productivité et efficacité

La plupart des entreprises ont besoin d’une méthode de suivi du temps pour enregistrer et vérifier combien de temps chaque employé a travaillé quotidiennement, chaque semaine ou chaque mois sur des projets spécifiques.

cela pourrait être d’effectuer des paiements réguliers et aussi de surveiller la productivité et l’efficacité des travailleurs.

Les feuilles de temps se présentent sous différentes formes., Alors que, traditionnellement, une feuille de temps était une « feuille » de papier où vous avez écrit manuellement et calculé les heures travaillées, il a maintenant évolué en un document partagé en ligne au format excel ou word que tout le monde remplit chaque jour, ou un logiciel en ligne automatisé qui fonctionne en arrière-plan et suit ce que vos employés travaillent.

Si vous souhaitez consulter le suivi automatisé du temps, plutôt que de vous fier à la préparation de feuilles de temps manuelles avec Excel, consultez Time Doctor free pendant 14 jours., Vous verrez sur quoi votre équipe travaille, combien de temps il faut pour accomplir chaque tâche, et les applications et sites Web qu’ils visitent tout au long de la journée.

avantages du suivi du temps

Le suivi du temps des employés est utilisé par les grandes et petites entreprises, les agences, les équipes distantes et les startups en croissance, car il fournit un moyen rapide et facile d’améliorer la productivité de vos opérations commerciales.

Les feuilles de temps sont un moyen de consigner ce sur quoi les employés travaillaient pour chaque heure où ils sont au bureau. De cette façon, vous savez ce que tout le monde fait et où les gens passent leur temps.

Comment peut-il aider?,

Vous pouvez non seulement repérer vos travailleurs les plus productifs, mais aussi analyser quels projets ou processus perdent du temps et lesquels sont les plus rentables pour votre entreprise.

Une fois que vous avez ces connaissances, vous pouvez être un meilleur gestionnaire et prendre des décisions éclairées pour la croissance de votre entreprise.,

dans cet article, nous couvrirons ce qui suit:

modèles de suivi de temps Excel

Nous vous fournirons des modèles des feuilles de temps suivantes:

1. feuille de temps hebdomadaire
2. feuille de temps Bi-hebdomadaire
3. feuille de temps mensuelle
4. feuille de temps de suivi de projet

avantages et inconvénients des feuilles de suivi du temps qui, bien que manuelles et chronophages, présentent certains avantages.,

suivi automatisé du temps – L’Alternative à Excel

enfin, nous allons vous montrer comment rendre le temps beaucoup plus facile, précis, empêcher le fuselage des feuilles de temps et rendre votre équipe extrêmement plus productive avec Time Doctor – un outil de suivi automatisé du temps.

pourquoi les feuilles de temps Excel?

Ces feuilles de temps sont simples à utiliser car les employés n’ont qu’à se connecter à l’Heure de début et de fin des heures de travail et le gestionnaire peut utiliser des formules excel automatisées pour calculer la rémunération totale en fonction des taux horaires et de la rémunération des heures supplémentaires.,

de plus, de nombreux gestionnaires et travailleurs dans les entreprises traditionnelles, non techniques, sont habitués à travailler avec Excel plutôt que des outils de suivi du temps SaaS.

modèles de suivi du temps Excel gratuits

Voici 4 modèles de suivi du temps Excel gratuits que vous pouvez modifier pour suivre efficacement les heures de travail de vos employés:

feuille de temps hebdomadaire

une feuille de temps hebdomadaire est nécessaire si vous calculez vos heures de travail des employés, ,

Téléchargez votre feuille de temps hebdomadaire gratuite

feuille de temps bi-hebdomadaire

certaines entreprises paient leurs employés une fois toutes les deux semaines. Cette feuille de temps bihebdomadaire peut être utile pour calculer les heures de travail de vos employés, les congés payés et les salaires pour chaque période de 14 jours.

Téléchargez votre feuille de temps bimensuelle gratuite

feuille de temps mensuelle

utilisez cette feuille de temps mensuelle si vous calculez les heures de travail, les congés payés et les salaires de vos employés une fois par mois.,

Téléchargez votre feuille de temps mensuelle gratuite

feuille de temps de projet

utilisez ce modèle si vous travaillez avec différents clients et avez besoin de calculer les heures travaillées sur des projets spécifiques. Il peut également être utilisé dans les entreprises où les heures facturables doivent être suivies pour facturer correctement les clients ou où le temps d’un employé est suivi par rapport aux projets.,

Téléchargez votre feuille de temps de projet gratuite

comment utiliser ces feuilles de suivi du temps excel gratuites

Téléchargez la feuille de suivi du temps excel appropriée et modifiez ou ajoutez des colonnes telles que l’emplacement de l’employé, le numéro de

Ces feuilles excel géreront tous les calculs pour vous en fonction des formules incluses dans les cellules de la feuille de calcul.

