La solicitud de Avisos de información o RFI es uno de los procesos administrativos más comunes e inevitables para un proyecto de construcción. Siempre es importante para los contratistas que gestionan un proyecto que las RFI se gestionen de manera eficiente para minimizar los retrasos y los sobrecostos.
una encuesta del Navigant Construction Forum estudió el impacto de las RFIs en 1.300 proyectos en todo el mundo., El estudio se llevó a cabo con el fin de medir el impacto de la gestión de las IFRS en los proyectos de construcción y ofrecer recomendaciones sobre cómo reducir el número de IFRS y su impacto potencial en los proyectos.
Impact & Control de RFI en proyectos de construcción – una perspectiva de investigación emitida por el Navigant Construction Forum
el informe encontró que por cada value 1 millón en valor del proyecto, hubo aproximadamente 9.9 solicitudes, con un promedio de 9.7 días desde la creación hasta el cierre de una RFI., Se determinó que el costo de cada RFI era de aprox. 1 1,080, y el 21.9% de las RFIs de la muestra no recibieron respuesta.
veamos el proceso de RFI y algunos consejos sobre cómo administrar ese proceso de manera eficiente para el beneficio de todos los interesados en el proyecto.
¿Qué es la solicitud de información (RFI) en la construcción?
para la mayoría de los proyectos de construcción, el Acuerdo, los dibujos y las especificaciones pueden no abordar todos los pequeños aspectos del trabajo. Por lo tanto, cuando se requiere una aclaración, se emite un documento de solicitud de información que detalla la información adicional requerida.,
por ejemplo, este podría ser el contratista principal pidiendo al arquitecto una aclaración de un elemento de especificación, o un subcontratista pidiendo al contratista principal información sobre su parte específica de la obra.
generalmente, las RFI se emiten más a menudo al comienzo de un proyecto, como la etapa de diseño o licitación. Las inconsistencias que se resuelven antes de comenzar el trabajo en el sitio ayudarán a reducir los retrasos durante la fase de construcción.
RFIs también sirve como un registro de comunicación entre las partes involucradas con respecto a la información solicitada y proporcionada., Esto es invaluable en caso de una disputa. Es importante que todas las RFI estén accesibles y archivadas en carpetas de proyecto o dentro de su software de gestión de construcción. Muchas solicitudes de información respondidas pueden dar lugar a procesos de gestión adicionales, como órdenes de variación/cambio o reclamaciones de extensión de tiempo (EOT).
¿en qué se diferencia una RFI de una RFP, RFQ, RFT?
Si eres nuevo en la industria de la construcción, puede tomar algún tiempo aprender todas las diferentes abreviaturas (hay muchas)., Estos son los más comunes para «solicitudes» con una breve explicación:
- solicitud de propuesta (RFP): se utiliza para solicitar propuestas de contratistas o proveedores de soluciones alternativas o innovaciones para lograr el estándar requerido (por ejemplo, cambio de material o proceso de construcción alternativo).
- solicitud de cotización (RFQ): una oportunidad para que los contratistas o proveedores costen un producto o servicio específico.,
- solicitud de licitación (RFT): el proceso para que los contratistas o proveedores presenten competitivamente una oferta/oferta detallada para suministrar y completar el servicio de construcción requerido.
Lo más probable es que las RFI se creen después de que se haya emitido una RFQ o RFT, pero pueden emitirse antes o después de que se realice una RFP.
