Ce este conturile de plătit? Definiție, Descrierea postului și Software-ul

conturi de plătit definiție

conturi de plătit (AP) este o datorie pe termen scurt și o datorie pe un bilanț în care o afacere datorează bani furnizorilor/furnizorilor săi care au furnizat afacerea cu bunuri sau servicii pe credit. Conturile de plătit este, de asemenea, menționată ca departamentul care se ocupă de furnizor facturi sau facturi și înregistrează datoriile pe termen scurt în registrul general (GL)., Departamentul AP va verifica facturile împotriva comenzilor (de cumpărare) și se va asigura că bunurile sau serviciile au fost primite înainte de emiterea plății către furnizorii lor.

ce este un flux de lucru cu plata conturilor?

un flux de lucru pentru conturi de plătit în cadrul unei organizații date începe atunci când un furnizor sau furnizor trimite o factură sau o factură Departamentului de conturi de plătit. La primirea facturii menționate, funcționarii conturilor de plătit vor verifica dacă factura este valabilă și nu un duplicat, vor codifica factura în registrul general și, în funcție de fluxul de lucru al organizației, vor efectua o potrivire 2 sau 3., Conturile de plătit vor direcționa apoi factura spre aprobare și, atunci când este aprobată, factura este procesată pentru plată.

software pentru conturi de plătit

companiile folosesc software pentru conturi de plătit pentru a automatiza procesele manuale de plată a conturilor, cum ar fi codarea GL, aprobările facturilor, notificările și identificarea duplicată a facturilor. Software-ul conturi de plătit oferă vizibilitate asupra datoriilor curente, procese și îmbunătățește controlul asupra informațiilor financiare. Software-ul de conturi de plătit este, de asemenea, denumit software de automatizare a conturilor de plătit sau software de automatizare AP.,

Conturi de Plătit Proces cu Software-ul de Exemplu,

Ce este Procesul de Conturi de Plătit?pașii procesului de plată a conturilor includ menținerea fișierului furnizorului principal, primirea facturilor furnizorului, codificarea sau încărcarea facturilor într-un sistem de automatizare financiară sau a conturilor de plătit, verificarea și potrivirea facturilor, rutarea pentru aprobare și procesarea plăților., Procesul de plată a conturilor include, de asemenea, răspunsul la întrebările furnizorilor, negocierea termenilor și asigurarea plății furnizorilor la timp. Alte procese de plată a conturilor includ menținerea controalelor interne de la identificarea facturilor duplicate sau frauduloase, prevenirea plăților duplicate și auditurile conturilor plătibile.

angajarea pentru conturile de plătit? Citiți acest prim

conturi de plătit este o funcție critică în fiecare departament financiar. Este nevoie de o serie de abilități „moi” și „dure” pentru a avea cu adevărat succes., Mulți oameni, chiar și cei din alte roluri financiare, nu sunt conștienți de toate sarcinile implicate în gestionarea unui proces de plată a conturilor fără probleme.

într-un rol tipic de funcționar cu plata conturilor, descrierea postului include de obicei următoarele responsabilități:

  • calcularea, postarea tranzacțiilor comerciale, procesarea facturilor, verificarea datelor financiare pentru utilizarea în menținerea înregistrărilor.
  • clarificarea articolelor de factură discutabile, a prețurilor sau a semnăturilor primite.
  • obținerea de informații și date adecvate privind plățile facturilor.,
  • verificarea și calcularea tuturor extensiilor și totalurilor pe facturi.
  • verificarea fișierelor furnizorului pentru orice plăți anterioare și atribuirea numerelor de voucher.
  • menținerea copiilor bonurilor, facturilor sau corespondenței necesare pentru fișiere.
  • pregătirea voucherelor care listează numărul facturii, data, adresa furnizorului, descrierea articolului, sumele și codificarea pe politici și proceduri contabile.
  • reconcilierea extraselor bancare.

aceste responsabilități diferite necesită o varietate de abilități., Unele competențe specifice expuse de Conturi de Plătit pro includ:

