fizetendő számlák Definition
a fizetendő számlák (AP) rövid lejáratú adósság és mérleg szerinti kötelezettség, ha egy vállalkozás pénzzel tartozik azon beszállítóinak/beszállítóinak, amelyek a vállalkozást áruval vagy hitelszolgáltatással látták el. A fizetendő számlákat az értékesítői számlákat vagy számlákat kezelő részlegnek is nevezik, valamint a rövid lejáratú tartozásokat az Általános főkönyvben (GL) rögzíti., Az AP osztály ellenőrzi a számlákat (beszerzési) megrendelések ellen, valamint biztosítja, hogy az áruk vagy szolgáltatások megérkeztek, mielőtt kifizetést bocsátottak ki az eladóknak.
mi a fizetendő számlák munkafolyamata?
egy adott szervezeten belüli számlafizetési munkafolyamat akkor kezdődik, amikor egy szállító vagy eladó számlát vagy számlát nyújt be a fizetendő részlegnek. A számla kézhezvételekor a fizetendő számlák tisztviselői ellenőrzik, hogy a számla érvényes-e, nem pedig másolat, kódolják a számlát a főkönyvbe, és a szervezet munkafolyamatától függően 2 vagy 3 módon egyeznek meg., A fizetendő számlák ezután a számlát jóváhagyásra irányítják, majd jóváhagyáskor a számlát fizetés céljából feldolgozzák.
Accounts Payable Software
a vállalatok Accounts Payable software-t használnak a kézi számlák fizetésének automatizálására, mint például a GL-kódolás, a számlanyilatkozatok, az értesítések és a duplikált számlaazonosítás. A fizetendő számlák szoftvere láthatóságot biztosít a folyó kötelezettségekben, folyamatokban, és javítja a pénzügyi információk feletti ellenőrzést. Számlák fizetendő szoftver is nevezik számlák fizetendő automatizálási szoftver vagy AP automatizálási szoftver.,
mi a fizetendő számlák folyamata?
a fizetendő számlák folyamat lépései közé tartozik a master vendor fájl karbantartása, a szállítói számlák fogadása, a számlák kódolása vagy feltöltése pénzügyi vagy számlák fizetendő automatizálási rendszerbe, a számlák ellenőrzése és egyeztetése, a jóváhagyásra történő átirányítás és a kifizetések feldolgozása., A fizetendő számlák folyamata magában foglalja az eladói megkeresések megválaszolását, a tárgyalási feltételeket, valamint a szállítók időben történő kifizetésének biztosítását. Az egyéb fizetendő számlák közé tartozik a belső ellenőrzések fenntartása a duplikált vagy csalárd számlák azonosításától, a duplikált kifizetések megakadályozásától, valamint a fizetendő számlák ellenőrzésétől.
A fizetendő számlák felvétele? Olvassa el ezt az első
fizetendő számlák kritikus funkció minden pénzügyi osztály. Számos “puha” és “kemény” készség szükséges ahhoz, hogy valóban sikeres legyen., Sokan, még azok is, akik más pénzügyi szerepekben vannak, nem ismerik a zökkenőmentes számlafizetési folyamat kezelésében részt vevő összes feladatot.
egy tipikus számlák fizetendő jegyző szerepe, a munkaköri leírás jellemzően a következő feladatokat tartalmazza:
- kiszámítása, kiküldetés üzleti tranzakciók, számlafeldolgozás, ellenőrzése Pénzügyi Adatok használata nyilvántartások.
- megkérdőjelezhető számlaelemek, árak vagy aláírások fogadása tisztázása.
- a számlafizetésekre vonatkozó megfelelő információk és adatok beszerzése.,
- a számlákon szereplő összes kiterjesztés és összeg ellenőrzése és kiszámítása.
- a szállítófájlok ellenőrzése minden korábbi kifizetéshez, valamint utalványszámok hozzárendelése.
- a fájlokhoz szükséges utalványok, számlák vagy levelezések másolatainak fenntartása.
- utalványok készítése számlaszám, dátum, eladói cím, tételleírás, összegek és kódolás számviteli szabályzatonként és eljárásonként.
