begäran om informationsmeddelanden eller RFI är en av de vanligaste och oundvikliga adminprocesserna för ett byggprojekt. Det är alltid viktigt för entreprenörer som hanterar ett projekt att RFI hanteras effektivt för att minimera förseningar och kostnadsöverskridanden.
en undersökning av Navigant Construction Forum studerade effekterna av RFI på 1 300 projekt över hela världen., Studien genomfördes för att mäta effekterna av rfi: s förvaltning på byggprojekt och ge rekommendationer om hur man kan minska antalet RFI och deras potentiella inverkan på projekt.
Impact& kontroll av RFI på byggprojekt – ett forskningsperspektiv utfärdat av Navigant Construction Forum
rapporten fann att för varje $1 miljon i projektvärde fanns cirka 9,9 förfrågningar, med i genomsnitt 9,7 dagar från skapandet till slutet av en RFI., Kostnaden för varje RFI bestämdes vara ca. $ 1,080 och 21,9% av RFI från provet fick inget svar.
låt oss titta på RFI-processen och några tips om hur du hanterar den processen effektivt till förmån för alla projektintressenter.
vad är Begäran om Information (RFI) i konstruktion?
för de flesta byggprojekt kan avtalet, ritningarna och specifikationerna kanske inte ta upp alla små aspekter av arbetet. Därför, när förtydligande krävs, utfärdas ett RFI-dokument som beskriver den ytterligare information som krävs.,
det kan till exempel vara huvudentreprenören som ber arkitekten om förtydligande av en specifikationspost, eller en underentreprenör som ber huvudentreprenören om information om deras specifika del av arbetena.
i allmänhet utfärdas RFI oftare i början av ett projekt, till exempel design-eller budgivningssteget. De inkonsekvenser som åtgärdas innan arbetet påbörjas på plats kommer att bidra till att minska förseningarna under byggfasen.
RFI fungerar också som ett register över kommunikation mellan de berörda parterna om den information som begärs och tillhandahålls., Detta är ovärderligt vid en tvist. Det är viktigt att alla RFI är tillgängliga och arkiverade i projektmappar eller inom din bygghanteringsprogramvara. Många RFI när de besvaras kan leda till ytterligare hanteringsprocesser en sådan Variation/ändra order eller förlängning av tid (EOT) anspråk.
hur skiljer sig en RFI från en RFP, RFQ, RFT?
om du är ny i byggbranschen kan det ta lite tid att lära dig alla de olika förkortningarna (det finns mycket)., Här är de vanligaste för ”förfrågningar” med en kort förklaring:
- begäran om förslag (RFP) – används för att begära förslag från entreprenörer eller leverantörer för alternativa lösningar eller innovationer för att uppnå den nödvändiga standarden (t.ex. materialförändring eller alternativ byggprocess).
- begäran om offert (RFQ) – en möjlighet för entreprenörer eller leverantörer att kosta en viss produkt eller tjänst.,
- begäran om anbud (RFT) – processen för entreprenörer eller leverantörer att konkurrenskraftigt lämna in ett detaljerat anbud / anbud förslag att leverera och slutföra den nödvändiga Byggtjänst.
RFI skapas sannolikt efter att en RFQ eller RFT har utfärdats men kan utfärdas före eller efter att en RFP har gjorts.
vad används RFI ofta för?
en RFI kan utfärdas för bokstavligen någon form av situation där förtydligande eller ytterligare information krävs., Den kan användas under alla faser av ett projekt (design, anbud/budgivning, konstruktion). För det mesta används RFI för att klargöra aspekter av design och/eller materialval inom dokument som:
- byggplaner
- SPECIFIKATIONER
- avtalsklausuler
- byggnadsstandarder
ställa in RFI-standarder i ditt byggföretag
den viktigaste faktorn är att alla i ditt företag måste förstå betydelsen av RFI-ledningsprocessen och är medvetna om ditt företags relaterade policy och förfaranden.,
det är lätt att ha en verbal konversation med en klient eller entreprenör för att söka förtydligande. Men om du inte har den informationen dokumenterad i svartvitt kan du vara ansvarig för de extra kostnaderna i händelse av en tvist om vad som överenskommits.