¿para qué se usan comúnmente las RFI?
se puede emitir una RFI para literalmente cualquier tipo de situación en la que se requiera aclaración o información adicional., Se puede utilizar durante todas las fases de un proyecto (diseño, licitación/licitación, construcción). En su mayoría, las RFI se utilizan para aclarar aspectos del diseño y/o la selección de materiales dentro de documentos tales como:
- planes de construcción
- especificaciones
- cláusulas contractuales
- normas de construcción
establecimiento de normas RFI en su empresa de construcción
el factor más importante es que todos en su empresa deben comprender la importancia del proceso de gestión de RFI y son conscientes de la política y los procedimientos relacionados con su empresa.,
es fácil tener una conversación verbal con un cliente o contratista para buscar aclaraciones. Sin embargo, si no tiene esa información documentada en blanco y negro, puede ser responsable de los costos adicionales involucrados en caso de una disputa sobre lo acordado.
deberá asegurarse de que toda la empresa entiende y sigue sus procedimientos de solicitud de información, y de que todas las conversaciones y aclaraciones se respaldan con solicitudes de información formales, y de que las respuestas se registran para referencia futura.
¿cómo debería ser una RFI?,
El uso de una plantilla RFI bien diseñada garantiza que contiene toda la información relevante para el proyecto. Los siguientes son algunos de los elementos cruciales que se incluirán en su plantilla RFI:
- Nombre del proyecto
- Fecha de la RFI
- Número cronológico de RFI
- detalles de los destinatarios y destinatarios de las copias
- Nombre del sujeto o título de la RFI
- información solicitada y por qué
- fecha la respuesta es requerida por (i. e., no basta con decir lo antes posible)
- especificación, dibujo y/o número de referencia de detalle (si corresponde)
- Nombre del emisor de la RFI
- detalles de su empresa
- Fecha de respuesta (cuando se recibe de los destinatarios)
webuild software RFI tool
utilizando tecnología para mejorar la eficiencia
las nuevas tecnologías proporcionan una gran herramienta para mejorar la eficiencia de los procesos de gestión de la construcción, y casi todos los software de gestión de la construcción incluirán una función para administrar el proceso de RFI., Es importante comprobar que toda la información relevante (véase el punto anterior) está incluida en cualquier posible solución de software.
también debe asegurarse de que el proceso de colaboración para las RFI sea efectivo dentro de una posible solución de software. Sus equipos deben poder simplemente enviar, recibir, responder y cerrar avisos RFI en línea, y compartirlos con sus compañeros de trabajo y otras partes interesadas del proyecto. Una colaboración eficaz en línea evitará retrasos, errores y frustración general.,
también sería muy beneficioso si las partes fuera de su organización pueden acceder a la información del proyecto sin tener que registrarse en el sistema de software elegido. También es importante utilizar una solución de software a la que se pueda acceder fácilmente desde cualquier dispositivo móvil, que permita a su equipo emitir nuevos avisos de RFI desde cualquier lugar del sitio de trabajo.
lea su contrato de construcción
al enviar solicitudes de información, debe tener una comprensión sólida del contrato con el que está trabajando., Tenga en cuenta cómo enviar las solicitudes de información bajo su contrato de construcción, el cronograma de respuesta y cuándo puede reclamar por retrasos si ocurren debido a la falta/demora de respuestas a sus solicitudes de información.
generalmente, un contrato de construcción indicará que las respuestas a las solicitudes de información deben realizarse dentro de los 10 días hábiles posteriores a la recepción de la solicitud.
conclusión
asegurarse de que sus equipos de proyecto son conscientes de la importancia de las solicitudes de Información y siguen los procedimientos estándar de la empresa conducirá a una reducción en el riesgo de posibles desacuerdos, lo que puede conducir a costos imprevistos., En resumen, los siguientes pasos le permitirán administrar el proceso de RFI con éxito para cada proyecto:
- envíe las RFI tan pronto como se reconozca la necesidad de más información.
- permitir que se reciban las respuestas indicadas en el contrato de construcción.
- limite cada RFI a un tema específico en lugar de incluir muchas preguntas diferentes.
- agregue toda la documentación de apoyo, como planos, ESPECIFICACIONES o fotos.
- Tener una plantilla RFI de empresa clara y registrar todas las respuestas.
- cerrar los Avisos de RFI después de que hayan sido respondidos satisfactoriamente.,
- Permite un fácil acceso a las solicitudes de información para todo el equipo del proyecto.
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