Les avis de demande d’Information ou DDR sont l’un des processus administratifs les plus courants et les plus inévitables pour un projet de construction. Il est toujours important pour les entrepreneurs qui gèrent un projet que les DDR soient gérées efficacement afin de minimiser les retards et les dépassements de coûts.
Une enquête du Navigant Construction Forum a étudié l’impact des DDR sur 1 300 projets à travers le monde., L’étude a été entreprise afin de mesurer l’impact de la gestion des DDR sur les projets de construction et de proposer des recommandations sur la façon de réduire le nombre de DDR et leur impact potentiel sur les projets.
Impact& contrôle des DDR sur les projets de Construction – une perspective de recherche publiée par le Navigant Construction Forum
le rapport a révélé que pour chaque million de dollars en valeur de projet, il y avait environ 9,9 demandes, avec une moyenne de 9,7 jours entre la création et la clôture d’une DDR., Le coût de chaque DDR a été déterminé à env. 1 080 $et 21,9% des DDR de l’échantillon n’ont reçu aucune réponse.
examinons le processus de RFI et quelques conseils sur la façon de gérer ce processus efficacement au profit de toutes les parties prenantes du projet.
qu’est-ce Qu’une demande de renseignements (DDR) en construction?
pour la plupart des projets de construction, l’accord, les dessins et les spécifications peuvent ne pas aborder tous les petits aspects des travaux. Par conséquent, lorsque des éclaircissements sont nécessaires, un document de DDR est émis qui détaille les informations supplémentaires requises.,
par exemple, il peut s’agir de l’entrepreneur principal demandant à l’architecte des précisions sur un élément de spécification, ou d’un sous-traitant demandant à l’entrepreneur principal des informations concernant leur partie spécifique des travaux.
en général, les DDR sont émises plus souvent au début d’un projet, par exemple à l’étape de la conception ou de l’appel d’offres. Les incohérences qui sont corrigées avant le début des travaux sur le site aideront à réduire les retards pendant la phase de construction.
la DDR sert également de dossier de communication entre les parties concernées concernant les renseignements demandés et fournis., Ceci est inestimable en cas de litige. Il est important que toutes les DDR soient accessibles et archivées dans des dossiers de projet ou dans votre logiciel de gestion de la construction. De nombreuses DDR, lorsqu’elles sont répondues, peuvent entraîner des processus de gestion supplémentaires tels que des ordonnances de modification/Modification ou des demandes de prolongation de délai (EOT).
En quoi une DDR est-elle différente d’une DP, RFQ, RFT?
Si vous êtes nouveau à l’industrie de la construction, il peut prendre un certain temps pour apprendre toutes les différentes abréviations (il y en a beaucoup)., Voici les plus courantes pour les « demandes » avec une brève explication:
- demande de proposition (DP) – utilisé pour demander des propositions d’entrepreneurs ou de fournisseurs pour des solutions alternatives ou des innovations pour atteindre la norme requise (par exemple, changement de matériau ou processus de construction alternatif).
- demande de devis (RFQ) – une opportunité pour les entrepreneurs ou les fournisseurs de coûter un produit ou un service spécifique.,
- appel d’offres (RFT) – processus permettant aux entrepreneurs ou aux fournisseurs de soumettre de manière concurrentielle une proposition d’appel d’offres détaillée pour fournir et terminer le service de construction requis.
Les DDR sont très probablement créées après l’émission d’une DDR ou D’une DDR, mais peuvent l’être avant ou après l’élaboration d’une DDP.