Le nombre total d’heures est calculé automatiquement. Il vous suffit d’entrer vos données Time In et Time Out.,

la rémunération totale est également calculée automatiquement en fonction du taux horaire que vous définissez.

dans nos modèles excel gratuits, les cellules contenant les formules utilisées pour calculer le total des heures et la rémunération totale sont verrouillées. C’est pour éviter toute modification accidentelle faits pour eux. Si vous créez vos feuilles de temps à partir de zéro, spécifiez les cellules que les utilisateurs peuvent modifier et verrouiller les cellules qui contiennent des calculs de paiement avant d’enregistrer votre feuille Excel.

Vous pouvez également intégrer une colonne vacances / heures de maladie., L’employé peut entrer ce temps, et il peut refléter dans le salaire total en fonction de la Politique de votre entreprise de payer pour les pauses en raison de la maladie, des vacances ou des congés.

conseil rapide: recevoir et stocker des feuilles de temps excel sous forme d’impressions ou d’e-mails séparés de chaque employé peut être fastidieux. Pour le simplifier, utilisez Microsoft Sharepoint, pour créer une bibliothèque de documents et activer les e-mails entrants. Vos employés peuvent ensuite envoyer leurs feuilles de temps à une adresse e-mail centrale.,

Vous pouvez utiliser ces feuilles de suivi du temps excel pour enregistrer et surveiller les heures des employés, les pauses, les heures supplémentaires, les temps de maladie et les vacances ou le temps loin de l’ordinateur.

Vous pouvez également obtenir un aperçu de la façon dont un employé travaille – qu’il ait enregistré plus d’heures supplémentaires ou pris des vacances fréquentes et des journées de maladie – en jetant un coup d’œil à sa feuille de temps. Bien que plus de quelques mois de données soient accumulées dans les feuilles de temps Excel, il devient de plus en plus compliqué d’obtenir un aperçu ou d’analyser ces données.,

avantages des feuilles de suivi du temps Excel

Voici 3 avantages des feuilles de suivi du temps excel:

1. Excel est gratuit car il est livré avec des packages Microsoft Office. Vous pouvez télécharger nos modèles ou créer vos feuilles de temps sur excel à partir de zéro. Vous n’avez pas à payer un centime supplémentaire pour acheter un nouveau logiciel ou une nouvelle application.

2. Il est sûr et simple à utiliser. Tout ce que les employés doivent faire est de se connecter à leur temps d’entrée et de sortie. Ils n’ont pas à se soucier d’autre chose. En tant que gestionnaire, vous n’avez pas non plus à calculer les paiements, car les formules excel le font pour vous., C’est certainement plus simple que d’utiliser une feuille de temps Papier. De plus, toutes les données sont enregistrées localement sur votre lecteur réseau d’entreprise.

3. Aucune formation nécessaire. En tant que gestionnaire ou employé, vous n’avez pas besoin de formation supplémentaire pour commencer à utiliser les feuilles de temps Excel.

inconvénients des feuilles de suivi du temps Excel

Mais tout n’est pas rose dans le monde Excel.

Voici 7 Raisons pour lesquelles L’utilisation de feuilles de suivi du temps Excel peut être mauvaise pour votre entreprise:

1. Il est sensible à une erreur humaine., Si les formules sont incorrectes, ou si les calculs de somme omettent les chiffres clés, ou si vous oubliez de saisir les données dans le format correct, tout cela pourrait entraîner des erreurs de calcul grossières et des erreurs de paie.

de plus, l’erreur humaine la plus courante à laquelle sont confrontées les feuilles excel est la suppression par erreur des feuilles de temps. Souvent, il est difficile de récupérer des données ou des feuilles de temps entières supprimées par accident. Cela pourrait avoir des résultats désastreux s’il n’y a pas de sauvegardes ou de systèmes pour récupérer les données supprimées.

2. Impossible de suivre les heures de travail réelles par rapport aux heures de travail déclarées., Vous devez dépendre de la capacité de vos employés à chronométrer les temps  » in  » et « out ». Lorsque vous signalez le temps passé sur un projet, un écart de 5 à 10 minutes peut ne pas être excessif, mais si ces variations sont plus importantes, cela peut coûter beaucoup d’argent à votre entreprise. Il n’y a aucun moyen de surveiller combien de temps un travailleur travaille réellement sur une tâche.

