productividad y eficiencia

La mayoría de las empresas necesitan algún método de seguimiento de tiempo para registrar y verificar cuánto tiempo ha trabajado cada empleado diariamente, semanalmente o mensualmente en proyectos específicos.

esto podría ser para hacer pagos regulares y también para controlar la productividad y la eficiencia de los trabajadores.

Las hojas de tiempo vienen en varias formas., Si bien, tradicionalmente, una hoja de horas era una «hoja» de papel donde escribía manualmente y calculaba las horas trabajadas, ahora se ha convertido en un documento compartido en línea en formato excel o word que todos llenan cada día, o en un software en línea automatizado que se ejecuta en segundo plano y rastrea en lo que sus empleados están trabajando.

si desea consultar el seguimiento de tiempo automatizado, en lugar de confiar en la preparación de hojas de tiempo manuales con Excel, consulte Time Doctor free durante 14 días., Verás en qué está trabajando tu equipo, cuánto tiempo lleva completar cada tarea y las aplicaciones y sitios web que visitan a lo largo del día.

beneficios del seguimiento del tiempo

El seguimiento del tiempo de los empleados es utilizado por empresas grandes y pequeñas, agencias, equipos remotos y nuevas empresas en crecimiento, ya que proporciona una manera rápida y fácil de mejorar la productividad de sus operaciones comerciales.

Las hojas de tiempo son una forma de registrar lo que los empleados estaban trabajando por cada hora que están en la oficina. De esta manera usted sabe lo que todo el mundo está haciendo, y donde la gente está pasando su tiempo.

¿Cómo ayuda?,

no solo puede detectar a sus trabajadores más productivos, sino que también puede analizar qué proyectos o procesos están perdiendo tiempo y cuáles son más rentables para su negocio.

una vez que tenga este conocimiento, puede ser un mejor gerente y tomar decisiones perspicaces para el crecimiento de su negocio.,

en esta publicación, cubriremos lo siguiente:

plantillas de seguimiento de tiempo de Excel

le proporcionaremos plantillas de las siguientes hojas de tiempo:

1. hoja de tiempo semanal
2. Hoja de tiempo quincenal
3. Hoja de Tiempo mensual
4. Hoja de tiempo de seguimiento de proyectos

Pros y contras de Excel hojas de seguimiento que, aunque manuales y laboriosas, tienen ciertos beneficios.,

seguimiento de tiempo automatizado: la alternativa a Excel

finalmente, le mostraremos cómo hacer que el tiempo sea mucho más fácil, preciso, evitar que se falsifiquen las hojas de tiempo y hacer que su equipo sea inmensamente más productivo con Time Doctor, una herramienta de seguimiento de tiempo automatizada.

¿por qué Excel Timesheets?

estas hojas de tiempo son fáciles de usar porque los empleados solo necesitan iniciar sesión en la hora de inicio y finalización de las horas de trabajo y el gerente puede usar fórmulas de excel automatizadas para calcular el pago total en función de las tarifas por hora y el pago de horas extras.,

Además, muchos gerentes y Trabajadores en empresas tradicionales no técnicas, están acostumbrados a trabajar con Excel en lugar de herramientas de seguimiento de tiempo SaaS.

plantillas de seguimiento de tiempo de Excel gratuitas

Aquí hay 4 plantillas de seguimiento de tiempo de Excel gratuitas que puede modificar para rastrear las horas de trabajo de sus empleados de manera efectiva:

Hoja de tiempo semanal

una hoja de tiempo semanal es necesaria si calcula las horas de trabajo de sus empleados, ,

descargue su hoja de horas semanal gratuita

Hoja de horas quincenal

algunas empresas pagan a sus empleados una vez cada dos semanas. Esta hoja de horas quincenal puede ser útil para calcular las horas de trabajo de sus empleados, el tiempo libre pagado y los salarios por cada período de 14 días.

descargue su hoja de tiempo quincenal gratuita

Hoja de Tiempo mensual

Utilice esta hoja de Tiempo mensual si calcula las horas de trabajo de sus empleados, el tiempo libre pagado y los salarios una vez al mes.,

descargue su hoja de Tiempo mensual gratuita

Hoja de tiempo del proyecto

Utilice esta plantilla si trabaja con diferentes clientes y necesita calcular las horas trabajadas en proyectos específicos. También se puede usar en empresas donde las horas facturables deben rastrearse para facturar a los clientes correctamente o donde el tiempo de un empleado se rastrea contra los proyectos.,

descargue su hoja de tiempo de proyecto gratuita

cómo usar estas hojas de seguimiento de tiempo de excel gratuitas

descargue la hoja de seguimiento de tiempo de excel apropiada y modifique o agregue cualquier columna como ubicación de empleado, número de empleado, código de trabajo o cualquier otra cosa que sea necesaria para registrar cualquier aspecto específico de su negocio.

estas hojas de excel manejarán todos los cálculos por usted basados en fórmulas incluidas dentro de las celdas de la hoja de cálculo.

