Når du befinder dig om morgenen, åbner du din e-mail for at se tre forskellige anmodninger om statusopdateringer på et af dine projekter. Din leder ønsker at vide, hvornår budgettet vil blive afsluttet. Et af dine teammedlemmer undrer sig over, hvor meget tid hun skal planlægge at bruge til projektet. CMO spørger, hvordan projektets seneste forsinkelse vil påvirke første kvartals mål.,hyppige statusanmodninger fra alle retninger kan føles overvældende, men der er en bedre måde at informere interessenter om projektopdateringer: projektstatusrapporter.
Hvad er en projektstatusrapport, og hvorfor betyder det noget?
projektstatusrapporter er rettidige opdateringer (vi diskuterer, hvor ofte du skal gøre dem senere) om udviklingen i dine projekter. De besvarer de spørgsmål, som alle synes at stille (før de rent faktisk spørger dem). De er skrevet kortfattet og tilbyder information på højt niveau om et projekt snarere end enhver detalje.,
det er vigtigt at udføre projektstatusrapporter regelmæssigt, fordi de hjælper dig med at holde alle interessenter i løkken og tilpasse sig, hvordan dit projekt skrider frem. Du får betydeligt færre spørgsmål om projektstatus, fordi du allerede er foran spillet. De viser og fortæller, at du er på sporet, så du (og alle andre) føler dig selvsikker.,
Prøv rapportering med Asana
Og hvis dit projekt ikke er på banen, din status rapport vil lade andre vide, hvad forsinkelsen er, og hvad du gør for at løse eventuelle blokeringer, så du kan vise din proaktiv tilgang til at få tingene tilbage til, hvor de skal være. (Et projekt tidslinje er en anden glimrende tilføjelse til at styre dine projekter).
hvordan man skriver en stor projekt statusrapport
så, hvordan går du om at gøre projektet statusrapporter? Sørg for at oprette en klar struktur til din opdatering, og vær konsekvent i at bruge den med fremtidige statusrapporter og opdateringer., Du bør også sørge for, at det passer med dit projekt brief at holde din rapport om emnet.
Følg denne vejledning for at forstå, hvad du skal medtage i din projektstatusrapport, og se, mens vi sætter hvert trin i praksis med et eksempel på et Medarbejdertilfredshedsprojekt.
1. Navngiv din rapport
en god mulighed er blot at bruge projektets navn for klarhed. Hvis du rapporterer om dette projekt regelmæssigt, kan du også medtage en dato eller tidsstempel.eksempel: februar 2020-Medarbejdertilfredshedsinitiativ
2., Angiv, om projektet i øjeblikket er på sporet, i fare eller off track
Find et projektstyringsværktøj, der giver dig mulighed for at kommunikere projektets status, og om det er på sporet eller ej. En måde at gøre dette på er at bruge et farvekodningssystem (grøn = på sporet, gul = i fare, rød = fra sporet).eksempel: projektstatus er på sporet.
3. Giv en hurtig oversigt over statusrapporten
dit projekt statusrapport resum should skal være kort—omkring 2-3 sætninger., Målet her er at give læsere, der måske ikke har tid til at læse hele rapporten en hurtig TL;DR af de vigtigste fakta.eksempel: vores undersøgelsesresultater er i og bliver gennemgået. Engagementskomit .en arbejder sammen med det udøvende team om, hvilke nye engagementinitiativer der skal implementeres.
