indkøbsordrer og fakturaer er dokumenter, som næsten alle finansafdelinger behandler dagligt. Så hvad er disse to dokumenter, og hvorfor er de en så vigtig del af den skyldige proces?
Hvad er en indkøbsordre?
en indkøbsordre (PO) er den officielle bekræftelse af en ordre. Det er et dokument, der sendes fra en køber til en leverandør, der tillader et køb.,
Her er en prøve indkøbsordre:
Hvad er en faktura?
en faktura anmoder om betaling for et køb. Fakturaer sendes fra sælgeren til køberen.
Her er en eksempelfaktura:
Hvad er forskellen mellem en indkøbsordre og en faktura?
den vigtigste forskel mellem en indkøbsordre og en faktura er, at en indkøbsordre bekræfter, at en ordre er blevet afgivet, mens en faktura anmoder om betaling for en ordre., eller service
- En faktura nummer
- Leverandør kontakt oplysninger
- Kreditter eller rabatter
- Betaling tidsplan
- Samlet beløb, der skyldes til forhandler
Hvad er lighederne mellem en ordre og en faktura?,
selvom disse dokumenter er helt forskellige, er der et par ligheder.
begge dokumenter er juridisk bindende kontrakter. Det betyder, at aftalen er indgået af både køber og sælger, og at de handlinger, de indeholder, er påkrævet.
derudover inkluderer både PO og fakturaen ordreoplysninger, mailingoplysninger og pris. Fakturaen indeholder også et fakturanummer, leverandørkontaktoplysninger, betalingsjusteringer (kreditter eller rabatter), betalingsplan og det samlede beløb, der skyldes sælgeren., PO-nummeret er også ofte inkluderet på fakturaen som reference.
Hvis du leder efter mere information om indkøbsordrer, kan du læse vores blogindlæg om forskellen mellem en købsrekvisition og en indkøbsordre.
Hvorfor bruger virksomheder indkøbsordrer?
uanset Om det er i en lille virksomhed eller en stor organisation med en fuld indkøbsafdeling, bestillinger, der er brugt af flere grunde:
-
De sætter klare forventninger
POs gør det muligt for køberne at afklare deres behov for at leverandører., Begge parter kan bruge dem, hvis ordrer ikke leveres som forventet.
-
De hjælper med at administrere ordrer
POs giver indkøbs -, Finans-og driftsteam officiel dokumentation af indgående eller afventende leverancer, så de kan spore og administrere ordrer mere effektivt.
-
de hjælper med budgettering
Når en PO er oprettet, kan købere faktor disse omkostninger i virksomhedens budgetter og derfor bruge mere klogt.,
-
de er juridisk bindende
i mangel af en formel kontrakt kan en PO fungere som et juridisk bindende dokument, men først efter at det er accepteret af sælgeren.
-
De er en vigtig del af revisionsspor
revisorer er på udkig efter økonomiske uoverensstemmelser. Udstedelse, behandling og optagelse af POs sikrer, at du har det, du har brug for for at afværge revisorer.fordelene ovenfor er rettet mod købere, men POs er også vigtige dokumenter for leverandører. Leverandører bruger dem til ordreudførelse og betalingsbehandling.,
læs vores blogindlæg om Indkøbsordreprocesser for at lære, hvordan en indkøbsordreanmodning bliver til en indkøbsordre, når virksomheder har brug for indkøbsordrer, og når de ikke gør det.
Hvorfor bruger virksomheder fakturaer?
Virksomheder bruger fakturaer for følgende årsager:
-
-
De gør det muligt for leverandører at indsamle penge
de Fleste sælgere ikke modtager betaling for en vare eller tjeneste, indtil efter en faktura, der er sendt til køber. Et telefonopkald eller e-mail, der anmoder om betaling, er ikke tilstrækkeligt.,
-
De giver synlighed i virksomhedens udgifter
fakturaer beskriver nøjagtigt, hvad du får for dine penge, hvilket giver finansafdelinger gennemsigtighed i, hvad forskellige afdelinger køber.
-
De hjælper med at administrere betalinger
fakturaer viser, hvilke varer eller tjenester der blev solgt, hvor mange penge der er betalt til dato, og eventuelle udestående gebyrer. De hjælper virksomheder med at holde styr på betalinger på en formel måde.
-
Nogle af fordelene ved fakturaer ligner fordelene ved indkøbsordrer.,
-
ligesom POs er de juridisk bindende
en faktura viser, at en bestemt vare eller service blev leveret, og hvornår betaling forventes. Fakturaer viser, at virksomheder opkræves for en vare eller service, hvis betaling ikke modtages.
-
ligesom POs er de en vigtig del af revisionsspor
revisorer kræver bevis for, at alle penge går ind og ud af virksomheder. Da fakturaer viser nøjagtigt, hvad en virksomhed blev opkrævet for en vare eller service, er de en afgørende del af dette bevis.,
konklusion
fakturaer og indkøbsordrer er en vigtig del af en virksomheds indkøbsproces. At forstå de roller, som fakturaer og indkøbsordrer spiller, er vigtig for alle, der er involveret i at købe varer eller tjenester på vegne af en organisation. Den vigtigste forskel mellem en indkøbsordre og en faktura er, at en indkøbsordre sendes fra en køber til en sælger for at placere en ordre, mens en faktura sendes fra en sælger til en køber for at anmode om betaling for en ordre.,
Strømline og automatisere administrationen af dine POs-med PurchaseControl køb for software
Find Ud af, Hvordan
-