El total de horas se calcula automáticamente. Solo necesita ingresar sus datos de tiempo de entrada y tiempo de espera.,

el pago Total también se calcula automáticamente en función de la tarifa por hora que establezca.

en nuestras plantillas gratuitas de excel, las celdas que contienen las fórmulas utilizadas para calcular el total de horas y el pago total están bloqueadas. Esto es para evitar que se realicen cambios accidentales en ellos. Si crea sus hojas de tiempo desde cero, especifique qué celdas pueden editar los usuarios y bloquee las celdas que contienen cálculos de pago antes de guardar su hoja de Excel.

también puede incorporar una columna de vacaciones / Horas de enfermedad., El empleado puede ingresar este tiempo, y puede reflejarse en el pago Total dependiendo de la política de su compañía de pagar por descansos debido a enfermedad, vacaciones o tiempo libre.

sugerencia rápida: recibir y almacenar hojas de horas de excel como impresiones o como correos electrónicos separados de cada empleado puede ser engorroso. Para simplificarlo, use Microsoft Sharepoint, para crear una biblioteca de documentos y habilitar el correo electrónico entrante. Sus empleados pueden enviar sus hojas de tiempo a una dirección de correo electrónico central.,

Puede usar estas hojas de seguimiento de tiempo de excel para registrar y monitorear las horas de los empleados, los descansos, las horas extras, el tiempo de enfermedad y el tiempo de vacaciones o el tiempo fuera de la computadora.

también puede obtener una visión general de cómo trabaja un empleado, ya sea que haya ingresado más horas extras o haya tomado vacaciones frecuentes y días de enfermedad, mirando su hoja de tiempo. Aunque una vez más de unos pocos meses de datos se acumulan en las hojas de tiempo de Excel, se vuelve cada vez más complicado obtener una visión general o analizar esos datos.,

beneficios de las hojas de seguimiento de tiempo de Excel

Aquí hay 3 beneficios de las hojas de seguimiento de tiempo de excel:

1. Excel es gratuito, ya que viene incluido con los paquetes de Microsoft Office. Puede descargar nuestras plantillas o crear sus hojas de tiempo en excel desde cero. Usted no tiene que pagar un centavo extra para comprar cualquier nuevo software o aplicación.

2. Es seguro y fácil de usar. Todo lo que los empleados necesitan hacer es iniciar sesión en su tiempo de entrada y salida. No tienen que preocuparse por nada más. Usted como gerente tampoco tiene que calcular los pagos ya que las fórmulas de excel lo hacen por usted., Es ciertamente más simple que usar una hoja de tiempo de papel. Además, todos los datos se guardan localmente en su unidad de red corporativa.

3. No se necesita entrenamiento. Como gerente o empleado, no necesita capacitación adicional para comenzar a usar las hojas de tiempo de Excel.

inconvenientes de las hojas de seguimiento de tiempo de Excel

pero no todo es color de rosa en el mundo de Excel.

Aquí hay 7 razones por las que usar hojas de seguimiento de tiempo de Excel puede ser malo para su negocio:

1. Es susceptible al error humano., Si las fórmulas son incorrectas, o los cálculos de suma omiten cifras clave,o se olvida de ingresar datos en el formato correcto, todo podría conducir a errores de cálculo y errores de nómina.

Además, el error humano más común al que se enfrentan las hojas de excel son las hojas de tiempo eliminadas por error. A menudo, es difícil recuperar datos o hojas de tiempo completas eliminadas por accidente. Esto podría tener resultados desastrosos si no hay copias de seguridad o sistemas para recuperar datos eliminados.

2. No se puede realizar un seguimiento de las horas de trabajo reales frente a las horas de trabajo reportadas., Tienes que depender de la capacidad de tus empleados para marcar los tiempos de entrada y salida. Sin embargo, al informar el tiempo dedicado a un proyecto, una discrepancia de 5 a 10 minutos puede no ser excesiva, pero si estas variaciones son más significativas, puede costarle mucho dinero a su negocio. No hay manera de controlar cuánto tiempo un trabajador está trabajando realmente en una tarea.

