a medida que te situas por la mañana, abres tu correo electrónico para ver tres solicitudes diferentes de actualizaciones de estado en uno de tus proyectos. Su gerente quiere saber cuándo se finalizará el presupuesto. Uno de los miembros de su equipo se pregunta Cuánto tiempo debería dedicar al proyecto. El CMO está preguntando cómo el retraso más reciente del proyecto afectará los objetivos del primer trimestre.,
Las solicitudes de estado frecuentes desde todas las direcciones pueden parecer abrumadoras, pero hay una mejor manera de informar a las partes interesadas sobre las actualizaciones del proyecto: los informes de estado del proyecto.
¿qué es un informe de estado del proyecto y por qué importa?
Los informes de estado del proyecto son actualizaciones oportunas (discutiremos la frecuencia con la que debe hacerlo más adelante) sobre el progreso de sus proyectos. Responden a las preguntas que todo el mundo parece estar haciendo (antes de que realmente les hacen). Escritas de manera concisa, ofrecen información de alto nivel sobre un proyecto, en lugar de cada detalle.,
hacer informes de estado del proyecto regularmente es importante porque le ayudan a mantener a todas las partes interesadas al tanto y alineadas sobre cómo está progresando su proyecto. Obtendrás considerablemente menos preguntas sobre el estado del proyecto porque ya estás por delante del juego. Muestran y dicen que estás en el buen camino, lo que te hace (y a todos los demás) sentir confianza.,
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y si tu proyecto no está bien encaminado, tu informe de estado permitirá que otros sepan cuál es el retraso y qué estás haciendo para resolver cualquier bloqueo, lo que te permitirá mostrar tu enfoque proactivo para que las cosas vuelvan a donde deberían estar. (Una línea de tiempo del proyecto es otra excelente adición a la gestión de sus proyectos).
Cómo escribir un gran informe de estado del proyecto
entonces, ¿cómo hacer informes de estado del proyecto? Asegúrese de crear una estructura clara para su actualización y sea consistente en usarla con futuros informes de estado y actualizaciones., También debe asegurarse de que coincida con el resumen de su proyecto para mantener su informe sobre el tema.
siga esta guía para comprender qué incluir en el informe de estado de su proyecto y observe cómo ponemos en práctica cada paso con un ejemplo de un proyecto de Satisfacción de los empleados.
1. Nombra tu informe
una gran opción es simplemente usar el nombre del proyecto para mayor claridad. Si estás informando sobre este proyecto regularmente, es posible que también quieras incluir una fecha o marca de tiempo.
ejemplo: Febrero 2020-Employee satisfaction initiative
2., Indique si el proyecto está actualmente en marcha, en riesgo o fuera de marcha
busque una herramienta de gestión de proyectos que le permita comunicar el estado del proyecto y si está en marcha o no. Una forma de hacer esto es usar un sistema de codificación de colores (verde = en pista, amarillo = en riesgo, rojo = fuera de pista).
ejemplo: el estado del proyecto va por buen camino.
3. Dar un resumen rápido del informe de estado
el resumen del informe de estado del proyecto debe ser breve-alrededor de 2-3 frases., El objetivo aquí es dar a los lectores que pueden no tener tiempo para leer el informe completo una rápida TL; DR de los hechos más importantes.
ejemplo: los resultados de nuestra encuesta están siendo revisados. El Comité de compromiso está trabajando con el equipo ejecutivo en qué nuevas iniciativas de compromiso implementar.
4. Elija de dos a tres áreas clave o hitos para resaltar en su informe
elija en qué ha estado trabajando más desde su última actualización. Por ejemplo, podrías dividir las cosas cronológicamente—lo que hemos hecho, en lo que estamos trabajando y lo que viene después—en un calendario., Se puede dividir en segmentos semanales, mensuales y trimestrales. Otra opción es agrupar las actualizaciones por rol: diseño, copia, desarrollador web. Los hitos del proyecto-realizar encuestas de compromiso, resultados de encuestas, implementar comentarios-son otro método de promoción.
