inköpsorder och fakturor är dokument som nästan alla finansavdelningar behandlar dagligen. Så, vad är dessa två dokument, och varför är de en så viktig del av leverantörsprocessen?
vad är en inköpsorder?
en inköpsorder (PO) är den officiella bekräftelsen på en beställning. Det är ett dokument som skickas från en köpare till en leverantör som godkänner ett köp.,
här är en provköpsorder:
Vad är en faktura?
en faktura begär betalning för ett köp. Fakturor skickas från säljaren till köparen.
här är en provfaktura:
vad är skillnaden mellan en inköpsorder och en faktura?
huvudskillnaden mellan en inköpsorder och en faktura är att en inköpsorder bekräftar att en order har placerats medan en faktura begär betalning för en order., eller tjänster
- ett fakturanummer
- Leverantörskontaktinformation
- krediter eller rabatter
- betalningsschema
- totalt belopp på grund av säljaren
vilka är likheterna mellan en inköpsorder och en faktura?,
även om dessa dokument är ganska olika, det finns ett par likheter.
båda dokumenten är rättsligt bindande avtal. Detta innebär att avtalet har gjorts av både köparen och säljaren, och att de åtgärder som de innehåller krävs.
dessutom innehåller både PO och fakturan orderinformation, e-postinformation och pris. Fakturan innehåller också ett fakturanummer, leverantörens kontaktuppgifter, betalningsjusteringar (krediter eller rabatter), betalningsschema och det totala beloppet till säljaren., PO-numret ingår också ofta på fakturan som referens.
om du letar efter mer information om inköpsorder, läs vårt blogginlägg om skillnaden mellan en inköpsrequisition och en inköpsorder.
Varför använder företag inköpsorder?
oavsett om det är i ett litet företag eller en stor organisation med en full inköpsavdelning används inköpsorder av flera skäl:
-
de ställer tydliga förväntningar
POs gör det möjligt för köpare att klargöra sina behov till leverantörer., Båda parter kan använda dem om order inte levereras som förväntat.
-
de hjälper till att hantera beställningar
POs ger upphandling, finansiering och operationsgrupper officiell dokumentation av inkommande eller pågående leveranser, så att de kan spåra och hantera order mer effektivt.
-
de hjälper till med budgetering
När en PO skapas, köpare kan faktor dessa kostnader i företagets budgetar och därför spendera mer klokt.,
-
de är rättsligt bindande
i avsaknad av ett formellt kontrakt kan en PO fungera som ett rättsligt bindande dokument, men först efter det att det har godkänts av säljaren.
-
de är en viktig del av revisionslederna
revisorerna letar efter finansiella avvikelser. Utfärdande, bearbetning och inspelning POs säkerställer att du har vad du behöver för att parera revisorer.
fördelarna ovan är inriktade på köpare, men POs är viktiga dokument för leverantörer också. Leverantörer använder dem för orderhantering och betalningshantering.,
Läs vårt blogginlägg för inköpsorder för att lära dig hur en inköpsorderförfrågan blir till en inköpsorder, när företag behöver inköpsorder och när de inte gör det.
Varför använder företag fakturor?
företag använder fakturor av följande skäl:
-
-
de gör det möjligt för leverantörer att samla in pengar
de flesta leverantörer får inte betalning för en vara eller tjänst förrän en faktura har skickats till köparen. Ett telefonsamtal eller e-post Begär Betalning räcker inte.,
-
de ger synlighet i företagets utgifter
fakturor beskriver exakt vad du får för dina pengar, vilket ger finansavdelningarna insyn i vad olika avdelningar köper.
-
de hjälper till att hantera betalningar
fakturor visar vilka varor eller tjänster som såldes, hur mycket pengar har betalats hittills och eventuella utestående avgifter. De hjälper företag att hålla reda på betalningar på ett formellt sätt.
-
några av fördelarna med fakturor liknar inköpsorder.,
-
liksom POs är de rättsligt bindande
en faktura visar att en viss vara eller tjänst tillhandahölls och när betalning förväntas. Fakturor visar att företag debiteras för en vara eller tjänst om betalning inte tas emot.
-
som POs är de en viktig del av revisionslederna
revisorerna kräver bevis på alla pengar som går in och ut ur företag. Eftersom fakturor visar exakt vad ett företag debiterades för en vara eller tjänst, är de en viktig del av detta bevis.,
slutsats
fakturor och inköpsorder är en viktig del av ett företags inköpsprocess. Att förstå de roller som fakturor och inköpsorder spelar är viktigt för alla som är involverade i att köpa varor eller tjänster på uppdrag av en organisation. Nyckelskillnaden mellan en inköpsorder och en faktura är att en inköpsorder skickas från en köpare till en leverantör för att beställa medan en faktura skickas från en leverantör till en köpare för att begära betalning för en order.,
effektivisera och automatisera hanteringen av din POs med Purchasecontrols inköpsorderprogramvara
ta reda på hur