3. Difícil de modificar o actualizar datos. Agregar nuevos datos o hacer correcciones a las hojas de cálculo requiere mucho tiempo. Además, es posible que las correcciones ni siquiera se vean hasta que sea demasiado tarde para el período de pago y el trabajador pueda recibir salarios inadecuados.,

4. El análisis de la productividad de los trabajadores también es engorroso con las hojas de tiempo de excel. Como gerente, puede mirar una hoja de tiempo semanal de los trabajadores para ver cuánto tiempo ha trabajado en varios días o proyectos específicos. Sin embargo, el volumen de datos presentados en una sola hoja puede dificultar la visualización de patrones o la obtención de información útil. También puede dar lugar a una interpretación errónea de los datos y a la adopción de decisiones erróneas sobre la base de esas interpretaciones erróneas.

5. Los datos históricos no son seguros. Las hojas de tiempo de Excel no están diseñadas para almacenar datos históricos., Muy a menudo, estos archivos se «actualizan» para mantener su tamaño manejable, y en el proceso las empresas pierden datos históricos.

Sin Datos Históricos, es difícil detectar tendencias a largo plazo o elaborar estrategias para crear sistemas de productividad para la empresa y sus trabajadores.

6. No diseñado para el trabajo en ‘tiempo real’. Cuando tiene un equipo grande, es muy engorroso rastrear qué empleados han enviado sus hojas de tiempo.,

a menudo, la hoja de horas que se comparte no está en tiempo real, por lo que los gerentes reciben información retrasada sobre las horas reales trabajadas o información inadecuada sobre el cambio de circunstancias. Si un empleado está de descanso por razones médicas o de emergencia, es posible que no se refleje en la hoja de horas.

Las hojas de seguimiento de tiempo se envían, en el mejor de los casos, por correo electrónico una vez a la semana. Esto puede plantear el problema de que los datos se pierdan en la bandeja de entrada de los administradores, la duplicación de datos o incluso obtener la versión incorrecta del archivo.

7. Excel tiende a fallar., Cuanto más actualice y comparta una hoja de excel en particular, mayor será la probabilidad de que el archivo se corrompa y se pierdan los datos.

seguimiento de tiempo automático y no intrusivo

El uso de una aplicación de seguimiento de tiempo basada en la nube puede hacer que sea más fácil y efectivo monitorear las horas de trabajo de los empleados, no solo para el gerente sino también para el empleado.

una buena aplicación de seguimiento del tiempo tendrá múltiples funciones para ayudarlo a mejorar la productividad de los empleados, evitar el mal uso del tiempo de la empresa por razones personales, ayudar en la planificación y asignación de la fuerza laboral, rastrear el progreso del proyecto, administrar la facturación del cliente, etc.,

además, se almacenan en una única base de datos que facilita la generación de informes para individuos, pequeños grupos de empleados, departamentos o toda la empresa. Otro beneficio es la facilidad de identificar cuándo se hicieron cambios en las hojas de tiempo y por qué usuarios. Además, las correcciones realizadas en las aplicaciones de seguimiento de tiempo son instantáneas, lo que significa menos errores de nómina.

¿por qué Time Doctor?

Time Doctor es una aplicación de seguimiento de tiempo automatizada y basada en la nube utilizada por empresas que ejecutan equipos remotos, agencias digitales y más.,

la herramienta monitorea las horas de trabajo en tiempo real y hasta el segundo, por lo que no tienen que recordar si pasaron 5.30 horas en el proyecto de APPLE ayer o 5.39 horas.

Puede realizar un seguimiento del tiempo empleado por cada empleado en tareas y proyectos específicos. La aplicación no solo rastrea el tiempo total trabajado por cada miembro de tu equipo, sino que también proporciona un desglose de cuánto tiempo se gasta en qué proyectos (o clientes) y tareas.

sin embargo, la herramienta no monitorea la actividad de los empleados durante su tiempo libre o después del horario de oficina.,

el tiempo total trabajado en cada tarea se puede modificar manualmente, y el administrador puede ver si se ha realizado alguna adición o eliminación manual.

Puede utilizar Time Doctor tanto en el escritorio como en el móvil. Los informes detallados están disponibles en su cuenta basada en la web.

Aquí están las características clave de seguimiento de tiempo de Time Doctor:

seguimiento en tiempo real

Una vez que haya terminado de trabajar, puede ser difícil recordar con precisión cuánto tiempo pasó en qué tareas., Además, si no llena sus hojas de tiempo manuales regularmente, puede llevar a una contabilidad inexacta de las horas de inicio y finalización. Al usar Time Doctor, no necesita recordar nada, porque el tiempo se registra automáticamente a medida que trabaja.

