anmodning om informationsmeddelelser eller RFI ‘ er er en af de mest almindelige og uundgåelige administratorprocesser for et byggeprojekt. Det er altid vigtigt for entreprenører, der administrerer et projekt, at RFI ‘ er styres effektivt for at minimere forsinkelser og omkostningsoverskridelser.
en Navigant Construction Forum-undersøgelse undersøgte virkningen af RFI ‘ er på 1.300 projekter over hele verden., Undersøgelsen blev foretaget for at måle virkningen af RFI ‘er ledelse på byggeprojekter og komme med anbefalinger om, hvordan man kan reducere antallet af RFI’ er og deres potentielle indvirkning på projekter.
Indflydelse & Kontrol af RFIs om Bygge-Projekter – i Et forskningsperspektiv, der er Udstedt af Navigant Konstruktion Forum
rapporten fandt, at for hver $1 million i projektet værdi, der var ca 9.9 anmodninger, med et gennemsnit på 9,7 dage fra oprettelsen til lukning af en RFI., Prisen for hver RFI blev bestemt til at være ca. $ 1.080, og 21,9% af RFI ‘ er fra prøven modtog intet svar.
lad os se på RFI-processen og nogle tip til, hvordan du styrer denne proces effektivt til gavn for alle projektets interessenter.
Hvad er Anmodning om oplysninger (RFI) i byggeriet?
for de fleste byggeprojekter kan aftalen, tegningerne og specifikationerne muligvis ikke adressere alle små aspekter af arbejdet. Derfor, når afklaring er påkrævet, udstedes et RFI-dokument, der beskriver de yderligere oplysninger, der kræves.,
dette kan f.eks. være den Hovedentreprenør, der beder arkitekten om afklaring af en specifikationselement, eller en underentreprenør, der beder hovedentreprenøren om oplysninger om deres specifikke del af arbejdet.
generelt udstedes RFI ‘ er oftere i begyndelsen af et projekt, såsom design-eller budfasen. De uoverensstemmelser, der behandles, før arbejdet påbegyndes på stedet, vil medvirke til at reducere forsinkelser i byggefasen.
RFI ‘ er fungerer også som en fortegnelse over kommunikation mellem de involverede parter vedrørende de ønskede og leverede oplysninger., Dette er uvurderligt i tilfælde af en tvist. Det er vigtigt, at alle RFI ‘ er er tilgængelige og arkiveret i projektmapper eller i din byggestyringssoft .are. Mange RFI ‘ er, når de besvares, kan føre til yderligere ledelsesprocesser, såsom krav om Variation/ændring af ordrer eller forlængelse af tid (EOT).
hvordan er en RFI forskellig fra en RFP, RF?, RFT?
Hvis du er ny inden for byggebranchen, kan det tage lidt tid at lære alle de forskellige forkortelser (der er meget)., Her er de mest almindelige for “Anmodninger”, med en kort forklaring:
- Request for proposal (RFP) – Bruges til at fremsætte forslag herom, entreprenører eller leverandører for alternative løsninger eller innovationer for at opnå den krævede standard (fx væsentlige ændringer eller alternativ opbygning af proces).
- anmodning om tilbud (RF.) – en mulighed for entreprenører eller leverandører til at koste et bestemt produkt eller en tjeneste.,
- anmodning om bud (RFT) – processen for entreprenører eller leverandører til konkurrencedygtigt at indsende et detaljeret tilbud / budforslag om at levere og gennemføre den krævede byggetjeneste.
RFI ‘ er er sandsynligvis oprettet efter en RF.eller RFT er blevet udstedt, men kan udstedes før eller efter en RFP er lavet.
Hvad bruges RFI ‘ er ofte til?
en RFI kan udstedes til bogstaveligt talt enhver form for situation, hvor der kræves afklaring eller yderligere oplysninger., Det kan bruges i alle faser af et projekt (design, udbud/budgivning, konstruktion). For det meste, RFIs bruges til at afklare aspekter af design og/eller valg af materiale i dokumenter såsom:
- byggeplaner
- Specifikationer
- kontraktbestemmelser
- Opbygning af standarder
Indstilling RFI standarder i dit byggefirma
Den mest betydningsfulde faktor er, at alle i virksomheden skal forstå vigtigheden af RFI management processen, og er opmærksom på dine virksomhedens politik og procedurer.,
det er let at have en verbal samtale med en klient eller entreprenør for at søge afklaring. Hvis du ikke har disse oplysninger dokumenteret i sort / hvid, kan du dog være ansvarlig for de ekstra omkostninger, der er forbundet med en tvist om, hvad der blev aftalt.