Du måste se till att dina RFI-procedurer förstås och följs av hela företaget, och att alla konversationer och förtydliganden säkerhetskopieras med formella RFI, och att svaren loggas för framtida referens.
hur ska en RFI se ut?,
genom att använda en väl utformad RFI-Mall säkerställs att den innehåller all relevant information för projektet. Följande är några av de viktigaste punkterna som ska ingå i din RFI-Mall:
- Projektnamn
- Datum för RFI
- Kronologiskt antal RFI
- uppgifter om Adressater och mottagare av kopior
- ämnesnamn eller RFI-Titel
- begärd information och varför
- Datumsvar krävs av (dvs., inte tillräckligt för att bara säga ASAP)
- Specifikation, ritning och/eller detaljnummer referens (om tillämpligt)
- namn på rfi: s emittent
- dina företagsuppgifter
- Datum för svar (när det tas emot från adressaterna)
Webuild Software RFI Tool
använda teknik för att förbättra effektiviteten
ny teknik ger ett bra verktyg för att förbättra effektiviteten i bygghanteringsprocesser, och nästan alla bygghanteringsprogram kommer att innehålla en funktion för att hantera RFI-processen., Det är viktigt att kontrollera att all relevant information (se ovanstående punkt) ingår i någon potentiell mjukvarulösning.
Du bör också se till att samarbetsprocessen för RFI är effektiv inom en potentiell mjukvarulösning. Dina team måste kunna skicka, ta emot, svara och stänga RFI-meddelanden online och dela dem med sina arbetskamrater och andra projektintressenter. Effektivt samarbete online kommer att förhindra förseningar, misstag och övergripande frustration.,
det skulle också vara mycket fördelaktigt om parter utanför din organisation kan få tillgång till projektinformation utan att behöva registrera sig på ditt valda programvarusystem. Det är också viktigt att använda en mjukvarulösning som lätt kan nås på vilken mobil enhet som helst, vilket gör att ditt team kan utfärda nya RFI-meddelanden från var som helst på arbetsplatsen.
Läs ditt byggkontrakt
När du skickar in RFI bör du ha en god förståelse för det kontrakt du arbetar med., Var medveten om hur du skickar in RFI enligt ditt byggkontrakt, svarstidslinjen och när du kan begära förseningar om de uppstår på grund av brist/fördröjning av svar på dina RFI.
i allmänhet kommer ett byggkontrakt att ange att svar på RFI ska göras inom 10 arbetsdagar efter mottagandet av begäran.
slutsats
se till att dina projektgrupper är medvetna om vikten av RFI och följa företagets standardförfaranden kommer att leda till en minskning av risken för potentiella meningsskiljaktigheter, vilket kan leda till oförutsedda kostnader., Sammanfattningsvis gör följande steg att du kan hantera RFI-processen framgångsrikt för varje projekt:
- skicka in RFI så snart behovet av ytterligare information känns igen.
- Tillåt att svar tas emot som anges i byggavtalet.
- begränsa varje RFI till ett specifikt ämne i motsats till att inkludera många olika frågor.
- Lägg till all stödjande dokumentation som planer, specifikationer eller foton.
- har ett tydligt företag RFI Mall och spela in alla svar.
- Stäng RFI-meddelanden efter att de har besvarats på ett tillfredsställande sätt.,
- tillåta enkel åtkomst till RFI för hela projektgruppen.
letar du efter en RFI-lösning för dina byggprojekt? Boka gärna en tid hos oss och läs mer om hur webuilds lösning kan hjälpa till att effektivisera och automatisera dina arbetsflöden.