lorsque vous vous trouvez le matin, vous ouvrez votre e-mail pour voir trois demandes différentes de mises à jour d’état sur l’un de vos projets. Votre gestionnaire veut savoir quand le budget sera finalisé. Un des membres de votre équipe se demande combien de temps elle devrait prévoir de consacrer au projet. Le CMO demande comment le plus récent retard du projet aura une incidence sur les objectifs du premier trimestre.,
Les demandes D’état fréquentes de toutes les directions peuvent sembler accablantes, mais il existe un meilleur moyen d’informer les parties prenantes des mises à jour du projet: les rapports d’état du projet.
qu’est Ce qu’un rapport d’étape de projet, et pourquoi est-il important?
Les rapports D’état des projets sont des mises à jour opportunes (nous discuterons de la fréquence à laquelle vous devriez les faire plus tard) sur l’avancement de vos projets. Ils répondent aux questions que tout le monde semble poser (avant de les poser). Écrits de manière concise, ils offrent des informations de haut niveau sur un projet, plutôt que tous les détails.,
Il est important de faire régulièrement des rapports sur l’état du projet, car ils vous aident à garder toutes les parties prenantes au courant et à s’aligner sur la progression de votre projet. Vous aurez beaucoup moins de questions sur l’état du projet parce que vous êtes déjà en avance sur le jeu. Ils montrent et disent que vous êtes sur la bonne voie, vous faisant (et tout le monde) se sentir en confiance.,
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et si votre projet n’est pas sur la bonne voie, votre rapport d’état informera les autres du retard et de ce que vous faites pour résoudre les bloqueurs, ce qui vous permettra de montrer votre approche proactive pour remettre les choses là où elles devraient être. (Un calendrier de projet est un autre excellent ajout à la gestion de vos projets).
Comment écrire un excellent rapport d’étape de projet
Alors, comment faites-vous pour faire des rapports d’avancement du projet? Assurez-vous de créer une structure claire pour votre mise à jour et d’être cohérent dans son utilisation avec les futurs rapports d’état et mises à jour., Vous devez également vous assurer qu’il correspond à votre brief de projet pour garder votre rapport sur le sujet.
suivez ce guide pour comprendre ce qu’il faut inclure dans votre rapport sur l’état de votre projet, et observez que nous mettons chaque étape en pratique avec un exemple de projet de Satisfaction des employés.
1. Nommez votre rapport
Une excellente option consiste simplement à utiliser le nom du projet pour plus de clarté. Si vous faites régulièrement des rapports sur ce projet, vous pouvez également inclure une date ou un horodatage.
exemple: février 2020-initiative de satisfaction des employés
2., Indiquez si le projet est actuellement sur la bonne voie, à risque ou hors de la bonne voie
trouvez un outil de gestion de projet qui vous permet de communiquer l’état du projet et s’il est sur la bonne voie ou non. Une façon de le faire est d’utiliser un système de codage couleur (vert = sur la bonne voie, jaune = à risque, rouge = hors piste).
exemple: L’état du projet est en bonne voie.
3. Donnez un résumé rapide du rapport d’étape
votre résumé du rapport d’étape du projet doit être bref—environ 2-3 phrases., Le but ici est de donner aux lecteurs qui n’ont peut-être pas le temps de lire l’intégralité du rapport un rapide TL;DR des faits les plus importants.
exemple: les résultats de notre sondage sont en cours d’examen. Le Comité de mobilisation travaille avec l’équipe de direction sur les nouvelles initiatives de mobilisation à mettre en œuvre.
4. Choisissez deux ou trois domaines clés ou jalons à mettre en évidence dans votre rapport
choisissez ce sur quoi vous avez le plus travaillé depuis votre dernière mise à jour. Par exemple, vous pouvez classer les choses par ordre chronologique—ce que nous avons fait, ce sur quoi nous travaillons et ce qui va suivre—dans un calendrier., Il peut être divisé en segments hebdomadaires, mensuels et trimestriels. Une autre option consiste à regrouper les mises à jour par Rôle—conception, copie, développeur web. Les jalons du projet—mener une enquête sur l’engagement, les résultats de l’enquête, mettre en œuvre la rétroaction-sont une autre méthode de bucketting.