Ejemplo: realizar una encuesta de compromiso, resultados de la encuesta, implementar comentarios
5. Agregue una descripción general de alto nivel de cada área clave
para cada área clave en el informe de estado, agregue algunas viñetas que brinden una actualización sobre el progreso, los logros y el trabajo futuro.,
ejemplo: resultados de la encuesta
- el 70% de los empleados tomaron la encuesta de satisfacción
- nuestra calificación general de satisfacción es del 80%
- Los resultados están siendo revisados por el equipo ejecutivo antes de que el Comité de compromiso se reúna de nuevo
6. Agregue enlaces a otros documentos o recursos
aunque no querrá incluir cada pequeño detalle sobre cómo va su proyecto, algunas personas querrán saber más. Para las partes interesadas que buscan información más detallada, proporcione enlaces a documentos o recursos, como la cartera de proyectos.,
ejemplo: incluya un enlace a la encuesta de satisfacción del empleado
7. Preste atención a cualquier problema o desafío que el proyecto haya encontrado
Todos los proyectos se encuentran con obstáculos. Mantener a las partes interesadas al tanto cuando surgen problemas ayudará a todos a adaptarse en consecuencia para mantenerse en el camino correcto.
ejemplo: el equipo ejecutivo quiere ver los resultados antes de que el Comité de compromiso se reúna de nuevo, pero no podrá hacerlo hasta dentro de tres semanas. Esto retrasará nuestro cronograma general del proyecto.
8., Incluir notas adicionales o destacados
Estos podrían ser una lista de los próximos pasos, Felicitaciones que desea dar a alguien, o cualquier otra cosa que desee resaltar.
Ejemplo: gracias Sarah A. Por enviar múltiples comunicaciones a los empleados alentándolos a participar en la encuesta!
plantilla para crear el informe de estado del proyecto
Si desea poner rápidamente todo lo que aprendió en la sección anterior para usar, escriba su próximo informe de estado del proyecto utilizando esta plantilla fácil de completar:
nombre del informe:
nombre del informe., Este podría ser el nombre de tu proyecto y la fecha.
estado del proyecto:
¿está en camino, en riesgo o retrasado?
resumen:
Incluye Una breve descripción de las conclusiones más importantes del informe de estado de tu proyecto aquí.,
Topic/hito 1:
- punto de vista general
- punto de vista general
- punto de vista general
Topic/hito 2:
- punto de vista general
- punto de vista general
- punto de vista general
Topic/hito 3:
- punto de vista general
- punto de vista general
- punto de vista general
Problemas/retos:
¿hay alguna retos que están enfrentando? ¿Cómo los resolverás?
notas Adicionales o destacados:
hay cosas adicionales que su equipo necesita saber?,
ejemplos de informes de estado del proyecto
Si bien una guía práctica sobre cómo escribir informes de estado del proyecto es útil, a veces ver un ejemplo de la vida real le permite ver realmente cómo podría ser su propia actualización, ¿verdad? Pensamos que podría estar de acuerdo, así que aquí hay un ejemplo que puede encontrar útil.
dicho esto, no hay una forma única de escribir un informe de estado y el tuyo puede no verse exactamente como este. Pero siempre y cuando los informes de estado de tu proyecto den actualizaciones pertinentes, lo estás haciendo bien.,
nombre del Informe: Ebook de lanzamiento
estado del Proyecto: En pista
Resumen:
un Gran progreso de esta semana! Todavía estamos en la fase conceptual, pero Avery Lomax elegirá un tema Esta semana. Los equipos de contenido y diseño están listos para comenzar una vez que demos el visto bueno.,Jueves
contenido:
- El equipo de contenido está listo para comenzar a escribir una copia tan pronto como se finalice nuestra idea
- están recopilando información pertinente de la empresa que debe incluirse
diseño:
- Diseño revisado cinco ejemplos de libros electrónicos para determinar el estilo que les gustó
- elegirán una plantilla para el próximo martes
notas adicionales o/p>
- jen está fuera de la oficina toda la próxima semana, así que por favor dirija cualquier pregunta de contenido a joy
- ¡Gracias a Henry por seleccionar una gran lista de temas para que elijamos!,
problemas / desafíos:
la fecha límite del libro electrónico es apretada, como todos saben. Es fundamental que todos trabajemos en nuestra herramienta de gestión de proyectos para mantener a todos organizados y en buen camino. ¡Gracias!
informe del estado del proyecto mejores prácticas
ahora sabe qué incluir en su informe del estado del proyecto, pero es posible que aún tenga algunas preguntas adicionales. A medida que creas informes de estado para tu proyecto, estas prácticas recomendadas te ayudarán a formular una actualización ganadora.