4. Vælg to til tre nøgleområder eller milepæle for at fremhæve i din rapport
Vælg, hvad du har arbejdet mest på siden din sidste opdatering. For eksempel kan du spand ting ud kronologisk—hvad vi har gjort, hvad vi arbejder på, og hvad der kommer op næste—i en kalender., Det kan brydes ud i ugentlige, månedlige og kvartalsvise segmenter. En anden mulighed er at gruppere opdateringer efter rolle—design, kopi, developerebudvikler. Projekt milepæle-adfærd engagement undersøgelse, undersøgelsens resultater, gennemføre feedback-er en anden bucketing metode.eksempel: udfør engagementsundersøgelse, undersøgelsesresultater, implementer feedback
5. Tilføj et overblik på højt niveau over hvert nøgleområde
for hvert nøgleområde i statusrapporten skal du tilføje et par punkttegn, der giver en opdatering om fremskridt, resultater og kommende arbejde.,
Eksempel: Undersøgelsens resultater
- 70% af de ansatte tog tilfredshedsundersøgelse
- Vores samlede tilfredshed bedømmelse er 80%
- Resultaterne er ved at blive gennemgået af ledelsen, inden engagement udvalget mødes igen
6. Tilføj links til andre dokumenter eller ressourcer
selvom du ikke vil medtage alle små detaljer om, hvordan dit projekt går, vil nogle mennesker gerne vide mere. For interessenter, der søger mere dybdegående information, Giver links til dokumenter eller ressourcer, som projektporteføljen.,eksempel: Medtag et link til medarbejdertilfredshedsundersøgelsen
7. Vær opmærksom på eventuelle problemer eller udfordringer, som projektet er løbet ind i
alle projekter løber ind i vejspærringer. At holde interessenter i løkken, når der opstår problemer, hjælper alle med at tilpasse sig i overensstemmelse hermed for at holde sig på sporet.eksempel: E .ecutive-teamet ønsker at se på resultaterne, før engagementskomit .en mødes igen, men vil ikke være i stand til det i yderligere tre uger. Dette vil forsinke vores overordnede projekttidslinje.
8., Medtag yderligere noter eller højdepunkter
disse kan være en liste over næste trin, kudos, du vil give nogen, eller noget andet, du vil fremhæve.eksempel: Tak Sarah A. For at sende flere meddelelser til medarbejdere, der opfordrer dem til at deltage i undersøgelsen!
skabelon til oprettelse af din projektstatusrapport
Hvis du hurtigt vil lægge alt, hvad du har lært i det foregående afsnit, der skal bruges, skal du skrive din næste projektstatusrapport ved hjælp af denne skabelon, der er let at udfylde:
rapportnavn:
Navngiv din rapport., Dette kan være navnet på dit projekt og datoen.
projektstatus:
er det på sporet, i fare eller forsinket?
resum.:
Medtag en kort beskrivelse af de vigtigste takea .ays fra din projektstatusrapport her.,
Emne/milepæl 1:
- Oversigt punkt
- Oversigt punkt
- Oversigt punkt
Emne/milepæl 2:
- Oversigt punkt
- Oversigt punkt
- Oversigt punkt
Emne/milepæl 3:
- Oversigt punkt
- Oversigt punkt
- Oversigt punkt
Problemer/udfordringer:
Er der nogen udfordringer, du står over for? Hvordan vil du løse dem?
yderligere noter eller højdepunkter:
er der yderligere ting, dit team har brug for at vide?,
eksempler på projektstatusrapporter
mens en vejledning til skrivning af projektstatusrapporter er nyttig, kan du nogle gange se et eksempel i det virkelige liv virkelig se, hvordan din egen opdatering kan se ud, ikke? Vi troede, at du måske var enig, så her er et eksempel, du måske finder nyttigt.
når det er sagt, er der ingen måde at skrive en statusrapport på, og din ser muligvis ikke nøjagtigt ud som denne. Men så længe dine projektstatusrapporter giver relevante opdateringer, gør du det rigtigt.,
rapport navn: ebook lancering
projekt status: på sporet
resum::
store fremskridt i denne uge! Vi er stadig i konceptfasen, men Avery Loma.vælger et emne i denne uge. Indhold og Design teams står ved og klar til at komme i gang, når vi giver gå videre.,Torsdag
Indhold:
- Indholdet team er klar til at begynde at skrive eksemplar, så snart vores idé er afsluttet
- De er at samle relevant information om virksomheden, som bør indgå
Design:
- Design anmeldt fem e-bog, eksempler til at bestemme den stil, de kunne lide
- De vil være at vælge en skabelon med næste tirsdag
Yderligere bemærkninger eller højdepunkter:
- Jen er ude af kontoret hele næste uge så du direkte indhold, spørgsmål til Glæde
- Tak til Henry for kuratering af en enorm liste af emner for os at vælge fra!,
Issues/challenges:
e-bogens deadline er stram, som alle ved. Det er vigtigt, at vi alle arbejder i vores projektstyringsværktøj for at holde alle organiserede og på sporet. Tak!