exemple: mener une enquête sur l’engagement, les résultats de l’enquête, mettre en œuvre la rétroaction
5. Ajouter un aperçu de haut niveau de chaque domaine clé
pour chaque domaine clé dans le rapport d’étape, ajouter quelques puces qui donnent une mise à jour sur les progrès, les réalisations et les travaux à venir.,
exemple: résultats du sondage
- 70% des employés ont répondu au sondage de satisfaction
- notre cote de satisfaction globale est de 80%
- Les résultats sont examinés par l’équipe de direction avant que le Comité d’engagement ne se réunisse à nouveau
6. Ajouter des liens vers d’autres documents ou ressources
bien que vous ne souhaitiez pas inclure tous les petits détails sur le déroulement de votre projet, certaines personnes voudront en savoir plus. Pour les parties prenantes qui recherchent des informations plus approfondies, fournissez des liens vers des documents ou des ressources, comme le portefeuille de projets.,
Exemple: Inclure un lien vers l’enquête de satisfaction des salariés
7. Prêter attention aux problèmes ou défis que le projet a rencontrés
tous les projets se heurtent à des obstacles. Garder les parties prenantes dans la boucle lorsque des problèmes surviennent aidera tout le monde à s’ajuster en conséquence pour rester sur la bonne voie.
exemple: L’équipe de direction veut examiner les résultats avant que le Comité de mobilisation ne se réunisse à nouveau, mais ne pourra le faire avant Trois semaines. Cela retardera notre calendrier global du projet.
8., Inclure des notes ou des faits saillants supplémentaires
Il peut s’agir d’une liste des prochaines étapes, des félicitations que vous voulez donner à quelqu’un ou de tout ce que vous voulez mettre en évidence.
exemple: Merci Sarah A. d’avoir envoyé plusieurs communications aux employés pour les encourager à participer au sondage!
modèle pour créer votre rapport d’état de projet
Si vous voulez mettre rapidement tout ce que vous avez appris dans la section précédente à utiliser, écrivez votre prochain rapport d’état de projet en utilisant ce modèle facile à remplir:
nom du rapport:
Nommez votre rapport., Ce pourrait être le nom de votre projet et la date.
état du projet:
est-il sur la bonne voie, à risque ou retardé?
résumé:
incluez ici une brève description des points à retenir les plus importants de votre rapport d’état du projet.,
Rubrique/étape 1:
- point de vue d’ensemble
- point de vue d’ensemble
- point de vue d’ensemble
Rubrique/étape 2:
- point de vue d’ensemble
- point de vue d’ensemble
- point de vue d’ensemble
Rubrique/étape 3:
- point de vue d’ensemble
- point de vue d’ensemble
- point de vue d’ensemble
Questions/défis:
existe-il des défis auxquels vous êtes confrontés? Comment allez-vous résoudre?
notes ou faits saillants supplémentaires:
y a-t-il des choses supplémentaires que votre équipe doit savoir?,
exemples de rapports d’état de projet
bien qu’un guide pratique sur la rédaction de rapports d’état de projet soit utile, voir parfois un exemple réel vous permet de voir vraiment à quoi pourrait ressembler votre propre mise à jour, n’est-ce pas? Nous avons pensé que vous pourriez être d’accord, alors voici un exemple que vous pourriez trouver utile.
cela dit, il n’y a pas une seule façon d’écrire un rapport d’état et le vôtre peut ne pas ressembler exactement à celui-ci. Mais tant que vos rapports d’état de projet donnent des mises à jour pertinentes, vous le faites correctement.,
Nom du rapport: lancement du livre électronique
État du projet: sur la bonne voie
résumé:
de grands progrès Cette semaine! Nous sommes encore dans la phase de concept, mais Avery Lomax choisira un sujet Cette semaine. Les équipes de contenu et de conception sont prêtes à commencer une fois que nous aurons donné le feu vert.,Jeudi
Contenu:
- l’équipe de contenu est prête à commencer à écrire une copie dès que notre idée est finalisée
- ils recueillent des informations pertinentes sur l’entreprise qui devraient être incluses
Design:
- Design a examiné cinq exemples de livres électroniques pour déterminer le style qu’ils/p>
- Jen est hors du bureau toute la semaine prochaine, veuillez donc adresser vos questions de contenu à joy
- merci à Henry d’avoir organisé une énorme liste de sujets parmi lesquels nous pouvons choisir!,
problèmes/défis:
la date limite du livre électronique est serrée, comme tous le savent. Il est essentiel que nous travaillions tous dans notre outil de gestion de projet pour garder tout le monde organisé et sur la bonne voie. Merci!
meilleures pratiques en matière de rapports D’état du projet
Vous savez maintenant quoi inclure dans votre rapport d’état du projet, mais vous avez peut-être encore quelques questions supplémentaires. Lorsque vous créez des rapports d’État pour votre projet, ces bonnes pratiques vous aideront à formuler une mise à jour gagnante.