¿con qué frecuencia debe informar?,
entrar en una cadencia semanal de envío de informes de estado es una gran manera de mantenerse al tanto de los proyectos. Establezca una tarea para usted para enviar siempre informes de estado en un día determinado cada semana o utilizar una plataforma con recordatorios recurrentes. Las partes interesadas comenzarán a esperar sus actualizaciones, lo que significa que se registrarán con menos frecuencia (además, apreciarán estar siempre al tanto).
si envía informes semanalmente, es posible que pueda evitar varias reuniones relacionadas con un proyecto (todos sabemos que las reuniones innecesarias tienen su propia reputación)., Omita las reuniones de check-in y ahorre tiempo para trabajos más importantes.
¿a quién debe incluir?
depende del proyecto y de quién esté involucrado, pero normalmente enviará una actualización a cualquier parte interesada que trabaje en su proyecto. Si tiene un buen resumen del proyecto, ya debe saber quiénes son sus partes interesadas, ya que lo describió allí.
incluso si el informe de estado de esa semana no afecta a un miembro del equipo en particular, debes compartirlo con todos. Es importante que todos tengan una visión general de alto nivel.
¿qué tan detallado debe obtener?,
un informe de estado del proyecto no debería ofrecer cada pequeño detalle. Deja que el trabajo cuente la historia: simplemente estás curando información y agregando un poco de color. Piense en un informe de estado del proyecto como un mensaje de primera línea: solo se deben incluir las piezas más importantes de su proyecto que afectan a la mayoría de las partes interesadas.,
siempre desea indicar si el proyecto está en camino, en riesgo o fuera de camino, dar un resumen rápido de lo que está completo y lo que está por venir, a continuación, enlace a otros recursos para las personas que quieren aprender más detalles
¿dónde debe escribir su informe de estado del proyecto?
la mejor manera de redactar y compartir actualizaciones de estado es con una herramienta de gestión de trabajo. Busque una herramienta que ofrezca una visión general de su proyecto, para que su equipo tenga una fuente central de verdad para todo el trabajo relacionado con el proyecto., De esta manera, en lugar de administrar proyectos en hojas de cálculo, puede mantenerlo todo en un solo lugar: actualizaciones de estado, informes de proyectos, entregables clave e hitos importantes del proyecto. Sus informes serán fácilmente compartibles, y las partes interesadas pueden mirar hacia atrás en informes anteriores en cualquier momento, evitando la sobrecarga de correo electrónico en su extremo.
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terminando tu proyecto: resumiendo tu trabajo
los informes de estado de los que hemos estado hablando siempre se envían durante un proyecto para mantener a todos al tanto., Sin embargo, una vez que el proyecto está terminado, es inteligente enviar un informe de resumen final. Piense en esto como el «resumen ejecutivo» para su proyecto. Esta es su oportunidad de ofrecer a las partes interesadas un resumen del proyecto. Lo usarás para cerrarlo oficialmente.
de nuevo, es una descripción general de alto nivel, pero en lugar de incluir actualizaciones y Estados, proporcionarás un resumen de cómo fue el proyecto en general. Estas son algunas preguntas que puede que desee responder en un informe de resumen del proyecto:
- ¿Cuáles fueron los objetivos de este proyecto y se cumplieron?,
- ¿se completó el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto (si corresponde)?
- ¿Qué éxitos deben destacarse?
- ¿Con qué retos nos encontramos?
- ¿Qué podemos aprender de este proyecto que nos puede ayudar en proyectos futuros?
mantenga a todas las partes interesadas en el camino con increíbles informes de estado
si está buscando sobre-entregar en su próximo proyecto, intente usar actualizaciones de estado semanales. Te mantendrán productivo, eficiente y responsable, a la vez que le dan a todos los demás un vistazo rápido (y atractivo) de lo que ha estado sucediendo., Utilice los recursos que hemos proporcionado para crear informes que proporcionen la información suficiente sin entrar en demasiados detalles. Encuentra una solución de gestión de proyectos como Asana que tenga funciones diseñadas específicamente para ayudar con los informes de estado. Ahorrarás tiempo y estarás lo más organizado posible.