projektstatusrapportering af bedste praksis
nu ved du, hvad du skal medtage i din projektstatusrapport, men du har muligvis stadig et par yderligere spørgsmål. Når du opretter statusrapporter til dit projekt, hjælper denne bedste praksis dig med at formulere en vindende opdatering.
hvor ofte skal du rapportere ud?,
at komme ind i en ugentlig kadence for at sende statusrapporter er en fantastisk måde at holde sig på toppen af projekter. Indstil en opgave for dig selv at altid sende statusrapporter på en bestemt dag hver uge eller bruge en platform med tilbagevendende påmindelser. Interessenter vil begynde at forvente dine opdateringer, hvilket betyder mindre hyppige check-ins fra dem (plus de vil sætte pris på altid at være i løkken).
Hvis du sender rapporter ugentligt, kan du muligvis undgå flere møder relateret til et projekt (vi ved alle, at unødvendige møder har deres eget omdømme)., Spring check-in møder og spare din tid til mere vigtigt arbejde.
Hvem skal du medtage?
det afhænger af projektet, og hvem der er involveret, men typisk sender du en opdatering til alle interessenter, der arbejder på dit projekt. Hvis du har en god projektbeskrivelse, skal du allerede vide, hvem dine interessenter er, da du skitserede det der.
selvom den uges statusrapport ikke påvirker et bestemt teammedlem, skal du stadig dele den med alle. Det er vigtigt for alle at have et overblik på højt niveau.
hvor detaljeret skal du få?,
en projektstatusrapport bør ikke tilbyde enhver lille detalje. Lad arbejdet fortælle historien-du kuraterer simpelthen information og tilføjer lidt farve. Tænk på en projektstatusrapport som en øverste linjemeddelelse—bare de vigtigste dele af dit projekt, der påvirker de fleste interessenter, skal inkluderes.,
Du altid ønsker at angive, om projektet er på rette spor, er i fare, eller sporet, giver en hurtig oversigt over, hvad der er komplette, og hvad der er forestående, så linke ud til andre ressourcer til rådighed for mennesker, der ønsker at lære flere detaljer
Hvor skal du skrive dit projekt status rapport?
den bedste måde at udarbejde og dele statusopdateringer på er med et arbejdshåndteringsværktøj. Se efter et værktøj, der giver et overblik over dit projekt, så dit team har en central kilde til sandhed for alt projektrelateret arbejde., På den måde, i stedet for at styre projekter i regneark, du kan holde det hele—statusopdateringer, projekt briefs, centrale leverancer, og vigtige projekt milepæle—på Int sted. Dine rapporter kan nemt deles, og interessenter kan til enhver tid se tilbage på tidligere rapporter og undgå overbelastning af e-mail på din ende.
Prøv Asana gratis
Indpakning dit projekt op: opsummering dit arbejde
status rapporter, vi har talt om, bliver altid sendt i løbet af et projekt til at holde alle i løkken., Men når projektet er færdigt, er det smart at sende en endelig sammenfattende rapport. Tænk på dette som” e .ecutive summary ” for dit projekt. Dette er din chance for at tilbyde interessenter en wraprap-up til projektet. Du vil bruge det til officielt at lukke det ud.
igen er det et overblik på højt niveau, men i stedet for at inkludere opdateringer og status, giver du et resum.af, hvordan det samlede projekt gik. Her er et par spørgsmål, du måske vil svare på i en projektoversigt:
- hvad var målene for dette projekt, og blev de opfyldt?,
- blev projektet afsluttet til tiden og på budgettet (hvis relevant)?
- hvilke succeser skal fremhæves?
- hvilke udfordringer løb vi ind i?
- hvad kan vi lære af dette projekt, der kan hjælpe os med fremtidige projekter?
Hold alle interessenter på sporet med fantastiske statusrapporter
Hvis du ønsker at overlevere på dit næste projekt, kan du prøve at bruge ugentlige statusopdateringer. De vil holde dig produktiv, effektiv og ansvarlig, samtidig med at alle andre får et hurtigt (og engagerende) kig på, hvad der er sket., Brug de ressourcer, vi har leveret, til at oprette rapporter, der giver lige nok information uden at dykke ned i for mange detaljer. Find en projektstyringsløsning som Asana, der har funktioner designet specielt til at hjælpe med statusrapporter. Du sparer tid og være så organiseret som muligt.