à quoi servent les DDR couramment utilisées?
une DDR peut être émise pour tout type de situation où des éclaircissements ou des informations supplémentaires sont nécessaires., Il peut être utilisé pendant toutes les phases d’un projet (conception, appel d’offres, construction). La plupart du temps, les DDR sont utilisées pour clarifier des aspects de la conception et/ou du choix des matériaux dans des documents tels que:
- plans de Construction
- Spécifications
- clauses contractuelles
- normes de construction
établissement de normes de DDR dans votre entreprise de Construction
le facteur le plus important est que tout le monde dans votre entreprise doit comprendre l’importance du processus de gestion des DDR et connaître la Politique et les procédures connexes de votre entreprise.,
Il est facile d’avoir une conversation verbale avec un client ou un entrepreneur de demander des éclaircissements. Cependant, si vous ne disposez pas de ces informations documentées en noir et blanc, vous pouvez être responsable des coûts supplémentaires impliqués en cas de litige sur ce qui a été convenu.
vous devrez vous assurer que vos procédures de DDR sont comprises et suivies par l’ensemble de l’entreprise, et que toutes les conversations et clarifications sont sauvegardées avec des DDR officielles, et que les réponses sont enregistrées pour référence future.
à quoi devrait ressembler une RFI?,
L’utilisation d’un modèle de DDR bien conçu garantit qu’il contient toutes les informations pertinentes pour le projet. Voici quelques-uns des éléments cruciaux à inclure dans votre modèle de DDR:
- nom du projet
- Date de la DDR
- Nombre chronologique de DDR
- détails des destinataires et des destinataires des copies
- nom du sujet ou titre de la DDR
- informations demandées et pourquoi
- date de réponse,
- spécification, dessin et/ou numéro de détail référence (le cas échéant)
- nom de l’émetteur de la DDR
- Coordonnées de votre entreprise
- Date de réponse (lorsqu’elle est reçue des destinataires)
webuild Software RFI Tool
utiliser la technologie pour améliorer l’efficacité
les nouvelles technologies fournissent un excellent outil pour améliorer l’efficacité des processus de gestion de la construction, et presque tous les logiciels de gestion de la construction incluront une fonctionnalité pour gérer le processus de RFI., Il est important de vérifier que toutes les informations pertinentes (voir le point ci-dessus) sont incluses dans toute solution logicielle potentielle.
Vous devez également vous assurer que le processus de collaboration pour les DFI est efficace au sein d’une solution logicielle potentielle. Vos équipes doivent pouvoir simplement envoyer, recevoir, répondre et fermer des avis de RFI en ligne, et les partager avec leurs collègues de travail et d’autres parties prenantes du projet. Une collaboration en ligne efficace évitera les retards, les erreurs et la frustration globale.,
il serait également très avantageux que des parties extérieures à votre organisation puissent accéder aux informations du projet sans avoir à s’inscrire sur le système logiciel de votre choix. Il est également important d’utiliser une solution logicielle facilement accessible sur n’importe quel appareil mobile, ce qui permet à votre équipe d’émettre de nouveaux avis de DDR depuis n’importe où sur le chantier.
lisez votre contrat de Construction
lorsque vous soumettez une DDR, vous devez avoir une bonne compréhension du contrat avec lequel vous travaillez., Renseignez-vous sur la façon de soumettre des DDR dans le cadre de votre contrat de construction, le calendrier de réponse et le moment où vous pouvez demander des retards s’ils surviennent en raison d’un manque ou d’un retard de réponses à vos DDR.
En règle générale, un contrat de construction stipule que les réponses aux DDR doivent être faites dans les 10 jours ouvrables suivant la réception de la demande.
Conclusion
S’assurer que vos équipes de projet sont conscientes de l’importance des DDR et suivent les procédures standard de l’entreprise permettra de réduire le risque de désaccords potentiels, ce qui peut entraîner des coûts imprévus., En résumé, les étapes suivantes vous permettront de gérer le processus de DDR avec succès pour chaque projet:
- soumettez des DDR dès que le besoin d’informations supplémentaires est reconnu.
- Permettre des réponses reçues comme indiqué dans le contrat de construction.
- limitez chaque DDR à un sujet spécifique au lieu d’inclure de nombreuses questions différentes.
- ajoutez toutes les pièces justificatives telles que les plans, les spécifications ou les photos.
- avoir un modèle de RFI d’entreprise clair et enregistrer toutes les réponses.
- fermer les avis de DDR après avoir reçu une réponse satisfaisante.,
- permettre un accès facile aux RFI pour toute l’équipe du projet.
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