à quelle fréquence devriez-vous signaler?,
entrer dans une cadence hebdomadaire d’envoi de rapports d’état est un excellent moyen de rester au courant des projets. Définissez une tâche pour vous-même pour toujours envoyer des rapports d’état un certain jour chaque semaine ou utiliser une plate-forme avec des rappels récurrents. Les parties prenantes commenceront à s’attendre à vos mises à jour, ce qui signifie des enregistrements moins fréquents de leur part (en plus, ils apprécieront d’être toujours dans la boucle).
Si vous envoyez des rapports chaque semaine, vous pourrez peut-être éviter plusieurs réunions liées à un projet (nous savons tous que les réunions inutiles ont leur propre réputation)., Évitez les réunions d’enregistrement et économisez votre temps pour un travail plus important.
Qui devriez-vous inclure?
cela dépend du projet et de la personne impliquée, mais vous envoyez généralement une mise à jour à toutes les parties prenantes travaillant sur votre projet. Si vous avez un bon dossier de projet, vous devriez déjà savoir qui sont vos parties prenantes, puisque vous l’avez décrit ici.
même si le rapport de situation de cette semaine n’affecte pas un membre de l’équipe en particulier, vous devriez toujours le partager avec tout le monde. Il est important pour tout le monde d’avoir une vue d’ensemble de haut niveau.
comment détaillé devriez-vous obtenir?,
Un rapport d’état de projet ne devrait pas offrir tous les petits détails. Laissez le travail raconter l’histoire-vous organisez simplement des informations et ajoutez un peu de couleur. Considérez un rapport sur l’état d’avancement du projet comme un message de première ligne—seuls les éléments les plus importants de votre projet qui affectent la plupart des parties prenantes doivent être inclus.,
vous voulez toujours indiquer si le projet est sur la bonne voie, à risque ou hors piste, donner un résumé rapide de ce qui est complet et ce qui est à venir, puis un lien vers d’autres ressources pour les personnes qui veulent en savoir plus
où devriez-vous rédiger votre rapport d’état du projet?
la meilleure façon de rédiger et de partager les mises à jour d’état est d’utiliser un outil de gestion du travail. Recherchez un outil qui offre une vue d’ensemble de votre projet, afin que votre équipe dispose d’une source centrale de vérité pour tous les travaux liés au projet., De cette façon, au lieu de gérer les projets dans des feuilles de calcul, vous pouvez tout conserver—mises à jour de statut, briefs de projet, livrables clés et jalons importants du projet—en un seul endroit. Vos rapports seront facilement partageables, et les parties prenantes peuvent consulter les rapports précédents à tout moment, évitant ainsi la surcharge d’e-mails.
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résumé de votre projet: résumé de votre travail
Les rapports d’État dont nous avons parlé sont toujours envoyés pendant un projet pour garder tout le monde dans la boucle., Cependant, une fois le projet terminé, il est judicieux d’envoyer un rapport de synthèse final. Considérez cela comme le « résumé exécutif » de votre projet. C’est votre chance d’offrir aux parties prenantes un résumé du projet. Vous l’utiliserez pour le fermer officiellement.
encore une fois, il s’agit d’un aperçu de haut niveau, mais au lieu d’inclure les mises à jour et les Statuts, vous fournirez un résumé de la façon dont le projet global s’est déroulé. Voici quelques questions à vous répondre dans un rapport de synthèse du projet:
- Quels sont les objectifs de ce projet et ont-ils été atteints?,
- Le projet a-t-il été achevé à temps et dans les limites du budget (le cas échéant)?
- quels succès faut-il souligner?
- quels défis avons-nous rencontrés?
- Que pouvons-nous apprendre de ce projet qui pourrait nous aider sur des projets futurs?
Gardez toutes les parties prenantes sur la bonne voie avec des rapports d’état étonnants
Si vous cherchez à livrer sur votre prochain projet, essayez d’utiliser des mises à jour d’état hebdomadaires. Ils vous garderont productif, efficace et responsable, tout en donnant à tous les autres un aperçu rapide (et engageant) de ce qui se passe., Utilisez les ressources que nous avons fournies pour créer des rapports qui donnent juste assez d’informations sans plonger dans trop de détails. Trouvez une solution de gestion de projet comme Asana qui dispose de fonctionnalités spécialement conçues pour vous aider dans les rapports d’état. Vous gagnerez du temps et serez aussi organisé que possible.