  • Mare atenție la detaliu
  • analiza Datelor
  • de Bază cunoștințe de contabilitate
  • Capacitatea de a menține bun furnizor relații
  • Rapid și accurate date de intrare competențe

în mod Evident, nu orice prost o va face. Următoarea dvs. închiriere AP are nevoie de o varietate de abilități și calificări pentru a aduce contribuții reale la succesul Departamentului. Utilizarea listei de mai sus va fi foarte utilă în timpul procesului de interviu, dar mai este ceva ce ar trebui să căutați într-un candidat?,deși AP este în mare parte un loc de muncă orientat spre numere, necesită, de asemenea, abilități solide de comunicare. Cei mai buni profesioniști în domeniul plăților sunt calificați atât în gestionarea numerelor, cât și în gestionarea unui număr de relații umane, atât în interiorul, cât și în afara organizației dvs. Ei nu numai că se ocupă de aprobatorii primari din diferite departamente, ci și de alte persoane care contribuie cu informații critice la proces și gestionează relații importante cu furnizorii.,găsirea persoanei potrivite care posedă abilități de comunicare și experiență în contabilitate și instruirea acesteia pentru a lucra eficient în cadrul organizației dvs. poate fi o scurgere semnificativă de timp pentru echipa dvs. de AP deja suprasolicitată.

ar trebui să vă extindeți echipa de plată a conturilor?

Echipa dvs. de plată se luptă să se ocupe de volumul de muncă? Este CFO respirație în jos gât pentru a obține AP rulează mai lin?,dacă organizația dvs. crește rapid, iar personalul AP actual întâmpină dificultăți în a ține pasul cu numărul de facturi pe care le gestionează, s-ar putea să decideți că este timpul să angajați o altă persoană. Cu toate acestea, va trebui să țineți cont de costul suplimentar al unui salariu (plus beneficii pentru un angajat cu normă întreagă), precum și de timpul pe care angajații actuali îl vor lua la îmbarcarea noului angajat. După ce ați examinat toți acești factori, poate merită să aruncați o a doua privire asupra resurselor existente pentru a vedea dacă acestea ar putea fi îmbunătățite.,dacă perspectiva de a selecta și implementa o nouă soluție AP pare prea descurajantă având în vedere timpul și costul investiției inițiale, poate părea mai ușor să angajezi doar o persoană nouă – chiar și cu jumătate de normă – pentru a ușura volumul de muncă. Cu toate acestea, înainte de a investi timp și bani în procesul de angajare și instruire (care poate dura săptămâni sau mai mult), întrebați-vă dacă aveți nevoie într-adevăr de un alt organism sau dacă există o modalitate de a vă optimiza procesele existente.,luați-vă timp pentru a examina impactul pozitiv pe care un sistem inteligent de gestionare a facturilor îl poate avea asupra departamentului dvs. de Conturi plătibile, totul fără a schimba procesele existente. Cheia este de a îmbunătăți comunicarea în fiecare aspect al aprobărilor într-un mod care să permită AP să păstreze controlul deplin. Nu este nevoie de timp în avans sau de investiții monetare, așa că nu va dura mult până când veți vedea adevăratul potențial al echipei dvs. În schimb, se vor bucura de o mai mare satisfacție și productivitate a locului de muncă datorită comunicării îmbunătățite și aprobărilor mai rapide.,

Conturi de Plătit, cu Stampli

Ghidul Ultimate la Conturile de Plătit Valori: Cum de a Măsura, de a Gestiona, & Eficientizarea AP Operațiunile

Conturi de plătit valori determina cât de eficient și eficient AP este realizarea anumitor scopuri și obiective.,ayable

Când te uiți la unele dintre cele mai incredibil de sisteme avansate de astăzi alimentarea cu cantități masive de datorii la un nivel ridicat de precizie, e greu să nu… citeste mai mult

Furnizor de Gestionare a Fișier: Cele mai bune Practici și Validări

Datorită progreselor, atât în tehnologie și, din păcate, fraudă, există unele noi cele mai bune practici în fiecare organizație ar trebui să fie folosind atunci când vine vorba de… citeste mai mult

Share

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *