Qu’est-ce qu’une politique de carte de crédit d’entreprise?
une politique de carte de crédit fait partie des politiques comptables d’une entreprise. Il clarifie les conditions d’utilisation d’une carte d’entreprise délivrée au nom des employés. Ces politiques visent également à protéger l’entreprise contre une utilisation inappropriée et à s’assurer que les répercussions sont claires.,
comment rédiger une politique de carte de crédit d’entreprise
avant de commencer à élaborer votre politique et vos procédures de carte de crédit d’entreprise, assurez-vous de savoir quelles cartes de crédit vous souhaitez utiliser, les exigences de votre fournisseur de carte de crédit et les besoins de votre propre entreprise. Une fois que vous avez toutes les informations nécessaires, commencez à décrire les facteurs les plus importants., La plupart des politiques de carte de crédit de l’entreprise pour les employés incluent ces points:
- quels employés sont admissibles à détenir une carte de l’entreprise
- quelles sont les responsabilités des titulaires de carte
- Les limites et les limites des cartes de crédit
- Le processus de soumission des dépenses
- conséquences pour une utilisation inappropriée
pour avoir une longueur d’avance, utilisez notre modèle de politique de carte de crédit de l’entreprise pour définir vos lignes directrices. Pour affiner la Politique selon vos propres spécifications, consultez ce guide.,
Avertissement: Cette politique est un exemple et il est destiné à fournir des directives générales. Il ne doit être utilisé qu’à titre de référence et ne prend pas en compte toutes les lois nationales, fédérales ou locales. En outre, cet exemple n’est pas un document légal. Ni L’auteur ni Workable n’assumeront aucune responsabilité légale pouvant découler de l’utilisation de cette politique. Consultez toujours un avocat ou votre conseiller juridique avant de finaliser vos polices.,
exemple de politique de carte de crédit D’entreprise
Cette politique de carte de crédit d’entreprise vous aide à définir des directives pour les employés qui ont le droit de détenir une carte d’entreprise. N’hésitez pas à modifier cette politique en fonction des besoins spécifiques de votre organisation.
Note D’information& objet
notre entreprise peut fournir aux employés des cartes de crédit pouvant être utilisées pour les dépenses liées à l’entreprise. Avoir ces cartes nous aide à suivre et à traiter nos dépenses, à prévenir la fraude et à effectuer des paiements plus efficacement., Nous voulons nous assurer que les employés qui détiennent des cartes de crédit de l’entreprise les utiliseront correctement et connaîtront leurs limites et leurs responsabilités.
Portée
Cette politique s’applique à tous les employés qui sont admissibles à l’utilisation d’une carte d’entreprise. Il s’applique également aux employés qui ont le droit d’approuver l’utilisation d’une carte d’entreprise pour les membres de leur équipe.
éléments de politique
Nous présentons ici nos règles générales concernant les cartes de crédit d’entreprise.
comment fonctionne une carte de crédit d’entreprise?
Habituellement, notre société prendra une carte de crédit à votre nom., Vous serez en mesure de l’utiliser pour les dépenses liées à l’entreprise et notre société paiera les factures de carte.
accord de carte de crédit des employés
lorsque notre entreprise vous remet une carte de crédit, vous devez signer et respecter un accord de carte de crédit. Ceci afin de reconnaître que la carte de crédit appartient à notre société et que nous pouvons traiter et enquêter sur les frais comme bon nous semble. Il fera également référence à vos responsabilités et aux conséquences d’une utilisation incorrecte.
en dehors de l’accord, vous pouvez consulter cette politique chaque fois que vous avez besoin de plus d’informations sur l’utilisation de votre carte de crédit d’entreprise.,
qui peut détenir une carte de crédit d’entreprise?
Les cartes de crédit de L’entreprise peuvent être données à:
parfois, les employés qui ne détiennent pas de carte de crédit de l’entreprise doivent payer les dépenses liées aux grandes entreprises (par exemple, les billets d’avion pour le voyage de travail). Dans ces cas, veuillez demander l’approbation de votre gestionnaire et demander de payer avec la carte de crédit de l’entreprise en votre nom. Alternativement, vous pouvez payer les frais vous-même et les dépenser via notre Si cela répond à nos exigences, les frais seront remboursés par .
Nous avons le droit de retirer une carte de crédit de l’entreprise d’un employé à tout moment.,
quelles dépenses sont autorisées sur une carte de crédit d’entreprise?
