler gör det för dig., Det är verkligen enklare än att använda en papperstidrapport. Dessutom sparas all data lokalt på din företagsnätverk.

3. Ingen utbildning behövs. Som chef eller anställd behöver du ingen ytterligare utbildning för att börja använda Excel-tidrapporter.

nackdelar med Excel Time Tracking Sheets

men allt är inte rosigt i Excel-världen.

här är 7 Anledningar till varför användning av Excel time tracking sheets kan vara dåligt för ditt företag:

1. Det är mottagligt för mänskligt fel., Om formlerna är felaktiga, eller sum beräkningar utelämna nyckeltal, eller om du glömmer att mata in data i rätt format, kan det alla leda till brutto felberäkningar och lönefel.

dessutom är det vanligaste mänskliga felet som står inför excel-ark felaktigt raderade tidtabeller. Ofta är det svårt att återställa data eller hela tidrapporter som tagits bort av misstag. Detta kan ha katastrofala resultat om det inte finns några säkerhetskopior eller system för att återställa raderade data.

2. Det går inte att spåra faktiska arbetstider jämfört med rapporterade arbetstider., Du måste bero på dina anställdas förmåga att klocka ” i ” och ” Ut ” gånger. Vid rapportering av tid på ett projekt kan en avvikelse på 5-10 minuter inte vara överdriven, men om dessa variationer är mer signifikanta kan det kosta ditt företag mycket pengar. Det finns inget sätt att övervaka hur länge en arbetare faktiskt arbetar med en uppgift.

3. Svårt att ändra eller uppdatera data. Att lägga till nya data eller göra korrigeringar i kalkylblad är tidskrävande. Dessutom kan korrigeringar inte ens ses förrän det är för sent för löneperioden och arbetstagaren kan få otillräckliga löner.,

4. Analys av en arbetares produktivitet är också besvärlig med excel-tidrapporter. Som chef kan du titta på en arbetare varje vecka tidrapport för att se hur länge han har arbetat på olika dagar eller specifika projekt. Volymen av data som presenteras i ett enda ark kan dock göra det svårt att se mönster eller göra några användbara insikter. Det kan också leda till felaktig tolkning av uppgifter och felaktiga beslut som fattas på grundval av dessa feltolkningar.

5. Historiska data är inte säkra. Excel tidrapporter är inte utformade för att lagra historiska data., Mycket ofta är dessa filer ”uppdaterade” för att hålla sin storlek hanterbar, och i processen förlorar företag historiska data.

utan historiska data är det svårt att upptäcka långsiktiga trender eller strategier för hur man bygger produktivitetssystem för företaget och dess arbetstagare.

6. Inte avsedd för ”realtid” arbete. När du har ett stort lag är det väldigt besvärligt att spåra vilka anställda som har lämnat in sina tidrapporter.,

ofta är tidrapporten som delas inte i realtid, så chefer får försenad information om faktiska arbetade timmar eller otillräcklig information om förändrade omständigheter. Om en anställd är i paus av medicinska eller akuta skäl, kan det inte reflektera i tidrapporten.

tidspårningsblad skickas i bästa fall en gång i veckan. Detta kan utgöra problemet med att data går vilse i chefernas inkorg, duplicering av data eller till och med att få fel version av filen.

7. Excel tenderar att krascha., Ju mer du uppdaterar och delar ett visst excel-ark desto större är chansen att filen blir skadad och data förloras.

Automatisk, icke-påträngande tidsspårning

med hjälp av en molnbaserad tidspårningsapp kan det göra det enklare och effektivt att övervaka anställdas arbetstid, inte bara för chefen utan även för arbetstagaren.

en bra tidspårningsapp kommer att ha flera funktioner som hjälper dig att förbättra arbetstagarnas produktivitet, förhindra missbruk av företagstid av personliga skäl, hjälp i personalplanering och fördelning, spåra projektframsteg, hantera klientfakturering och så vidare.,

dessutom lagras de i en enda databas som gör det lättare att generera rapporter för individer, små grupper av anställda, avdelningar eller hela företaget. En annan fördel är att det är lätt att identifiera när ändringar gjordes till tidsblad och av vilka användare. Korrigeringar som görs på tidspårningsappar är också omedelbara vilket innebär färre lönefel.

Varför Gången Läkare?

Time Doctor är en automatiserad, molnbaserad tidspårningsapp som används av företag som kör fjärrteam, digitala byråer och mycket mer.,

verktyget övervakar arbetstiden i realtid och ända ner till den andra, så de behöver inte komma ihåg om de tillbringade 5.30 timmar på APPLE-projektet igår eller 5.39 timmar.

Du kan spåra tid som varje anställd spenderar på specifika uppgifter och projekt. Appen spårar inte bara den totala tiden som varje medlem arbetar med i ditt team utan ger också en uppdelning på hur mycket tid som spenderas vilka projekt (eller kunder) och uppgifter.

verktyget övervakar dock inte anställdas aktivitet under sin fritid eller efter kontorstid.,

Total arbetad tid på varje uppgift kan ändras manuellt, och chefen kan se om något manuellt tillägg eller radering har gjorts.

