Differenz zwischen Bestellung und Rechnung

Bestellungen und Rechnungen sind Dokumente, mit denen sich fast jede Finanzabteilung täglich befasst. Was sind diese beiden Dokumente und warum sind sie ein so wichtiger Teil des Zahlungsprozesses?

Was ist eine Bestellung?

Eine Bestellung (PO) ist die offizielle Auftragsbestätigung. Es ist ein Dokument, das von einem Käufer an einen Verkäufer gesendet wird, der einen Kauf autorisiert.,

Hier ist eine Beispielbestellung:

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung fordert die Zahlung für einen Kauf an. Rechnungen werden vom Verkäufer an den Käufer gesendet.

Hier ist eine Beispielrechnung:

Was ist der Unterschied zwischen einer Bestellung und einer Rechnung?

Der Hauptunterschied zwischen einer Bestellung und einer Rechnung besteht darin, dass eine Bestellung bestätigt, dass eine Bestellung aufgegeben wurde, während eine Rechnung die Zahlung für eine Bestellung anfordert., oder Dienstleistungen

Beschreibung und Menge der Waren oder Dienstleistungen

Preis

Zahlungsinformationen

Rechnungsadresse

Bestellnummer

Lieferadresse

Voraussichtlicher Liefertermin

Gleiche Informationen wie bei der Bestellung, plus:

• Eine Rechnungsnummer
• Kontaktinformationen des Verkäufers
• Gutschriften oder Rabatte
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• Zahlungsplan
• Gesamtbetrag aufgrund des Verkäufers

Was sind die Ähnlichkeiten zwischen einer Bestellung und einer Rechnung?,

Während diese Dokumente sehr unterschiedlich sind, gibt es ein paar Ähnlichkeiten.

Beide Dokumente sind rechtsverbindliche Verträge. Dies bedeutet, dass die Vereinbarung sowohl vom Käufer als auch vom Verkäufer getroffen wurde und dass die darin enthaltenen Maßnahmen erforderlich sind.

Darüber hinaus enthalten sowohl der PO als auch die Rechnung Bestelldetails, Versandinformationen und Preis. Die Rechnung enthält auch eine Rechnungsnummer, Kontaktinformationen des Anbieters, Zahlungsanpassungen (Gutschriften oder Rabatte), einen Zahlungsplan und den Gesamtbetrag, der dem Verkäufer zusteht., Die PO-Nummer ist auch oft auf der Rechnung als Referenz enthalten.

Wenn Sie weitere Informationen zu Bestellungen suchen, lesen Sie unseren Blogbeitrag über den Unterschied zwischen einer Anforderung und einer Bestellung.

Warum verwenden Unternehmen Bestellungen?

Ob es sich um ein kleines Unternehmen oder eine große Organisation mit einer vollständigen Einkaufsabteilung handelt, Bestellungen werden aus mehreren Gründen verwendet:

1. Sie setzen klare Erwartungen

   POs ermöglichen es Käufern, ihre Bedürfnisse gegenüber Anbietern zu klären., Beide Parteien können sie verwenden, falls Bestellungen nicht wie erwartet geliefert werden.

2. Sie helfen bei der Verwaltung von Aufträgen

   POs gibt Beschaffungs -, Finanz-und Betriebsteams eine offizielle Dokumentation eingehender oder anstehender Lieferungen, sodass sie Aufträge effektiver verfolgen und verwalten können.

3. Sie helfen bei der Budgetierung

   Sobald ein PO erstellt wurde, können Käufer diese Kosten in die Unternehmensbudgets einbeziehen und daher klüger ausgeben.,

4. Sie sind rechtsverbindlich

   Mangels eines formellen Vertrages kann ein PO als rechtsverbindliches Dokument dienen, jedoch erst nach dessen Annahme durch den Verkäufer.

5. Sie sind ein wichtiger Bestandteil von Audit Trails

   Auditoren sind auf der Suche nach finanziellen Diskrepanzen. Die Ausgabe, Verarbeitung und Aufzeichnung von POs stellt sicher, dass Sie das haben, was Sie brauchen, um Auditoren abzuwehren.

Die oben genannten Vorteile richten sich an Käufer, aber POs sind auch wichtige Dokumente für Anbieter. Anbieter verwenden sie für die Auftragserfüllung und Zahlungsabwicklung.,

Lesen Sie unseren Blog-Beitrag zum Bestellvorgang, um zu erfahren, wie aus einer Bestellanfrage eine Bestellung wird, wenn Unternehmen Bestellungen benötigen und wenn nicht.

Warum verwenden Unternehmen Rechnungen?

Unternehmen verwenden Rechnungen aus folgenden Gründen:

1. 1. Sie ermöglichen es Anbietern, Geld einzuziehen

      Die meisten Anbieter erhalten keine Zahlung für eine Ware oder Dienstleistung, bis eine Rechnung an den Käufer gesendet wurde. Ein Anruf oder eine E-Mail, die die Zahlung anfordert, reicht nicht aus.,

   2. Sie bieten Einblick in die Ausgaben des Unternehmens

      Rechnungen beschreiben genau, was Sie für Ihr Geld bekommen, was den Finanzabteilungen Transparenz darüber gibt, was verschiedene Abteilungen kaufen.

   3. Sie helfen bei der Verwaltung von Zahlungen

      Rechnungen zeigen, welche Waren oder Dienstleistungen verkauft wurden, wie viel Geld bisher bezahlt wurde und ausstehende Gebühren anfallen. Sie helfen Unternehmen, Zahlungen formell zu verfolgen.

Einige der Vorteile von Rechnungen ähneln denen von Bestellungen.,

1. Wie POs sind sie rechtsverbindlich

   Eine Rechnung zeigt, dass eine bestimmte Ware oder Dienstleistung erbracht wurde und wann eine Zahlung erwartet wird. Rechnungen belegen, dass Unternehmen für eine Ware oder Dienstleistung belastet werden, falls keine Zahlung eingeht.

2. Wie POs sind sie ein wichtiger Bestandteil von Audit Trails

   Auditoren benötigen Beweise dafür, dass alles Geld in und aus Unternehmen fließt. Da Rechnungen genau zeigen, was einem Unternehmen für eine Ware oder Dienstleistung in Rechnung gestellt wurde, sind sie ein entscheidender Teil dieses Beweises.,

Fazit

Rechnungen und Bestellungen sind ein wesentlicher Bestandteil des Kaufprozesses eines Unternehmens. Das Verständnis der Rollen, die Rechnungen und Bestellungen spielen, ist wichtig für alle, die Waren oder Dienstleistungen im Auftrag einer Organisation kaufen. Der Hauptunterschied zwischen einer Bestellung und einer Rechnung besteht darin, dass eine Bestellung von einem Käufer an einen Verkäufer gesendet wird, um eine Bestellung aufzugeben, während eine Rechnung von einem Verkäufer an einen Käufer gesendet wird, um die Zahlung für eine Bestellung anzufordern.,