Time Doctor genera automáticamente hojas de tiempo, y no se requiere la entrada manual de datos.

recordatorio para rastrear el tiempo

la herramienta le recuerda que debe comenzar a rastrear el tiempo y también dejar de rastrear el tiempo cuando los empleados visitan sitios web que pueden no estar relacionados con el trabajo (como Facebook).,

no realiza un seguimiento de las pausas para el café

en el momento en que sale de su computadora, Time Doctor detiene automáticamente el seguimiento del tiempo. A menudo, al rastrear manualmente el tiempo, los empleados se olvidan de contar las numerosas pausas para el café y las visitas al baño que causan un seguimiento incorrecto de las horas de trabajo.

en el momento en que no hay actividad de teclado o ratón por un tiempo, Time Doctor deja de rastrear. También ofrece a los usuarios la opción de mostrar después si estaban trabajando o no durante ese tiempo.,

múltiples métodos para verificar la precisión del tiempo rastreado

la herramienta utiliza varios métodos para confirmar si el tiempo rastreado fue un trabajo real. Estos incluyen capturas de pantalla tomadas a intervalos regulares, niveles de actividad del teclado y el ratón, y qué sitios web o aplicaciones se utilizan.

tampoco puedes «reservar dos veces» tu tiempo. Por ejemplo, si asigna tiempo para la actividad A a las 3-5pm, no puede asignar una segunda actividad a ese mismo intervalo de tiempo.,

otras características de Time Doctor que vale la pena explorar:

monitoreo de sitios web y aplicaciones

Time Doctor realiza un seguimiento de todas las aplicaciones y sitios web que los empleados visitan durante las horas de trabajo. Los gerentes y los individuos reciben un informe semanal que describe qué sitios web y aplicaciones se utilizaron, y por cuánto tiempo.

Este informe ayuda a identificar problemas de productividad. Por ejemplo, si eres un escritor de contenido y solo estás gastando el 20% de tu tiempo en escribir, puedes ver qué está ocupando el resto de tu tiempo y hacer ajustes para volver a encarrilarte.,

Esta es también una característica extremadamente útil si trabajas con empleados remotos o freelancers. Esta característica puede ayudar a garantizar que realmente están trabajando y no haciendo trabajo personal en el tiempo de la empresa. Si utiliza excel para el seguimiento del tiempo, esto habría sido imposible de verificar.

controles de privacidad

la herramienta le permite tomar capturas de pantalla de las pantallas de los empleados, pero solo si elige habilitar esta función y con el consentimiento de los empleados. Los empleados también pueden eliminar capturas de pantalla si accidentalmente ejecutaban Time Doctor cuando realizaban tareas personales como comentar en Facebook.,

El seguimiento del tiempo con capturas de pantalla es útil para monitorear a los empleados remotos y para algunos tipos de empresas, como las tiendas de diseño, que pueden usarlos para revisar los procesos de trabajo y mejorar la productividad.

facturación

puede utilizar Time Doctor para realizar pagos a sus empleados y autónomos directamente integrándolo con PayPal, Payoneer, TransferWise y varias otras aplicaciones de pago. Los pagos se pueden hacer en función de las horas trabajadas.,

gestión de distracciones

Si abre una red social o cualquier sitio de entretenimiento mientras trabaja en una tarea, Time Doctor generará una ventana emergente para preguntarle si todavía está en su tarea actual. Es una gran manera de evitar distraerse.

la herramienta también envía un informe semanal de mal uso del tiempo a los gerentes de equipo con una lista de sitios web y aplicaciones que distraen y la duración de su uso, durante las horas de trabajo.,

informes avanzados

Time Doctor tiene la capacidad de crear varios tipos de informes, como hojas de tiempo, tiempo dedicado a cada proyecto/ tarea y varios otros. Estos informes se pueden personalizar para diferentes parámetros: para un empleado en particular, un grupo de empleados, un proyecto en particular, intervalos de fechas, etc.

Puede utilizar esta información para analizar qué proyecto o clientes son más rentables y dónde puede estar perdiendo dinero.,

conclusión

Si usted es un solopreneur, tiene un equipo muy pequeño o solo está comenzando a rastrear el tiempo de los empleados, puede ser simple y efectivo ir con nuestras hojas de seguimiento de tiempo de excel gratuitas.

sin embargo, una vez que su negocio crezca y esté listo para gastar en una herramienta de seguimiento de tiempo realmente genial y eficiente que está completamente automatizada y elimina toda la carga de rastrear las horas de trabajo de los empleados de sus manos, dele una oportunidad a Time Doctor.,