¿qué es una política de tarjeta de crédito corporativa?
una política de tarjeta de crédito es parte de las políticas contables de una empresa. Aclara los Términos de uso de una tarjeta de empresa emitida a nombre de los empleados. Estas políticas también tienen como objetivo proteger a la empresa del uso inadecuado y asegurarse de que las repercusiones sean claras.,
Cómo escribir una política de tarjeta de crédito de la empresa
antes de comenzar a elaborar su política y procedimientos de tarjeta de crédito corporativa, asegúrese de saber qué tarjetas de crédito desea usar, los requisitos de su proveedor de tarjetas de crédito y las necesidades de su propia empresa. Una vez que tenga toda la información necesaria, comience a describir los factores más importantes., La mayoría de las políticas de tarjetas de crédito de la compañía para empleados incluyen estos puntos:
- Qué empleados son elegibles para tener una tarjeta de la compañía
- Cuáles son las responsabilidades de los titulares de tarjetas
- Los límites y limitaciones de las tarjetas de crédito
- El proceso para enviar gastos
- Consecuencias por uso inapropiado
para obtener una ventaja, use nuestra plantilla de política de tarjetas de crédito de la compañía para definir sus pautas. Para refinar aún más la política a sus propias especificaciones, consulte esta guía.,
Descargo de responsabilidad: Esta política es una muestra y está destinada a proporcionar pautas generales. Debe usarse solo como referencia y no tiene en cuenta todas las leyes nacionales, federales o locales. Además, esta muestra no es un documento legal. Ni el autor ni Workable asumirán ninguna responsabilidad legal que pueda derivarse del uso de esta política. Siempre consulte a un abogado o a su asesor legal antes de finalizar sus políticas.,
muestra de política de tarjeta de crédito de la empresa
esta política de tarjeta de crédito de la empresa le ayuda a establecer pautas para los empleados que tienen derecho a tener una tarjeta de empresa. No dude en modificar esta política en función de las necesidades específicas de su organización.
Policy brief& purpose
nuestra compañía puede proporcionar a los empleados tarjetas de crédito que se pueden usar para gastos relacionados con el negocio. Tener estas tarjetas nos ayuda a rastrear y procesar nuestros gastos, prevenir el fraude y hacer pagos de manera más eficiente., Queremos asegurarnos de que los empleados que tienen tarjetas de crédito de la compañía las usen correctamente y conozcan sus limitaciones y responsabilidades.
alcance
esta política se aplica a todos los empleados que son elegibles para usar una tarjeta de empresa. También se aplica a los empleados que tienen derecho a aprobar el uso de una tarjeta de empresa para los miembros de su equipo.
elementos de Política
aquí describimos nuestras reglas generales sobre las tarjetas de crédito de la empresa.
¿cómo funciona una tarjeta de crédito de la empresa?
por lo general, nuestra empresa sacará una tarjeta de crédito a su nombre., Podrá usarlo para gastos relacionados con el negocio y nuestra empresa pagará las facturas de la tarjeta.
Acuerdo de tarjeta de crédito para empleados
Cuando nuestra empresa le da una tarjeta de crédito, deberá firmar y cumplir con un acuerdo de tarjeta de crédito. Esto es para reconocer que la tarjeta de crédito pertenece a nuestra empresa y que podemos procesar e investigar los cargos como mejor nos parezca. También se referirá a sus responsabilidades y las consecuencias de un uso incorrecto.
aparte del Acuerdo, puede consultar esta política cada vez que necesite más información sobre el uso de la tarjeta de crédito de su empresa.,
¿quién puede tener una tarjeta de crédito de la empresa?
Las tarjetas de crédito de la empresa pueden entregarse a:
a veces, los empleados que no tienen una tarjeta de crédito de la empresa deben pagar grandes gastos relacionados con la empresa (por ejemplo, boletos de avión para viajes de trabajo). En estos casos, solicite la aprobación de su gerente y solicite pagar con la tarjeta de crédito de la compañía en su nombre. Alternativamente, puede pagar el cargo usted mismo y gastarlo a través de nuestro si cumple con nuestros requisitos, el gasto será reembolsado por .
tenemos el derecho de retirar una tarjeta de crédito de la empresa de un empleado en cualquier momento.,
¿qué gastos Se Permiten en una tarjeta de crédito de la empresa?