Du kan använda Time Doctor på ett skrivbord såväl som mobil. Detaljerade rapporter finns tillgängliga på ditt webbaserade konto.

här är de viktigaste tidspårningsfunktionerna för Time Doctor:

spårning i realtid

När du är klar med arbetet kan det bli svårt att komma ihåg exakt hur mycket tid du spenderade på vilka uppgifter., Dessutom, om du inte fyller dina manuella tidrapporter regelbundet, det kan leda till en felaktig redovisning av start-och sluttider. När du använder Time Doctor behöver du inte komma ihåg någonting, eftersom tiden spåras automatiskt när du arbetar.

Time Doctor genererar automatiskt tidrapporter och ingen manuell datainmatning krävs.

påminnelse om att spåra tid

verktyget påminner dig om att börja spåra tid och även att sluta spåra tid när anställda besöker webbplatser som kanske inte är arbetsrelaterade (som Facebook).,

spårar inte kaffebrytningar

När du lämnar datorn slutar Time Doctor automatiskt att spåra tiden. Ofta, när manuellt spåra tid anställda glömmer att räkna de många kaffepauser och badrum Besök orsakar felaktig spårning av arbetstid.

När det inte finns någon tangentbords-eller musaktivitet ett tag slutar Time Doctor att spåra. Det ger också användarna möjlighet att visa efteråt om de arbetade under den tiden.,

flera metoder för att verifiera noggrannheten i tiden spåras

verktyget använder olika metoder för att bekräfta om tiden spåras var verkligt arbete. Dessa inkluderar skärmdumpar tagna med jämna mellanrum, nivåer av tangentbord och mus aktivitet, och vilka webbplatser eller program används.

Du kan inte heller ”dubbel bok” din tid. Om du till exempel allokerar tid för aktivitet A till 3-5pm kan du inte tilldela en andra aktivitet till samma tidslucka.,

andra funktioner i Time Doctor värt att utforska:

webbplats och applikationsövervakning

Time Doctor håller reda på alla program och webbplatser anställda besöker under arbetstid. Chefer och individer får en veckorapport som beskriver vilka webbplatser och applikationer som användes och hur länge.

den här rapporten hjälper till att identifiera produktivitetsproblem. Om du till exempel är innehållsskribent och du bara spenderar 20% av din tid på att skriva kan du se vad som upptar resten av din tid och göra justeringar för att komma tillbaka på rätt spår.,

detta är också en mycket användbar funktion om du arbetar med fjärranställda eller frilansare. Denna funktion kan bidra till att de faktiskt arbetar och inte gör personligt arbete på företagets tid. Om du använder excel för tidsspårning skulle det ha varit omöjligt att verifiera.

sekretesskontroller

verktyget låter dig ta skärmdumpar av anställdas skärmar men bara om du väljer att aktivera den här funktionen och med anställdas samtycke. Anställda kan också ta bort skärmdumpar om de av misstag kör tid läkare när du gör personliga uppgifter som kommentera på Facebook.,

tidsspårning med skärmdumpar är användbar för att övervaka fjärranställda och för vissa typer av företag som designbutiker som kan använda dem för att granska arbetsprocesser och förbättra produktiviteten.

fakturering

Du kan använda Time Doctor för att göra betalningar till dina anställda och frilansare direkt genom att integrera det med PayPal, Payoneer, TransferWise och flera andra betalningsappar. Betalningar kan göras baserat på arbetade timmar.,

hantera distraktioner

om du öppnar en social media eller någon underhållningsplats medan du arbetar med en uppgift, kommer Time Doctor att generera en popup för att fråga dig om du fortfarande är på din nuvarande uppgift. Det är ett bra sätt att undvika att bli distraherad.

verktyget skickar också en veckovis dålig tidsanvändningsrapport till teamchefer med en lista över distraherande webbplatser och program som visas och hur länge de användes under arbetstid.,

avancerad rapportering

Time Doctor har förmågan att skapa flera typer av rapporter som tidrapporter, tid på varje projekt / uppgift och flera andra. Dessa rapporter kan anpassas för olika parametrar-för en viss anställd, en grupp anställda, ett visst projekt, datumintervall etc.

Du kan använda denna information för att analysera vilka projekt eller kunder som är mer lönsamma och var du kan förlora pengar.,

slutsats

om du är en solopreneur, har ett riktigt litet lag eller bara börjar spåra anställdas tid, kan det vara enkelt och effektivt att gå med våra gratis excel-tidspårningsblad.

men när ditt företag växer, och du är redo att spendera på en riktigt cool och effektiv tid spårning verktyg som är helt automatiserad och tar hela bördan av spårning anställd arbetstid ur händerna, ge tid läkare ett skott.,