Du skal sikre dig, at din RFI procedurerne forstås og følges af hele virksomheden, og at alle samtaler og præciseringer, der er sikkerhedskopieret med formelle RFIs, og at svarene er logget for fremtidig reference.
hvordan skal en RFI se ud?,
brug af en veldesignet RFI-skabelon sikrer, at den indeholder alle relevante oplysninger til projektet. Følgende er nogle af de afgørende elementer, der skal indgå i din RFI skabelon:
- Projekt navn
- Dato for RFI
- Kronologisk antallet af RFI
- Detaljer antallet af modtagere og modtagere af kopier
- Emne, navn, eller RFI titel
- Oplysninger, der anmodes om, og hvorfor
- Dato reaktion er nødvendig af (dvs, ikke nok bare at sige ASAP)
- Specifikation, tegning og/eller detaljer referencenummer (hvis relevant)
- Navn på RFI ‘ s udsteder
- Din Virksomhed detaljer
- Dato for Respons (når det er modtaget fra den adressater)
WeBuild Software RFI-Værktøj
ved Hjælp af teknologi til at forbedre effektiviteten
de Nye teknologier giver et fantastisk værktøj til at forbedre effektiviteten af construction management processer, og næsten alle construction management software vil indeholde en funktion til at håndtere den RFI-processen., Det er vigtigt at kontrollere, at alle relevante oplysninger (se ovenstående punkt) er inkluderet i enhver potentiel soft .areløsning.
Du bør også sikre, at samarbejdsprocessen for RFI ‘ er er effektiv inden for en potentiel soft .areløsning. Dine teams skal være i stand til blot at sende, modtage, svare og lukke RFI-meddelelser online og dele dem med deres arbejdskammerater og andre projektinteressenter. Effektivt online samarbejde vil forhindre forsinkelser, fejl og generel frustration.,
det ville også være meget fordelagtigt, hvis parter uden for din organisation kan få adgang til projektoplysninger uden at skulle registrere sig på dit valgte soft .aresystem. Det er også vigtigt at bruge en soft .areløsning, der let kan fås på enhver mobilenhed, som giver dit team mulighed for at udstede nye RFI-meddelelser hvor som helst på jobstedet.
Læs din byggekontrakt
Når du indsender RFI ‘ er, skal du have en god forståelse af den kontrakt, du arbejder med., Vær opmærksom på, hvordan til at indsende RFIs under din entreprisekontrakt, svar på tidslinjen, og når du kan erstatningskrav for forsinkelser, hvis de opstår på grund af manglende/forsinkede svar på dine RFIs.
generelt vil en byggekontrakt angive, at svar på RFI ‘ er skal foretages inden for 10 arbejdsdage efter modtagelsen af anmodningen.
konklusion
sikring af, at dine projektteams er opmærksomme på vigtigheden af RFI ‘ er og følger virksomhedens standardprocedurer, vil føre til en reduktion i risikoen for potentielle uoverensstemmelser, hvilket kan føre til uforudsete omkostninger., Sammenfattende vil følgende trin gøre det muligt for dig at styre RFI-processen med succes for hvert projekt:
- Indsend RFI ‘ er, så snart behovet for yderligere information er anerkendt.
- giver mulighed for at modtage svar som angivet i byggekontrakten.
- Begræns hver RFI til et bestemt emne i modsætning til at inkludere mange forskellige spørgsmål.
- Tilføj al dokumentation såsom planer, specifikationer eller fotos.
- har en klar firma RFI skabelon og registrere alle svar.
- Luk RFI-meddelelser, efter at de er blevet besvaret tilfredsstillende.,
- Tillad nem adgang til RFI ‘ er for hele projektteamet.
Leder du efter en RFI-løsning til dine byggeprojekter? Du er velkommen til at booke en tid hos os og lære mere om, hvordan solutionebuilds løsning kan hjælpe med at strømline og automatisere dine arbejdsgange.