- bankszámlakivonatok egyeztetése.
ezek a különböző feladatok különböző készségeket igényelnek., Néhány speciális készségek által kiállított számlák fizetendő profik közé tartozik:
- nagy figyelmet a részletekre
- Adatelemzés
- Alapvető számviteli ismeretek
- képesség, hogy fenntartsák a jó eladó kapcsolatok
- gyors és pontos adatbeviteli készségek
nyilvánvalóan nem minden régi schmo fog tenni. A következő AP hire szüksége van a különböző készségek és képesítések, hogy valódi hozzájárulást a tanszék sikeréhez. A fenti lista használata nagyon hasznos lesz az interjú során, de van-e még valami, amit meg kell keresnie egy jelöltben?,
az a képesség, amelyet az AP
interjú során meg kell szűrnie, bár az AP nagyrészt számorientált feladat, szilárd kommunikációs készségeket is igényel. A legjobb számlák fizetendő szakemberek képzettek mind a számok kezelésében, mind számos emberi kapcsolat kezelésében, mind a szervezeten belül, mind azon kívül. Nem csak a különböző részlegek elsődleges jóváhagyóival foglalkoznak, hanem más emberekkel is, akik kritikus információkat szolgáltatnak a folyamathoz, valamint fontos beszállítói kapcsolatokat kezelnek.,
a megfelelő személy megtalálása, aki rendelkezik kommunikációs készségekkel és számviteli tapasztalattal, valamint a szervezeten belüli hatékony munkavégzésre való felkészítés jelentős időveszteség lehet a már túlhajszolt AP-csapatnál.
ha bővíteni kell a fizetendő számlák csapat?
a számlák kifizetése csapat küzd, hogy kezelni a munkaterhelés? A pénzügyi igazgató a nyakán lélegzik, hogy az AP zökkenőmentesen működjön?,
Ha a szervezet gyorsan növekszik, és a jelenlegi AP munkatársai nehezen tudnak lépést tartani az általuk kezelt számlák összegével, akkor dönthet úgy, hogy ideje másik személyt felvenni. Ugyanakkor figyelembe kell vennie a fizetés többletköltségét (plusz a teljes munkaidős alkalmazott számára nyújtott előnyöket), valamint azt az időt, amelyet a jelenlegi alkalmazottak az új alkalmazott beszállására szánnak. Miután megvizsgálta ezeket a tényezőket, érdemes lehet egy második pillantást vetni a meglévő erőforrásokra, hogy megnézze, javíthatók-e.,
Bérlet vagy Optimalizálja: a Helyes Választás A Szervezet
Ha a kilátás kiválasztása, valamint a végrehajtási egy új AP megoldás, úgy tűnik, túl ijesztő tekintettel a kezdeti időben költség befektetési, úgy tűnhet, könnyebb felvenni egy új személy – akár részmunkaidős, hogy megkönnyítse a munkát. Mielőtt azonban időt és pénzt fektetne be a felvételi és képzési folyamatba (amely hetekig vagy tovább tarthat), kérdezze meg magától, hogy valóban szüksége van-e egy másik testre, vagy van-e mód a meglévő folyamatok optimalizálására.,
szánjon egy kis időt arra, hogy megvizsgálja, milyen pozitív hatással lehet egy intelligens számlavezetési rendszer a számlák fizetendő részlegére, mindezt a meglévő folyamatok megváltoztatása nélkül. A legfontosabb az, hogy javítsa a kommunikáció minden szempontból a jóváhagyások oly módon, hogy lehetővé teszi az AP, hogy megtartsa a teljes ellenőrzést. Nincs előzetes idő vagy monetáris befektetés szükséges, így nem lesz sokáig, mielőtt látni fogja az AP csapata valódi potenciálját. Ehelyett a jobb kommunikációnak és a gyorsabb jóváhagyásoknak köszönhetően nagyobb munkateljesítményt és termelékenységet fognak élvezni.,
Számlák Fizetendő Stampli
A Végső Útmutató Számlák Fizetendő Mutatók: Hogyan Mérjük, Kezelése, & Streamline Az AP Műveletek
Eladó felügyeleti Fájl: A legjobb Gyakorlatok, valamint Adatellenőrzés