Les Bons de commande et les factures sont des documents que presque tous les services financiers traitent quotidiennement. Alors, quels sont ces deux documents, et pourquoi sont-ils une partie si importante du processus des comptes créditeurs?
qu’est Ce qu’un bon de commande?
un bon de commande (PO) est la confirmation officielle d’une commande. C’est un document envoyé à partir d’un acheteur à un vendeur qui autorise un achat.,
Voici un exemple de bon de commande:
qu’est Ce qu’une facture?
Une facture demande le paiement d’un achat. Les factures sont envoyées par le vendeur à l’acheteur.
Voici un exemple de facture:
Quelle est la différence entre un bon de commande et une facture?
La principale différence entre un bon de commande et une facture est qu’un ordre d’achat confirme qu’une commande a été placée pendant une facture demandes de paiement pour une commande., Description et quantité des produits ou services
- Un NUMÉRO de facture
- Coordonnées du vendeur
- crédits ou réductions
- calendrier de paiement
- montant total dû au fournisseur
quelles sont les similitudes entre un bon de commande et une facture?,
bien que ces documents soient très différents, il existe quelques similitudes.
les Deux documents sont des contrats juridiquement contraignants. Cela signifie que l’accord a été conclu entre l’acheteur et le vendeur, et que les actions qu’ils contiennent sont nécessaires.
en outre, le bon de commande et la facture incluent les détails de la commande, les informations d’envoi et le prix. La facture comprend également un numéro de facture, les coordonnées du fournisseur, les ajustements de paiement (crédits ou remises), le calendrier de paiement et le montant total dû au fournisseur., Le numéro de bon de commande est également souvent inclus sur la facture comme référence.
Si vous cherchez plus d’informations sur les bons de commande, lisez notre article de blog sur la différence entre une demande d’achat et un bon de commande.
pourquoi les entreprises utilisent-elles les bons de commande?
que ce soit dans une petite entreprise ou une grande organisation avec un service achats complet, Les Bons de commande sont utilisés pour plusieurs raisons:
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ils définissent des attentes claires
Les PDV permettent aux acheteurs de clarifier leurs besoins auprès des fournisseurs., Les deux parties peuvent les utiliser au cas où les commandes ne seraient pas livrées comme prévu.
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ils aident à gérer les commandes
Les points de vente fournissent aux équipes des achats, des finances et des opérations une documentation officielle sur les livraisons entrantes ou en attente, ce qui leur permet de suivre et de gérer les commandes plus efficacement.
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ils aident à la budgétisation
Une fois qu’un bon de commande est créé, les acheteurs peuvent intégrer ces coûts dans les budgets de l’entreprise et, par conséquent, dépenser plus judicieusement.,
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Elles sont juridiquement contraignantes
En l’absence de contrat formel, une commande peut servir comme un document juridiquement contraignant, mais seulement après qu’elle est acceptée par le vendeur.
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Ils sont une partie essentielle de pistes de vérification
les Auditeurs sont à l’affût pour les écarts financiers. L’émission, le traitement et l’enregistrement des points de vente vous garantissent d’avoir ce dont vous avez besoin pour repousser les auditeurs.
Les avantages ci-dessus sont destinés aux acheteurs, mais les PDV sont également des documents importants pour les fournisseurs. Les fournisseurs les utilisent pour l’exécution des commandes et le traitement des paiements.,
lisez notre article de blog sur le processus des Bons de commande pour savoir comment une demande de bon de commande se transforme en bon de commande, quand les entreprises ont besoin de bons de commande et quand elles ne le font pas.
pourquoi les entreprises utilisent-elles les factures?
Les entreprises utilisent les factures pour les raisons suivantes:
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ils permettent aux fournisseurs de percevoir de l’argent
La plupart des fournisseurs ne reçoivent le paiement d’un bien ou d’un service qu’après l’envoi d’une facture à l’acheteur. Un appel téléphonique ou un e-mail demandant un paiement ne suffira pas.,
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ils offrent une visibilité sur les dépenses de l’entreprise
Les factures décrivent exactement ce que vous obtenez pour votre argent, ce qui donne aux Services Financiers la transparence sur ce que les différents services achètent.
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ils aident à gérer les paiements
Les factures indiquent quels biens ou services ont été vendus, combien d’argent a été payé à ce jour et tous les frais impayés. Ils aident les entreprises à suivre les paiements de manière formelle.
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Quelques-uns des avantages de factures sont similaires à ce que des ordres d’achat.,
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comme les PDV, ils sont juridiquement contraignants
Une facture indique qu’un bien ou un service particulier a été fourni et que le paiement est attendu. Les factures prouvent que les entreprises sont facturées pour un bien ou un service au cas où le paiement n’est pas reçu.
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comme les points de vente, ils sont un élément clé des pistes d’audit
Les auditeurs ont besoin de preuves de tout l’argent entrant et sortant des entreprises. Étant donné que les factures montrent exactement ce qu’une entreprise a été facturée pour un bien ou un service, elles constituent une partie cruciale de cette preuve.,
Conclusion
Les factures et les bons de commande sont un élément essentiel du processus d’achat d’une entreprise. Comprendre les rôles que jouent les factures et les bons de commande est important pour toute personne impliquée dans l’achat de biens ou de services pour le compte d’une organisation. La différence essentielle entre une commande et une facture est d’un bon de commande est envoyé à partir d’un acheteur à un fournisseur pour passer une commande, une facture est envoyée à partir d’un vendeur à un acheteur, à la demande de paiement pour une commande.,
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