puede usar una tarjeta de empresa para pagar solo los gastos relacionados con el trabajo. Esto incluye:
a veces, podemos emitir tarjetas de crédito que solo se pueden usar para un propósito específico (por ejemplo, pago de gas).
no debe utilizar la tarjeta de crédito de la empresa para gastos personales o no autorizados. Nunca retire dinero en efectivo con la tarjeta de crédito de la empresa. Tampoco se le permite comprar grandes cantidades de alcohol, o cualquier droga, armas, pornografía o incurrir en cargos por otro entretenimiento para adultos.,
Excepciones
Usted puede solicitar una excepción si es absolutamente necesario. Informe a nuestro Departamento de contabilidad y a su gerente sobre el gasto que desea realizar – es posible que reciba autorización en casos especiales.
los límites de la tarjeta de crédito de la empresa
los límites de la tarjeta dependen de su nivel de antigüedad, su departamento y la frecuencia o tipo de los gastos en los que incurra. Por lo general, verá los límites de su tarjeta en el Acuerdo del empleado, pero, como regla general, los límites mensuales son:
Podemos ajustar estos límites en función de las necesidades específicas de su trabajo., Si no está seguro sobre los límites de la tarjeta de crédito de su empresa, pregunte a nuestro Departamento de contabilidad.
sus responsabilidades
Si tiene una tarjeta de crédito de la empresa, esperamos que:
- La Proteja lo mejor que pueda. No lo deje desatendido ni se lo dé a personas no autorizadas (por ejemplo, amigos, familiares, colegas), ni siquiera para sostenerlo.
- denuncie su robo o pérdida tan pronto como sea posible. Si, por ejemplo, hay un robo en su casa y se toma su tarjeta de empresa, debe presentar una denuncia policial y llamar a nuestro Departamento de contabilidad de inmediato.,
- úselo solo por razones aprobadas. Siga las instrucciones de esta política y el Acuerdo de tarjeta de empleado, y no utilice la tarjeta para gastos personales o no autorizados, incluso si tiene la intención de compensar los Cargos más adelante.
- documente todos los gastos anteriores y envíe informes mensuales de tarjetas de crédito. Guarde los recibos y envíe la documentación con la fecha y el propósito del gasto.
si usted es responsable de autorizar y aprobar facturas de tarjetas de crédito, hágalo dentro de los límites de tiempo para evitar cargos por mora., Si usted es constantemente responsable de los cargos por mora, es posible que tengamos que restarlos de su salario.
uso de la política de tarjeta de crédito de la empresa
Cuando utilice la tarjeta de crédito de la empresa, debe:
- confirmar que el gasto en particular está permitido bajo esta política.
- tenga en cuenta el límite de la tarjeta de crédito y el límite de transacciones para que pueda planificar los gastos comerciales correctamente.
- mantenga seguro el número de tarjeta de crédito y la tarjeta física.
- utilice la tarjeta con sensatez y evite gastos innecesarios, incluso si están permitidos bajo esta política.,
violar esta política
esperamos que cumpla con esta política de tarjeta de crédito de la compañía y el Acuerdo de empleados y es posible que tengamos que tomar medidas si los Viola. Por ejemplo:
- si incurre en gastos personales o no autorizados, deberá pagarlos usted mismo. Si lo hace de manera consistente, puede enfrentar una acción disciplinaria que podría incluir la pérdida del derecho a tener una tarjeta de crédito o incluso la terminación, dependiendo de la cantidad y el tipo de gastos.
- si pierde un recibo, deberá informar al Departamento de contabilidad de inmediato., Podemos encontrar una solución si esto sucede rara vez, pero si no envía los recibos de manera consistente, puede perder el derecho a tener una tarjeta de la compañía.
- si no envía los gastos a tiempo e incurre en cargos por demora, deberá pagarlos usted mismo. Hacer esto repetidamente significará la pérdida de los privilegios de la tarjeta de crédito de la compañía.
- Dar una tarjeta de crédito de la compañía a personas no autorizadas o abusar de los límites de gastos puede resultar en suspensión o terminación.
- Realizar compras prohibidas como se mencionó anteriormente (p. ej., armas, Drogas) resultará en la terminación inmediata, y posiblemente acciones legales.
Nuestra compañía tiene el derecho de revisar el uso de su tarjeta de crédito y retirarlo si hay algún uso inapropiado.