las órdenes de Compra y facturas son documentos que casi todo el departamento de finanzas se ocupa sobre una base diaria. Entonces, ¿cuáles son estos dos documentos, y por qué son una parte tan importante del proceso de cuentas por pagar?
¿qué es una orden de compra?
una orden de compra (PO) es la confirmación oficial de un pedido. Es un documento enviado por un comprador a un vendedor que autoriza una compra.,
Aquí hay una orden de compra de muestra:
¿qué es una factura?
una factura solicita el pago de una compra. Las facturas se envían del vendedor al comprador.
este es un ejemplo de factura:
¿Cuál es la diferencia entre una orden de compra y una factura?
la diferencia clave entre una orden de compra y una factura es que una orden de compra confirma que se ha realizado un pedido mientras que una factura solicita el pago de un pedido., o servicios
- Un número de factura
- Información de contacto del proveedor
- calendario de pagos
- cantidad total debida al proveedor
¿Cuáles son las similitudes entre una orden de compra y una factura?,
si bien estos documentos son bastante diferentes, hay un par de similitudes.
Ambos documentos son contratos legalmente vinculantes. Esto significa que el Acuerdo ha sido realizado tanto por el comprador como por el vendedor, y que las acciones que contienen son necesarias.
Además, tanto el PO como la factura incluyen detalles del pedido, Información de envío y precio. La factura también incluye un número de factura, información de contacto del proveedor, ajustes de pago (créditos o descuentos), calendario de pagos y el monto total adeudado al proveedor., El número de orden de compra también se incluye a menudo en la factura como referencia.
si está buscando más información sobre las órdenes de compra, lea nuestra publicación en el blog sobre la diferencia entre una solicitud de compra y una orden de compra.
¿por qué las empresas utilizan órdenes de compra?
ya sea en una pequeña empresa o en una gran organización con un departamento de compras completo, las órdenes de compra se utilizan por varias razones:
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establecen expectativas claras
POs permiten a los compradores aclarar sus necesidades a los proveedores., Ambas partes pueden utilizarlos en caso de que los pedidos no se entreguen como se esperaba.
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ayudan a gestionar los pedidos
Los puntos de Venta proporcionan a los equipos de Compras, finanzas y operaciones documentación oficial de las entregas entrantes o pendientes, lo que les permite realizar un seguimiento y gestionar los pedidos de manera más eficaz.
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ayudan con el presupuesto
Una vez que se crea un PO, los compradores pueden incluir estos costos en los presupuestos de la empresa y, por lo tanto, gastar más sabiamente.,
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son legalmente vinculantes
en ausencia de un contrato formal, una orden de compra puede servir como un documento legalmente vinculante, pero solo después de que sea aceptado por el vendedor.
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son una parte clave de las pistas de auditoría
Los auditores están atentos a las discrepancias financieras. La emisión, el procesamiento y el registro de POs le garantizan lo que necesita para defenderse de los auditores.
los beneficios anteriores están orientados a los compradores, pero los puntos de venta también son documentos importantes para los proveedores. Los proveedores los utilizan para el cumplimiento de pedidos y el procesamiento de pagos.,
lea nuestra entrada de blog sobre el proceso de la Orden de compra para saber cómo una solicitud de orden de compra se convierte en una orden de compra, cuándo las empresas necesitan órdenes de compra y cuándo no.
¿por qué las empresas utilizan facturas?
Las empresas utilizan facturas por las siguientes razones:
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permiten a los proveedores cobrar dinero
La mayoría de los proveedores no reciben el pago de un bien o servicio hasta después de que se envíe una factura al comprador. Una llamada telefónica o correo electrónico solicitando el pago no será suficiente.,
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proporcionan visibilidad del gasto de la empresa
Las facturas describen exactamente lo que está obteniendo por su dinero, lo que da a los departamentos de Finanzas transparencia sobre lo que compran los diferentes departamentos.
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ayudan a administrar los pagos
Las facturas muestran qué bienes o servicios se vendieron, cuánto dinero se ha pagado hasta la fecha y cualquier cargo pendiente. Ayudan a las empresas a realizar un seguimiento de los pagos de una manera formal.
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Algunos de los beneficios de las facturas son similares a los de las órdenes de compra.,
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al igual que los POs, son legalmente vinculantes
una factura muestra que se proporcionó un bien o servicio en particular y cuándo se espera el pago. Las facturas prueban que se cobra a las empresas por un bien o servicio en caso de que no se reciba el pago.
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al igual que POs, son una parte clave de las pistas de auditoría
Los auditores requieren evidencia de todo el dinero que entra y sale de las empresas. Dado que las facturas muestran exactamente lo que se cobró a una empresa por un bien o servicio, son una parte crucial de esta evidencia.,
conclusión
Las facturas y órdenes de compra son una parte vital del proceso de compra de una empresa. Comprender las funciones que desempeñan las facturas y las órdenes de compra es importante para cualquier persona involucrada en la compra de bienes o servicios en nombre de una organización. La diferencia clave entre una orden de compra y una factura es que una orden de compra se envía de un comprador a un proveedor para realizar un pedido, mientras que una factura se envía de un vendedor a un comprador para solicitar el pago de un pedido.,
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