Vous pouvez utiliser une carte d’entreprise pour payer uniquement les dépenses liées au travail. Cela inclut:
parfois, nous pouvons émettre des cartes de crédit qui peuvent être utilisées uniquement dans un but spécifique (par exemple, le paiement de l’essence).
Vous ne devez pas utiliser la carte de crédit de l’entreprise pour des dépenses non autorisées ou personnelles. Ne retirez jamais d’argent en utilisant la carte de crédit de l’entreprise. Vous n’êtes pas non plus autorisé à acheter de grandes quantités d’alcool, de drogues, d’armes, de pornographie ou à engager des frais pour d’autres divertissements pour adultes.,
Exceptions
Vous pouvez demander une exception si cela est absolument nécessaire. Informez notre service comptable et votre responsable des dépenses que vous souhaitez effectuer – vous pourriez recevoir une autorisation dans des cas particuliers.
Les limites de la carte de crédit d’entreprise
les limites de La carte dépend de votre ancienneté, votre département et de la fréquence ou le type de dépenses que vous engagez. Vous verrez généralement les limites de votre carte sur l’accord des employés, mais, en règle générale, les limites mensuelles sont les suivantes:
Nous pouvons ajuster ces limites en fonction des besoins spécifiques de votre emploi., Si vous n’êtes pas sûr des limites de votre carte de crédit d’entreprise, demandez à notre service comptable.
Vos responsabilités
Si vous avez une carte de crédit d’entreprise, nous attendons de vous:
- Protéger au mieux de votre capacité. Ne le laissez pas sans surveillance ou ne le donnez pas à des personnes non autorisées (par exemple, des amis, de la famille, des collègues), même pour le tenir.
- signalez-le volé ou perdu dès que possible. Si, par exemple, il y a une effraction à votre domicile et que votre carte d’entreprise est prise, vous devez déposer un rapport de police et appeler immédiatement notre service de comptabilité.,
- utilisez-le Uniquement pour des raisons approuvées. Suivez les instructions de la présente politique et du contrat de carte d’employé et n’utilisez pas la carte pour des dépenses personnelles ou non autorisées, même si vous avez l’intention de compenser les frais ultérieurement.
- documenter toutes les dépenses ci-dessus et envoyer des rapports mensuels de carte de crédit. Veuillez conserver les reçus et soumettre la documentation avec la date et le but de la dépense.
Si vous êtes responsable de l’autorisation et de l’approbation des factures de carte de crédit, veuillez le faire dans les délais pour éviter les frais de retard., Si vous êtes toujours responsable des frais de retard, nous devrons peut-être les soustraire de votre salaire.
Politique D’utilisation de la carte de crédit de l’entreprise
lorsque vous utilisez la carte de crédit de l’entreprise, vous devez:
- confirmer que la dépense particulière est autorisée en vertu de cette politique.
- attention à la limite de carte de crédit et la limite de transaction afin que vous puissiez planifier les dépenses d’affaires correctement.
- gardez le numéro de carte de crédit et la carte physique en sécurité.
- utilisez la carte de manière raisonnable et évitez les dépenses inutiles même si elles sont autorisées en vertu de cette politique.,
Violation de cette politique
Nous nous attendons à ce que vous vous conformiez à cette politique de carte de crédit de l’entreprise et à l’accord des employés et nous devrons peut-être prendre des mesures si vous les enfreignez. Par exemple:
- Si vous engagez des dépenses personnelles ou non autorisées, vous devrez les payer vous-même. Si vous le faites régulièrement, vous pourriez faire face à des mesures disciplinaires qui pourraient inclure la perte du droit d’avoir une carte de crédit ou même la résiliation selon le montant et le type de dépenses.
- Si vous perdez un reçu, vous devrez en informer immédiatement le service comptable., Nous pouvons trouver une solution si cela se produit rarement, mais si vous ne soumettez pas de reçus de manière cohérente, vous risquez de perdre le droit de détenir une carte d’entreprise.
- Si vous ne soumettez pas les dépenses à temps et que vous encourez des frais de retard, vous devrez les payer vous-même. Faire cela à plusieurs reprises signifiera la perte des privilèges de carte de crédit de l’entreprise.
- donner une carte de crédit d’entreprise à des personnes non autorisées ou abuser des limites de dépenses peut entraîner la suspension ou la résiliation.
- faire des achats interdits comme mentionné précédemment (par exemple, armes, drogues) entraînera une résiliation immédiate, et éventuellement une action en justice.
notre société a le droit d’examiner l’utilisation de votre carte de crédit et de la retirer en cas d’utilisation inappropriée.