3. Difficile de modifier ou de mettre à jour les données. Ajouter de nouvelles données ou apporter des corrections aux feuilles de calcul prend beaucoup de temps. De plus, les corrections ne peuvent même pas être vues jusqu’à ce qu’il soit trop tard pour la période de paie et le travailleur peut obtenir un salaire insuffisant.,

4. L’analyse de la productivité d’un travailleur est également fastidieuse avec les feuilles de temps excel. En tant que gestionnaire, vous pouvez consulter une feuille de temps hebdomadaire des travailleurs pour voir combien de temps il a travaillé sur divers jours ou projets spécifiques. Cependant, le volume de données présentées dans une seule feuille peut rendre difficile la visualisation des modèles ou la création d’informations utiles. Cela peut également conduire à une mauvaise interprétation des données et à de mauvaises décisions prises sur la base de ces interprétations erronées.

5. Les données historiques ne sont pas sûres. Les feuilles de temps Excel ne sont pas conçues pour stocker des données historiques., Très souvent, ces fichiers sont « mis à jour” pour garder leur taille gérable, et dans le processus, les entreprises perdent des données historiques.

Sans Données historiques, il est difficile de repérer les tendances à long terme ou d’élaborer des stratégies pour construire des systèmes de productivité pour l’entreprise et ses travailleurs.

6. Non conçu pour le travail « en temps réel ». Lorsque vous avez une grande équipe, il est très lourd de suivre quels employés ont soumis leurs feuilles de temps.,

souvent, la feuille de temps qui est partagée n’est pas en temps réel, de sorte que les gestionnaires obtiennent des informations tardives sur les heures réelles travaillées ou des informations inadéquates sur les circonstances modifiées. Si un employé est en pause pour des raisons médicales ou d’urgence, il peut ne pas refléter dans la feuille de temps.

Les feuilles de suivi du temps sont, au mieux, envoyées par courriel une fois par semaine. Cela peut poser le problème de la perte des données dans la boîte de réception des gestionnaires, de la duplication des données ou même de la mauvaise version du fichier.

7. Excel a tendance à planter., Plus vous mettez à jour et partagez une feuille excel particulière, plus le risque que le fichier soit corrompu et que les données soient perdues est élevé.

suivi automatique et non intrusif du temps

L’utilisation d’une application de suivi du temps basée sur le cloud peut rendre plus facile et efficace le suivi des heures de travail des employés, non seulement pour le gestionnaire, mais également pour l’employé.

Une bonne application de suivi du temps aura de multiples fonctionnalités pour vous aider à améliorer la productivité des employés, à prévenir l’utilisation abusive du temps de l’entreprise pour des raisons personnelles, à aider à la planification et à l’allocation des effectifs, à suivre l’avancement du projet, à gérer la facturation des clients, etc.,

de plus, ils sont stockés dans une base de données unique, ce qui facilite la génération de rapports pour les individus, les petits groupes d’employés, les départements ou l’ensemble de l’entreprise. Un autre avantage est la facilité d’identifier quand des modifications ont été apportées aux feuilles de temps et par quels utilisateurs. En outre, les corrections apportées aux applications de suivi du temps sont instantanées, ce qui signifie moins d’erreurs de paie.

pourquoi le temps Docteur?

Time Doctor est une application automatisée de suivi du temps basée sur le cloud utilisée par les entreprises qui gèrent des équipes distantes, des agences numériques, etc.,

l’outil surveille les heures de travail en temps réel et jusqu’à la seconde, de sorte qu’ils n’ont pas à se rappeler s’ils ont passé 5.30 heures sur le projet APPLE hier ou 5.39 heures.

Vous pouvez suivre le temps passé par chaque employé sur des tâches et des projets spécifiques. L’application suit non seulement le temps total travaillé par chaque membre de votre équipe, mais fournit également une ventilation du temps consacré aux projets (ou clients) et aux tâches.

cependant, l’outil ne surveille pas l’activité des employés pendant leur temps libre ou après les heures de bureau.,

Le temps total travaillé sur chaque tâche peut être modifié manuellement et le gestionnaire peut voir si un ajout ou une suppression manuelle a été effectué.

Vous pouvez utiliser Time Doctor sur un ordinateur de bureau ainsi que mobile. Des rapports détaillés sont disponibles sur votre compte web.

Voici les principales fonctionnalités de suivi du temps de Time Doctor:

suivi en temps réel

Une fois que vous avez terminé de travailler, il peut devenir difficile de se souvenir avec précision du temps que vous avez passé sur quelles tâches., De plus, si vous ne remplissez pas régulièrement vos feuilles de temps manuelles, cela peut entraîner une comptabilisation inexacte des heures de début et de fin. Lorsque vous utilisez Time Doctor, vous n’avez pas besoin de vous souvenir de quoi que ce soit, car le temps est suivi automatiquement pendant que vous travaillez.

Time Doctor génère automatiquement des feuilles de temps et aucune saisie manuelle des données n’est requise.

rappel pour suivre le temps

L’outil vous rappelle de commencer le suivi du temps et d’arrêter le suivi du temps lorsque les employés visitent des sites Web qui peuvent ne pas être liés au travail (comme Facebook).,

ne suit pas les pauses café

Au moment où vous quittez votre ordinateur, Time Doctor arrête automatiquement le suivi du temps. Souvent, lors du suivi manuel du temps, les employés oublient de compter les nombreuses pauses café et les visites aux toilettes, ce qui entraîne un suivi inexact des heures de travail.

Au moment où il n’y a pas d’activité du clavier ou de la souris pendant un certain temps, Time Doctor cesse de suivre. Il donne également aux utilisateurs la possibilité de montrer par la suite s’ils travaillaient ou non pendant cette période.,

Plusieurs méthodes permettant de vérifier l’exactitude des temps de suivi

L’outil utilise diverses méthodes pour confirmer si le temps de suivi a été un réel travail. Il s’agit notamment de captures d’écran prises à intervalles réguliers, des niveaux d’activité du clavier et de la souris et des sites web ou applications utilisés.

vous ne pouvez pas non plus « double réserver” votre temps. Par exemple, si vous allouez du temps pour l’activité A à 15h-17h, vous ne pouvez pas affecter une deuxième activité à ce même créneau horaire.,

autres fonctionnalités de Time Doctor à explorer:

surveillance du site web et des applications

Time Doctor suit toutes les applications et sites Web visités par les employés pendant les heures de travail. Les gestionnaires et les particuliers reçoivent un rapport hebdomadaire indiquant quels sites Web et applications ont été utilisés et pour combien de temps.

Ce rapport aide à identifier les problèmes de productivité. Par exemple, si vous êtes rédacteur de contenu et que vous ne consacrez que 20% de votre temps à l’écriture, vous pouvez voir ce qui occupe le reste de votre temps et faire des ajustements pour vous remettre sur la bonne voie.,

c’est également une fonctionnalité extrêmement utile si vous travaillez avec des employés distants ou des pigistes. Cette fonctionnalité peut aider à s’assurer qu’ils travaillent réellement et ne font pas de travail personnel sur le temps de l’entreprise. Si vous utilisez excel pour le suivi du temps, cela aurait été impossible à vérifier.

contrôles de confidentialité

l’outil vous permet de prendre des captures d’écran des écrans des employés, mais uniquement si vous choisissez d’activer cette fonctionnalité et avec le consentement des employés. Les employés peuvent également supprimer des captures d’écran s’ils étaient accidentellement en cours D’exécution médecin lors de tâches personnelles comme commenter sur Facebook.,

Le suivi du temps avec des captures d’écran est utile pour surveiller les employés distants, et pour certains types d’entreprises telles que les ateliers de conception qui peuvent les utiliser pour revoir les processus de travail et améliorer la productivité.

facturation

Vous pouvez utiliser Time Doctor pour effectuer des paiements à vos employés et pigistes directement en l’intégrant à PayPal, Payoneer, TransferWise et plusieurs autres applications de paiement. Les paiements peuvent être effectués en fonction des heures travaillées.,

gestion des distractions

Si vous ouvrez un média social ou un site de divertissement tout en travaillant sur une tâche, Time Doctor générera un pop-up pour vous demander si vous êtes toujours sur votre tâche actuelle. C’est un excellent moyen d’éviter de se laisser distraire.

l’outil envoie également un rapport hebdomadaire sur la mauvaise utilisation du temps aux gestionnaires d’équipe avec une liste des sites Web et applications distrayants consultés et la durée de leur utilisation, pendant les heures de travail.,

rapports avancés

Time Doctor a la capacité de créer plusieurs types de rapports tels que les feuilles de temps, le temps passé sur chaque projet / tâche et plusieurs autres. Ces rapports peuvent être personnalisés pour différents paramètres-pour un employé particulier, un groupe d’employés, un projet particulier, des plages de dates, etc.

Vous pouvez utiliser ces informations pour analyser quels projets ou clients sont les plus rentables et où vous risquez de perdre de l’argent.,

Conclusion

Si vous êtes un solopreneur, avez une très petite équipe ou que vous commencez à suivre le temps des employés, il peut être simple et efficace d’aller avec nos feuilles de suivi du temps excel gratuites.

cependant, une fois que votre entreprise se développe, et que vous êtes prêt à passer sur un outil de suivi du temps vraiment cool et efficace qui est complètement automatisé et prend toute la charge du suivi des heures de travail des employés hors de vos mains, donnez un coup de feu à Time Doctor.,